学生会档案管理办法

档档 案案 管管 理理 办办 法法 主编：厉文辉主编：厉文辉 副主编：秘书部副主编：秘书部 二二一六年一六年 为进一步完善学生会的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范为进一步完善学生会的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范 学生会的运行，保护本学生会会员的合法权益，促进学生会的持续健康发展，学生会的运行，保护本学生会会员的合法权益，促进学生会的持续健康发展， 依据依据计算机与软件学院学生会新章程计算机与软件学院学生会新章程结合实际，制定本办法。结合实际，制定本办法。 一、总则一、总则 第一条第一条 为进一步加强学生会档案工作，更好地规范学生会工作，特制定本为进一步加强学生会档案工作，更好地规范学生会工作，特制定本 规定。学生会档案是学生会工作展开的重要依据和参考资料。规定。学生会档案是学生会工作展开的重要依据和参考资料。 第二条第二条 学生会的档案是学生会在各项活动中形成的全部档案的总和。学生会的档案是学生会在各项活动中形成的全部档案的总和。其构 成是以规范型档案为主体，包括学生会章程、学生会历届名册、活 动规程及办事细则、学代会会议记录、部长会议记录、行政类文件、 活动策划书、活动报名表、面试评分表、笔试试卷、集体假条、学 生会账簿和其他工作等方面档案。 第三条第三条 学生会档案工作是学生会管理基础工作的组成部分，是维护学生会学生会档案工作是学生会管理基础工作的组成部分，是维护学生会 工作依据与参考资料和历史真实面貌的一项工作。工作依据与参考资料和历史真实面貌的一项工作。 第四条第四条 学生会档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。学生会档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、学生会档案的形成与归档二、学生会档案的形成与归档 第五条第五条 每活动的活动计划与安排办法形成后秘书部应当第一时间收集资料每活动的活动计划与安排办法形成后秘书部应当第一时间收集资料 并整理形成正式策划书并整理形成正式策划书 。 第六条第六条 学生会档案由秘书部负责积累、整理后归档。学生会档案由秘书部负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，以时间顺寻为第一原则排序，逻 辑顺序为第二原则分类。文件材料的收集由秘书部整理后，交主席 团审阅后归档。 第七条第七条 各部门会议记录及周计划周总结由各部门整理好后每月第一个周一各部门会议记录及周计划周总结由各部门整理好后每月第一个周一 交给秘书部审阅后归档交给秘书部审阅后归档 第八条第八条 学生会档案归档的基本要求学生会档案归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映活动运行与管理等各项活动的 真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、归档的文件必须具有唯一性，重复的文件应当及时销毁处理 第九条第九条 档案级别的划分： 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、 及常用程度划分为四个等级。 等级的划分：一级为绝密文件一级为绝密文件 二级为机密文件二级为机密文件 三级为重要文件三级为重要文件 四级为普通文件四级为普通文件 1、 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、申请表、总结、典 型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。 2、学生会的各种工作计划、总结、报告、部长会议记录。属学生 会内部重要文件，划分等级为三级。 3、月工作之星等获选名单属二级机密文件。 4、学生会人员信息、考核笔试卷属一级绝密文件，原则上不可调 阅，严禁传播。 三、学生会档案的保存办法三、学生会档案的保存办法 第十条第十条 档案的权限规定档案的权限规定 调阅一级档案需符合主席团成员或指导老师 调阅二级档案需符合部长或副部长 调阅三级、四级档案需符合执行委员会干事 一级绝密档案严禁以任何形式传播 第十一条第十一条 二级及以上档案必须由秘书部部长或主席团成员整理二级及以上档案必须由秘书部部长或主席团成员整理 第十二条第十二条 学生会办公室档案柜钥匙原则上主席和秘书部部长各执一枚学生会办公室档案柜钥匙原则上主席和秘书部部长各执一枚 第十三条第十三条 档案保存期限档案保存期限 一）永久保存：(1)学生会章程；(2)活动规程及办事细则 二）2 年保存：(1) 部长会议记录；(2) 活动策划书及突发情况 纸质档；(3