操作的命令是一样的.doc

操作的命令是一样的Microsoft Office办公效率宝典二四年二月目录轻松提高办公效率.3使用语音和手写输入功能快速添加文字.3选择模板创建规范化的公文.8使用自动更正功能和自动图文集.13坚如磐石的安全性.17设置文件保护.17数字签名.20宏保护.24自动修复.26流畅的交流与沟通.30整合电子邮件.30传送邮件.38发送审阅/比较合并.41版本.45多语言部分.49 Unicode.49简繁转换.50英汉汉英字典.52我是一个在政府部门工作的小秘书，现在，政府大力推行无纸办公，倡导使用计算机处理文档。这可急坏了我的领导王处长，焦头烂额地向我询问如何使用办公软件。其实使用微软公司的Office软件非常容易，它界面友好、操作简单、保存方便。我就以现身说法，和大家共享Office软件的妙处吧！Microsoft Security Advisor Web站点。数字证书也可以从内部安全管理员或信息技术(IT)专业人员那里获得。或者，您可以使用Selfcert.exe工具自己创建数字签名。咱们就使用最简单的办法创建自己的数字签名：从计算机操作系统(如Windows 95,Windows 98,Windows 2000等)界面的开始菜单选择搜索-文件或文件夹，我们来搜索一下selfcert.exe文件。找到以后，我们直接鼠标双击这个应用程序，计算机会提示你为证书输入您的姓名：输入姓名完毕后，一份数字证书就创建好了。现在我们打开Word应用程序，要为北京市政府文件签署一个数字证书。步骤如下：1.在工具菜单上，单击选项，再单击安全性选项卡。3.在数字签名对话框中，选择添加。4.此时，你会看到自己刚刚创建好的数字签名。选择要添加的数字签名，然后单击确定。我们还可以查看数字证书的信息：完成数字签名以后的结果如下，签署完数字签名的文件，任何人改动都是要破坏这个签名的。Word会提出警告：而且签署后的文件,在标题中会有所体现。怎么样?王处长，有了数字签名，您签署、传送文件就有了个人标识，又可以防止他人修改，比一张薄薄的纸安全可靠多了吧?哎呀，我还怪人家安全性不高，其实是我懂的知识太少了，这会使用Office XP，我可就放心了。宏保护一大早，王处长就拿一张报纸走到我的办公桌前，呦，王处长，您现在看起计算机专业的报纸啦！真不错！还说呢！Office软件中是不是有个叫宏的东西?我也不懂啦！怎么还有宏病毒?会不会感染我的机器，我的资料?您先稍安毋躁，先来弄清什么是宏。宏是一系列的指令和命令。说通俗一点，我们可以把经常进行的一系列操作录制在一个宏里,美女主播，以后的工作直接运行这个宏，软件将一次性自动完成所有操作。大概了解了，那么宏病毒又是怎么回事?计算机病毒其实没有那么可怕，它只是一段可以复制的程序。宏的产生为恶意代码的传输提供了一种途径。通过宏传播的病毒我们称为宏病毒。我想，Office XP对宏病毒一定有解决办法吧?当然，Office XP中的宏安全设置可以控制宏的使用。百闻不如一见，让我们来动手操作一下。我们从工具菜单中选择宏-安全性你会看到Office XP为宏设置了三种安全级别：高：只允许运行来自可靠来源的已签名的宏，未签名的宏将被自动禁用,普通汉字。中：你可以选择是否运行存在安全隐患的宏。当你打开一个包含宏的文档时，计算机会向你确认是否运行这些宏。低：所有的宏都可以运行，并且没有任何安全警告。当然，基于安全考虑，我们将安全性设置为高，如果对方的文件中包含无签名的宏，Office软件将自动禁用宏并打开文件。如果是包含签名的宏，仅在你选择信任作者和认证授权机构的情况下才启用宏。看看我们将宏安全性设置为中级的情况。打开一个包含宏的文件，计算机会给出如下提示：我们可以在选择是否启用宏。当然，如果将宏安全性设置为低，那么Office应用程序在运行宏之前不会对你发出警告，也就是说，所有的宏都会在没有用户干预的情况下运行。由于这样存在潜在的风险，因此我们不推荐使用低设置。为了抵御那些可能包含在Office文档中的有害宏病毒，Office XP安装过程把Microsoft Outlook、Microsoft Word、Microsoft Excel和Microsoft PowerPoint的宏安全等级设置为高。这样你就不用担心宏病毒的问题了。王处长非常满意我的答复。经过这一翻刨根问底的追问，他都快成为Office的安全专家了。自动修复王处长使用Office软件越来越娴熟了。今天，他在吃饭时无意中提出的一个小问题，又给我了一次展示才华的机会如果我正在书写一份文档，中途死机或停电，没有保存，那工作不就白做了吗?就是为了防止出现这个问题，Office采取了一系列措施1)文档恢复知道吗?当你书写文档的时候，Office在默默地为你记录和保存。默认情况下Office XP每隔10分钟自动保存一次文件，这样如遭遇死机、停电或错误操作等状况，再次启动Office的时候，它会显示出已经恢复的文件，不用我们在重新创建文档了。不信?我们选择工具菜单下的选项，查看保存选项卡，在这里你还可以根据自己需要设置系统自动保存文件的时间间隔：系统自动为我们保存文件后，我们就不用担心突然的事故了。2)应用程序恢复工具如果我们真的出现误操作，导致应用程序没有响应，Office XP也为我们提供了应用程序恢复工具。当你发现无论怎么移动鼠标、敲击键盘,个性签名设计软件，Office应用程序都没有响应的时候，不用重新启动机器，只要通过操作系统的开始-程序-Microsoft Office工具，打开Microsoft应用程序恢复，会看到一个对话框：我们可以选定需要恢复的应用程序，鼠标单击恢复应用程序，此时Office会按照要求自动重新启动未响应的程序。如果你需要关闭某一个Office程序，直接选择结束应用程序就可以了,//viewthread.php，这是一个更安全的关闭Office应用程序的方式。3)应用程序错误报告即使你的Office应用程序真的没有响应，在重新启动时，Office可以将出现在应用程序中的错误自动报告给微软公司的IT部门，请专家帮你共同分析错误原因，并找出相应的解决办法。当我们选择发送错误报告的时候，计算机为我们自动地检查错误的问题并生成一份报告发送给微软公司。不要把所有问题都自己扛，微软公司为用户提供了更贴心的服务。看，Office给你的回答是不是满意呢?4)打开并修复文件王处长问我，那如果你真的碰到一份已经损坏的文档，打不开，怎么办呢?Office专门提供了修复文档的工具。我们从文件菜单中选择打开：此时Office会自动对已经损坏的文档进行修复与恢复。怎么样?王处长，再也不用担心你的文档有损坏了吧?我真是没有想到，微软公司的Office应用程序在安全性方面做的这么严谨，有这么多防范的措施这只是Office XP安全性措施的一小部分，这里面学问可大呢！不过，我也不能算是专家，您要是赶兴趣，我这里有一本Office XP安全白皮书，介绍了Office XP在安全防范方面的举措，研究研究它，您真可以称得上是专家了！请见附录Office XP安全白皮书流畅的交流与沟通经过一段时间的改革，我们政府部门的软件配置越来越完善。我们安装了通信协作平台Exchange 2000 Server,大家都使用Outlook来收发邮件，快捷高效。难怪很多人称赞我们办事效率有了大幅度的提高。王处长也在这信息大潮中充当先锋，他经常上网浏览信息、在网上购物、网上聊天一见到我就说你们可真是赶上好时代了，想当年，我们连电视机都没有，现在的青少年，娱乐的东西太多了整合电子邮件言归正传，王处长在工作上也是一丝不苟，他学习Outlook最积极，有了Word应用程序的基础，学习起来非常容易。那天，王处长得意洋洋地走过来，向我炫耀：嘿嘿，小鬼，你平常怎么给别人发送电子邮件啊?我们通常都是启动Outlook应用程序，选择新建-电子邮件没错，你知道吗?我在Word中就可以给其他人发信噢，有这回事?王处长，您也赶紧教我一手吧！据我所知，这是Office XP的新功能。这是我们传统的做法，在Outlook应用程序中新建一封电子邮件。现在我要在Word应用程序中把北京市政府文件发送给张局长：选择文件-发送-邮件收件人我们直接在收件人中输入E-mail就可以发送文件了。如果我想以附件的形式发送给对方，也可以在刚才Word应用程序中选择文件-发送-邮件收件人(以附件形式)，结果将启动如下的页面：你看见最右边那个选项的按钮了吗?王处长问我。看见了，怎么了?你点击它看看是什么效果?哦，出现了这么一个对话框，叫邮件选项，都有什么用途呢?你给别人发信以后,信用证申请人在加拿大，很关心他什么时候读这封信，对吗?仔细看好，我们可以在请在阅读此邮件后给出已读回执这个地方打钩，这就意味着只要对方读过你的电子邮件，你就会收到已读过主题为的邮件。真的！这样就动态地跟踪了一封电子邮件！还有更绝的呢！王处长口若悬河地讲。如果我们的邮件内容是有时间限制的，比如说，这份文件，过了1月31日不执行就无效了，我们可以在过期时间这里加上时间，甚至可以精确到某一时刻。这样,如果真地到了期限，对方还没有阅读，在Outlook应用程序中，这封邮件就会显示为灰色，并伴随一条划去的横线，表示内容已经过期了。Outlook真地把信删了吗?没有删去，你依然可以看到这封信的内容，颜色的区别表示信的内容已经过期了。而且，我知道我的同事工作繁忙，为了引起他们足够的注意读我的电子邮件，我还可以为信加上标志。我们只要点击标记邮件这个按钮，就可以选择为邮件设置标记。我们可以使用Outlook已定义好的标记内容，如请答复，请审阅等，当然也可以自己定义一些词语，比如一定要看！精彩内容，不容错过！等等。除此之外，我们还可以添加时间期限，这样Outlook应用程序会按照设置的时间期限提醒对方看信。收件人收到带标记的邮件后，邮件顶部会显示关于该标记含义的注释。如果设置了提醒，也会显示该日期。如下图所示。时间到了，你还没有看邮件，在Outlook应用程序中，会自动将邮件的主题、发件人等信息显示为红色。你看，添加了邮件标志，就可以让Outlook帮助你催促对方阅读邮件。我真没有想到，Outlook应用程序有这么神奇的功能。我这也是工作的需要逐渐摸索出来的，实践出真知，的确如此。王处长，这回您可真教了我好几着，太方便了，在Word中我们就可以发送邮件，而且还可以让Outlook做我们的邮件小助手。我从杂志上了解到，在Office XP中，电子邮件默认使用Word作为编辑器，这样我们在书写邮件的时候，许多Word中强大的编辑工具都可以充分利用，而且可以在Word中直接发送电子邮件。王处长，三日不见，当刮目相看，这话一点不假，您还学到什么新知识新功能，我虚心向您请教。这倒不敢当，你知道吗?我在新浪里还注册了一个免费邮箱，在单位里使用的是Exchange Server的邮箱，对吧?每错，我也有SOHU的免费邮箱，怎么了?我平常收信从IE浏览器中查看。其实根本不用，假如我有好几个帐号，什么SOHU啦！新浪啦！都可以通过Outlook收发信件真的吗?我们打开Outlook应用程序，把我在新浪的邮箱帐户添加进来：1.从Outlook应用程序的工具菜单中选择电子邮件帐户；选择添加新电子邮件帐户，鼠标单击下一步按钮。2.选择服务器的类型，由于新浪的邮箱是POP3类型的，我们选择POP3。选择POP3服务器类型，鼠标单击下一步。3.进行电子邮件设置，如电子邮件地址、用户名等信息。再输入接受邮件服务器和邮件发送服务器的名字(在新浪的网站上可以找到)。如果我们在这里输入密码，那么每次接收邮件的时候，Outlook都会自动完成，不会再让我们输入帐户密码了。输入信息完毕，点击下一步。恭喜恭喜，电子邮件帐户已经设置完毕。看看完成后是什么效果。如果我想通过私人的邮箱发送信件，只需要发送邮件之前，选择帐户类型：传送邮件经过你来我往的一番讨论，我和王处长成为Office学习的伙伴,谁又发现了什么新功能，小技巧，都告诉对方。1 12,我们两个人都获益匪浅。今天，王处长来到我的办公室，小冯，我这里有一份文件，想依照次序发送：先给张局长看，然后发送给人事部经理，他们都审查通过后才发送给所有公务员。如果有一人不同意，就不用在下发给其他人了。你说，Outlook中有没有按顺序传送文件这一功能?这，我还真不知道。查查帮助吧！选择Office XP的帮助菜单，让可爱的孙悟空来帮帮我们吧！我输入传送文件，找到了答案。如果有一份文件需要按特定的次序来传送，我们选择文件-发送-传送收件人：在打开的对话框中，我们来选择传送名单。比如，我要先将文件发送给局长，然后再发送给人事部经理，鼠标单击地址这个按钮。此时，Outlook自动将通讯簿打开，我们可以去选择传送人名单。选择完毕后，鼠标单击确定。选择完毕后，Outlook会显示出我们的传送名单及传送顺序，我们还可以通过上下移动的按钮调整顺序。我们在这里选择依次传送给每个收件人，如果想看到文件传送的情况，将跟踪状态选中。这样邮件就能够按照我们的指示，按顺序发送了。上图是对方收到邮件的情况：信件内容中会自动加上请在审阅之后，从文件菜单选择传送-下一收件人，继续传送邮件。的提示。按照我们的要求，信件先发送给张局长，然后经过人事部经理批示，下发给我们的员工。发送审阅/比较合并小冯，来来来，你看看，用电子邮件发送文件的确很快，可是张局长改一处，王局长修改三处，我怎么对照啊?他们每人写的文件我都保存一份，搞得我自己都糊涂了，唉别着急，王处长，车到山前必有路，Office自有好帮助。您知道Office XP有一个发送审阅的新功能吗?什么审阅?跟文件批复有关系吗?这就是在多人共同审核一篇文档时候用的。Office清楚每一个人特定的角色，它可以用不同颜色来表示不同人的意见。我们打开一篇需要他人审核的文档。从文件菜单中选择发送-邮件收件人(审阅)，并输入收件人的E-mail，鼠标单击发送。Outlook自动将文件作为附件形式发送给对方。我们把这份文件发送给张局长、王局长，他们都做了修改和批示，他们所做的添加、删除、以及更改格式的动作都会以修订的形式记录下来，更加全面直观。当文件发送回来的时候，软件会询问我们是否将修改合并到原始的文件，如果我们选择是，此时，就可以把多人的修改合并到一个文件中。这样在一份文件中就可以看到多个人的意见了。打开文件后，我们选择工具-修订选项，这时Word显示出一条新的工具栏，上面有类似的按钮，我们称作审阅工具栏：在审阅工具栏中，选择显示标记的最终状态。在审阅工具栏中，我们可以选择文件的状态，如原始状态、最终状态等等。除此之外，如果我们想看到多个人的批注意见，我们按下显示按钮，选择审阅者，如下图所示：看，Office用不同的颜色清晰地标识出每个人的批注意见，这样，一纸在手，总揽全局吧！不错不错，可是我接受领导的修改，怎么把这些批注保存到文档里呢?这就是我们下面要说的比较与合并。还记得我们刚刚提到的审阅工具栏吧?王处长，您所需要做的，就是大笔一挥，接受意见的地方，按下这个按钮，不接受修改，按按钮，就这么简单。我们可以通过左右箭头的按钮选择某一处批注意见，按下接受修订，这处修改就会合并到原来的文档中。当然，我们也可以接受对文档所做的全部修订。不接受修订的操作是完全一样的。将修订合并到文档中以后，文章显得清爽多了！Office XP这个发送审阅功能真是太强大了，我可以一次性地看到多个人的意见，颜色区分清晰，与原文档又有对照，最后可以合并到一起，真不错！王处长，有时候，领导批复回来的文件，连文件名都修改了，而且当初发送的时候没有使用文件审阅的功能，您怎么比较呢?没错，我最头疼的就是这个，只好打印出来，逐行比较了。其实，Office还为我们提供了一个比较文件的好办法。好好好，说说看。我们打开一份文件，从工具菜单下选择比较并合并文档，在打开的对话框中，选择您要比较的文档，比如说是张局长给您批复的文件，点击合并。Word会帮助您找出原来的文件与批复后的文件的差别。如下图所示：这样，我们对哪些地方修改就一目了然了。自从王处长使用了Office XP文件审阅、比较合并的功能，处理、批示文件速度大大地提高，新技术确实带给我们工作的革命。版本你说,签名设计免费版下载，如果我们好几个人共同撰写一份文件，每一个人写的版本都要保存，怎么办呢?难道要保存好几份吗?有办法啊！Office有一个叫做版本的功能。我们现在打开一份文件，从文件菜单下选择版本：3输入版本的备注，比如修改前，单击确定按钮。在多人协作时，如果需要保存一个修改后的版本，再次选择文件-版本5同样的操作，保存修改后的版本。这样，不同版本的信息保存起来，我们可以根据需要做版本之间的比较。假如说，我想打开修改后的版本，操作的命令是一样的：从文件菜单下选择版本命令，刚才我们保存的修改前和修改后两个版本都显示出来，如下图所示：在弹出对话框中，选中想要查看的版本，单击打开按钮。屏幕分别显示先前打开的文件和现在被打开的版本，标题栏显示蓝色的就是被打开的修改后版本。我们可以进一步进行比较。当然，我们也可以删除某一个版本，在版本的对话框中完成。今天，我又学习了版本的知识，利用好Office中发送审阅、文件传阅和版本的功能，我们的沟通和交流就更加流畅了。多语言部分Unicode随着中国加入WTO，以及北京申办奥运会的成功，中国越来越需要向世界敞开大门，与来自各国的人民交流沟通。在这种大环境下，我们选择一个好的办公软件平台应该支持多国语言。Office XP可以添加了大量的国际支持。它可以独立安装每种语言(以便于添加或删除某种特定语言)、新增了Multi-language Pack安装向导，并且能够自动检测操作系统的语言设置。Office XP支持Unicode(统一字符集的简称),个性艺术签名，像阿拉伯语、冰岛语、芬兰语甚至罕见的波斯文、希伯来文等等都可以准确无误地显示出来。简繁转换小游从台湾来大陆工作，感觉最大的困扰就是计算机语言环境不熟悉。他在台湾使用繁体中文，使用的输入法、Office软件的界面都是繁体中文的。现在面对简体中文环境的Office XP，简直就像文盲一样，好多字不认识、输入法也不会、拼音的使用都和原来不一样了怎么办?其实Office XP为大家考虑得很周全。在安装好Office XP以后，我们从操作系统的开始菜单选择程序-Microsoft Office工具-Microsoft Office XP语言设置，我们看到如下的对话框：在启用的语言选项卡中，我们从可用语言里能看到各国使用的语言，大到英语、法语，小到普什图语，甚至拉丁语也可以选择。小游看到这个语言设置，高兴极了，毫不犹豫地选择繁体中文，然后点击添加。只在这里设置还不够，小游还需要安装多语言包。比如，他需要繁体中文，就再安装一个繁体中文的语言包，类似地，如果需要法语的界面，再添加一个法语的语言包。安装好以后，我们再回到刚才的Microsoft Office XP语言设置的对话框中。在用户界面选项卡中，小游选择菜单和对话框使用繁体中文，而且可以在显示联机帮助时，同样使用繁体中文。点击确定以后，下次启动Office的时候就可以生效了。看看什么效果?菜单全部都显示繁体中文了！这可把小游乐坏了，想不到一个小小的设置，解决了他一个大问题J！看看，连帮助的文字都可以显示为繁体中文。英汉汉英字典当今的时代确实是一个名副其实的信息时代，我们的生活已经离不开电脑、Internet、E-mail,通过网站的服务我们就可以订餐、购物、炒股大量的互联网信息令我们目不暇接，很多国外最先进的技术资料可以先睹为快。但是，如果我的英文基础不够好，好多单词的意思不明白，怎么办呢?Office XP为我们提供的翻译功能可以解决这个大难题。比如说像这段英文：Dear My Friends：Our company is prompt many kinds of products in this few years.我不了解prompt的意思，只要用鼠标将它选中，点击鼠标右键，选择翻译：我们会在词典看到从英文到中文、以及从中