院系负责人及教学秘书操作手册.doc

院系负责人及教学秘书上学期操作手册一、 每批次毕业设计刚开始，教学秘书进入毕业设计需要完成以下几项工作：1、 确认此次毕业设计的日程安排，与教务处已经设定的是否有较大出入，如果学院有特殊安排，可自行设置。2、 建立教研室，添加成员和设置负责人，负责人可以对教研室成员上报的课题以及下达的任务书进行审核，如果没有较大改动，教研室建立一次就可以了，今后的批次会直接沿用此次的设置。毕设时间管理操作方法如下：目前系统里面的日程安排，首先是由学校统一设定。各学院教务秘书也可根据学院具体情况自行设置。（1）点击左边菜单中的毕设时间管理-查看毕设日程，显示学校统一设定的毕业日程安排列表如下图：（2）点击左边菜单中的毕设时间管理-毕设时间管理，学院就可以进行该流程的自行设定（如图）比如希望延长上报课题这个流程的日程安排（目前全校统一设置截止日期为2010-12-20），可按照如下操作：教师本人只能查看全校和本学院的日程安排。教研室管理操作如下：可以由教务秘书在“教研室管理”中，新建教研室，在列表中选择具体人员，并设定教研室负责人，教研室负责人可以审核其教研室成员申报的课题。原则上规定，一名教师只能归属于一个教研室，所以如果在选择教研室成员时，发现有老师不在列表中，则说明已将该人归属与其他教研室。二 对已完成双选的课题进行发布原则上，完成上述两项工作（日程安排和教研室管理）以后，指导老师就进入系统上报课题教研室负责人审核课题然后学生进入系统选择课题，老师进入系统选择学生，这就是进入双选阶段。 完成双选后的课题，还必须要由学院负责人或教学秘书完成发布以后，指导老师才能下达相应任务书。具体操作如下图：学院负责人或教务秘书，进入课题管理-协调课题，可以看到已经完成双选的课题列表。在列表第一行的序号前的方框内点击，然后再点击该页面备注下方的“全部发布”灰色图标，就可以完成当前页双选列表的所有课题的发布；如果在某个课题前面的方框内点击，然后再点击该页面备注下方的“发布”灰色图标，就可以完成选中课题的发布。三、为还没有选择课题的学生进行协调。双选结束后，总会有部分学生没有选择课题或者选择的课题没有被老师选择，这就需要院系负责人或者教学秘书为这部分学生选择课题。注意：协调之后的课题，必须也要进行发布，否则指导老师无法下达任务书。上述三项工作结束之后（在第一学期进行），指导老师下达任务书，进入过程检查，教学秘书的工作告一段落。院系负责人及教学秘书下学期操作手册一、查看过程检查情况进入过程检查模块，点击：查看过程检查，就可以查看本学院各老师的过程检查情况。二、建立中期检查小组添加中期检查组，添加小组成员及需要抽查的学生。三、毕业答辩1、分配评阅教师 对每个学生的论文指定评阅教师，被指定的评阅老师方可对论文进行评阅给分。（1） 在老师列表中，选中某位老师，执行操作，则在新窗口内列出还未分配评阅教师的论文列表，选择后，执行添加（2） 添加后，再进入，就可查看论文分配评阅老师的对应情况（3）一篇论文只能分配给一个评阅教师，已分配好评阅教师的论文，如果需要更换评阅教师，可执行后，重新进行分配。2、答辩小组管理 一般由教研室主任进行答辩小组管理进入毕业答辩-答辩小组管理，点击，添加答辩小组填写小组名称，并选择成员名单，以及分配答辩任务之后，保存。答辩小组中的成员，都可以进入毕业答辩模块的“填写答辩意见”，了解该名学生的毕业设计相关情况，并可统一指定一名成员，填写答辩意见。3、成绩管理 答辩全部结束后，学院对最后成绩结果经过审核后，就可以进行发布了