erp系统管理办法

1/ 13 河北御捷车业有限公司 ZY/IC-05 ERP 系统管理办法 共 13 页 版本：A 编制 审核 批准 发文号： 实施日期：二 一四年 月 日 发文范围： 最高管理层 管理者代表 审计部 总经办 信息化中心 人力资源中心 工程商务中心 规划管理部 采购中心 财务中心 成控中心 质量中心 清河基地 齐河基地 生产管理中心 汽车研究院 营销中心 发动机事业部 动力系统事业部 会签单 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 修订历史 序号 更改页码 修订日期 实施日期 修订人 1 2 3 4 5 6 ERP 系统管理办法 3 / 13 1、目的 为保证 ERP 系统的正常运行，规范系统的使用和维护，确保数 据及时、准确、规范、完整，根据 ERP 系统的运行特点，结合本公 司的实际应用情况，特制定本办法。 2、适用范围 本办法适用于与 ERP 信息系统维护、使用相关的公司各部门、 操作用户。 3、定义 3.1 ERP:即公司资源计划系统(Enterprise Resource Planning),是指建 立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为公司决策层及 部门提供决策运行手段的管理平台。 3.2 BOM:即物料清单(Bill of Material)，描述产品零件、半成品和成 品之间的关系。 3.3 MPS:即主生产计划（Master Production Schedule，MPS 是闭环 计划系统的一个部份。MPS 的实质是保证销售规划和生产 规划对规定的需求（需求什么，需求多少和什么时候需求） 与所使用的资源取得一致。 3.4 MRP:即物料需求计划(Material Requirement Planning)，MRP 被 7 设计并用于制造业库存管理信息处理的系统。 3.5 VMI:即供应商管理库存（Vendor Managed Inventory）是一种以 用户和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的 协议下由供应商管理库存，使库存管理得到持续地改进的 合作性策略。 4、职责 4.1 ERP 业务使用组 业务使用组包括营销中心（市场管理部、计划科、物流部、售 后部） 、采购中心、商务中心、财务中心、制造部、质量部、设备 动力部、配套科、车业物流科、四大车间、动力系统事业部、发动 机事业部。 4.1.1 营销中心市场管理部主要负责 ERP 系统中销售订单（整车）的 录入工作，由计划科审核。同时，计划科负责在系统中录入销 售预测单。营销中心物流部根据销售订单以及实际发车情况在 系统中下推销售出库单。售后部主要是对整车销售后的配件索 赔以及处理情况在 ERP 系统中录入。 4.1.2 采购中心主要负责非量产车型零部件的采购订单的录入工作以 及跟踪订单的执行情况，但是需要注意的是在录入采购订单时 采购模式的选择（普通采购、VMI 采购） ，以及后期供应商配 额比例的维护工作。 ERP 系统管理办法 5 / 13 4.1.3 商务中心主要负责非生产类物料的采购工作，在采购模块中录 入采购订单，以及跟踪订单的执行情况。 4.1.4 车业制造部负责销售预测单进行 MPS 计算，根据 MPS 以及实 际订单的变动情况手工录入每天的生产任务单。 4.1.5 车业四大车间统计员根据每天的生产任务单下推生成产品入库 单，如与实际入库情况不符，则对产品入库单手工进行调整。 除此之外，各车间统计员还要及时录入产品调拨单，由生产任 务单下推生产领料单。 4.1.6 车业配套科主要负责对销售预测单进行 MRP 计算，再由计算 出的采购申请单下推采购订单，同样要注意的是采购模式（普 通采购、VMI 采购）的选择，以后后期订单执行情况的跟踪。 4.1.7 车业物流科主要负责在系统中录入外购入库单，针对启用批次 号管理以及质保期管理的物料需要维护相关字段。 （对由质量 部以及研究院提供的关重件的采购订单直接下推请检单） 。除 此之外，还要根据制造部录入的生产任务单以及 BOM 下推物 料的调拨单。 4.1.8 质量部主要负责在系统中对外购关重件的请检单下推检验单并 且进行审核，以便物流科在 ERP 系统中进行相应入库单据的录 入。同时质量部还要负责各车间产成品质检工作的记录以及外 购关重件属性的维护。 4.1.9 设备动力部主要负责公司车间以及厂区设备的维护工作，并对 设备的维修以及保养工作在 ERP 系统中进行记录。 4.1.10发动机事业部以及动力系统事业部主要负责本事业部采购订单、 外购入库单以及调拨单的录入工作。 4.1.11 财务中心主要负责 ERP 系统中对财务的一些参数和子系统进 行使用和维护。主要包括：（1）在基本信息子系统中对科目 信息、币别信息、金融机构、汇率、税籍信息、外购零部件的 价格管理等基本参数进行维护；（2）负责在应收应付系统内， 处理相关应收应付账务的处理，包括应付凭单、付款单，应收 凭单、收款单等业务数据；（3）负责在自动分录系统中，对 自动抛转的凭证进行设定；（4）负责在总账系统中对财务凭 证、会计总账等财务数据进行处理和维护；（5）对财务的分 析、统计的报表进行设置和维护。 4.2 ERP 运维组 运维组包括财务中心以及信息化中心。 4.2.1 信息化中心主要职责 ： ERP 系统管理办法 7 / 13 4.2.1.1 负责 ERP 系统的管理工作； 2.1.1.2 制定公司 ERP 管理系统的管理办法和规章制度； 2.1.1.3 负责系统硬件设备和软件的安装、维护 2.1.1.4 负责系统数据修改、维护工作 2.1.1.5 负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持， 包括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使 用指导，确保 ERP 系统的正常运行 2.1.1.6 负责系统故障记录和处理； 2.1.1.7 应急方案的实施指导，联系 ERP 软件售后部门，进行相关沟 通，权限管理与维护； 2.1.1.8 组织和管理公司 ERP 管理有关人员的培训工作，向公司领导 定期汇报 ERP 系统的运行状况。 4.2.2 财务中心主要职责： 4.2.2.1 对 ERP 用户的权限进行管理分配 4.2.2.2 对 ERP 系统数据进行备份管理 5、程序 5.1 基础数据维护 5.1.1 物料数据维护流程 业务运行 物料代码使用 物料代码是 否存在 业务部们查看 物料替换对应 表 是否物料替 换正确 物料名称是 否有变化 结束 查看物料替换 表 判断是否替 换正确 业务部门向信 息化中心反馈 结束 信息化中心接收 反馈情况并依据 反馈进行处理 是否需要新 增物料 向财务部和配套科发 起新增物料流程并收 集物料属性信息 依据收集信息新增物 料并维护物料属性 新增的物料由财务 成本材料会计进行 确认审核 结束 是否需要物 料更正 由信息化中心发起更 正流程由财务物流和 配套科确认进行更正 财务依据物料更正情 况对库存进行调整 结束 新增原始帐套 代码替换错误 代码 财务部物流部 进行确认 由物流或财务 对物料的库存 进行结转调整 结束 否 否 否 结束 否 ERP 系统管理办法 9 / 13 5.1.2 BOM 数据维护流程 配套科运行 M R P 并对计算出来的采 购申请单进行验证 验证是否合 理和正确 结束 查找出不合理或错误的 物料清单 （ B O M ） 并 反馈到信息中心 信息化中心依据反馈信息发 起 B O M 变更流程 ， 由研究院 和制造部进行处理和反馈 信息化中心依据反馈情况对 B O M 进行变更 ， 由研究院 ， 制造部和物流部进行确认 结束 物流部进行生产任务单 下推调拨单并进行验证 判断 B O M 的准确性 验证是否合 理和正确 结束 制造部进行生产扣料时 对生成的扣料单进行验 证判断 B O M 的准确性 验证是否合 理和正确 结束 5.1.3 VMI 供应商以及 VMI 供应商仓库维护 采购中心开发新 供应商 判断是否进 行用后结算 采购中心发起发起 新增 V M I 供应商流程 配套科和财务部进 行确认 信息化中心新增 V M I 供应商和对应 的 V M I 仓库 ， 并做 关联 启用原先新增 供应商流程进 行新增 结束 结束 ERP 系统管理办法 11 / 13 5.1.4 经销商名称更改流程 销售管理部录入销 售订单验证 K 3 经销 商信息 与实际是否 相符 由销售管理部发起经 销商变更或新增反馈 到信息化中心 信息化中心依据反馈 向财务确认并在 E R P 系统中进行处理 由销售管理部和财 务确认 结束 结束 5.2 系统管理 5.2.1 ERP 系统软件、硬件安装工作由信息化中心负责具体执行。 5.2.2 各部门不得擅自使用 ERP 系统硬件设备开展其它无关业务。 5.2.3 用户端不得私自修改 ERP 软件系统配置参数或相关计算机程 序文件。 5.2.4 各用户不得使用安装有 ERP 软件系统的计算机终端安装其它 与业务办公无关的软件。 5.2.5 信息化中心设立专人负责按照系统安全规定定期对 ERP 系统 数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行的 全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。 5.2.6 ERP 软、硬件系统管理员须遵守保密制度，严禁把自己的密 码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在网上操作超 越自己权限的信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修 改。数据修改必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。 5.2.7 系统管理员和信息化中心有关工作人员要定期对服务器及各 终端设备进行防毒、杀毒处理。 5.2.8 ERP 系统各相关部门都应指定专人对本单位的数据工作进行 检查和维护。 5.2.9 系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权 其他用户负责完成，不得延误工作. ERP 系统管理办法 13 / 13 6、考核办法 6.1 ERP 系统管理员在系统日常维护工作中因疏忽或怠慢工作进度， 造成 ERP 系统故障无法及时解决、系统瘫痪等不正常现象，考 核责任人 50 元/次；因日常检查、维护工作不到位，而影响系 统出现重大问题，考核责任人 100 元/次。 6.2 未及时对物料编码进行维护而影响后续流程的，考核责任人 20 元/ 次；未及时维护 BOM 单、价格管理、供应商配额而影响后 续