关于会计电算化初始化问题的思考.doc

关于会计电算化初始化问题的思考赵 英账务处理系统通常由以下部分组成：系统初始化、记账凭证输入、记账结账、账簿处理、报表处理等几个部分。要使账务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化。会计电算化初始化是指将本单位将要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要的过程，是手工核算过渡到会计电算化处理的桥梁。系统初始化的质量，将直接影响会计电算化工作的质量与效率，所以系统软件的初始化设置也是非常重要的。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、初始数据收集、科目编码设置方法、辅助核算、初始化的校验等问题进行讨论。一、单位在选择会计核算程序、方法、规则时，应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点企业会计准则和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点，且能相互补充。在手工核算方式下，我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用，它的突出特点是计算复杂（尤其是三个或三个以上辅助车间），其结果很准确；再如存货收发计价中的个别确认法，它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应该在会计电算化中广泛采用。然而，在会计实务中，初始化的方法选用问题，往往由软件公司辅助完成，将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去，这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此，我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。二、数据收集要完整系统初始化需要收集手工账中的会计科目和各科目的余额，如果从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据的准确、顺利。三、科目编码问题应充分满足电脑处理数据的特点，且具有可扩展性在电算化账务系统中除了象手工账务一样要使用会计科目外，还要为每一个会计科目加入一个编码。科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号，以便计算机识别、分类、汇总、查询，这是初始化中最复杂、最费时的一项工作，它直接影响到初始化成败问题。在设定科目编码时需要重点注意以下问题：1、科目编码应遵循的基本原则（1）系统性。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，可按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的系统性和统一性。（2）惟一性。要保证每一个代码对应于一个会计科目，既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的会计科目，但如果同名的明细科目分属不同的上级科目，则可以被系统接受而不认为是同名的会计科目。（3）简洁性。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高输入凭证的速度。（4）可扩展性。会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求，编码要为今后系统发展保留一定的空间，以便增加新的内容。（5）稳定性。编好后要尽量少改动，以便有关人员熟悉、使用。（6）规范性。代码必须具有一定的结构、格式，以便统计、交流。2、编码的方法会计信息处理采用了总账、明细账核算形式，总账科目编码长度由所选会计制度来决定，通常为34位，在此不加讨论；这里只讨论明细科目的编号方法。一个科目是否设置明细账，应根据管理需求，确定其层次和内涵。一个单位的现金总账，在无外币的前提下，可以不设明细账；应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账，企业可能有几十、几百、几千个明细账，若该科目明细太多，科目数据库就庞大，将会影响运算速度，与简洁性相矛盾。因此，我们将这些债务人按省市区设二级账，二级账下再设明细账，或单列一个模块一一将应收账款列入辅助核算范围，这样更能体现管理的需求。分析企业历史核算情况，充分考虑未来的发展需求，确定各级科目的位数。两位数，表示该级科目可以设置0199个科目，三位数表示该科目可以设001999个科目。一旦确定，要想更改，就受到严格限制。科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科目结构（又叫科目级长），科目编码结构是指科目的代码有几段（几级），每段有几位，每一段代表一个科目的级别，科目代码与会计科目必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则，即：本级科目全码=上一级科目全码+本级科目编码。我们常见的4-2-2-2科目结构，一级科目四位数，如1002银行存款；二级科目两位数，如100201人民币存款；三级科目两位数，如10020101工行存款等。输入原始数据时，只录入末级科目的全码和金额，其余的内容，由会计软件按平行登记原则自动计算生成上一级科目的金额等。3、科目编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性，对历史资料的补充、修改作了严格的限制。一旦初始化完成，新增加科目就局限在一定的范围内进行，只有新年再建新账时，才能得到修补。所以，在科目编码时，至少要考虑到本会计年度内的扩展性。四、记账凭证类型设置问题查账是会计人员日常工作的一个重要部分，在手工操作时用分类记账凭证来处理会计业务，分别装订整理记账凭证，这样便于凭证的管理和方便查账。会计软件提供记账凭证类型设置功能，更多的是为了适应会计人员手工记账时的习惯。电算化会计中，可以根据单位的实际情况按常见分类方法分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以只用一种通用记账凭证格式，即记账凭证。事实上，电算化后，查账完全能通过计算机来快速实现，计算机的最显著的特点就是速度快，恰好弥补了手工查账的缺陷。再者，设置了凭证类型，增加了一个输入项目，会影响凭证的输入速度。又因各类凭证要各自独立编号，凭证整理保管更为烦琐。所以，电算化后，记账凭证类型最好只设一种通用格式。五、辅助核算的处理应充分满足现代管理对会计信息的要求辅助核算是指存货、客户、供应商、结算方式、成本对象、工资、固定资产等的分类、管理与核算，是会计电算化系统的重要组成部分。他们各自具有其特殊性、复杂性，因而从总账系统中分离出来，形成一个个相互独立、相互依存的子系统，完成特定的管理、服务职能。我们就以存货的管理为例进行分析，存货包括采购计划、审批程序、收发的核算、库管、销售等内容，它占据企业的绝大部分流动资金，所以，必须纳入严格的控制范围内。以销售确定生产、以生产确定采购核定存货的经济批量，若超过该标准，电脑会自动报警，提醒我们的管理者去约束、修改存货的数据，达到有效管理的目的。六、对会计电算化初始化的校验问题，手工与电脑相结合，相互补充、完善当我们完成初始化的相关工作之后，就必须对上述工作的正确性、合理性进行验证、验收。在确保初始化合格后，才能进行日常处理。1、由会计软件进行技术性验证，即录人的会计科目余额是否平衡，总账与明细账、辅助账是否一致，是否有尚未设置、定义的项目等。我们启动试算平衡功能键，电脑会自动进行检查并提示给用户。2、由财务主管对初始化工作进行综合评定，分析会计软件初始化是否具有高效性、前瞻性、扩展性、适用性，是否满足本单位对会计信息管理的需求，以便进行补充、完善初始化功能，使手工核算顺利地过渡到电算化处理。七、初始化工作应注意的其他问题1、新增操作员要注意自行输入密码系统会预设一个操作员，通常取名为SYSTEM或MANAGER之类，这也是系统中权限最高的系统管理员，正式启用系统时应将该用户名更改为系统管理员，并加上密码。如需要上机操作的会计不只一个，则应增加操作员，并为每个用户确定相应的权限，新增加的操作员的密码须由新增操作员自行输入，以便分清责任。2、要注意充分利用自动转账凭证功能自动转账凭证设置虽不是一个必选项，但利用自动转账功能无疑能提供极大的便利。在单位的会计业务中，常有固定对应关系的记账凭证，且其数据来源于已输入系统的记账凭证。如每月均需结转的损益类科目，在月末所有收入、成本费用凭证输入、登记入账后，须汇总结转至类似本年利润一类的科目，自动转账凭证能自动汇总指定科目的发生额或余额并自动生成一张转账凭证。在使用该功能前须进行必要的参数设置，包括转出科目和转入科目，以及汇总数据的性质（余额、发生额），注意转出科目可设置多个，但转入科目只能设一个。3、设置报表时应注意根据用户手册中公式的格式正确设置取数公式会计报表是会计电算化工作流程中的最后一个环节，在会计软件中通常都预置了通用会计报表，但除通用会计报表外，单位一定还需要其他报表，这些报表是无法预置的，需要自已完成设置。报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。表