晋铁项目部内控缺陷自查报告.doc

晋铁项目部内控缺陷自查报告一、规章制度控制环节项目部虽制定完备的规章制度，但缺乏执行力，各职能部门在具体的工作中未能执行项目部的规章制度。二、计划经营控制环节（一）成本控制由于项目自身的历史原因，无法安排成本计划进行成本分析并达到成本控制的目的。此项工作从项目开始以来，一直都无法实施。（二）工程分包控制1、分包招议标 项目部所有主体工程项目采用“大包”模式，未进行招议标程序，其余零星工程采用议标。2、分包评审 除了“大包”形式的主体工程项目，其余零星项目部分承包给个人（地方村镇），部分分包商实施进场前资质评审或资质评审程序。3、分包合同管理项目部分为隧道分部和路桥涵分部，隧道分部（一、三、四分部）在西南公司接手前，股东与隧道各架子队（个人）签订施工承包合同，2012年2月28日全部接手以后，项目部拟定新合同，但只有10个隧道架子队已签订，其余队伍暂未签订新合同。路桥涵分部（二分部）于2011年2月份与西南公司签订总包合同，目前还在履约期内。其他零星合同均经过项目部各职能部门评审后签订，并建立合同台账。4、分包结算管理 项目部分包结算按项目部对架子队验工计价管理办法实施，分包结算工程量通过分包工程部、安质部及项目部工程部、安质部审核，每月25日出结算报表。（三）工程变更处理1、变更设计申请根据施工进度及结合现场实际，及时组织四方（业主、设计、监理、施工）现场会勘，提出有关项目的变更申请，现场完成会勘纪要。2、变更项目清单管理建立变更项目清单台账，专人收集、整理及管理，和业主提交的变更项目清单与现场实际情况相符。3、变更跟踪程序对提出变更申请的项目，及时、有效地与业主沟通，提交变更申请资料，并及时跟踪变更资料的审核、审批情况。（四）分包单位监管隧道分部分包队伍体系监管不够全面，分包施工顺利履约存在很大风险，路桥涵分部（二分部）下属分包队伍，主要依靠原二分部股东对其进行监管，分包施工顺利履约存在一定风险。(五) 民工监管缺陷1、民工施工安全管理（1）进场安全教育培训我部严格要求所有民工进场，必须经过进场安全教育培训，培训考试合格后方可上岗作业。（2）定期进行安全技术交底项目部及分部定期开展危险源辨识活动，识别出的危险源，由安质部现场对民工进行安全技术交底，让民工知其危险源的名称、部位、可能产生危害的程度、防护方法、应急措施。（3）定期对民工作业场所、生活区进行安全检查项目部及分部定期对农民工作业场所、生活区进行安全检查，检查内容包括施工用电、高空作业、消防安全、生活用电等。（4）劳保用品检查项目部定期由安质部对民工的劳保用品的发放、佩戴情况（安全帽、安全绳、安全带、电焊手套、目镜等）进行检查，确保安全生产措费费用投入到实处，并起到其应有的作用。2、民工工资保证金管理（1）按施工合同要求，项目部2010年6月在业主指定的银行中行太原国际部开立“农民工工资保证金”专用账户，存入100万农民工资保证金，到目前仍本息专款专存。（2）2011年通过结算扣留四个分部架子队工资管理费158.43万元，用作农民工管理风险防范。（3）项目部高度重视农民工工资管理工作，及时处理农民工工资诉求，切实保证农民工本身利益。项目部成立了农民工管理办公室、“农民工“工资卡”重办领导小组”等管理机构，具体负责督促、协调、解决民工工资问题。加强对架子队政策法规教育，签订保证农民工工资的承认书。优先保证农民工工资和基本生活费用，严格落实农民工工资保障制度，监督并代发农民工工资。三、财务控制环节（一）不兼容岗位设置晋铁项目部设总会计师1人、副总会计师1人，财务部4人（部长1人、出纳1人、会计员2人）。隧道分部、桥梁分部各有1名兼职经费核算员。项目部严格执行葛股财2009003号关于加强财务会计资金管理岗位职责的通知，明确分工。做到出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管、银行账户核对、银行存款余额调节表编制和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。严禁由一人办理货币资金流通业务的全部过程。财务专用章应由财务部长保管，个人名章由出纳保管。印鉴保管人员临时出差应由财务部门负责人指定他人代管，严禁一人保管收付款项所需的全部印章。明确网银付款授权程序、授权额度、客户证书、交易密码、数字签名的管理，应即时获得每笔支付的信息，网银操作卡由出纳保管，网银授权卡由付总会保管。定期和不定期地对现金进行盘点；会计人员根据银行提供的对账单，每月至少核对银行存款一次，并由指定的其他会计人员复核。（二）资金管理1、资金计划管理.2013年3月起，项目部做到了结合项目部实际情况每月召开资金委员会，并按月编制资金计划。资金计划编制相对合理。.资金计划报分公司备案2、预付账款管理（1）预付账款占应付款的比例较大。（2）2013年4月份起预付工程款依据内部结算表办理。3、结算支付票据管理项目部存在问题:施工队提供发票不及时。措施：结算支付时要求施工队提供票据，适度控制支付。4、库存物资核算财务核算反映物资库存情况或反映情况真实，财务部每月都对物资部的原材料收、发、存台账进行稽核，及时与架子队对账，能做到账账相符。5、履约保证金管理按合同约定执行，由于2012年项目部已经全面接管，行使自营管理的职能。（三）财务基础工作管理1、会计凭证原始附件齐全；2、会计凭证都有记账、复核、出纳等人员的签字等，做到先做凭证后支付，坚持过程控制。3、存在的管理缺陷：分部在核算时，由于物资采购环节没有按时收取发票，存在发票引起的风险隐患。现在正在督促解决，落实整改措施。四、设备物资管理环节（一）设备采购（租赁）审批1、设备采购报审2012年，未采购设备。2、设备租赁报审（1）2012年，设备租赁全部发生在二分部（桥梁分部）。（2）按照施工承包合同约定，设备租赁由二分部与出租方签订合同，项目部合同部存档。（二）物资采购1、物资采购计划管理（1）根据各分部需求计划及汇总。即符合职责分离原则，由各分部工程部按各施工部位生产计划，核定理论消耗量后，制订物资需求计划报物资部物资部门汇总，形成材料需用量计划。（2）分部物资设备部盘点材料库存，在材料需用量计划中予以核减，形成材料采购计划。（3）审批。项目部物资设备部汇总各分部材料采购计划，报项目部总工程师审签字后行文执行。（4）材料实际的采购数量与计划采购数量基本一致。（5）由于充分理解采购合同，积极追踪市场行情和中南铁路通道材料招投标信息，项目部与供应商谈判后，签订补充合同下调了水泥、粉煤灰、土工布、三向土工格栅的到货单价。与原采购合同的到货单价相比较，减少采购资金8271893.58元。2、材料进口管理 无3、物资招议标采购审批项目部物资设备部采购的材料为甲供材料和甲控材料，均由业主组织或监督招标采购。4、物资供应商资质管理（1）通过考察和长期的合作关系，建立了完善的合格供应商花名册，并及时更新供应商的信息。5、物资验收（1）项目部物资设备部采购材料在施工现场进行数量验收，然后委托分部试验室或项目部中心试验室做质量检验。必要时由中心试验室送出做外委检验。（三）设备管理1、设备调拨手续（1）设备调拨方单位与调入方单位的各种验收手续齐全。（2）设备的各种调拨手续都经过分公司审批后才执行。2、特种设备检查执行（1）建立了完整的管理体系，制定了管理制度和应急预案，建立了特种设备台账。（2）在吕梁市质量安全监督局办理了特种设备使用许可证，确保特种设备合法使用。（3） 项目部和分部实行了巡检和周检，保证特种设备安全运行。（四）物资存放管理1、库存物资保管（1）建立了专门的物资仓库，严格按照相关物资保管技术规范，按产品性能和保管要求，对入库的物资分区、分类堆放，做到堆放整齐、标识齐全、过目成数。（2）负责建立了健全的各种台账，做到了帐、卡、物相对应，并负责保管好各类物资技术证件。（3）对有防潮要求的材料，按规定进行防潮处理，并做好日常的检查工作，发现问题，及时处理。2、库存物资标识（1）库存物资都根据其类别进行分类编号进行标识。3、仓库危险源管理、防火防盗管理（1）按公安部门要求的标准建立炸药库。（2）项目部由总经理助理专管，制定了严格的管理制度，落实了各项防范措施（3）对易燃、易爆、化学危险品，按规定对其编号、标识、专人保管，严格按程序领用和退库火工材料。（五）物资发放（领用）1、外协队使用周转材料的管理（1）由外协队根据实际的需要，提出周转材料的采购计划，由工程部负责任进行审核并签字，然后交由物资部进行审核，审核无误后物资负责人签字授权采购。（2）发料人员根据各外协队上报的周转材料计划，点发材料，双方查验材料无误后，发料并签字，签字后扣取相应的工程材料款。2、外协队领用甲供材料的管理（1）严格根据工程部提供的工程量计划，并由工程部负责人进行审核并签字，然后交由物资部进行审核，物资部负责人审核无误后签字授权，进行统一采购。（2）发料人员根据各外协队上报的甲供材料计划，点发材料，双方查验材料无误后，发料并签字，对外协队领用甲供材料实施了有效的监管。（3）并定期、及时与业主进行甲供物资计划的编制与采购、核销对账，并每月定期盘点各个外协队的库存，及时掌握外协队领用甲供材料的情况。3、材料发放控制（1）物资的发放严格按照计划和定额进行控制，最大限度的控制材料成本支出，严格无审批、无计划用料。（六）机电物资基础工作管理1、人员管理（1）在平时的物资管理工作中，经常轮岗运行，使物资人员熟悉不同岗位的工作，即使其它岗位的人员进行调用，也可以马上有候补人员安排上岗，以至于不影响工作的正常开展。2、报表报送（1）认真做好了物资部各种报表的编制、汇总和上报工作，参与项目材料成本核算和材料成本分析。物资方面存在的缺陷：1、未改变管理体制前造成的大量遗留问题需要妥当处理。2、按程序报批，并请求分公司大力支持，妥当处置属项目部产权已摊销或未摊销的工程项目剩余物资设备。五、施工生产控制环节（一）项目策划控制由于本项目历史原因，项目开工时未进行项目策划，直至2011年3月份由分公司接收项目部后，由分公司牵头进行初步项目策划。（二）工程履约控制1、工程进度控制目前我标剩余工程量大，项目杂、节点多、难点突出。截目到5月底主要剩余工程量是：路基土石方填挖97.26万m3、浆砌防护9.6万m3；简支桥梁16座剩余1294.15成桥米；9座连续梁剩余1259.87m；涵洞剩余11座320.83m横延米；隧道剩余开挖282m，二衬1531m，折合成洞583.79m。按业主新调整后铺架施组工期要求，我标剩余工程施组工期安排是：3座隧道在6月底前贯通，隧道全部工程在8月底前完成；11座涵洞在8月底前完工；路基填筑及简支桥梁在9月底前完成（防护11月底前）；9座连续梁和青龙河特大桥在10月底前完成，工期总体计划满足新调整后的铺架工期要求。（三）施工现场管理1、施工现场监管（1）对分包商的责任、义务督促不到位，现场控制不力；（2）施工队未按照技术方案进行施工，相关管理部门能及时核查、制止，并要求其限期整改，严格按照技术方案施工。2、工作沟通有关部门之间能及时核对现场发生的工作量，各部门统计的工程量数据保持一致。3、施工记录每个工点均配备专业人员，施工日志及施工过程控制记录按规范要求及时填写，并整理归档。4、文明施工进入2013年以来，由于我部大部分隧道已基本完工，桥梁方面简支梁大部分已施作完毕，余下工程主要为9座连续梁和3座未贯通隧道。因工作面相对2012年较少，文明施工管理相对前期有较大提升，对于业主、监理现场提出的问题，能够及时有效的进行整改。为全面提升文明施工管理，今年项目部制定和下发了2013年标准化管理实施方案，选取了山楂沟大桥和地龙堡大桥为标准化样板工地，带动全标开展标准化管理、标准化作业。六、法律事务控制环节（一）律师聘用1、外部律师聘用项目部未聘用外部律师。七、人力资源及薪酬管理控制环节项目部的人员配置同岗位职责存在不匹配的问题。未能在2013年度实行分公司规定的工资待遇逐年增长计划。因铁路行业性质，未能按照分公司的文件要求建立有效的绩效考核机制。 八、质量、安全、环保控制环节（一）体系管理1、体系内审项目部各个部门都已配置了持有体系内审员证件的部员，安质系统有2名部员持证。在日常生产管理过程中，项目部及时开展体系运行内部检查工作，确保体系运转正常。（二）计划制定1、安质环计划制定、下发项目部已分别制定和下发了2013年安全、质量、环保工作计划，并由安质环部督促实施。为确保安全、质量、环保年度工作计划能够逐步实施，安质部将年度工作计划进行了分解，每月下发安全质量环保月度工作计划，逐月完成安全、质量、环保工作各项指标。2、质安环责任制考核2013年项目部组织各分部、各架子队、班组，逐层签订安全、质量、环保责任书，将责任落实到班组直至个人，并按期进行考核，根据考核成绩进行优奖劣罚。对于严重的失职的单位及个人进行重罚，必要时清理出场。（三）安全质量环保管理1、应急预案演练2013年项目部已制定年度应急演练计划，并将计划下发至了各分部及架子队，要求其按照应急演练计划实施。6月份项目部将计划开展一次防洪防汛应急演练。2、危险源宣贯2013年项目部每月组织开展一次危险源辨识活动，并将辨识出的危险源以文件形式进行下发，要求各分部将存在危险源的部位进行标识，对在危险区域作业人员进行危险源教育培训，让员工了解危险源，明白其危害后果，懂得如何进行自我保护。3、工作记录项目部要求安全质量环保工作人员对每天的工作进行记录，对现场检查发现的安全质量环保隐患登记入问题库，督促、指导现场及时消除隐患。4、安全培训2013年复工前，我部对所有进场人员进行了进场安全教育培训考核，考试不及格人员禁止上岗作业。日常生产工作中，不定期的组织作业