员工成长沟通管理试行办法.doc

制度名称员工成长沟通管理试行办法制度编码yd/zd001-hr-000签 发 人聂腾云版 本a01签发时间2013年1月1日页 数共10页目录第一章 总则11、目的12、类型13、沟通原则14、沟通形式：1第二章 新员工沟通21、目的22、沟通责任人23、沟通时机及内容24、沟通反馈及运用3第三章 转正沟通31、目的32、类型：33、沟通责任人34、沟通时机及内容35、沟通反馈与运用4第四章 工作异动沟通41、目的42、类型：43、沟通责任人44、沟通时机及内容55、沟通反馈与运用5第五章 绩效考核沟通51、目的52、类型53、沟通责任人64、沟通时机及反馈运用6第六章 离职面谈61、目的62、面谈责任人63、沟通时机及内容64、沟通反馈与运用7第七章 离职回访71、目的72、沟通对象73、时机及频次：74 、 沟通反馈与运用7第八章 附则8第一章 总则1、目的1.1 沟通是企业与员工之间联系的最好的桥梁，良好的双向沟通，能够消除分歧，保障信息传达的准确性，使团队成员能够高效工作，增强公司的凝聚力。及时了解员工的思想动态，适时的进行引导，将隐患消灭在萌芽状态。在思想的交流与碰撞中、在分享与理解的过程中，达到公司与员工双赢的最高度。1.2 本办法适应于韵达所有直属员工。2、类型1.3 员工成长沟通可分为以下七种类型：新员工沟通、试用期间沟通、转正沟通、工作异动沟通、绩效考核沟通、离职面谈、离职回访。从而构成一个完整的员工成长沟通管理体系，以改善和提升人力资源员工关系管理水平、为公司领导经营管理决策提供重要参考信息。由人力资源部相关人员统一填写员工沟通记录表。1.4 工具表单：员工沟通记录表，员工离职面谈记录表3、沟通原则3.1 沟通内容简单扼要，允许沟通对象发问，鼓励陈述意见，以理服人，不可以职位压人；3.2 倾听的时候不要打断对方，不先入为主，尊重不同的意见；3.3 营造愉快的谈话气氛，避免不礼貌的肢体语言；3.4 每次沟通需要做好沟通记录。分拨中心的主管级以下的沟通记录由分拨中心保管，主管级及以上的员工的沟通记录须向总部人力资源中心提交一份电子档；3.5 沟通场合不限，可以灵活安排，但一定要做好记录；3.6 沟通记录须放入员工档案；3.7 树立了良好沟通典型的将在公司内刊新视界上给予报道， 详见奖惩管理制度；3.8 因沟通次数不达标、沟通记录弄虚作假、沟通工作懈怠导致员工投诉等情况，将按奖惩管理制度给予处理；4、沟通形式：面谈、电话、邮件等方式外，还可不定期组织员工座谈会、茶话会等。第二章 新员工沟通1、目的帮助新员工更加快速的融入企业团队，度过“磨合适应期”，尽量给新员工创造一个合适、愉快的工作环境。2、沟通责任人2.1 分拨中心/大区：人力资源部主要负责对主管级及以上人员进行试用期间的沟通；主管级以下的新员工沟通、引导原则上由其所属上级负责。总部人力资源部可以每月按比例抽查沟通情况。2.2 总部：人力资源部主要负责对主管级及以上人员进行试用期间的沟通；主管级以下的新员工沟通、引导原则上由其所属上级负责。3、沟通时机及内容3.1 人力资源部3.1.1 时机新员工试用第一个月：至少面谈3次（第一天、第一周结束时、第一个月结束时）； 新员工试用第二、三个月（入职后第二、三个月）：每月至少面谈1次，电话沟通1次。3.2.1 包括但不限于以下内容企业文化对公司使命、愿景、核心价值观、道德观、天条的理解及认同程度；规章制度组织架构、工作环境、基本工作制度的了解薪酬福利考勤制度、薪酬制度、社会保险的基本了解；意见建议对公司的整体印象如何？认为公司有哪些不足的地方，有什么整改建议或意见？工作上级的管理风格、与直接上级及相关同事相处情况；是否需要给予帮助； 生活宿舍管理制度、伙食等适应情况；3.2 直接上级/辅导员3.2.2 时机可以参照人力资源部的沟通频次要求进行； 3.2.3 包括但不限于以下内容工作对工作的了解程度；相关连同事的熟悉程度；是否可以独立开展工作？工作开展遇到的困难；对于工作开展有什么建议或意见？ 个人对个人职业生涯发展的规划、生活上的遇到的困难等； 4、沟通反馈及运用 4.1主管级以下新员工（试用）面谈分析反馈 主管级以下新员工沟通，总部各中心负责沟通人员应在当月底把沟通问题纪要发给人力资源中心相关负责人处；分拨中心，采取抽样的形式，收集新员工沟通纪要，收集新员工沟通材料后，人力资源中心在一周内给予指导实施建议书至相关部门，帮助指导改善。 4.2主管级以上（含）新员工试用反馈 主管级以上新员工沟通，每月总部人力资源中心会根据版块撰写新员工沟通反馈报告，并在每季度发往各版块沟通负责人； 第三章 转正沟通1、目的根据新员工试用期的表现，作出是否转正的建议意见。建议同意转正的，应指出工作中存在的不足、今后的改进建议和希望；不同意转正辞退或延长试用期的，应中肯的分析原因和提出今后改进建议。2、类型：试用期转正、转岗转正、晋升转正、实习转正3、沟通责任人3.1 分拨中心/大区：人力资源部主要负责对主管级及以上人员进行试用期间的沟通；主管级以下的新员工沟通、引导原则上由其所属上级负责。总部人力资源部可以每月按比例抽查沟通情况。3.2 总部：人力资源部主要负责对主管级及以上人员进行试用期间的沟通；主管级以下的新员工沟通、引导原则上由其所属上级负责。4、沟通时机及内容4.1 时机4.1.1 试用期转正 ：新员工入职后满三个月前后，各至少面谈一次；4.1.2 转岗转正：转正前后，各至少面谈一次；4.1.3 晋升转正：转正前后，各至少面谈一次；4.1.4 实习转正：转正前后，各至少面谈一次；4.2 沟通内容（包括但不限于以下内容）4.2.1 直接上级试用期/考察期/见习期的表现及评估，包括肯定工作，指出需要发扬光大的方面；指出不足，需要调整或提高的方面；转正后工作的安排，包括工作职责及公司对员工的期望；4.2.2 人力资源部对公司、部门、上级的建议与意见；转正后的待遇，讲解工资福利的调整情况，以及对员工的期望；5、沟通反馈与运用 各中心每月提交转正沟通表，总部人力资源中心根据反馈表内容，有选择性的对部分转正员工重点沟通，发现问题，找出原因，撰写转正沟通报告，发往相关部门。 第四章 工作异动沟通1、目的使员工明确工作异动的原因和目的、新岗位的工作内容、责任、挑战及希望，以使员工比较顺利的融入到新岗位中去，同时以期达到员工到新岗位后更加愉快、敬业的工作之目的。 2、类型：转岗、晋职和晋级、降职和降级、任命、调动3、沟通责任人3.1 分拨中心/大区：人力资源部主要负责对主管级及以上人员进行试用期间的沟通；主管级以下的员工沟通、引导原则上由其转出部门负责人及转入部门负责人进行沟通。总部人力资源中心可以每月按比例抽查沟通情况。3.2 总部：人力资源中心主要负责对主管级及以上人员进行试用期间的沟通；主管级以下的新员工沟通、引导原则上由由其转出部门负责人及转入部门负责人进行沟通。人力资源中心应每月根据实际情况按比例抽查员工进行沟通。3.3 总部人力资源中心要对所有的任免员工进行沟通4、沟通时机及内容4.1 时机4.1.1 人力资源部：在决定形成后正式通知员工本人前；决定签批后，正式发布之前；异动后一个月结束时；4.1.2 异动员工原部门直接上级：在接到人力资源部的员工异动决定通知后立即进行。 4.1.3 异动员工新到部门直接上级：在异动员工报到上岗之日，相当于新员工的入职引导和岗前培训沟通；异动后一个月结束时；4.2 内容（包括但不限于以下内容）4.2.1 异动前部门使员工明确工作异动的原因和目的、对岗位工作的表现的评估，对本部门今后工作开展的意见建议； 4.2.2 异动后部门新岗位的工作职责、责任、挑战及希望；4.2.3 人力资源部主动了解员工的对异动的真实想法，合理的沟通，提前做好员工的心理辅导工作，引导员工理解公司的决定；讲解工资福利的调整情况，以及对员工的期望；工作交接的安排及报到的安排；5、沟通反馈与运用对异动调整的员工，在三个月内，通过查看绩效考核表，对工作表现不好的异动调整员工，进行单独回访沟通，发现原因，找出问题帮助其改善绩效。第五章 绩效考核沟通1、目的通过有效的沟通，使绩效达到理想的效果2、类型目标沟通、实施过程沟通、绩效反馈沟通、绩效改进沟通3、沟通责任人直接上级4、沟通时机及反馈运用目标沟通，在确定绩效目标前；实施过程沟通，员工在考核过程中，员工出现问题或行为出现偏差时，进行行纠正沟通； 绩效反馈沟通，考核结果出来后，及时与员工进行沟通； 绩效改进沟通，在绩效改进的过程中，适时与员工沟通5、其它 详见员工绩效考核试行办法第六章 离职面谈1、目的本着善待离职者原则，对于主动离职员工，通过离职面谈了解员工离职的真实原因以便公司改进管理；对于被动离职员工，通过离职面谈提供职业发展建议，不让其带着怨恨走；诚恳的希望离职员工留下联系方式，以便跟踪管理。2、面谈责任人原则上由人力资源部和员工所属部门负责人共同组织： 2.1 对于主动提出辞职员工，员工直接上级或其他人得到信息后应立即向其部门负责人和人力资源部反映，拟辞职员工部门负责人应立即进行离职面谈，了解离职原因，2.2 对于欲挽留员工应进行挽留面谈，2.3 对于把握不准是否挽留的应先及时反馈人力资源部以便共同研究或汇报，再采取相应措施。对于主管级及以上的员工主动辞职的，得到信息的人应先将信息第一时间反馈人力资源部负责人以便决策。2.4 对于公司辞退的员工，主管级以下员工由员工所在部门负责人进行第一次离职面谈；主管级及以上员工由人力资源部组织进行第一次离职面谈。 3、沟通时机及内容得到员工离职信息时或作出辞退员工决定时； （详见离职面谈管理办法）4、沟通反馈与运用4.1 离职面谈时应技巧性让离职员工自愿留下联系方式，以便跟踪管理。4.2 离职原因分析：离职原因分析每月应定期进行1次，由人力资源部负责完成；分拨中心应每月汇总报总人力资源部，以便改进人力资源管理工作。 第七章 离职回访1、目的通过诚心、真心的关心，建立友善的终生关系，使其能成为企业外部可供开发的人力资源，更是企业文化、企业形象的正面宣传窗口。 2、沟通对象属于中高级管理人员、关键技术人员或具有发展潜力的科室员工、生产、营销一线骨干岗位员工，并且不是因人品、工作失职等原因主动离职，同时是属于企业希望其“吃回头草”的离职员工。3、时机及频次：3.1 一般应在员工离职后1个月内、3个月内、半年内、1年内分别电话沟通关心一次。3.2 定期（原则上3个月1次）为离职员工寄发有公司近况和经营业务的电子邮件。4 、 沟通反馈