公司零星甲供物资采购管理制度

公司零星用甲供物资采购管理制度 第一条 目的 为规范公司零星用甲供工程物资采购工作流程，有效降低采购成本，提高 采购效率，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度所指采购物资为零星用甲供材料。 第三条 物资需求采购计划的分类 1、月度物资需求计划 2、紧急物资需求计划 第四条 采购的方式分类 1、固定厂商、长期报价采购 2、即时询价采购 第五条 采购物资付款方式分为 1、预付部分款项。 2、货到凭发票报销付款。 3、货到后分期付款。 4、货到延期付款。 5、以上方式的结合。 第六条 职责 一、公司招采中心： 1、审议批准 采购物资询议价报告表 。 2、审议决定采取公开招标方式的采购事项。 二、总经理： 1、采购合同的批准、签订。 2、物资采购审批表 的批准。 3、采购付款的批准。 4、物资采购审批表 的审核。 2 5、长期物资供应厂家的选定。 6、物资招标工作的组织。 三、财务总监： 采购付款的审核。 四、招采部： 1、负责填写 物资采购审批表 、采购物资询议价报告表。 2、负责采购采购物资。 3、物资需求采购计划的审核。 4、采购物资的入库检验或验证。 五、需求部门 1、提报物资需求采购计划。 2、参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。 第七条 采购程序 一、物资需求计划及发放程序 1、需求使用单位根据生产经营管理需求每月 28 日前填写月度物资需求 采购计划。对于确实急需不能列入月度物资需求采购计划的物资，物资 需求使用单位可随时及时填写物资紧急需求计划。 2、月度物资需求计划 或物资紧急需求计划经本单位负责人审核， 所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。 3、招采部根据所需物资的库存情况出库发放物资。 （1）库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。 （2）库存数量不足的，执行物资采购审批程序后发放。 （3）库存数量充足但发放后库存数量不符合物资基准库存量明细规定 的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行物资采购审批程序。 二、物资采购审批程序 3 招采部根据按照物资需求及发放程序汇总的月度物资需求计划或 物资紧急需求采购计划，结合物资基准库存量明细和目前物资库存情 况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写物资采购审批 表，经分管副总经理审核，总经理批准后实施物资采购实施程序。 三、物资采购实施程序 1、物资采购部门采购人员接到经批准的物资采购审批表，先核对采购 内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，根据采购物资的缓急 程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊 情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。 2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价 方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。 3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈 完成后填写采购物资询议价报告表，经招采部部长审核后，进行采购。必 要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序各级审批后再进行采购。 4、采购物资到公司后，需求部门提请采购物资的主管部门对采购物资进行 检验或验证。 5、检验或验证合格后，由招采部采购人员填写各类物资入库验收单， 经检验或验证人员签字后物资登记入库。 四、采购物资付款工作程序 1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资 询议价报告表，填写借款单，经财务总监审核，总经理批准后办理预付 款手续。 2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后， 由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，物资入库验收单 ，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经财务总监审核，总经理批准后 办理报销付款手续。 第八条 规定与标准 4 1、物资需求采购信息传递规定 2、物资需求使用单位必须在月度物资需求采购计划或紧急物资需求 采购计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日 期以及对采购物资的其它特殊要求。 3、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求 (采购)计划 或紧急物资需求采购计划上注明相关事项。 4、物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月度物 资需求采购计划或紧急物资需求采购计划上将所需物资的估计单价和金 额情况列明。 5、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即 通知招采部，双方协商积极配合处理好有关事宜。 第九条 物资采购规定 1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降 低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。 2、招采部要严格遵守 供货商评价制度 ，通过“同等条件，质优优选、 价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位 优选” 的方式，综合考虑“ 质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在 “重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工 作。公司主要采购物资必须保证各有 3-5 家“资质完备、质量可靠、诚信度高、 服务周道” 的备选供货商。 3、对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应 在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。 4、凡采购单价在 3 万元以上的大型设备、 10 万元以上的成套设备、 5 万 元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组(采购领导小组)确 定相关事项。 5 5、若厂商报价的采购物资规格与物资采购审批表所列的规格略有不同 或属代用品者，采购经办人员应列出资料在物资采购审批表上，经主管审 核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。 6、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物 资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。 第十条 采购物资验收入库、出规定： 1、采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合格后 方可入库。 2、对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商， 采取退货、换货或索赔措施。 3、各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进 行规范和明确。 4、各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由招采部办理出库手 续。 第十一条 采购物资付款规定 一、下列情况财务部应拒绝支付采购款项： 1、与采购合同 或采购物资询议价报告表 规定的付款方式或付款金 额不一致的款项。 2、物资主管部门和物资使用单位未在物资入库验收单上签字的款项。 3物资入库验收单 中列出的采购物资的数量、品种与采购合同或 采购物资询议价报告表不符的款项。 、物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资 需求采购计划或紧急物资需求采购计划上注明相关事项。 第十二条 采购纪律规定 1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本” 的原 则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资 需求采购计划的行为进行严肃处理。 6 2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则， 公司办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最 优化、采购效率的最快化。 3、采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购， 任何人不得私自订购和盲目进货。 4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资 采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上 交。 5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何 人不得无故积压或拖延采购及相关工作。 6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经 常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好 物资供应工作。 第十三条 售后服务 对于采购物资，招采部在签定购买合同时，要明确服务约定。 1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由招采部门负责联系。 2、对于在使用过程中 (保质期内、正常使用条件下 )出现的质量问题，由物 资招采部门在规定时间内协调解决。 第十四条 本制度由公司招采部制定，制度的最终解释权归招采部。 7 零星用甲供物资采购管理流程 需求部门 招采部 分管领导 总经理 财务部 物资需求 汇总物资需求 审 核 批准 询价/比价 审 核 批准 采 购 入 库 发 放 凭证报销 8 公司各部门物资需求统计表 序号 物资名称 规格 数量 备注 9 公司物资需求汇总审批表 序号 部门 物资名称 规格 数量 备注 招采部意见： 分管领导意见: 总经理意见： 10 公司物资采购询议价报告表 供货单位： 供货单位: 供货单位： 购置原 因 序 号 产品名 称 品牌 颜 色 规格型 号 单 位 数量 单价： 元 金额： 元 数量 单价： 元 金额：元 数量 单价： 元 金额： 元 1 备 注 经办： 综合部审核： 公司分管领导审核： 公司总经理审批： 11 公司物资入库单 序号 物资名称 规格 数量 入库时间 12 公司物资出库单 序号 物资名称 规格 数量 出库时间 13 公司物资入库验收单 序号 物资名称 规格 数量 物资状态 物资使用部门 意见 物资管理部门 意见 14 合 同 审 批 表（工程、材料类） 工程名称 合同名称 合同编号 合同/暂估总价 形成方式 （招标、议标） 签约单位名称 （乙方或丙方） 合同