电子档案管理存在的问题及对策研究

1 / 5 电子档案管理存在的问题及对策研究 今天档案管理已经进入电子化和网络化时代 ,档案改变了纸质形态 ,转变为以磁、电、光等介质为载体的方式。电子档案的优点有 :快速接收、归档信息 ,存储密度大、实现多种信息媒体一体化、方便统一管理、资源共享等。但同时电子档案管理信息容易被更改 ,数据容易丢失 ,存储介质材料易损 ,对计算机依赖较大。电子档案管理是未来档案管理的发展趋势 ,因此必须及时解决存在的问题 ,找出有效解决对策 ,提高电子档案管理的水平。 一、电子档案管理中存在的问题 与传统档案相比 ,电子档案出现的时间并不长 ,虽 然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势 ,但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。 很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够 ,将档案工作与保管性工作混同 ,认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此 ,他们对档案工作不能及时关注和更新 ,对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。部分档案管理工作者的观念陈旧 ,没有及时调整管理思维 ,档案管理理念比较封闭 ,制约了电子档案的发展进程。 2 / 5 电子档案对计算机系统依赖性强 ,电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数 据信息进行定期备份 ,但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性 ,管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和 U 盘等 ,没有进行备份数据档案登记管理 ,缺乏规范的放置措施 ,另外 ,计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术 ,缺乏相应的检查机制。 档案管理工作者普遍忽视电子档案安全性 ,没有采取有效的安全防范措施。电子档案依赖于计算机系统 ,因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在安全隐患 ,因 为电子档案和纸质档案比 ,更容易被修改和覆盖 ,破坏电子档案的原稿。 二、电子档案管理改进对策 电子档案的每一个环节 :建立、处理、归档、利用、保管、更新等 ,都存在信息的丢失或更改的隐患 ,为提高电子档案管理质量 ,促进电子文件管理的科学性 ,应该制定相关的法律法规和管理规范 ,对单位、档案员进行约束 ,还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级3 / 5 电子文件的特殊管理规定等 ,更好地保障电子文件的原始性和真实度。 建立规范的电子档案接收数据格式 ,将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板 ,对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理 ,然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作 ,对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育 ,帮助他们进行软件更新 ,格式统一 ,使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导 ,委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足 ,找出解决措施 ,促进统一数据格式的电子档案体系形成。 电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存 贮内容具有不稳定性 ,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响 ,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁 ,二是控制调节环境的温湿度 ,三是防止机械损伤 ,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏 ,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案 ,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备 ,及时更新电子档案的文件结构 ,加强电子档案的保管 ,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防4 / 5 电脑病毒 ,控制网络中电子文件系统的安全 ,备份处理 ,异处保存 ,及时更新档案支持软件 ,并在不改变电子档案 完整性、真实性、有效性的前提下 ,更新电子档案的文件结构 ,以适用新的“生存环境”。 (1)建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全性隐患的重要技术手段 ,是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患 ,应完善数据备份和恢复系统 ,使计算机或者网络发生安全性事故时 ,关键、重要的信息数据能有效恢复。 (2)要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限 ,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。 (3)对重要文件采 用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章 ,在现代技术条件下 ,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性 ,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档 ,以确保数据的安全。 信息化进程推进了档案管理的现代化 ,为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平 ,增强现代档案管理专业修养 ,熟练操作多媒体文件 ,掌握电子5 / 5 文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者 ,对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才 ,让他们兼具档案管理业务和计算机技术。 综上所述 ,档案管理工作者应准确把握时代脉搏 ,积极寻找电子档案管理的先进经验 ,提高自身管理水平 ,学习现代信息技术和网络技术 ,针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题 ,寻找