提高工作效率 提升管理价值-酒店行业解决方案--案例

提高工作效率提高工作效率 提升管理价值提升管理价值 -三亚维景人力资源管理解决方案三亚维景人力资源管理解决方案 畅捷通软件有限公司 秦兆宏 2011年 7月 25日 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 企业概述企业概述 位于亚龙湾高尔夫球会中心 ， 占地 10万平方米。 被 36洞高尔夫所环绕，背山 面海、绿意盎然、景色怡人 。 108栋独立泳池别墅，推开独 立院门，便可见与湖岸、高 尔夫球场紧密相连的东南亚 私人园林。 110间豪华客房 ,配备五星级 现代化设施，豪华典雅。首 层花园泳池房更能从房间阳 台直接跃入泳池中，舒适而 惬意。 企业概述企业概述 企业情况：成立于 2009年， 隶属于港中旅。 组织机构：客房部、餐饮部 、前厅部、市场销售部、水 疗中心、财务部、人事行政 部、保安部。 员工情况：近 400名员工，管 理人员 80%具有大学以上学历 ；员工平均年龄 30岁以下， 富有朝气。 。 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 行业特性行业特性 三亚是中国唯一的热带滨海度假旅游城市，现已形成亚龙湾、三亚湾、 大东海、海棠湾四大旅游度假区。截止 2010年 12月，三亚已建成并对外营业 的旅游饭店共有 198家，客房 34737间，其中五星级酒店 12家，客房近 5000间 。喜来登、万豪、丽思卡尔顿、希尔顿、君澜、维景等国际国内知名酒店品 德均已落户三亚，使三亚成为中外知名饭店管理集团和高星级度假酒店最密 集的城市之一。 上述统计的情况还在不断的变化之中，新开酒店层出不穷，对于酒店管 理人员及基层员工来说，工作机会也是比较多的，对于各个酒店的人力资源 管理也提高出较高的要求，如何提高员工满意度，如何根据酒店的定位制定 合理的薪酬体系等，这都对人力资源管理提出了更高的要求。 行业特性行业特性 n 人员流动性大，人员进出频繁，人力资源工作者，每月耗费大量时间进行 人员信息的收集、整理； n 人事信息主要由人事行政部门管理，形成信息孤岛，其它部门无法共享相 应信息，造成人员信息维护量大； n 人员信息的各种角度的统计分析困难，如人员学历、年龄、性别、职称等 构成分析，人员增减分析等等多种角度组合的统计分析耗时费力； n 人员生日、证件到期、试用期到期等信息不能及时、准确的掌握，人力进 行查询复杂、耗时费力； n 人员进出频繁，合同管理难度大，未签合同、合同到期等信息无法及时、 准确的获得，存在法律上的风险； n 考勤管理难度大，班次多、异常情况多，考勤机刷卡信息无法同人员管理 相结合，考勤统计难度大； n 薪资计算工作量大，每月需要十个工作日才能够完成计算，需要汇总大量 的如人员奖惩信息，病事假信息，加班信息，入离职信息等等，耗时费力且 易出错； n 薪资统计分析困难，按月、季度、半年度、年度、岗位、工资项目等等多 种角度的薪资统计要求，手工统计工作量大； 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 信息化动因信息化动因 对酒店行业而言，未来企业之间的竞争更大程度上是管理能力的竞争， 是精细化管理能力的竞争。人力资源部门借助信息化手段，简化当前繁琐的 事务性工作，转而集中精力关注企业战略，为企业的发展提供咨询服务与分 析，这是未来人力资源管理的方向与目标。 面对酒店管理的新形势、新要求，三亚维景国际度假酒店管理团队提出 了人力资源信息化的需求，并且强调人力资源管理系统是酒店整个信息化的 重要的部分。 信息化动因信息化动因 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 信息化目标信息化目标 n 规范人员流动的业务流程：实现员工的晋升、平调、轮岗、降职、离职等 业务处理；并自动记录人员的相应变动记录，提供员工在企业的全生命周期 的管理； n 建立公共应用平台，实现薪资模块数据与人员变动、奖惩、及考勤管理、 组织数据等模块数据联动； n 实现对员工合同记录的全过程管理，并且能够在合同到期前、员工入职后 需签合同进行预警提醒； n 实现对培训过程的记录，对招聘过程的记录；并且对培训、招聘记录进行 相应的统计分析； n 建立一套合理高效的考核体系，完成对管理人员的绩效考核工作；实现电 脑化的打分操作； n 整个信息化系统上线运行后，要确保系统的运行安全和数据安全。 信息化目标信息化目标 人力资源部门借助信息化手段，简化当前繁琐的事务性工作，转而集中 精力关注企业战略，为企业的发展提供咨询服务与分析，这是未来人力资源 管理的方向与目标。 HR部门要转型成为企业管理的战略伙伴，不仅仅要了解 企业的经营、了解业务部门对人才的要求、了解员工的要求，甚至去了解客 户的需要。把人力资源策略与企业经营策略有机结合，将有助于支持企业更 快速的实现经营目标。 被动的工作方式是人力资源部门效率低的潜在原因，采用先进的人力资 源管理信息系统，让其它部门管理者和员工主动融入到全员参与的人力资源 管理模式中，能为组织能力的提升，企业战略的落地奠定基础。 人力资源管理部门努力实现战略性人力资源管理境界，但实务上所遇到 的困难和需要排解的问题远比了解理论更难。用信息化的手段实现企业的资 源整合、知识分享、价值创造，真正形成人才优势，构建企业人才新竞争力 。 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 畅捷通人力资源管理解决方案畅捷通人力资源管理解决方案 整体规划方案整体规划方案 畅捷通人力资源管理解决方案畅捷通人力资源管理解决方案 -应用流程应用流程 解决方案解决方案 -人员管理人员管理 n 人员信息作为人力资源管理的核心而存在，作为人力资源管理中各模块的 数据来源，信息维护工作非常重要，人员信息维护根据使用情况，要做到及 时、准确、完整。 n 通过 【 信息录入 】 进行人员档案的录入工作。（系统提供 EXCEL表导入功能 ，提前提供导入所需要的模板。） n 人员档案信息维护是人力资源工作者需要经常使用的功能，也是日常工作 需要经常到的，人员信息变更、新增人员等等日常工作都需要及时在系统中 进行相关维护。 n 人力资源工作者日常工作中另一个重要的工作是对人员异动情况的处理， 如离职、试用期满、部门岗位调整等等，通过 【 人员异动 】 功能进行操作。 人员异动类型允许使用者自定义，根据使用要求可自行增加。 n 人员档案维护完成后， 【 综合查询 】 、 【 统计分析 】 中提供了各种解决的 统计分析功能，方便人力资源工作者减少繁杂的统计、查询工作。 n 人员信息提供 【 简历表 】 、 【 职工花名册 】 导出、打印功能。 解决方案解决方案 -组织管理组织管理 n 通过 【 机构设置 】 进行组织的维护（也可以通过人员导入时自动生表组织 机构，也可以通过 T6产品中的 “ 部门 ” 档案导入。）机构设置完成后， 【 组 织机构图 】 中可以查询相应结构，支持导出、打印功能。 n 部门创建完成后，通过 【 岗位休系 】 进行岗位的创建（也可以通过人员导 入时自动生成 “ 岗位 ” 信息）。 n 岗位创建完成后，通过 【 岗位编制 】 为各部门进行岗位编制的设置，建立 部门同岗位的联系，确定每个部门包含哪些岗位，具体的岗位的编制数量。 n 【 统计分析 】 中涉及到具体岗位、编制等情况，待人员档案信息维护完成 后查询。 解决方案解决方案 -合同管理合同管理 n 人员信息维护完成后，合同管理模块中可以选择相应的人员进行合同管理 ，包括合同新签、合同期间管理及统计分析。 n 期初的合同记录可以通过 EXCEL表导入。 n 通过 【 劳动合同签订 】 为相关人员增加劳动合同。 n 通过 【 劳动合同变更 】 、 【 劳动合同终止 】 、 【 劳动合同解除 】 、 【 劳动 合同续签 】 实现劳动合同的期间管理。 n 通过 【 台帐查询 】 、 【 合同管理综合查询 】 、 【 统计分析 】 实现合同管理 中的相关统计及查询功能，如合同到期人员的查询、需要签订无固定期限合 同的人员等等。 解决方案解决方案 -薪资管理薪资管理 n 使用薪资管理模块之前需要先行维护相关的基础资料，包括：薪资项目、 薪资类别、薪资公式、个人所得税税率设置、保险税种税率设置、银行名称 等基础资料的维护。 n 薪资管理模块中进行薪资业务操作之前，需要 【 打开类别 】 ，确定目前使 用的工资类别，打开工资类别之后，才能对此类别进行档案修改及工资计算 等业务操作。 n 薪资档案作为工资计算的基础，为需要进行工资计算的每个人员指定薪资 档案，薪资档案参照人员档案进行引入，引入后为人员指定相关的工资项目 金额、保险种类、保险基数等等。 n对于 “ 当月入职、当月离职 ” 人员的应发工资， “ 店龄 ” 、 “ 高管税后工资 ” 需求等提供薪资公式的解决方案。 n 薪资基础资料维护完成后（项目、类别、公式、薪资档案等等），选择需 要计算的期数，即可进行 【 薪资计算 】 。 n 薪资计算完成后，系统提供 【 银行代发 】 功能，可以根据银行要求的代发 文件格式进行设置，提供符合银行要求的代发文件。 n 薪资发放完成后，确认工资发放已经完成无误后，执行 【 月末处理 】 。 解决方案解决方案 -考勤管理考勤管理 n 考勤管理取得考勤刷卡数据的方式分为两种，一种是通过系统支持的考勤 机型号、规格直接采集刷卡数据，另一种方式是通过考勤数据导入的方式实 现（导入的文件类型为 TXT、 EXCEL两种），科密 KC-35考勤机提供了接口。 n 使用考勤管理模块前需要进行相应基础资料的维护工作，包括 【 考勤参数 设置 】 、 【 节假日设置 】 、 【 考勤规则 】 、 【 班次设置 】 、 【 考勤卡管理 】 。 n 考勤卡管理中引用人员管理中的人员信息，为需要考勤管理的人员分配相 应的卡号。 n 维护了考勤卡号的人员才可以进行排班，通过 【 排班管理 】 为相应人员确 定一个时间范围内的班次规则。 n 人力资源工作者日常的工作中通过 【 加班管理 】 、 【 请假管理 】 记录下相 应人员的各种日常考勤情况，考勤统计时根据人员的所排班次及刷卡情况、 考勤规则、请假等信息统计出对应人员的考勤情况。 n 考勤统计完成后，考勤统计月结果通过薪资公式的设置，可以体现在 【 薪 资计算 】 中。 n 排班管理功能分散到各个业务部门的文员进行维护；各请假、加班的单据 在经过各级领导审批之后，由行政人事部门专员进行维护。 解决方案解决方案 -招聘管理招聘管理 n 人力资源工作者根据各业务部门提出的申请，制定 【 招聘计划 】 。 n 人力资源工作者根据平时收集或是招聘过程中收集的应聘者信息，维护相 应的 【 人才储备 】 信息。 n 根据招聘计划，执行 【 招聘记录 】 过程，执行过程中从人才储备中选择相 应的应聘人员进行初试、面试、录用等过程。 n 招聘完成后，最终被录用的人员信息被自动转入到相应的人员档案信息中 。 n 通过 【 招聘统计分析 】 可以对招聘职位等进行统计分析。 解决方案解决方案 -培训管理培训管理 n 使用培训管理模块前需要进行相应基础资料的维护工作，包括 【 培训商 】 、 【 培训讲师 】 、 【 培训课件 】 。 n 培训管理模块使用人员根据相应的培训需求在系统中维护 【 培训计划 】 。 n 通过 【 培训活动 】 为培训计划指定需要参加培训的人员。 n 培训开始后，通过 【 培训考勤 】 、 【 培训绩效 】 、 【 培训费用 】 记录培训 过程的相应结果。 n 通过 【 费用统计 】 可以按部门、人员、培训计划进行相应培训费用的统计 分析。 解决方案解决方案 -绩效管理绩效管理 n 使用绩效管理模块前需要进行相应基础资料的维护工作，包括 【 绩效参数 设置 】 、 【 考核指标 】 、 【 考核模板 】 。 n 绩效管理模块使用人员根据相应的绩效考核在系统中维护 【 考核计划 】 。 n 发布后的考核计划通过 【 考核实施 】 为其指定考核主体及考核人员，确定 完考核人员及考核主体后， 【 启动 】 该考核计划。 n 绩效管理使用人员将考核打分结果收集上来后，通过 【 考核打分 】 为每个 考核计划录入考核打分的结果。（如果需要考核主体自已打分的话，需要使 用 【 员工自助 】 助模块中的 【 考核打分 】 功能。） n 通过 【 考核评估 】 的 【 计算 】 功能，为提交过的考核计划进行计算得分； 通过 【 修正 】 功能可以对考核计划的最终得分进行修正。 n 通过 【 统计分析 】 可以实现单人对比分析、多人对比分析、成绩分析、等 级分析等多角度的考核统计分析。 n 【 考核统计 】 的得分情况通过薪资公式的设置，可以体现在 【 薪资计算 】 中。 解决方案解决方案 -自助管理自助管理 n 经理自助使用者需要由系统管理员为其分配相应的权限才能够登录使用。 n 系统预置 admin用户，密码为 ufidaadmin，使用此用户登录可以使用经理自 助全模块功能。 n 经理自助模块中提供用友 T6-人力资源管理软件中对应模块的查询功能，只 允许进行查询，不能进行业务处理，业务处理请登录人力资源管理系统。 n 员工自助为系统中人员档案中的人员提供自助功能，用于查询自已的主要 信息，包括：我的档案、我的合同、我的薪资、我的考勤、绩效打分。 n 员工自助的登录密码需要向系统管理咨询。系统管理员通过 【 帐套管理 】 - 【 员工自助信息查询 】 能够查询到员工自助登录的密码。（人员档案中的人 员的证件类型为 【 公民身份证 】 、证件号码正确输入，则系统自动产生员工 自助登录密码。） n 员工自助登录时需要确认工号、身份证号、密码三项，输入正确后方可登 录。 n 提供绩效打分功能，评分人可以通过登录员工自助，为被评分人进行打分 操作。 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 项目实施过程项目实施过程 阶段 实施内容 起始时间 终止时间 双方联系人 实施方 客户方 系统上线准备 静态数据准备 6月 29日 7月 8日 伙伴技术员 HR专员 系统实施 系统环境安装 7月 11日 7月 11日 畅捷通实施顾问 /伙伴技术员 系统维护员 静态数据录入 7月 12日 7月 13日 畅捷通实施顾问 /伙伴技术员 HR专员 静态数据校验 7月 12日 7月 13日 畅捷通实施顾问 /伙伴技术员 HR专员 业务规则设置 7月 14日 7月 16日 畅捷通实施顾问 /伙伴技术员 HR经理 业务数据检验 7月 14日 7月 16日 畅捷通实施顾问 /伙伴技术员 HR经理 应用培训 管理人员培训 7月 18日 7月 19日 畅捷通实施顾问 /伙伴技术员 HR部门 系统运行 系统试运行及验收 7月 20日 8月 20日 伙伴技术员 /畅捷通实施顾问 HR部门 特殊说明 有特殊业务情况，实施日程再进行结合现场调整时间 项目实施过程项目实施过程 项目实施过程项目实施过程 项目实施过程项目实施过程 项目实施过程项目实施过程 n 班次重多，将相同班次时间进 行合并，整理，减少班次数量； n 将科密 KC-35考勤机中的登记 号维护到 “考勤机管理 ”中的卡号 处。 三亚维景国际度假酒店三亚维景国际度假酒店 企业概述 行业特性 信息化动因 信息化目标 畅捷通人力资源管理解决方案 项目实施过程 信息化价值 典型客户 应用价值应用价值 n 优化业务流程，提高人力资源管理效率 提高了事务工作的处理效率、准确性和及时性。薪资、福利管理模块使员工薪资、 福利的计算更加方便，通过人员档案、考勤模块统计数据，可以实现加班工资、绩效工 资以及薪资报表的自动生成，将人力资源部门从繁琐、冗杂的事务性工作中解放出来， 得以集中精力考虑一些