学院归档范围要求及保管期限规范.doc

膃蒀蚂羆芅芃薈羅羅蒈蒄肄肇芁螃肃腿蒆虿肃莁艿蚅肂肁薅薁蚈膃莇蒇蚇芆薃螅蚆羅莆蚁蚆肈薁薇螅膀莄蒃螄节膇螂螃羂莂螈螂膄芅蚄螁芇蒁薀螀羆芃蒆螀聿葿螄蝿膁节蚀袈芃蒇薆袇羃芀蒂袆肅蒆蒈袅芇莈螇袄羇薄蚃袄聿莇蕿袃膂薂蒅袂芄莅螄羁羄膈蚀羀肆莃薆罿芈膆薂羈羈蒁蒈羈肀芄螆羇膃蒀蚂羆芅芃薈羅羅蒈蒄肄肇芁螃肃腿蒆虿肃莁艿蚅肂肁薅薁蚈膃莇蒇蚇芆薃螅蚆羅莆蚁蚆肈薁薇螅膀莄蒃螄节膇螂螃羂莂螈螂膄芅蚄螁芇蒁薀螀羆芃蒆螀聿葿螄蝿膁节蚀袈芃蒇薆袇羃芀蒂袆肅蒆蒈袅芇莈螇袄羇薄蚃袄聿莇蕿袃膂薂蒅袂芄莅螄羁羄膈蚀羀肆莃薆罿芈膆薂羈羈蒁蒈羈肀芄螆羇膃蒀蚂羆芅芃薈羅羅蒈蒄肄肇芁螃肃腿蒆虿肃莁艿蚅肂肁薅薁蚈膃莇蒇蚇芆薃螅蚆羅莆蚁蚆肈薁薇螅膀莄蒃螄节膇螂螃羂莂螈螂膄芅蚄螁芇蒁薀螀羆芃蒆螀聿葿螄蝿膁节蚀袈芃蒇薆袇羃芀蒂袆肅蒆蒈袅芇莈螇袄羇薄蚃袄聿莇蕿袃膂薂蒅袂芄莅螄羁羄膈蚀羀肆莃薆罿芈膆薂羈羈蒁蒈羈肀芄螆羇膃蒀蚂羆芅芃薈羅羅蒈蒄肄肇芁螃 蚀螈袀蒇薆螇羃芀蒂袆肅蒅莈袅膇芈蚇袄袇肁蚃袄聿莇蕿袃膂腿蒅袂袁莅莁袁羄膈虿袀肆莃薅罿膈膆蒁羈袈莁莇 附件：1、学院归档范围要求及保管期限规范：党群类归档范围及保管期限 DQ11党群综合 归档单位：党政办公室序号类 目 名 称直接责任人保管期限综 合王云龙1党委年度工作计划、总结、报告、制度永久2党委常委会、中心组学习等会议记录、上级党委文件、学院党委下发文件永久3党代会文件材料永久4党委领导在院内外重要会议上的讲话稿永久5重大情况反映材料永久6学院和上级部门有关党建工作的文件材料长期7学院和上级党委系统有关表彰和奖励的文件材料长期8上级部门针对本院党委工作的通报、交流材料短期纪 检1纪检工作计划、报告、总结及重要统计表永久2学院和上级部门关于纪检工作管理文件材料长期3纪委(纪检)会议记录长期4党员处分、复查及调查材料长期5纪委(纪检)工作规章制度长期6学院和上级部门下发或转发的暂行规定、办法等文件短期组 织1学院组织工作、总结、决定、报告、调查材料永久2学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复等材料永久3干部任免、调动报告、决定、批复、通知等材料永久4干部名册和党内统计年报表永久5学院和上级部门关于组织工作的管理性文件材料王云龙长期6党员名册和吸收新党员、预备党员转正或取消资格、退党等文件材料长期7各总支、支部委员名册和改选报告、审批材料长期宣传教育马志援1本院宣传工作计划、总结、决定、报告等材料永久2学院和上级部门关于宣传教育工作的文件材料长期3教职工政治思想工作动态材料长期4学院和上级部门下发或转发暂行规定、办法等文件短期行政类归档范围及保管期限 XZ11行政综合 归档单位：党政办公室 序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学院年度计划、总结、报告任 伟永久2院长办公会会议记录、纪要、上级文件、学院自制文等永久3学院大事记、信息动态、年鉴、规章制度永久4学院向上级的请示及其批复永久5启用印章的文件永久6院领导在重要会议上的讲话稿永久7学院与外单位签定的各种协议（重要的协议，则永久保存）长期8校庆、院庆、校友工作材料长期9小车档案资料陈二伟长期XZ11 招标文件归档单位：党政办公室序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学院基建招、投标文件任伟永久2各种招标合同永久3招标领导小组会议、记录永久4有关招标规定文件等永久XZ11学生工作部归档单位：学生工作部序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学生部工作文件、学生奖、贷等文件张青永久2学院和上级关于学生工作政策和指导文件永久3学生工作部工作计划、报告、及相关规章制度永久4关于优秀学生的表彰和奖励、先进集体材料永久5学生手册永久 DQ13 团委 归档单位：团委序号类 目 名 称直接责任人保管期限1团委工作计划、总结、报告及规章制度张梦楚永久2学院团代会和学代会文件材料永久3学院和上级关于团委工作的政策和指导性文件长期4关于表彰和奖励先进集体和个人材料长期5处分团员的材料及复查材料长期6团干部名单和团员分册长期7学生会文件材料长期8学生组织参与各种学会、社团活动、社会实践的有关材料长期9团委牵头进行的重大活动的有关材料长期 XZ12人事 归档单位：人事办公室序号类 目 名 称直接责任人保管期限1人事工作计划总结侯 超永久2关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久3院内机构设置、变化的文件材料永久4人事统计表和教职工名册永久5学院和上级机关有关人事工作的文件长期6表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期7学院人事工作的规章制度长期8教职工复查、撤销处分的材料长期9教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期10教职工的录用、调入、调出的有关材料长期11教师业务考核、工作量的规定及执行情况等材料长期12教职工工资调整、转正定级文件材料及教职工福利材料长期13使用临时工有关文件材料的规定长期14学院和上级关于人事工作的暂行规定、办法等文件短期XZ13保卫归档单位：保卫部序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学院保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表郑寿武永久2学院保卫保密工作方面的规章制度长期3上级有关公安保卫工作的文件长期4学院和上级有关消防安全工作的文件长期5学院和上级有关公安保卫安全工作的暂行规定、办法等文件短期 XZ14后勤 归档单位：后勤保障部序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学院后勤工作计划、报告、总结郭领会长期2学院后勤工作规章制度、干部任免、表彰、处分等材料长期3上级有关后勤工作的文件长期4防震、防汛、环保、节能工作的文件材料长期5车辆工作的有关文件材料（车辆档案）短期6伙食工作的有关材料短期7上级有关后勤工作的暂行规定、办法等文件短期8学院资产统计资料王育春长期XZ15图书归档单位：图书馆序号类 目 名 称直接责任人保管期限1图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报支 晓永久3图书馆工作计划、报告、总结长期4图书馆规章制度长期5图书馆与校外交流的有关材料长期6学院和上级有关图书馆工作的文件长期7上级有关图书馆工作的暂行规定、办法等文件短期 XZ15档案 归档单位：档案室序号类 目 名 称直接责任人保管期限1档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报强春晓永久2档案规章制度长期3档案部门与校外交流的有关材料长期4学院和上级有关档案工作的文件长期5上级有关档案工作的暂行规定、办法等文件短期 DQ12 工会 归档单位：工会序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学院工会工作计划、总结、统计、报告、决定、重要通知帅新川永久2学院和上级有关工会工作的文件长期3学院和上级有关表彰工会先进集体和先进个人的材料、名单长期4基层工会干部名册和会员名册长期5工会活动材料短期JX11教学类归档范围及保管期限归档单位：教学部、招生就业办序号类 目 名 称直接责任人保管期限综 合虞 筠1教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法永久2学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结、统计报表永久3有关精品课程的申请、批复及课程设置永久4上级下达的有关教学工作的文件材料长期5教学检查、评估及各级优秀教学质量等评奖材料长期6有关体育工作方面的材料长期7学院和上级部门下发或转发的暂行规定、办法等文件长期招 生韩娅舒1新生录检表永久2新生名单永久3上级有关招生工作的文件材料长期4招生计划、规定、生源计划长期5招生宣传、招生工作总结短期学籍管理邸 鑫1在校学生名册永久2学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）长期3学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期4学生处分材料长期课堂教学与教学实践1各专业教学计划、教学大纲（培养方案）、新增专业批复永久2课程建设要求及安排长期3教学实习、生产实习计划、总结及有关材料短期4社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期学 位1学位委员会授予各层次学位清册永久2上级有关学位工作文件材料 长期3本校学位评定条例、办法及计划、总结长期毕业生王东辉1毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久2有关就业工作文件材料长期3毕业生工作计划、总结长期4毕业生供需统计、计划、合同长期5毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料王 飞长期6校友联络资料长期JX12全日制本科教学成绩单归档单位：各系教学秘书序号类 目 名 称直接责任人保管期限1学生成绩册各系教学秘书永久网络建设类归档范围及保管期限归档单位：网络中心序号类 目 名 称直接责任人保管期限1网络发展规划和建设资料郭向东长期2网络运行维护资料长期3网络布局图长期基本建设类归档范围及保管期限JJ11综合归档单位：基建办公室序号类 目 名 称直接责任人保管期限1全院性总体规划、设计总平面图延克宁永久2全院性水、电、气管道分布图永久3全院性地质勘探、地形测量材料永久4项目建议书及上级批复永久5上级有关基建工作的文件长期6基建工作规章制度长期7基建工作年度计划、总结、财务预、决算长期JJ12基建重点项目归档单位：基建办公室序号类 目 名 称直接责任人保管期限一前期准备文件延克宁1项目建议书及报批文件永久2可行性研究报告(含方案设计)及其评估、报批文件永久3财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资及说明短期4工程地质、勘察报告永久5施工图设计永久6工程概算永久7报建总图永久8施工执照永久9技术设计审查长期10中标通知书长期11工程预算、标底延克宁永久12合同书永久13环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久二施工文件（一）建筑施工文件1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期2施工组织设计、施工计划及安全措施文件长期3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期4建筑材料试验报告 长期5设计变更通知、工程更改洽商单、业务联系单永久6施工定位测量、复核记录、地质普探永久7地(岩)试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录永久8隐蔽工程验收记录永久9工程沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告永久 10工程质量检查、评定永久11 施工预、决算及审计文件永久12交工验收记录证明永久13竣工报告、竣工验收证明永久14竣工图永久15声像材料(含场地原，施工、竣工重要场景，效果图等)长期（二） 设备及管线安装施工文件1开工报告、技术交底、图纸会审纪要长期2施工组织设计长期3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期4建筑材料试验报告长期5设计变更通知、工程更改洽商单、业务联系单永久6焊接试验记录永久7隐蔽工程检查验收记录永久 8强度、密闭性试验报告长期 9施工安装记录，安装质量检查、评定，事故处理报告长期 10管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期 11竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算及审计文件永久 12竣工图永久 13声像材料延克宁长期（三） 电气、仪表安装施工文件1开工报告、技术李底、图纸会审纪要长期 2施工组织设计短期3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期4建筑材料试验报告长期5设计变更通知、工程更改洽商单、业务联系单永久6材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告永久7工程质量评定永久8竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算及审计文件永久9竣工图永久10声像材料 长期三监理文件 （一）施工监理文件、资料1监理合同协议，监理规划、细则长期 2施工组织设计、施工方案审核，施工进度、延长工期报审长期3开(停、复、返)工令长期4协调会审纪要长期5工程材料监理检查、复检报告长期6监理周(月、季、年)报长期7各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期8施工质量检查分析评估报告长期9工程分部分项质量论证、评估长期（二）设备采购、监造工作监理文件、资料 1设备、原材料、零配件等的质量证明文件长期2开工、复工报审单 长期3会议纪要长期4监理工程师通知单、监理工作联系单长期5监理日志、监理月报长期四工艺设备文件1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期 2产品检验、包装、工装图、检测记录 长期3设备招投标文件、合同、出厂质量合格证明 延克宁长期4设备装箱单、开箱记录、备品备件单 长期5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期6设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期五竣工验收文件 1项目竣工验收报告 永久 2工程监理总结永久 3项目质量评审文件永久 4工程现场声像文件永久 5工程审计文件、决算报告永久 6环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久 7竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、 验收备案文件永久8项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期仪器设备类归档范围及保管期限SB11综合归档单位：教学部序号类 目 名 称直接负责人保管期限综 合王友明1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2学院仪器、设备的规章制度长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4学院设备、仪器购置计划、报告及经费分配方案长期5设备、仪器移交清册及设备、仪器报废、调拨报告和批复长期6学院有关仪器、设备业务工作的年度统计材料长期7重点实验室建设材料长期外购仪器设备项目1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）委托协议长期2上级或主管领导批复和准购批示王友明长期3定购合同（复印件）长期4进口设备过程中有关的商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文字、保修单长期7验收报告及文件材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料长期10使用、检修、故障事故记录（设备履历书）长期11重大事故的调查分析及处理意见长期12技术改革和开发过程中形成的技术文件材料长期出版类归档范围及保管期限CB11综合归档单位:应用型大学文化研究中心序号类 目 名 称直接责任人保管期限1明德学院学报马志援永久2明德学院院报永久3大学文化研究中心成果永久4报纸、刊物永久5学院政策研究基金项目申报、完成及获奖材料永久外事类归档范围及保管期限WS11综合归档单位：国际合作与交流中心序号类 目 名 称直接负责人保管期限综合李 焰1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久2学院完成的国际交流合作项目、成果等材料永久来校1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往信函长期4外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材短期财会类归档范围及保管期限归档单位：财务办公室序号类 目 名 称直接负责人保管期限CK11综合任彩霞1上级针对本校财务会计工作的文件材料永久2学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件材料永久3财会档案移交清册永久4上级有关财务会计工作的文件材料长期5财会档案销毁清册长期6学院和上级财务管理工作的暂行规定、办法等文件短期7奖学金管理工作文件短期CK12会计报表1决算报表（含基建综合决算）永久2预算会计报表永久3年度以上规划表、分配计划、测算表长期4年度以上各种统计报表（含工资报表）长期5季度以下各种计划、统计报表短期CK13会计账簿1总账长期2预算内账簿（含明细、分户或登记簿）长期3预算外账簿（含明细、分户或登记簿）长期4学院专项基金账簿长期5日记账长期6固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）长期CK14会计凭证1涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期2预算内各种原始凭证、记账凭证短期3预算外各种原始凭证、记账凭证短期4学院基金各种原始凭证、记账凭证短期CK15工资清册郝丽静1工资发放名册、卡片永久2工资转移、证明、通知存根长期3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片短期声像档案归档范围及要求SX声像责任人：各单位档案管理员序号类 别 主 要 内 容1党政活动类党政工作各类会议，社会知名人士来校视察，访问等重要活动。2教 学 类开学和毕业典礼，毕业生合影，知名教授，学生军训，实习等各类教学活动。3科研学术学术活动开幕式，闭幕式，报告会。4活 动 类院庆展览照片等。5外事活动类外宾来校访问，国际合作，外籍学生，教师在校活动，国际学术会议等各类外事活动。6产品、仪器设备类精、贵、稀设备仪器样照，安装调试运行场面，重点试验室评估等活动。7体 育 类运动会开幕式、闭幕式、领导讲话等场面，学生课余活动、比赛等。8艺 术 类艺术创作，演出剧照，艺术交流等活动。9校园建设类校园建筑物，基建工程开工、奠基、落成纪念，学院建设规划模型等。10获 奖 类党政管理、教学、基建等各项活动获奖的先进集体、个人。11人 物 类学院历任党委书记、院长，专家、学者，全国劳模，国内外知名校友返校活动，捐赠仪式等。归档要求：1.归档的声像载体材料必须是原版、原件，要求图象清晰、声音清楚。照片及底片要有文字说明，包括内容、时间、地点、人物和制作者。录音、录像带、磁带、光盘等其他载体要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。2.声像材料在完成制作后即可由各部门兼职档案员或声像材料制作人员归档。声像材料形成单位应准确填写移交清单，一式二份，由交方双方签字后，各备一份。3.凡学院重大活动形成声像材料，有关部门应及时通知档案室，以保证声像材料齐全完整，及时归档。实物档案归档范围及要求责任人：党政办类别序号主 要 内 容SW111奖品（包括奖状、荣誉证书类、奖杯、奖牌、锦旗等）2字画（包括题词、贺信等）3模型（包括印章、礼品、纪念品等）归档要求：凡在学 1.凡在学院各项工作中，形成的具有保存价值的模型、奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗、字画等均在此管理范围，由学院档案室统一保管。各单位应重视实物档案的归档工作，任何单位、个人不得以任何理由拒不归档。2.奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗等奖品限于学院以上。3.档案室对接收的实物档案，要进行整理、编目，做到账、物相符。4.实物档案要与相关文字材料的档号互相照应，互记参见号。人物档案征集范围序号类 别主 要 内 容 1生平传记类记载本人生平的传记、履历、学历证明、身份证明、奖状等2创作类反映本人对科学教育事业贡献的专著、译著，正式出版的教材、参考书、重要讲稿等。3文稿类包括撰写的论文