《办公软件的应用》PPT课件.ppt

1,第5章 办公软件的应用,5.1 Office 2003 基本操作 5.2 Word 2003 文字处理软件 5.3 Excel 2003 电子表格软件 5.4 Powerpoint 2003 演示文稿软件 5.5 Office 2003 综合应用 5.6 WPS Office 简介,2,5.1 Office 2003 基本操作,5.1.1 Office 2003 的安装、启动与退出 安装：执行安装盘上的setup.exe文件。 启动：.“开始”；.桌面快捷方式 退出： 选择程序的“文件” “退出”； 点击工作窗口右上角“关闭”按钮； 双击左上角控制菜单图标或按Alt+F4组合键。,3,5.2 Word 2003 文字处理软件,Word 2003是microsoft office 2003 办公套件的一个组件，具有强大的文字编辑和排版功能, 后缀.doc。 启动与退出 Word 2003窗口的组成(下一页）,4,工具栏,编辑区,Word 2003窗口的组成,5,office 基本文档操作,启动office软件后，创建一个新文档 “文件” “新建”或Ctrl+N； 工具栏中“新建”按钮。 保存文档 “文件” “保存”或Ctrl+S； “文件” “另存为”；工具栏中“保存”按钮 打开文档（启动Office软件后） “文件” “打开”或Ctrl+O，再选择文档位置及文件名； 工具栏中“打开”按钮。 对word，Excel 和 powerpoint都适用！,6,5.2.1 文本的编辑,1. 移动插入点 2. 输入文本 分段用Enter键，shift+Enter实现“手动换行符”或“软回车符”. 插入符号: 符号栏：右键点击工具栏显示符号栏，点击相应符号插入，如，等； 菜单栏“插入”“特殊符号”或“符号” 3. 插入和改写 Insert键,4. 选定文本（鼠标、组合键） 选定一个句子：按住Ctrl键，然后在句子的任何地方单击。 选定一行文字：将鼠标移动到该行的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后单击。 选定一个段落：将鼠标移动到该段落的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后双击。 整篇文档：将鼠标移动到任何文档正文的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后连续三击。 选定一大块文字：将光标移至所选文本的起始处，用滚动条滚动到所选内容的结束处，然后按住Shift键，并单击。 选定列块(垂直的一块文字)：按住Alt键后，将光标移至所选文本的起始处，按下鼠标左键并拖曳到所选文本的末端，然后松开鼠标和Alt键。,选定文本常用组合键,9,5. 删除文本：Backspace 或 Delete 6. 文本块的操作：文本块指被选定的一个或多个字符，和其他的文本的删除、剪切、复制等都是一样的。,10,7. 查找和替换：编辑查找 或Ctrl+F,11,8. 撤销和重复 9. 文档的显示 视图：普通视图、页面视图、大纲视图、web板式视图和阅读版式视图。,12,字符格式设置 选中要编辑的字符、行或段落，进行编辑。,5.2.2 文档的排版,格式工具栏,13,2. 段落格式设置 1）基本格式： 把插入点放到要编辑的段落，或者选中要编辑的段落。, 设置段落对齐方式 设置段落间距、行间距 设置段落缩进,14,2）首字下沉、项目符号和编号、边框和底纹、文字方向,15,页面格式设置： 包括页面布局、页眉和页脚、页码等 页面布局：菜单栏“文件”-“页面设置”,16,页眉和页脚：“视图”-“页眉和页脚”,编辑页码,插入日期和时间,这些功能也可以通过“插入”菜单来完成,17,分栏、分隔符、打印预览和打印,18,5.2.3 样式的创建与应用,样式是系统或用户定义并保存的一系列排版格式。样式可分为段落样式和字符样式。字符样式只包含字体、字号、字型、字体颜色等信息，而段落样式除了包含字符格式信息之外，还包含段落格式、边框、编号、文本框等格式信息。 新建样式 应用样式 修改样式 创建目录 应用模板,19,1. 新建样式、应用样式、修改样式,20,2. 创建目录,显示的最低级别,21,5.2.4 表格制作,1. 创建表格 使用“常用”工具栏按钮创建表格 使用“表格”菜单创建表格 手工绘制表格,22,2.编辑表格 选定单元格 插入行、列或单元格 删除行、列或单元格 合并与拆分单元格 拆分表格,23,3. 排版表格 缩放表格：直接拖拉 改变表格行高、列宽 设置表格中文本的格式 4. 边框和底纹,24,6表格制作技巧 （1）标题行重复：表格分页时，在每页的头行显示标题 （2）设置表头斜线 ： （3）表格排序 （4）表格的计算 （5）表格与文本的相互转换,25,5.2.5 图形操作,1. 插入图片 插入剪贴画 插入艺术字 插入图片文件,26,2. 绘制图形 “绘图”工具栏 绘制图形 在自选图形中 添加文字,插入图片艺术字、剪贴画,27,3. 编辑图片 缩放图片 剪切图片,28,4图文混排 选中图片，在“绘图”工具栏中选“绘图” “文字环绕”，再选择环绕方式； 在“图片”点击“文字环绕”，再选方式； 点击右键或双击图片，打开“设置图片格式”对话框，选“版式”选项卡选择方式。,29,5.3 Excel 2003 电子表格软件,30,1 基本概念 工作簿：book，一个工作簿就是一个excel文件（扩展名是.XLS ） 工作表：sheet，一个工作簿可以有多个工作表，最多可以有255个 单元格：cell ，用其列号+行号来表示，如A2 单元格区域 ：连续的多个单元格构成一个区域,5.3.1 Exce1 基础知识,31,2. Excel 2003 的工作界面,32,5.3.2 数据的输入与编辑, 单元格、单元格区域的选定,33,2.输入数据 单元格中可以输入数字、文本或者公式。 输入文本: 输入数字文本数据时应在数字前加英文单引号（） 输入数值: 输入分数时，应在分数前加0和空格，如0 2/3，以区分日期 输入日期和时间: 日期格式yyyy/mm/dd, yy/mm/dd, yyyy-mm-dd 或 yy-mm-dd, 时间格式hh:mm am/pm. 输入当天日期按组合键“Ctrl+;”，输入当天时间按“Ctrl+Shift+;”,34,3. 自动填充数据 1）自动填充（复制）前面的数据 当一列单元格中只有几种特定的数据，Excel会自动完成一部分的输入，在新的单元格中输入该列中曾经出现过的数据的第一个字符，后边所有字符即会显示出来，按回车键该单元格内容输入完成，若不是用户所需的内容，则用户可以继续输入数据。 2)自动填充相同的文本 如果第一个数据为数值，则填充是按住ctrl键，则数值递增。 3）自动填充序列 如果一行或一列的数据是Excel定义的序列（如连续的数值、编号、月份、星期等），则只要输入前两项、并选中，然后拖动填充柄到结束单元格，Excel会自动判断其增量，完成填充工作,35,自动填充数据,更简单的操作是直接采用鼠标拖拉进行填充,36,4. 编辑数据 编辑单元格数据 （2）清除单元格数据 （3） 选择性粘贴：“编辑”-“选择性粘贴”； 点击右键-“选择性粘贴” 插入和删除行、列和单元格,选中单元格，点击右键，选“插入”或“删除”,选择性粘贴,选中一行(列)，点击右键，选“插入”或“删除”，则直接插入行(列)，或删除被选中的行（列）,37,5.3.3 工作表的管理与格式化,1. 管理的基本操作 选择工作表 插入工作表 删除工作表 移动或复制工作表 重命名工作表,在工作表名称上点击右键即可,38,2. 工作表的拆分与冻结 拆分工作表： “窗口”“拆分窗口”，不需要时则“窗口”“取消拆分”,39,2. 工作表的拆分与冻结 冻结工作表：选中一个单元格，“窗口”“冻结窗口”，则以被选中单元格的左上角为冻结点，该点上边和左边的内容被冻结，一直在屏幕上显示 。不需要时则点击“窗口”“取消冻结窗口”,40,3. 工作表的格式化 设置数字、对齐、字体、边框、图案等格式， 在“格式”菜单“单元格”或在单元格上点右键-“设置单元格格式”,41,3. 工作表的格式化, 自动套用设置, 使用条件格式化,42,5.3.4 公式与函数的应用, 单元格的引用 引用的作用 引用的表示 : 相对引用 :A1 绝对引用 :$A$1 混合引用 :A$1,=D3+$E$2+F$2+Sheet1!C5 = 2 + 8 + 3 + 5,=E2+$E$2+G$2+Sheet1!D4 =8 + 8 + 16 + 6,43,5.3.4 公式与函数的应用, 公式的应用 用户在输入一个公式时总是以“”开头，然后才是公式的表达式。公式中可以包含运算符、单元格地址、常量、函数等。以下是公式的示例： =2*3.14*10 常量运算 =E2*30%+F2*70% 使用单元格地址 =SUM (7.28，8) 使用函数 （1）公式的输入 （2） 运算符和运算规则 （3）公式的复制：直接复制粘贴或通过选择性粘贴,44,5.3.4 公式与函数的应用, 函数应用 函数的一般格式为：函数名(参数1，参数2，参数3 ，)，常用函数见表5-3. 使用方法：“插入”-“函数”,45,5.3.5 数据的图表化,1创建图表 选择数据源 “插入”-“图表”，弹出图表向导对话框 确定图标类型,46,2. 图表的编辑 使用“图表”菜单 双击图表对象，在弹出对话框修改 右键单击图表选中图表中的各个部分，单击位置不同，弹出菜单也不同,“图表”菜单,双击图表对象，弹出对话框,右键单击图表,47,5.3.6 数据管理,1.数据清单：数据清单的每一行称为一个记录（record），每一列称为一个字段（field）。 特点：不允许空行或空列；字段必须唯一，字段中的数据类型必须一致 可通过“数据”-“记录单”来编辑 2.数据排序 选定一单元格，通过“数据” -“排序”命令来排序：,排序图标（升序排列）,48,3.数据筛选 ：选出满足一定条件的记录，有自动筛选和高级筛选。 4.分类汇总 5.数据透视表 分类汇总和数据透视都是针对数据清单进行的,49,5.4 Powerpoint 2003 演示文稿软件,50,5.4.1 Powerpoint 基础知识 1. Powerpoint 2003 的工作界面,51,2. 视图 （1）普通视图 （2）幻灯片浏览视图 （3）幻灯片放映视图,52,2019/5/13,5.4.2 演示文稿的编辑,1幻灯片内容的编辑 （1）输入文本 （2）插入其他对象 2幻灯片内容的格式化 （1）文字的格式化 （2）段落的格式化 （3）项目符号的设置 （4）其他对象的格式化 （5）格式的复制,“插入”菜单,“格式”菜单,53,3幻灯片版式的更改 （1）母版：用于设置文稿中每张幻灯片的预设格式，有幻灯片母板、讲义母板和备注母板。,54,3幻灯片版式的更改 （2）配色方案 （3）应用设计模板 点击“格式”-“幻灯片设计”，屏幕右边出现下图：,应用设计模板,是放映时，打开一张幻灯片时，幻灯片内容的出现方式,55,4幻灯片的操作 （1）插入：“插入”菜单-“新幻灯片”；在左边的幻灯片列表上点右键，选“新幻灯片”。 （2）删除：delete （3）移动与复制：在左边的幻灯片列表中选中要移动的幻灯片，点击右键 或 直接拖动要移动的幻灯片到目的位置,56,5.4.3 演示文稿的放映效果设置,1设置幻灯片中对象的动画效果 （1）预设动画方案：即动画方案 （2）自定义动画：,57,2设置幻灯片间的切换效果 从一张幻灯片到另一张幻灯片的转换过程，可以设置转换效果。“幻灯片放映”菜单-“幻灯片切换”,58,5.4.4 演示文稿的超链接技术,1插入超链接 “插入”菜单-“超链接” （1）原有文件或网页 （2）本文档中的位置 （3）新建文档 （4）电子邮箱地址,2删除超链接,59,3使用动作按钮,60,5.4.5 幻灯片的放映,1简单放映 ：视图中的“幻灯片放映”按钮； “幻灯片放映”-“观看放映”；按“F5” 2自定义放映：“幻灯片放映”-“自定义放映”。可以选择要放映的幻灯片，设置放映顺序。,61,3. 设置放映方式：选择“幻灯片放映”中的“设置放映方式”命令，弹出“设置放映方式”对话框，然后设置方式内容。,62,5.4.6 演示文稿的打印与打包,1幻灯片的打印 “文件” “页面设置” 2. 演示文稿的打包 方法：打开演示文稿，选择“文件”中的“打包成 CD”命令，弹出“打包成CD”对话框.，然后打包设置。,63,5.5 Office 2003 综合应用,5.5.1 Word中论文排版技巧 1. 目录的制作 （1）修改标题样式的格式 （2）应用相应的格式至各个章节的标题段落 （3）提取目录 2. 页眉页脚的制作 （1）页眉 （2）页脚 3. 图表和公式的自动编号 （1）使用题注 （2）使用交叉引用,64,5.5.2 Excel公式与函数的应用技巧,1. 年龄计算 输入公式自动计算 2.