商业城行政人事部岗位职责1.doc

行政部部门职责及岗位职责第一章 行政人事部职责一、 行政管理1、 文件管理职责：（1） 负责公司重要文件、材料的起草、会签、拟写工作。负责外来文件的收发、传阅、催办及立卷归档工作。（2） 负责整理会议纪要，要做到及时详细。（3） 负责传真件收发的登记监督管理，对重要传真件进行复制，保存并转达相关部门。2、 负责制定、执行公司的印章管理制度，严把审批关，并做好盖章文件的复印保存工作。3、 严格落实公司行政管理制度，维护办公秩序，监督检查公司员工劳动纪律及办公行为规范的执行情况。二、 固定资产管理1、 负责公司行政、办公用固定资产的计划、申请、审批、购置、验收登记、领用、使用维护与报废工作。2、 负责组织公司固定资产的盘点工作。3、 负责按公司有关规定购买、发放、管理办公用品。三、采购管理1、严格履行采购流程及作业规定，货比三家，积极主动的与多家厂商广泛洽谈，降低公司的生产成本。2、重点做好工程物资、企划物资的采购工作，和相关部门及时沟通。四、档案管理1、负责制定和贯彻公司档案管理制度。2、负责档案的归档、分类、汇总、编目、存档、销毁工作。负责公司日常档案的借阅、查阅、归档管理工作。五计划管理1、 负责组织、推动公司ISO9001质量体系运行工作，对公司质量管理体系的运行进行日常管理和监督，组织实施内部质量审核和参与执行管理评审。2、 负责编制公司年度、月度经营管理计划，督促和协调各部门编制本部门年度、月度工作计划以及作业性计划，审核各部门编制的计划并指导部门进行修正、完善，使之与公司总体经营目标（计划）保持一致。3、 负责跟踪、控制和落实公司年度、月度经营管理计划的实施情况，根据实际情况对有关的计划指标进行调整，报公司领导层批准后实施。4、 负责评审、跟踪、监督、落实项目实施进度计划，总结、分析并反馈有关信息。5、 在计划实施过程中，对各部门工作的组织、实施进行监督协调，跟踪落实各部门计划的执行和调整情况，协助各部门及时采取预控措施保证工作目标实现。6、 对各部门计划目标完成情况进行检查和考核，总结、分析并反馈有关信息和结果。六法务事务管理1、 合同管理：（1） 负责公司的合同评审、修订、会签、审批工作。负责公司合同履行过程的监控工作。（2） 负责公司合同档案管理工作。2、 协助集团行政部处理公司仲裁事务。七人事工作1、 招聘管理（1）根据商业城的组织架构、岗位编制和公司运营情况，制定2006年招聘计划，并根据实际情况进行调整。（2）负责人才储备工作，通过从内部挖掘潜力、利用公司内部资源进行同行业人才介绍、报纸招聘网站、社区服务中心等方式进行人才储备。2、培训管理负责员工的培训、教育，制定培训计划并实施培训。负责监督、检查、验证员工在职培训及效果。3 考核管理负责制定公司月、年终绩效考核方案。负责每月实施绩效考核并与绩效奖金挂钩。监督公司各项规章、制度、纪律的执行情况，负责员工的请假、出勤、值班等事务的管理考核。4 统筹工资负责公司工资薪酬体系的制定，建立激励机制，发挥员工的最大潜能和热情。会同财务等部门，制定、发放员工工资、奖金。负责管理员工养老、医疗、公积金等各种福利，严格执行国家、地方的有关法规、政策。尤其要作好保险和劳动关系监察工作。5办理调转、用工手续，处理劳动关系作好员工用工、调转手续的办理和员工劳动合同和档案的管理工作。妥善处理劳动纠纷。第二章 岗位职责一、 行政人事部部长1、 全面履行行政人事部工作职责。2、 熟悉本部门的各项业务工作，指导和帮助各方面的工作人员完成各项任务。主持召开本部门的工作会议。组织业务知识学习，提高本部门的工作质量。3、 负责公司外来文件的审阅、重要来信、来访接待处理工作，重要事情要及时向公司领导汇报。4、 负责各种行政费用的审核，严格控制费用。5、 负责公司与政府、社会团体及其他企业的外联工作。6、 负责公司行政、办公用固定资产的计划、申请、审批、购置、验收登记、领用、使用维护与报废工作。7、 负责跟踪、控制和落实公司月度、年度经营管理计划的实施情况，根据实际情况对有关的计划指标进行调整，报公司领导层批准后实施。总结、分析并向公司领导层报告公司月度、年度经营管理计划的完成情况。8、 负责作好本公司的人员调配、工资调整、奖励办法等工作。9、 协助行政人事部副部长工作，管理、督导人员培训，帮助实施培训计划以不断提高各部门人员的业务水平及工作质量。10、 加强劳动纪律，督促、检查员工执行员工手册及公司各项规章制度；并对员工的工作表现做出评价，提出关于奖励、批评或需要惩处的意见。二、 行政人事部副部长1、 协助行政人事部部长全面履行行政人事部工作职责。2、 熟悉本部门的各项业务工作，协助行政人事部部长，指导和帮助各方面的工作人员完成各项任务。3、 负责制定和修改各项人事制度，使之不断完善，并符合公司发展需要。4、 负责各种人事费用的审核，严格控制费用。5、 负责作好本公司的人员调配、工资调整、奖励办法等工作。6、 负责管理、督导人员培训，帮助实施培训计划以不断提高各部门人员的业务水平及工作质量。7、 根据组织架构、岗位编制和公司运营情况，制定招聘计划，并根据实际情况进行调整。8、 制定公司月、年终绩效考核方案。负责每月实施绩效考核并与绩效奖金挂钩。9、 加强劳动纪律，督促、检查员工执行员工手册及公司各项规章制度；并对员工的工作表现做出评价，提出关于奖励、批评或需要惩处的意见。10、 负责公司工资薪酬体系的制定，建立激励机制。协同人事文员，制定、发放员工工资、奖金、福利，审核员工保险公积金的缴纳。11、 负责作好员工用工、调转手续的办理和员工劳动合同和档案的管理工作。妥善处理劳动纠纷。12、 负责公司部门员工的工作日记、工作周计划、工作月计划的考核工作。三、 行政主管1、 负责公司行政类备品的调研采购工作。2、 负责执行公司的公章、合同印章管理制度。3、 负责公司相关对外手续审批办理工作。4、 负责公司办公耗材管理工作。5、 负责公司办公用品管理工作。6、 负责公司员工饮用水的管理工作。7、 负责公司各部门印刷品厂商调研、制作工作。8、 负责公司介绍信管理工作。9、 负责员工通讯费审核发放。10、 负责名片、胸卡、生日蛋糕的制作发放工作。四、 人事文员1、 负责应聘人员的资料管理及应聘资料和证件的鉴别和安排面试。2、 负责组织、落实年度培训计划。3、 负责公司新员工入司培训，并对试用期员工情况进行考核跟踪。4、 负责公司人事档案的管理工作。5、 负责员工考勤汇总、统计工作。6、 负责编制员工工资表。7、 负责员工每月的保险、公积金缴纳工作。8、 负责员工用工、调转手续的办理工作。9、 每月负责对公司员工培训、劳动纪律及办公行为规范的执行情况进行考核。10、 每月负责审核整理排班表、总值班表。11、 负责公司员工的餐费制作。12、 负责公司员工工作日记的检查。五、 档案文员1、 档案合同管理（1）督促责任部门将签订的合同移交给人事行政部 ，合同要做随时归档、整理编号及严格执行审批借阅手续。（2）及时将小商户档案归档，严格执行审批借阅复印手续。（3）及时收取项目竣工档案及图纸，并进行整理、编号、形成电子目录，严格执行审批借阅手续。（4） 负责对公寓、写字间业主资料进行归档、管理。（5） 每半年对各部门电脑内的文件进行备份一次，离职员工、岗位调动员工内的资料由职位变动时备份，统一管理。2、 负责商场、公寓、写字间的保险理赔工作。3、 负责每天总值班巡场问题协调、跟踪。4、 负责对部门证件的年检工作（物业资质证书、排污费、污水处理费、物业企业营业执照等）。5、 负责每月对公司档案进行考核，参照档案考核办法奖罚。6、 负责公寓、写字间的交楼工作。7、 负责公司办公外出台账管理工作。8、 负责对公司各部门进行员工工装及工装佩带情况的考核工作。六、 库管文员1、每半年进行一次资产盘点，并登记造册制成盘点明细表。2、同采购员及各专业人员共同验收采购进的物品和材料入库，并开入库票，记台账。3、随时发放商业城和物业公司各部门专业所领取的物品及材料出库，开出库票并记帐。4、每月同财务部人员对库存物品及材料进行一次盘点，做到帐物相符。5、公司各部门专业资产的使用、调拨要及时进行登记造册。6、每月对公司各部门的资产进行考核，参照资产考核办法奖罚。7、验收并发放公司各部门的办公用品。8、随时接收集团、施工单位移交的物品及材料入库，并做好交接登记。9、 对公司办公区域及更衣箱钥匙、工装洗涤费等进行统计管理。10、 给业主交房办理手续，验资料：购房单、大发热电协议、物业费收据、业主资料卡、身份证，签物业协议。七、行政文员1、 负责文件收发整理。2、 负责合同评审、跟踪、续签及解除资料的整理。3、 负责文件、制度起草修订4、 负责配合法务工作。5、 负责行政部文书整理工作。6、 负责传真件收发的登记监督管理，对重要传真件进行复制，保存并转达相关部门。7、 负责电话、复印机管理工作。8、 负责公司报纸、邮件、信件、杂志管理。9、 负责新员工入职各项事务安排。10、 负责与集团AMT等部门完成配合工