办公室文书档案收集与归档工作管理初探.docx

办公室文书档案收集与归档工作管理初探 摘 要：现阶段，我国社会经济发展的非常突出，促进了各个领域的发展，在社会不断发展的过程中，我们发现办公室文书档案收集与归档工作管理，对社会的发展有非常大的影响，此项工作的开展，逐渐的被重视起来。这就对相关的管理人员，提出了较高的要求。本文就?k公室文书档案收集与归档工作管理，进行简单的论述。 关键词：办公室文书档案；收集；归档工作；管理 文书档案主要记录的是社会发展的过程，其可以清晰有效的反映出社会各组织或团体，在发展中存在的问题，以及解决的方法和结果等。文书档案管理是办公室档案管理的主要部分，档案收集和归档管理，是重中之重，对于社会个单位的稳定发展有非常大的影响。由此来看提高办公室文书档案收集与归档工作管理的水平，保证文书档案的服务质量，是非常有必要的。 1 办公室中文书档案的收集与归档工作管理的意义 实际上，在众多的工作中，文书档案收集与管理是我国事业单位最为基础的工作内容，但是其却起着关键的作用，是保证事业单位顺利开展工作的前提。文书档案中，清楚的记录着事业单位的发展历程，是单位未来发展和决策的主要参考依据，文书档案中最为主要的资料包括，会议的具体记录、各事件的请示以及审批情况、重大事项的决议等。换句话说，文书档案管理，会直接影响单位未来的战略方向，对于其的发展有非常积极的意义。 2 办公室文书档案收集 （一）文书档案收集的涵义 收集工作实际上很好理解，就是将各个部门发展过程中，所产生的资料收集起来进行统一的整理，而文书档案收集，就是相关人员，严格的按照制度规定，将散落在各机关、个人手中的资料收集起来，在办公室档案管理处，进行统一的、科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。 （二）文书档案收集工作的内容与要求 办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。 3 办公室中文书档案的收集与归档工作管理的现状 （一）工作人员对文书档案的管理意识较差 在以往的发展过程中，很多管理人员对于办公室文书档案收集与归档工作管理是不重视的，管理的意识较差，在实际的工作中注意力不集中，岗位职责得不到有效的发挥，使文书档案的收集和归档工作，很难落实。在实际的工作过程中，大部分的管理人员具有一个惯性思维，就是带有红头的文件才是重要的，没有红头表示的文件就是不重要的，在管理工作中，也就不重视，大大降低了文书档案管理工作的质量和效率，导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低，增加了文书档案管理和查阅的难度，从而使得文书档案无法为单位的决策发挥作用，在一定程度上阻滞了单位的发展进程。 （二）单位对文书档案的收集和归档的重视力度较差，落实不到位 从目前，我国文书档案收集和归档工作管理的现状来看，档案管理部门对此工作重视力度较差，管理落实不到位，是最为突出的现象。造成这种现象的原因主要有：管理方式的不合理，在信息技术高速发展的背景下，很多单位仍没有落实电子文书档案管理模式，仍采用文字档案的管理形式，这就造成了管理工作落实不到位；文书档案收集和归档的流程缺乏规范性，文件资料摆放杂乱，无法准确区分，造成归档不及时；文书档案资料真实性较差，很多单位进行文书档案管理只是为了应付上级部门的检查，文书资料的真实性无法有效保证，历史资料缺失严重；文书档案缺乏连续性与完整性，如文件资料断章、断页、缺单位落款公章、缺时间等。 （三）文书档案的收集及归档不全面 在实际的发展过程中，有一非常普遍的现象，就是文书档案资料的收集缺乏全面性。再加上，文书资料涉及的内容较多，来源复杂，参考价值较大，如果在收集的过程中，出现资料收集不全，遗留在其它部门的状况，就会致使文件归档困难。此外，由于部分文书档案管理人员为兼职人员，对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验，或其他各种原因，最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。 4 办公室中文书档案的收集与归档工作管理的改进措施 （一）强化文书档案工作管理人员的意识和能力 在社会大环境的促进下，办公室文书档案收集与归档工作管理逐渐的被重视起来，要想提高收集与归档管理的水平，我们首先需要做的就是提高相关人员的综合素养，落实培训工作，对管理人员的资料敏感度、专业性以及专业知识进行培训，为文书档案的收集与归档管理工作的顺利开展，打下基础。对于一些管理能力仍然不够强的工作人员，要结合其自身的特点和劣势，进行有针对性的技能培训，不断强化其自身对于文书档案工作管理的整体意识，这样不仅能够提高文书档案工作管理人员自身的整体素质，而且能够保证文书档案工作高效率、高质量、高水平开展。 （二）完善和优化文书档案相关工作管理制度 “没有制度不成方圆”，要想保证办公室文书档案的收集与归档工作管理，科学合理，我们还需完善相关的管理制度，让管理工作有制度可以依从，进而提高办公室文书档案收集与归档工作管理的规范性。首先要保证文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及相关注意事项等内容都进行有效核实，保证其自身的有效性和真实性。另外，根据企业单位实际情况，按照相关规章制度来进行责任分工制度，明确每一个管理人员的职责，保证文书档案归档范围的科学化、合理化。最后就是保证归档期限的确立，这样能够有利于对文书档案进行统一保管，防止一些人员用于私用，这样不仅能够有效提高文件资料的整体收集效率，而且能够保证文件资料的整体利用率。 （三）创新文书档案收集、归档工作模式 在社会高速发展的背景下，传统的文书档案收集和归档工作管理模式，已经不能满足社会发展的需求，文件资料的不完整制约了社会的发展，因此，在社会高速发展的背景下，我们应对文书档案收集和归档工作管理的模式进行创新和改革。提高文书档案资料收集的主动性，首先相关人员需要加强与各个企业单位之间的联系，定期对档案资料进行收集和归档，对一些文件资料进行定时更新，保证文件资料的有效性和真实性。另外，对档案管理过程中出现的一系列问题，及时进行有针对性的解决，保证档案管理工作的顺利展开和进行。最后就是利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，利用信息技术来辅助办公室文书档案的收集和归档，不仅能够减少人为收集归档的误差，而且能够保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。 5 结束语 总之，办公室文书档案收集与归档管理工作，是行政管理的主要内容，是体现历史发展情况的主要资料。本文对我国目前，办公室文书档案收集与归档管理的现状进行分析，并提出了几点优化管理模式的策略，从强化文书档案工作管理人员的意识和能力，完善和优化文书档案相关工作管理制度，创新文书档案收集、归档工作模式等几方面进行论述，希望可以提高文书档案管理的水平，提高工作质量。 参考文献 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档