公司文书档案立卷归档管理标准.doc

公司文书档案立卷归档管理标准 一、为加强本公司文书立卷归档工作，特制定本标准。本标准规定了档案管理工作的职责，管理内容与要求，适用于公司档案管理工作。 二、管理范围 1档案资料管理人员。 2公司印发的各类文件以及各部门上报备案文件。 3公司申办的各种证照、批文及其它重要文献资料。 4政府机关及主管部门下发之各种文件资料。 5公司统一购买、订阅之各类图书资料。 6其它有关记载文献资料及音像资料、磁盘、光盘等。 7工程竣工资料（包括可行性报告，初步设计，施工设计图等）。 三、管理内容和要求 （一）文件材料的收集管理。 1坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。 2凡本公司缮印发出的公文（含初稿、定稿和两份打印的正件与附件、批复请示），一律由行政人事部统一收集管理。行文编号按下列要求办理。 对外发文：通用三洋药字（ ）第 号； 对内行文：通用三洋经办字（ ）第 号； 董事会文件：通用三洋董字（ ）第 号。 3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。 4公司工作人员外出学习、考察、调查研究，参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 5本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料，声像档案等向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报会议费用。 6凡政府机关及主管部门下发之文件，一律由行政人事部负责按级别分发传阅后归档。 （二）各部门专（兼）职文书的职责： 1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年三月份、九月份应将前半年归档文件材料归档完毕，并向行政人事部档案室办好交接签收手续。 3承办人员借用文件材料时，应积极地提供，做好服务工作，并严格办理临时借用文件材料登记手续，按时回收。 （三）各部门档案立卷归档内容： 1新产品开发部门：立卷归档包括本部门管理制度、新产品开发规划、进展情况、可行性研究报告、协议书、合同、委托书、新药报批资料，审批资料等。 2生产、质量、技术部门：本部门管理制度、制剂通则、工艺规程、岗位操作法、岗位责任制、报批文件、生产记录、产品留样、检验资料、历年技术经济指标完成情况、原辅料采购记录、工艺改革资料、gmp认证资料等。 3设备管理部门：本部门管理制度、设备固定资产台帐、购置文件、装箱单、合格证、图纸、明细表、使用说明、操作规程、维修手册、验收材料、质量事故、维修技术材料、安装、运行记录、自制或更新改造仪器设备技术文件等。 4基建管理部门：本部门管理制度、基建规划、计划、基建工程的申请、批复文件、设计委托合同、设计文件、施工委托合同、概预算、决算材料、地质勘察材料、总体图、总管网图等，建筑施工图、施工报告、记录、质量事故、施工总结等，竣工图、竣工总结、质量鉴定书、竣工验收文件，产权证明文件等。 5销售管理部门：本部门管理制度、医药商业单位档案、医院档案、药剂科档案、各地药品监管部门档案、投标竞标资料、各地区经理、主管、商务代表的合同书、毕业证书复印件。 6市场信息管理部门：本部门管理制度、产品宣传推广策划、产品医学培训资料、市场信息、产品市场趋势及提供论证的数据资料、社保目录资料等。 7人事管理部门：公司人事管理制度、管理人员毕业证、职称资格证书复印件以及公司所有员工全套人事档案（履历表、员工转正表、体检表、身份证复印件、劳动合同书、保密协议书等）及专业技术档案。 8其它重要文件：公司营业执照、许可证、合格证、土地证、房产证、法人代码证、批准证书、新药证书、开户许可证、报关证、外汇证等重要证照。 9重要的会议材料：包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 10上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、通知、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 11本公司的请示与上级机关的批复。 12本公司反映主要职能活动的报告、总结。 13本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 14信访工作材料。 15本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 16本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 17反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 （四）平时归档办法： 1各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。 2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归 卷使用的“案卷类目”。其条款必须简明确切，并编上号码。 3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。 4专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。 （五）归档档案立卷管理办法： 1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿 ，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 5不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 7卷内文件材料应按顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。 8长久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责，备考表应置卷尾。 10案卷封面，应按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 11装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对损坏的文件应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用打活结方法装订。 （六）归档档案的查阅管理办法： 1材料归档后，由档案管理人员根据保密需要设定密级，密级分一级、二级、三级秘密，密级设定经总经理签字后生效。 2董事长、总经理可查阅所有密级档案资料。 3副总经理可查阅所负责工作范围内二级、三级秘密档案资料。 4部门负责人可查阅所负责工作内三级秘密档案资料。 5若需越级查阅档案资料，需经总经理批准。 6所有档案只能查阅，不得借出，特殊情况需经总经理批准。 （七）查阅、借用档案的注意事项： 1.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容。 2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损； 3.未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁； 4.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走；特殊情况需借出的，必须在当日归还。 5.借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。c29c91afe4ced1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afedd1b6c87d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af95ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795a1afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afc91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6cd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af8795ad9c91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c87d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af5d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91affe4ced1b6c8795ad29c91afc8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afed1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8d1b6c8795ad9c91afe4ced1d91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afc91fe4ced1d1b6c871afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afc91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6cd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af8795ad9c91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c87d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af5d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8791afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afc91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6cd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af8795ad9c91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c87d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af5d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91affe4ced1b6c8795ad29c91afc8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afed1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8d1b6c8795ad9c91afe4ced15ad9c91d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91affe4ced1b6c8795ad29c91afc8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afed1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8d1b6c8795ad9c91afe4ced195ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6cd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af8795ad9c91fe4ced1d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c87d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af5d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afb6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91affe4ced1b6c8795ad29c91afc8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91afd1b6c8795ad9c91afed1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8d1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4ced1b6c8795ad29c91af795ad9c91fe4ced1b6c8795add1b6c8795ad9c91afe4ced1b6c8795ad91afe4ced1b6c8795ad9c91fe4