《客户服务培训》PPT课件.ppt

客户服务培训 内容提要 第一节 客户服务管理概述 第二节 客户服务管理的解决方案 第三节 客户服务的技术支持 第四节 客户服务管理的服务技巧 2 第一节 客户服务管理概述 一、客户服务 二、客户服务管理 3 一、客户服务 客户服务的诠释 第一种：服务是一方能够向另一方 提供的基本上是无形的任何行为或 绩效，并且不导致任何所有权的产 生。 4 第二种：客户服务是能够使客户更 加了解核心产品或服务的潜在价值 的各种特色、行为和信息。 第三种：客户服务是一种活动、绩 效水平和管理观念。 5 课程定义 客户服务是一个过程，它以费用低廉的方 法给供应链提供了重大的增值利益。 6 一般认为，客户服务是在合适的时间 和合适的场合，以合适的价格和合适的方 式向合适的客户提供合适的产品和服务， 使客户的合适需求得到满足，价值得到提 高的活动过程。 例：书店购书的服务 7 例：端正客户服务态度例：端正客户服务态度 客户户是什么？ 一个客户户 是我们们企业业最重要的一员员，不论论他是来到我们们公司，还还是写 信，打电话给电话给 我们们。 一个客户户不需要我们们，我们们需要他。 一个客户户不是对对我们们工作的扰扰乱，而是我们们工作的意义义和目的。 一个客户户 有不同的需求。我们们的任务务是超出他们们期望地满满足他的需求 ，让让他、让让我们们都从中得利。 一个客户户 不是一个吵架的对对象，或我们们表现现我们们比他高明的对对象。没 有一个企业业能在和客户户的争吵中取胜胜。 一个客户户 不是看不见见的外人，而我们业务们业务 活动动的一部分，我们为们为 他服 务务，不是我们给们给 他的恩赐赐，而他给给我们们的恩赐赐，因为为他给给了 我们为们为 他服务务的机会 二、客户服务管理 客户服务管理是一种了解和创造客户需求，以 实现客户满意为目的，企业全员、全过程参与 的一种经营行为和管理方式。它包括营销服务 、部门服务和产品服务等所有的服务内容。 客户服务管理的核心理念是：企业(包括服务 行业)全部的经营活动都要从满足客户的需要 出发，以提供满足客户需要的产品或服务作为 企业的责任和义务，以客户满意作为企业经营 的目的。 9 1、客户服务管理的涵义 客户服务4个循环阶段 接触客户 理解客户 帮助客户 留住客户 1111 2、客户服务管理的分类 （1）售前服务管理 售前服务管理是指在客户购买商品之前， 企业向潜在客户提供的服务管理。 主要方式：免费培训班、产品特色设计，请客 户参加设计，导购咨询，免费试用，参观商品 生产过程和使用实态，赠送宣传资料，商品展 示，上门介绍，商品质量鉴定展示，调查客户 需要情况和使用条件等。 售前销售服务的九种武器（公司、个人） v 展会 v 技术交流/汇报 v 登门拜访 v 测试和样品 v 赠品 v 商务活动 v 参观考察 v 培训学习 v 客户联谊会 了解客户需求 宣传产品 建立互信 （2）售中服务管理 售中服务管理是指企业向进入销售现场或 已进入选购过程的客户提供的服务管理。 主要形式：提供舒适的购物现场、现场导购 、现场宣传、现场演示、现场试用、照看婴 儿、现场培训、礼貌待客、热情回答、协助 选择、帮助调试和包装等。 13 你去移动营业厅充话费过程中 接受了哪些售中服务？ （3）售后服务管理 售后服务管理是指企业向已购买商品的顾 客所提供的服务，它是商品质量的延伸， 也是对顾客感情的延伸。 主要方式：免费送货、安装和调试，包退包换， 以旧换新，安装用户免费热线电话，技术培训， 产品保证，备品和配件的供应，维修服务网点， 巡回检修，综合性联合服务，特种服务，组织用 户现场交流，客户抱怨处理，客户联谊活动，向 用户赠送自办刊物和小礼品等。 14 售后服务流程 受理人接受客户投诉或售后 服务需求 : 问题描述 挑选处理人 PC显示可被分配问题的人员/部门 一线人员回应 客户问题现状 提送二线 人员处理 一线人员解决 问题 通知顾客 提出其他需求 顾客接受 结果 部门主管 第二节 客户服务管理的 解决方案 一、优先考虑、响应、预见客户需求 “海底捞” 二、以顾客为导向设置组织 业务流程重组 三、开展员工的客户服务培训 例：Motorola公司每年都会投资4000万美元用于员 工培训。 Motorola董事长兼CEO乔治费希尔宣称：“ 我们认为这是一项必要的投资。” 17 （一）企业员工培训的内容 第一，培养他们顾客服务的全局观念，而不 是从狭隘的角度培养他们取悦客户。 18 n n 第二，让他们熟悉组织中其它部门的运作第二，让他们熟悉组织中其它部门的运作 ，使他们能够回答关于其他部门位置之类，使他们能够回答关于其他部门位置之类 的问题，或者回应顾客需求。的问题，或者回应顾客需求。 第三，培训适当的决策技能，使他们明确掌 握企业的授权，而不是当顾客需要时推诿， 或者滥用承诺。（responsiveness） 19 n n 第四，产品知识和企业背景知识培训。第四，产品知识和企业背景知识培训。 (二)企业员工培训的方案 1.工作现场面对面培训 2.角色培训 3.小组在岗培训 4.研讨会 5.经理培训班 6.主管人员培训班 7.一线骨干员工培训班 8.聘请外部培训专家 20 第三节 客户服务管理的 技术支持 互动服务互动服务 人际互动人际互动 媒体支持互动媒体支持互动 同步性同步性 同步同步同步同步不同不同 步步 同步同步不同步不同步 沟通水平沟通水平 高高中中低低很低很低很低很低 数字沟通力数字沟通力 中中高高高高很高很高很高很高 适应能力适应能力 很高很高高高高高低低低低 客户类型客户类型 高价值高价值一般一般一般一般一般一般一般一般 举例举例 面谈；当面面谈；当面 服务服务 视频会议视频会议 、电话、电话、 即时沟通即时沟通 工具工具 电子邮电子邮 件，件， SMSSMS IVRIVR、网、网 络自助服络自助服 务务 自动自动SMSSMS应答应答 、自动电子邮、自动电子邮 件应答件应答 22 呼叫中心/客户互动中心 1. 呼叫中心的定义 呼叫中心（Call Center）是基于CIT技术（计算机电话集成 ）的一种新的综合信息服务系统。现代呼叫中心应该是一种 充分利用通信网和计算机网的多项功能集成，与企业各业务 渠道连为一体的完整的综合信息服务系统，能有效地为用户 提供多种服务。 23 呼叫中心的关键技术 1. 自动呼叫分配（Automatic Call Distribution ， ACD） ACD系统是现代呼叫中心有别于一般热线电话系统和自动 应答系统的重要标志，也是决定呼叫中心规模以及系统质 量的重要部分 2. 计算机电话集成（Computer Telephone Integration ， CTI） CTI通过软件、硬件接口及控制设备把电话通信和计算机 信息处理集成在一起，实现对话、传真和数据通信的相互 控制和综合应用 3. 交互式语音应答（Interactive Voice Response ， IVR ） IVR相当于一个自动话务员，用于繁忙等待或无人值守时 完成各种自动化任务 24 2. 呼叫中心的发展 25 第一代 应用计算机的支持、利用电话作为与用户交互联系 的媒体，也可叫做“电话中心” 第二代 第三代 建立起交互式的语音应答（IVR）系统，这种系统能 把大部分常见问题的应答交给机器、即“自动话务员” 应答和处理 应用了计算机电话集成（CTI）技术(语音与数据的协同 传送) ，以电话语音为媒介，用户可以通过电话机上 的按键来操作呼叫中心的计算机 26 第四代客户服务中心：客户互动中心（CIC） 接入和呼出方式多样化 电话、VOIP电话、计算机、传真机、手机短信息、Wap、电子邮件等 多种沟通方式格式互换 可实现文本到语音、语音到文本、Email到语音、Email到短消息、 Email到传真、传真到Email、语音到Email等的自由转换。 语音自动识别技术 可自动识别语音，并实现文本与语音自动双向转换，即可实现人与 系统的自动交流。 基于Web的呼叫中心 Web Call、独立电话、文本交谈、非实时任务请求 呼叫中心新发展：电脑/网络和电话整合 CTI Call out呼出管理 电脑选取客户 自动拨号 电脑同步显示客户资料和询问内容 Call in呼入管理 自动带出客户资料 整合性解决客户问题 知识系统、资料整合 多重服务渠道 -Web, IVR, FOD，WAP等（與CTI整合） 常用问题集 (FAQ) 服务历史记录 问题知识库 3. 呼叫中心的作用 28 提高客户 服务水平 获取客户 信息 改善内部 管理 创造利润 第四节 客户服务管理的服 务技巧 一、改善客户关系的技巧 二、接待客户的用语禁忌 三、不同客户的服务技巧 四、与客户沟通服务技巧 30 第一条：态度友好别人才会理睬你。 第二条：诚实开朗热情大方这是最好的 策略。 第三条：有礼貌举止得体有益无害。 第四条：对对方表示兴趣他们也会对你 感兴趣。 第五条：保持愉快无论你在做什么。 一、改善客户关系的技巧 31 第六条：宽容每个人都会犯错误。 第七条：富有同情心顾客需要支持； 第八条：公正别人的期望仅此而已。 第九条：讲究策略你会受到信任。 第十条：态度积极说“能做”的人会成功。 32 案例1：你的冷淡使客户远离 3月13日，高先生到某支行办理转账业务 ，因营业厅门口未设立服务区域指示牌 ，高先生就近走到现金区咨询转账问题 ，柜员抬眼冷漠地瞟了一下高先生，面 无表情点着手中的练功券（在练习点钞 ）。 高先生：“请问小姐，支票转账在这里办 理吗？” 33 柜员点完一遍又继续点，始终没有回 答，高先生又重复询问了一遍。这时 ，柜员仍未抬头，只是用手中的练功 券向左面的转账区指了一下。 如果你是柜员将如何做？ 34 案例2：你的热情把顾客“挡在了门外” 某日下午，某药店，刚到药店上班不 久的新员工刘晓雯上班不久，站在门 口远远看到街对面有一位中年女性手 里提着菜篮兴冲冲地向药店走来，刘 晓雯满面笑容，很热情地迎上去。只 见她在为女顾客打开玻璃门的同时， 站在门口迫不及待地向顾客打招呼。 刘：“您好，请问您需要点什么？” 35 顾客（站在门口）： “请问有没有 维生素B2？” 刘（实话实说）： “很抱歉，我们 这种药刚好卖完了，要不” 顾客：“那就算了，我再到别家看看 吧，再见！” 顾客刚刚跨上门店台阶的脚步停了 下来，随后转身离去。 36 该情境中，刘晓雯的问题出在哪里？你 会如何做？ 案例3：被客户误解了，怎么办 管小姐办完新房购置的按揭手续。随后几 天，有多家地产中介和装饰公司打管小姐 的手机，询问新房是否需要装修和出租。 电话骚扰使管小姐非常生气。问其电话号 码来源，对方说银行里有熟人，是从银行 里买来的。 管小姐在该支行作按揭时留有电话，就认 定是银行泄露了客户资料。11月9日来找银 行给个说法。 管小姐：“我在你们银行做按揭留下联系电 话，你们怎么给了别人？” 38 案例3：被客户误解了，怎么办 客户经理：“这绝对不可能！” 管小姐：“有人说是你们有偿提供的。” 客户经理：“那人是谁？请不要妄下定论！ ” 由于各抒己见，管小姐与客户经理发生了 争执。 如果你是客户经理 对于客户的臆断如何看待，请写下你的建 议。 39 11月9日来找银行给个说法。 管小姐：“我在你们银行做按揭留下联系电话，你们怎 么给了别人？” 客户经理：“我猜想你一定收到不少中介的推销电话， 这种事令人很不舒服。我要是不停地接此类电话也会很 头痛。” 管小姐：“有人说是你们有偿提供的。” 客户经理：“保守客户秘密是银行的义务，我们马上着 手调查此事，明天上午一定回复你，好吗？” 原来，发展商通过物业代理销售楼房，物业代理曾接受 过管小姐的相关资料。客户经理立即联系发展商，要求 他们与客户签订资料保守协议。 管小姐对这样的处理非常满意。 你可以做的更好的是: 40 二、接待客户的用语禁忌 1. “这种问题连三岁小孩都知道”； 2. “不可能，绝不可能有这种事发生”； 3. “我不会”、“没办法”、”不行”； 4. “这是我们的规定”； 5. “总会有办法的”； 6. “改天我再和你联系”； 7. “嗯这个问题我不大清楚”； 8. “这种问题去问生产厂家，我们只负责卖” ； 9. “我绝对没有说过那种话”； 41 案例4：服务忌语勿出口 春节长假，某药店一连几天生意都很清淡。 这天一位衣着考究的中年男士来到药店 （店内的营业员心中窃喜，暗想：事业成功 人士买东西不计较，这次有戏啦。） 顾客（礼貌地）：“小姐，有没有胃药。 ” 营业员（忙不迭声）： “有，有，有” 顾客： “谢谢，我要小包装的。” （很不巧，这种药只有大包装，营业员想只 不过是包装大小而已，于是自作聪明地把大 包装的拿了下来。） 42 营业员（小心翼翼地）： “不好意思，小包 装的刚好卖完了，不过，您可以买这种大包 装的。” 顾客： “我只想要小包装的，以前我只服用 两小盒就好了，但这个大包装却有6盒。” 营业员： “这有什么关系呢，剩下的您可以 留着下次用啊！” 顾客（脸色一变，很生气地）：我只想这次 就好，不想留着下次犯病！” 43 三、不同客户的服务技巧 第一条：接待新上门的客户要注重礼貌，以 求留下好的印象； 第二条：接待熟悉的老客户要热情，要使他 们有如逢挚友的感觉； 第三条：接待急性子或有急事的客户，要注 意快捷，不要让他们因购物而误事； 第四条：接待精明的客户，要有耐心，不要 显出厌烦情绪； 44 第五条：接侍女性客户，要注重推荐新颖、漂 亮的商品，满足她们爱美、求新的心理； 第六条：接待老年客户，要注意方便和实用， 让他们感到公道、实在； 第七条：接待需要参谋的客户，要当好他们的 参谋，不要推诿； 第八条：接待自有主张的客户，要让其自由挑 选，不要去干扰他。 45 1、接近顾客 四、与客户沟通服务技巧 职业的微笑向顾客致意和打招呼; 把对顾客说简单的”您好!欢迎光临”作为欢迎顾 客的最好方式; o在服务接待中切记不要过分热情。 46 1) 当顾客看着某件商品时(他对商品感兴趣); 2) 当顾客仔细打量某件商品时(顾客对产品一定有需求,是有 备而来的); 3) 当顾客翻找标签和价格时(他已经产生兴趣,想知道商品的 品牌和价格); 4) 当顾客看着商品又抬起头时(他在寻找导购的帮助); 5) 当顾客表现出在寻找某件商品时(你可以主动询问是否需要 帮助); 6) 当顾客再次走进你的柜台时(货比三家之后,觉得刚才看过 的商品不错); 7) 当顾客与导购的眼神碰撞时(自然地招呼顾客,询问是否需 要帮助); 8) 当顾客主动提问时(顾客需要你的帮助或是介绍); 9) 当顾客突然停下脚步时(看到了自己感兴趣的商品)。 47 2、与顾客沟通服务技巧 欢迎光临。 你要点什么？看看嘛。 你到底有什么需要你就告 诉我嘛？ 这个商品太适合你了，如 果你再附带上这些就更好 了。 您好!欢迎光临. 请问您需要帮助吗？ 您请自便，如有需要 请示意我。谢谢！ 这个商品似乎与您的 需要不太吻合，您可 以尝试别的可以吗？ 语言 48 语调 你的态度是通过声音以及身体语言凸现出来 的。请记住，帮助顾客是你的工作，假如你 无法忍受去帮助不满的顾客，那么就应该调 换工作。人们更注重的往往是你怎么说而不 是你说了些什么。 如果你的说话声听起来是恼怒的、不耐烦的 ，或居高临下的，那么顾客会更加愤怒。 49 面部表情 面对顾客投诉时，你的眼睛会转动吗? 你会皱 眉瞪眼吗? 你会不恰当地微笑吗? 50 身体姿态 你是否懒洋洋地靠着桌子工作场地? 你是否无精打采? 要坐如钟，站如松，表明你对顾客很专心。 当你懒散地坐着或站着时，你可能显得不专心或冷 漠。 保持一种无威胁性的、不设防的身体姿态。与顾客 保持一定的距离，给其留有足够的空间。不要逼近 顾客这会更加激怒他。 51 动作 当你不得不为不满的顾客寻找某种东西 时，你的动作是否很慢? 不满的顾客希望看到你迅速地对他们的 需求作出答复。 52 姿势 你是否双臂抱在胸前地站着或坐着? 你有没有用手托着脑袋，而眼睛看着天? 53 电话使用 3遍之前。 太多的停顿，笑声不断。 声音太小或太大。 声音带有鼻音,有故意的沙哑声音。 与同事还说个不停。 听对方讲话时沉默不语。 将你的电话转给别人或让别人代接一下。别 让给你打电话的人找你找来找去一场空。 对方未挂电话之前，你已挂断。 第五节 处理客户不满 和投诉的方法 55 一份来自美国消费者的调查统计 主题：即便不满意,但还是会在你 那里购买商品的顾客有多少? 不投诉的顾客9%(91%不会