外语系分团委、学生会宣传部工作手册(送审稿).doc

外语系分团委、学生会宣传部工作手册（二一年）第一章 概述一、 宣传部是在系领导的指挥下，隶属于外语系分团委、学生会的，一个综合性和全面性的部门。它是外语系学生组织的重要窗口与传话筒，工作虽较为繁重，但也是一个充满着激情与挑战的部门。二、 宣传部主要负责对外语系分团委、学生会的一些重要思想和成就以及外语系各项活动的宣传工作。日常主要工作有：1. 制作海报、横幅、喷画，设计舞台背景，场地布置、装饰等；2. 负责管理本系宣传用品和宣传器具，派发本系的一些学习用报，张贴并向有关人员告知上级要求的一些通知或海报；3. 部门内部培训以及完成上级领导组织交代的其他工作。三、 工作准则：真真诚待人、真心为人、真抓实干新积极创新、勇于开拓同求同存异、顾全大局、齐心协力四、 工作态度：主动、热情、细致、耐心第二章 内部分工、各岗位职责、工作程序和方法一、 内部分工：1. 部门内设有：部长（一名），副部长（一或两名），干事（每届人数均视情况而定），宣传委员（即大一、大二各班宣传委员）。2. 出于工作需要，又设有设计、绘画、书法、后勤四个小组，副部长担任组长，小组长（固定各一名）由组长在所有干事中挑选。各工作小组并非独立性很强的个体，无论必要与否，都需相互学习、援助与合作。小组长要领好头，及时上报本组最新动态。3. 一般情况下，每个小组长都固定不变，需要更换时，干部讨论并结合全体意见进行更换。其中，后勤组是一个临时小组，除小组长外，其他组员只在工作需要时从所有干事或委员中挑选、安排。4. 本部门内部属部长最具权威性，干事与委员各司其职，其相互间并无明显制约关系。整体层级关系为：部长副部长组长干事与委员（其中，上一层级制约其下所有层级）二、 各岗位工作职责和工作程序1. 部长：1) 服从本系领导、本系学生党支部领导和本系分团委、学生会领导的指挥，接受来自上级组织的任务，合理向下属分配任务；2) 有序开展部门日常工作，组织拟定、审核本部门各时期工作计划，及时完善本部的宣传部工作手册和制定本部发展蓝图。3) 积极组织部门所有成员开展有益的培训性和文娱型活动，锻炼所有成员的工作能力，提高部门整体素质。 4) 及时向上级反映本部门最新动态，并对本系学生组织的工作提出合理意见和实质性建议。n 工作程序：接收任务 分析任务 计划和安排 及时将任务分配给相关人员 及时向上级汇报工作进度收集来自下属的关于工作完成情况的信息并作小结在本系分团委、学生会例会上作汇报并接受新的任务安排召开部门会议并作总结部署新的工作和任务2. 副部长1) 与部长一样，同样接受来自上级组织的工作和任务；2) 协助部长开展日常工作，督促各工作小组的工作，及时汇报；3) 拟写工作计划书或总结书，整理、管理部门大部分文档、资料；4) 提出对工作的合理意见和建议，必要时履行部长职责。n 工作程序：除部分细节要遵从上级指示外，程序与部长的相似。3. 小组长：1) 设计组：组织设计手绘海报、电子喷画、大型活动的场景和舞台背景，主要有构思、选材、排版、颜色处理等。2) 绘画组：组织绘制海报（如构图、着色）、背景图案、手工等。3) 书法组：组织起草纯文字性海报（如喜报、通知、公告）的内容并按格式书写，设计并绘制海报上、喷画上、舞台背景上及活动场地的艺术字体等工作。u 补充：以上三小组长须参与每次的部门资料整理和管理中。4) 后勤组：组织本部门内的文档和资料收集，卫生保洁，宣传物品、用具的管理与购置，海报、喷画和横幅的贴挂与回收，彩旗的安置与回收，报纸的派发，重要文件的通知、宣传等工作。必要时，提供机动人员处理相关事务。n 工作程序：体现于海报制作、后勤管理等过程中。4. 干事：1) 接受正、副部长的领导、监督和安排，认真完成本职工作；2) 按要求完成各项任务，积极配合做好干事考核工作；3) 积极参与本系分团委、学生会和本部门组织的培训或其他文娱性活动，认真从中学习与总结。4) 对本部门或本系的相关工作提出实质性建议，勇于进谏；n 工作程序：接受任务 分析任务 执行并及时向部长或负责人汇报工作进度 向负责人小结工作并提出建设性意见 与会并在会上作有关汇报和记录5. 宣传委员：1) 因其日常工作主要体现在其所在班级中，故须服从本部门和所在班级的班长或团支书的领导，以及及其合理的工作安排。2) 积极参加本部门的工作汇报总结会，有针对性、建设性地提出我系或本部门宣传方面工作的意见或建议。n 工作程序：暂不做说明。三、 工作方法（仅供参考）及一些注意事项：1. 工作汇报、或有紧急情况需向上反映时，原则上应该逐层上报，避免越级。但是，在逐层上报不成功，且事件十分紧急时，应及时向有关领导反映。事后再向上一级说明有关情况。2. 各成员明确自己的工作安排，且对部门其他人员的工作安排有一定了解，方便应急时的工作调整。3. 提高忧患意识，随时检查部门工作（如海报、横幅等是否完好，喷画上的文字有无错误），并及时汇报和解决问题。4. 公私分明，严肃、细心地工作。注重团队合作，扬长避短。5. 注重时间和人力的集散。执行多项任务时，较紧急的任务优先完成，单一任务时，则快速完成，不脱节。6. 保持对本部门职能的清醒认识，捕捉身边的与部门有关的信息。加强对工作的预知性，不拖拉。7. 与其他部门的交流与合作，应注意：1) 先明确双方的工作关系。宽厚待人并保持思想上的统一，目标一致把活动办好。2) 注意工作细节的推敲，谨慎细致的完成每一项工作。3) 及时总结经验与不足，勇于承认错误，也要勇于坚持自己好的建议。开展活动时责任分工明确，敢于以身作则。第三章 宣传部主要规章制度一、 人员管理制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。2. 各成员必须严格遵守本系分团委的各项规章制度（详情请到工作室查阅或在本部门电子文档库中浏览），严于律己，在工作中做到言必行，行必果。树立为广大同学服务的思想，不以权谋私，言行不损害所在集体的形象3. 各成员应主动联系广大同学，及时将学生情况反馈给有关部门。4. 对上级组织的集体培训及本部门开展的培训应认真学习、把握。5. 掌握计划、总结、喜报、通知等的规范性书写，熟练海报制作、舞台背景设计、口头宣传等操作，凭良好的技能、经验和人品赢得其他组织的好评，并为宣传部争得荣誉。6. 部门内部干部与干部、干部与干事、干事与干事间应积极交流，为本部门营造活跃、上进的良好气氛。7. 每学期、每学年本部都会按照本系分团委、学生会的统一部署，并根据本部干事考核制度对干事进行打分，副部长直接由部长打分，其所得分数将作为其个人综合测评中部分项目加分的参考，得分一直前列者将上报给以适当的表扬。8. 本部门人员的任免严格按照本系分团委、学生会*制度并结合本部门有关规章执行。9. 一般不允许副部长、正式干事员、考察期人员在任职期间离岗。因特殊情况需辞职的，须向本系分团委、学生会主席团递交辞职报告，待其批准后卸任，否则按撤职处理。二、 会议制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。2. 例会：（1）如无特殊情况，每两周召开一次部门例会，具体时间、地点适时通知；（2）会议主要针对上两周工作进行总结，以及对下周的工作做部署；（3）与会人员为全体干部和干事；（4）流程：考 勤部长或副部长主持会议各负责人对工作完成情况作小结针对存在问题进行讨论，寻找解决方法针对工作如何分配安排进行全体讨论部长或副部长说明近期工作部长或副部长作点评，副部长记录部长或副部长确定总体安排后，各分组作具体安排（一天内完成）散会3. 工作汇报总结会：（1）时间、地点适时通知；（2）与会人员：本部全体干部、干事；（3）会议流程：针对工作进行讨论，并作总部署和安排考 勤部长或副部长主持会议各与会人员反映工作情况副部长对工作作全面汇报根据汇报和反映情况，部长做工作总结部长或副部长说明临近的主要工作确定总体安排后，各成员做好工作准备散 会4. 紧急会议。为应付上级临时交代的任务而召开，时间、地点灵活安排，出席人员按任务性质通知。会议流程：负责人当场作具体安排并作记录散 会部长或副部长说明任务记录与会人员针对任务如何分配安排进行全体讨论部长或副部长分配安排和工作5. 会议准备：1) 会议主持人必须明确会议目的，充分准备会议内容，按时完成会议内容，正确引导会议议程。2) 会议相关工作人员必须做好通知工作，确保全部参会人员都收到通知并了解会议目的，收集并整理好会议的相关内容，会前布置好会场（卫生、桌椅等）。3) 各成员应准备好与会议内容相关的事项，且必须认真做好笔记。6. 会议纪律：1) 必须提前10分钟到达会场，到后先签到。到会议开始前5分钟时，由相关人员联系未到场者。考勤人员严格考勤。2) 禁止一切开会不带纸笔的现象。会议开始前所有人员必须将通讯工具调整至静音或关闭状态。会议期间不得制造任何噪音。3) 无特殊情况，参会人员不得无故缺席、迟到或早退。因故不能到会的，须在会前一小时向部长请假，或找适当的人员代为出席。否则，一律视为无故缺席。4) 所有人员在会议的各项表现情况将作为考核的重要参考。三、 新成员录用制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。2. 自愿报名。报名后需在面试之前一天向负责人递交入部申请书。3. 一般情况下，本部录用对象的能力要求为：对水粉、水彩、漫画、素描、国画、各种艺术字体、Logo设计、活动场景设计和制作以及Photoshop等绘图软件的基本操作，以及其他美工制作具有一定功底或有浓厚兴趣者。4. 凡报名者政治面貌为预备党员或正式党员，同时具有上一条规定的能力要求的，经上级批准，可暂且将其录用为正式干事员。5. 本部门将根据本系分团委、学生会的统一部署进行招新，然后对报名者进行一轮或二轮的面试。面试通过者按计划考察期，考察期内工作态度、组织纪律性良好并且无严重工作失误者，经上级审核批准后便可转为宣传部正式干事员。四、 副部长选拔制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。2. 竞选者条件：1) 属本部门成员。具有较高的思想觉悟和较强的责任心。2) 一定的文字、语言表达能力，能独立起草各项计划、决议、总结，能独立主持会议，部署落实各项工作。3) 有开拓创新意识，善于思考，有宏观上驾驭工作的能力。4) 对工作热情主动、肯于吃苦。有较好的群众基础。5) 学习勤奋刻苦，态度端正，体能达到学校要求的正常标准。u 补充：条件1和5为必要条件。条件2、3、4需至少具备两个。3. 选拔方式：1) 以自荐、推荐方式参与竞选；2) 竞选者按计划进入选拔考察期，考察方式视情况而定，主要考察其责任心、实践能力、交际能力、组织能力、应急能力以及耐性；3) 考察期结束后，由本部门所有成员根据每位竞选者在考察期间的表现，结合其学习和生活状况，以选举方式得出4名以下或4名副部长候选人；4) 若候选人为一名，则由部长将其上报主席团和分团委书记审批；5) 若候选人超过一名，则需召开竞选大会（大会细则下续），得出当选者（原则上为一名，但出于工作需要，部长上报申请通过后，亦可为两名），再由部长将其上报主席团和分团委书记审批；6) 待审批通过后，在尊重个人意愿的前提下，当选者于本系学生干部换届暨表彰大会上正式宣布任职。4. 竞选大会细则：1) 会前须做好充分准备，保证大会按照计划顺利进行。2) 必要与会人员：本部门干部、部分待换届的干事、新录用的全体干事，以及一些代表性较强的嘉宾（如分团委副书记、党员）。3) 会议流程在此不作说明。但须注意的是，会议正式开始前应明确说明竞选的原则、方式、时间安排、参考数据等，增加大会的透明度。（具体操作可参照2009年副部竞选方案中的部分内容）。4) 选举结束后，须再由主要干部进行讨论（选票只视为一个参考），得出最终当选者，并在适当的时候公布名单。5) 会后向主席团汇报情况。五、 干事、委员培训制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。2. 培训目的：1) 培养、锻炼设计、绘画、美工、组织管理等方面人才，更好地提高宣传效果,对外展示完好形象。为本系建立一支多能的宣传队伍，全面提升工作人员的素质，更好的服务广大同学。2) 为部门成员提供良好的特长提升环境和交流平台。3. 培训形式：集体培训（由部长或副部长主持）与个人操练相结合。每月集中1-2次学习，其余时间自主把握。4. 培训内容：1) 学习本部门的工作手册。2) 海报、艺术字、舞台设计、Photoshop/Firework/Coreldraw等软件的基本操作、Microsoft office软件的基本操作等。3) 分团委、学生会集体组织的培训项目。5. 每次集体培训开始前一个星期，组织者须做好充分准备，确定好每次集体培训的具体时间、时长、内容。6. 每学期期中和期末时，组织者须各安排一次培训心得交流会。7. 培训注意事项：1) 集中培训时，将严格考勤，并将考勤情况作为干事考核参考项目。须请假的培训开始前1个小时向部长说明原因，事后须主动了解，及时自行补上所缺培训项目。2) 集中培训时，各成员须认真听讲并做笔记，勤动脑、动手。3) 可借用工作室进行练习，但须先详细浏览本部门工作室制度。六、 财务制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的。本部门各成员必须严格按照有关规定进行物品购置和报销。2. 在确定一项活动即将到来后，立即估计本部门需购置的物品，并做出经费预算，而且必须在*时候将本部门经费预算表交于生活部，待生活部向上级申报并通过后，方可以开始购置物品。3. 物品的验收：凡大型宣传用品（如横幅、喷画、彩旗、系旗）购置后须经分团委书记或大队长验收。验收后方可报销。4. 在本部门的活动经费预算中须写明具体品名、单价和数量，涉及经费过多的（80元以上）需由本部门部长或副部长跟大队说明。5. 后勤组注意：1) 物品购置前最好先汇总好所需，然后统一购置。并在购置之前必须问清卖方能否开具发票。2) 原则上必须要求卖方开具正规发票（购置地点以较大型的、较规范的店铺或超市为最佳选择），发票或收据应写明具体、明确的项目名称，发票抬头必须是学校全称：“广州航海高等专科学校”。3) 因为时间不允许、无法提前预知或卖方方面的原因等导致无法按照要求开具发票的，先征求部长意见再进行购买。4) 不按要求执行的、以权谋私的、假公济私的并损害集体利益的，一经查明，将不予以报销并给予其严肃处理。七、 工作室制度1. 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。2. 本部成员必须爱护宣传用具、节约墨水、颜料、纸张等。进行练习时，可以使用非一次性的用品，其余的用具请自备。3. 本部成员应主动维持工作室卫生，保持干净、清洁，节约水电。4. 本部成员有责任保护工作室内物品，特别是本部门的物品或用具，未经允许不得带走任何物品。需借用用具、书籍或资料的，向本部部长申请并作相关登记。5. 可在工作室内讨论但不得大声喧哗打闹（或进行体育活动）影响隔壁老师办公。进出工作室须轻敲轻关，举止文明，语言大方。6. 个人物品请妥善保管，不得留在工作室内。八、 工作资料管理制度 为规范本部门内部各种资料的管理和便于查阅使用,特对文档的收集、整理、保管、查阅做出如下规定：1. 后勤组负责在每次任务或活动后及时询问并收集所有可供存档的材料（具体工作时所产生的所有书面、音像、电子等资料），交由副部长组织其他三个工作小组组长统一进行整理归档。2. 副部长要及时督促各小组资料的上交工作，及时对其进行分类、整理，必要时制订目录，统一存放于适当位置。各小组长有责任了解现有文档的内容和存放位置。u 补充（需保存文档项目）：1) 各阶段的的工作计划及工作总结（需纸质和电子文档各一份）。2) 具体活动详细的计划、活动流程、总结等（均可为电子文档）。3) 学校及本系有关部门印发的重要宣传品，如：各类活动的通知、刊物、传单、简报等。4) 本部所参加的本系学生组织例会、本部门所有会议及其他大型会议的内容记录。5) 学期初本系重要老师领导、学生党支部各部门负责人、分团委各部门人员、学生会各部门人员的名单、职称及联系方式。由副部长组织各小组每学期进行两次更新。6) 运动会等比赛项目的秩序册、赛程安排、运动员名单及成绩等。7) 各小组可根据实际情况对材料的内容进行补充。3. 电子文档规范制度：u 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。1) 本部门电子文件夹下的文件应包括下列几个： 宣传部工作手册：部门概况、工作准则、结构分工、各种制度、宣传部物品和用具管理、部门发展蓝图等； 部门日常工作：存放部门日常工作数据（考勤、各月工作计划和总结、各类活动完整材料、各种大小通知和通报； 部门活动：由本部门发起、组织的各项活动的完整材料； 备用表格：本部门成员的详细联系方式、分团委、学生会全体成员联系方式（副部长级以上名单、干事、委员名单）、最新各班班长、团支书联系方式、值班安排表，各类模板等等。 其它：不属于以上分类的其它文件。2) 各电子文档、文件夹的命名方法： 对于随时有可能更新的电子文档（如班长团支书联系方式）和一些内容展示没有确定，尚需商议改动的文档或文件夹（如各类活动的方案、策划，换届名单、委员拟定名单等）在其主题命名后面的括号内加上更改的日期或其他注释，便于区分； 建立名为“活动记录”的文件夹，在其里面建立多个子文件夹存放完整材料（活动策划、方案、流程、预算、总结、数据、照片、活动经费报销表等），并将各子文件夹命名为各活动的活动名称再加上活动开展的具体时间。3) 电子文档、文件夹的整理和存放： 部长和副部长的电脑硬盘中均需保存相同或相似的各项资料。 在本部门的U盘中保存最全面的资料。保密资料需加密（密码由干部保存。副部长须对U盘进行不定期清理。 在对文档或文件夹中内容进行更改后，在文档或文件夹上注明修改时间，并删除改前的文档或文件夹，以免造成冗余。4) 各种材料性文档字体、格式的标准： 电子文档的正标题统一用黑体，二号字体，不加粗； 正文统一用仿宋 GB-2312，小三号字体，段落为固定值25磅，不加粗（需打印的以整体美观、节约为宜，在此不作具体要求）。 落款统一用宋体，四号字体，段落为固定值20磅，不加粗； 日期用阿拉伯数字写明具体的年、月、日（如2011年1月1日）；u 一些还没完成的活动的资料请在临时文件夹中过渡。九、 报废与赔偿制度 本制度是在遵循本系分团委、学生会*制度的前提下，并结合本部门实际而制定的，部门内部所有成员适用于本制度。1. 报废：1) 凡宣传物品（如横幅）、用具（如打气筒）因使用年久，自然老化不能修复；因其自身性质（如横幅内容）造成其无重复使用价值；因制作时技术出错，造成其无使用价值；遗失或损坏后无修复价值、无法修复时，及时上报并按规定办理报废手续。2) 需报废的小型宣传物品、用具须经本部门上交宣传部物品报失或报废申请表于分团委书记，待其鉴定后方可报废；大型物品（如横幅）、用具（如宣传板）须经本部门上交宣传部物品报失或报废申请表于本系大队长，待其鉴定后方可报废。3) 报废事宜由本部门干部进行处理，须认真填写相关表格（部分表格须有相关领导的亲笔签名），并做好相关记录。4) 因责任事故造成宣传物品、用具报废时，应追究当事者责任。2. 赔偿：1) 由于管理不善造成低值易耗品，较大型的物品、用具（横幅、喷画、宣传板、彩旗、系旗、不锈钢旗竿等）丢失或损坏，按原价的50赔偿。故意损坏物品或用具的，按原价赔偿。2) 相关人员有责任赔偿却拒绝赔偿的，待上报有关领导后，按照领导指示做出严肃处理。 补充：其他的具体物品管理、报废与责任追究事项详见第四章。第四章 宣传部物品和用具管理与使用须知一、 手绘海报：1. 解释：（1）一张完整的手绘海报一般包括：主标题（中心思想）、副标题（解释说明的作用）、正文（文字部分，包括活动的性质主办单位、时间、地点等内容）、插图（稳定海报重心，调节版面气氛）、装饰图案(充实画面)等；（2）海报设计基本原则就是主题、构图、色彩和字体。2. 制作流程：确定活动名称和主题 确定海报尺寸 设计组开展工作 初步确定主标题、副标题、插图、正文、装饰图案、字体、颜色（由负责人组织） 小组长将设计图交给部长或副部长确认 部长或副部长交给上级过目 绘画组和书法组开始绘制 制作过程中由小组长向部长或副部长汇报进度，完成后交于部长或副部长确认 后勤组组织人员搞好清洁工作并张贴 随时检查其完好与否（事先关注天气）并及时作汇报和处理 按要求回收保存 后勤组收集大众对海报意见，做记录和汇报3. 管理注意事项：1) 必须保留电子挡草图或复印草图；2) 活动完毕后及时回收，并由负责人要安排人员将其折好贴上标签，统一存放；3) 因其存在保存价值，回收时尽量小心，勿造成其破损，若破损严重，则不需保存。二、 通知、公告和喜报：1. 解释：当本系有重要活动信息、重要活动名单、重量级活动优异成果等需对外宣传时，通常出通知、公告或喜报形式（基本上全文字）的海报。2. 通知、公告和喜报由书法组起草和书写，一般要求用大红纸和黑色字，主要以毛笔或马克笔书写。正统书写规格在此不做说明（培训时将给予提点）。3. 注意：字距和行距要适中（行距须比字距大三倍左右），落款须明显（“外语系分团委、学生会”之中有、号）。三、 横幅：1. 解释：横幅式广告（Banner）又名“旗帜广告”。本系规范的横幅，是以大红为底色，印有黄或白色字体的塑料布，有横挂和竖挂两种，室内室外均可用。2. 制作流程：确定内容、尺寸、文字颜色、挂放地点和时长 后勤组联系广告设计公司并强调要求（包括内容、长度、文字颜色等） 后勤组收货并当场检查横幅质量（横幅质量不良时立即通知部长并要求重做）付款后向部长询问报销事项 部长将横幅交于本系分团委书记或大队长验收 后勤组按时将横幅挂出，随时检查工作并作出相应处理 按时回收保存 汇报 注意：制作前必须牢记本部门财务制度的有关规定并严格按要求执行，特别是发票的签发和报销事项）3. 使用和管理注意事项：1) 横幅的悬挂必须严格遵循学校有关规定。当本部门悬挂的横幅其内容与校外单位有关时，必须向本系分团委书记说明，待其向校团委说明情况后方可挂出。2) 一般情况下，本系分团委、学生会活动横幅的悬挂范围由校团委限定，并且须严格遵守其有关规定。若需在行政楼前和行政楼前的斜坡段悬挂横幅则须向校党委宣传部申请。3) 横幅内容必须合法、合理、健康向上，不得包含反动、邪教等违反法律与道德的内容或纯商业性的内容4) 横幅悬挂不能超过10天，本部门必须在10天内回收横幅。当校团委或校学生会要求调整横幅的悬挂时，本部门应积极配合。5) 横幅制作取回后，须及时在横幅、喷画记录表中做登记，并判断是否可重复使用，可以或不确定的均须按要求制作其标签。6) 使用时要绑紧但是力度不能过猛，特别是室外的横幅，固定后需尽量保证其两端不会滑动（中间位置也必须固定）。横幅挂出后，负责人须不时检查其是否完好并及时针对问题做出处理。7) 活动结束后，必须按计划及时回收。回收时要求：若横幅上额外绑有绳子或棍子的，需先将其解下，然后将横幅对折多次后卷起并用包装绳绑紧（越紧越好，同时使横幅两端的绳段不外露）。8) 横幅回收后立即要按要求装上标签，并将其放于正确的位置。9) 若有因内容有误，在使用过程中出现破损、遗失，或横幅已过期致使无重复使用价值的，先经本部门干部研究，需报失或报废的，按照本系有关规定和部门报废与赔偿制度严格申请报失或报废，并做好相关记录与善后处理。10) 已申请报废并通过的横幅，必须放于规定的位置或做其他处理。未经部长批准，任何人不得随意移动或损坏横幅，因此造成横幅无法继续使用的，由部长向上级汇报并追究相关人员责任。四、 彩旗或系旗：1. 解释：背景为红、蓝、绿、粉红、黄等颜色的旗布，除非清洗需要，通常不用将旗和旗竿分开。2. 使用流程：负责人根据活动性质确定使用数量、使用地点和时长 后勤组做好登记工作并安排人员发放或安插 各工作小组安排人员按时检查其完好与否（事先关注天气）并作相应处理 后勤组安排人员将其回收并保存 做好登记并向部长或副部长汇报使用情况3. 补充：购置彩旗前必须牢记本部门财务制度的有关规定并严格按要求执行，特别是发票的签发和报销事项）4. 使用和管理注意事项：1) 彩旗除以下正常的使用地点外，其他地点（如行政楼、教学楼、综合楼）的安插须向学校有关部门（主要有校党委宣传部、校团委、校学生会）申请： 正对二栋左侧花池，插10支； 二栋前楼梯中间花池和正对收发室左侧花池，插10-15支； 二、三、四栋旁宣传栏上方的栏杆，绑10支； 五、六、七栋旁宣传栏上方的栏杆，绑20-30支； 正对文理楼正门两旁。左侧：花池插3支和水泥地与铺砖地接壤处插2支，右侧：不锈钢栏绑5支、水泥地与铺砖地接壤处插20支。右侧可延伸至医务室旁； 信息楼正门两旁花池，分别插5-10支。2) 使用目的：宣传、标识、助威等。3) 使用者：在经分团委书记批准的情况下，使用者可为系内各组织，包括政教部门、学生党支部、分团委各部门、学生会各部门、各区队、临时性组织和重要活动相关人。4) 使用注意事项： 妥善使用，事先关注使用期间的天气，做好防范措施。在可预知的情况下，不得将其淋雨、弄污，造成损坏者，须承担一定责任。 使用前、中、后均须检查旗和旗竿是否紧绑着，使用期间要随时巡视或仔细检查其完好与否，及时作出相应处理。尽量保持其直立，颜色分散，高度相互齐平，严禁随地摆放随意拆解。 使用完后自觉将其清理干净，并按时、按数、按原样返还原处。5) 管理注意事项： 彩旗是外语系公共财产，我部作为主要的看管部门，部门各成员应极力做好其看管工作。 系内学生党支部、分团委其他部门、学生会各部门、各区队、临时性组织和系内重要活动相关人需借用的，由负责人直接联系我部部长或副部长，并说明使用性质、使用数量和返还时间，待确认后，找相关负责人办理具体事项，借出前须仔细阅读使用注意事项。系外组织或个人需借用者，须先向我系分团委书记提出申请，经同意后联系我部部长或副部长。 使用前后相关负责人须按要求填写好彩旗使用登记表，明确记录使用数、剩余数和使用情况等。使用完回收后，除非清洗需要，旗和竹竿无需分开。以十条为一捆绑好，规范存放。 为保持其整洁，我部每学期须有计划的将其清理两次以上。清理时将旗和竿分离，用水洗去旗上的污渍，晒干后将破损处缝合好，再套进竹竿绑紧，按要求还原。多余的旗将其存放在规定处，并贴好标签、注明数量。 报失与报废事宜：若因在使用过程中出现破损、遗失或因其他原因导致彩旗无法使用价值的，先经本部门干部研究，需报失或报废的，按照本系有关规定和部门报废与赔偿制度严格申请报失或报废，并做好相关记录与善后处理。 未经部长批准，任何人不得随意移动或损坏彩旗，因此造成彩旗无法继续使用的，由部长向上级汇报并追究相关人员责任。五、 喷画：1. 喷画是先在制图软件（如Photoshop）把图片编辑好后，以背胶、像纸、KT板等为材料喷出来的海报，主要是为了配合学校政教宣传和本系重要活动信息的对外宣传。1. 制作及使用流程：确定主题或内容、尺寸 设计组寻找、收集相关材料（文字、照片等）和制作素材（背景图、插画等）设计组排版编辑，形成初稿交给部长或副部长过目并参考其所提意见进行精加工 部长或副部长交上级过目 后勤组联系广告公司进行制作并向制作方强调必要的信息（如尺寸、质量、时限等） 后勤组收货，当场检查质量（喷画质量明显不合格时马上联系部长，并立即要求重做） 付款后向部长询问报销事项 副部长将喷画交于本系分团委书记或大队长验收 后勤组按时将喷画贴出，随时检查工作并作出相应处理 后勤组按时将其回收并保存 汇报并做好相关记录2. 管理注意事项：1) 喷画通常要重复使用，若无大的损伤都必须回收，每次活动后负责人要安排人员将其折好并贴上标签，统一存放。2) 若有因内容有误，在使用过程中出现破损、遗失，或喷画已过期致使其无重复使用价值的，先经本部门干部研究，需报失或报废的，按照本系有关规定和部门报废与赔偿制度严格申请报失或报废，并做好相关记录与善后处理。3. 未经部长批准，任何人不得随意拆、贴或损坏彩旗，因此造成彩旗使用价值的，由部长向上级汇报并追究相关人员责任。六、 宣传板和宣传栏：1. 本部门管理的宣传板是流动的，供本系政教部门、学生党支部、分团委、学生会和本系区队使用，其他系外组