检验检测技术机构人员技术档案信息化管理初探.docx

检验检测技术机构人员技术档案信息化管理初探 摘 要：人员技术档案是检验检测技术机构人员情况的真实写照，对人员管理工作的完善起着重要的借鉴作用。本文从检验检测机构人员技术档案管理的重要性，探讨了检验检测技术机构人员技术档案管理中存在的问题，以及人员技术档案信息化发展的必然性及优点，以便人员技术档案的管理能够更有效的服务于检验检测技术机构的发展。 关键词：检验检测技术机构；人员技术档案；档案信息化管理 随着社会信息化飞速地发展，检验检测机构人员的技术档案管理工作遇到了更大的挑战。传统的人员技术档案管理模式已不能满足信息化时代工作的需求。充分利用信息化管理技术手段实现人员技术档案又快又好地归档与利用，是信息化社会发展的必然趋势。 1 检验检测技术机构人员技术档案的重要性 人员技术档案是专业技术人员在长期的业务实践和科研活动之间形成的反映工作经历、业务技能、工作业绩、学术水平、科研成果的真实记录，是全面反映人力资源整体情况、充分发掘人力资源的基础，也是档案管理的重要组成部分，微观上它记载了专业人员业务发展的过程和德能勤绩，宏观上反映着单位的整体业务水平和发展潜力。人员技术档案是检验检测技术机构技术性档案资料的重要组成部分，也是全面反映人力资源整体情况的综合体现。检验检测机构建立人员技术档案，是对检测和校准实验室能力认可准则等规定的遵守，人员技术档案在实验室监督评审和认证中起到不可或缺的作用，能为评审人员资质情况提供证明材料。同时对提高质量管理工作效率，以及内部质量管理体系的持续有效运行发挥着重要的作用。 2 目前检验检测技术机构人员技术档案管理存在的问题 1.没有管理标准和技术规范文件 人员技术档案不像文书档案管理那样有系统完善的管理标准或者技术规范文件做引导。CNAS-CL01：2006检测和校准实验室能力认可准则中虽提到人员技术档案归档的大致范围，但不是很全面，该准则5.2.5条款规定：“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期，这些信息应易于获得。”实验室资质认定评审准则5.1.5规定：“实验室应保存人员的资格、培训、技能和经历等的档案。”以上资料并没有对人员技术档案归档进行详细地规定，从而导致归档范围杂乱无章。 2.人员技术档案管理方式陈旧 人员技术档案涉及的内容多、范围广，目前主要以纸质材料为载体、以手工记录为操作方式的管理模式来进行动态的归档整理。这种管理方法效率不高，容易造成人员技术档案不全，导致在利用方面、管理效能等方面与实验室评审专家的要求背道而驰。 3.人员技术档案管理人员水平参差不齐 技术档案管理人员的综合素质决定着档案管理水平和档案管理质量。就目前的实际情况来说，检验检测技术机构人员专业的技术档案管理人员是比较匾乏的，大多数技术档案管理人员只是兼职，没有参加过专业的技术档案管理知识的培训。再加上技术档案管理的培训少只又少，一般只有实验室参加扩项监督评审期间，评审专家会对技术档案做一定的要求，技术档案管理员再根据评审专家提出的意见进行整改，从而造成管理上的被动。 3 检验检测技术机构人员技术档案信息化管理的必然性 随着电子科学技术和信息技术的快速发展，人们的生活节奏越来越快，工作效率也越来越高。管理理念也要顺应时代的发展，不断地提高。由于人员技术档案所涉及的内容多，范围较广，人员档案的归档不可能一次性完成，需要不断地添加和补充材料，确保归档材料随时跟新有效，是一个持续动态不断完善的一个过程。传统的手工管理方式满足不了新时代发展的需求。通过构建计算机信息管理系统，取代传统的手工归档方式，大大降低了档案管理人员的劳动强度，提高工作效率。建立人员技术档案管理信息化系统势在必行，也极为重要，它不仅可以提高档案管理的水平，提升档案信息的追溯性，而且有利于快速查询与统计，改善存档文件的方式，科学地进行档案管理，改变原来档案管理依赖手工查询与统计和生成报表现象，使档案管理更系统化地动态运行。 4 检验检测技术机构人员技术档案信息化管理的优点 1.有利于人员情况的掌控 通过运用信息化管理系统对检验检测技术机构人员技术档案进行管理，能有效地对人员的相关授权、能力、教育、资格、培训、技能、经验和监督的记录等多种工作描述进行掌控，以及对检验检测人员包括在培人员的培训情况、考核上岗情况，技能水平，员工的实际操作能力，人员的科研水平等等进行实时动态监督，从而避免因人员不具备检测能力资质条件超范围进行上岗操作，确保检验检测数据、结果的真实、客观准确。 2.为领导决策提供依据 将计算机信息管理系统运用到人员技术档案管理，可充分挖掘人员的培训、考核、科研等信息资源，为单位各项工作的开展提供信息服务，为领导决策提供可靠依据。领导可以通过从信息管理系统中提取的数据进行培训计划的可行性分析，以及实验室建设中人员、资金、设备等投入提供有力的依据。 3.为选拔人才提供科学依据 信息化系统真实记录专业人员职以来的培训、转正、定岗、调岗、考核、奖罚、离职等情况进行全程。人力资源部门可以便捷地掌握技术人员业务技术信息、工作表现、个人业绩以及技术能力测评情况，从而为选拔技术骨干提供绩效考评的准确数据，克服在选拔人才上凭印象做决策的弊病，做到合理评聘，量材用人。通过信息化管理软件查询汇总功能来综合分析单位不同年龄段、不同学历、不同职称和不同工作经历的技术人员情况，结合单位未来发展方向，对人才的培养做出预测性的分析，避免因情况不明，造成管理决策的失误。 4.有利于档案的开发与利用 人员技术档案是检验检测技术机构的灵魂。通过运用信息化管理系统，大大提高了档案的开发与利用。例如在招投标中，一般需要检测检测机构人员的从业能力证书及职称证书；通过技术档案信息化管理就能很快调出相关数据，提高了工作效率。完整的人员技术档案是检验检测技术机构获得资质认定的必要条件，通过信息化管理系统能快速准确地调取人员的档案资料，及时准确地提供评审中需要的实验室人员资质的证明材料。 总而言之，随着信息技术的快速发展，人员技术档案信息化建设势在必行。检验检测机构通过实验室认可工作，提高实验室的质量管理水平和社会对认可实验室的认知度和信任度，完善质量管理体系，增强竞争能力。检验检测机构应以实验室认可为契机，逐步建立完整实验室检验检测信息管理系统，提高人员技术档案管理水平。 参考文献 1.张丽菊.实验室认可中人员技术档案管理的实践和体会J.江苏卫生保健 2008 35-36 2. CNAS-CL01：2006检测和校准实验室能力认可准则 3.检验检测机构资质认定准则