大学文化基础知识第七章.ppt

第7章 中文Access 2003的应用,7.1 Access 2003的基本知识 7.2 创建和保存数据库 7.3 表 7.4 查询 7.5 窗体 7.6 报表 7.7 使用数据,7.8 控件 7.9 宏 7.10 页 7.11 与SQL数据库的连接 7.12 数据库安全,7.1 Access 2003的基本知识,7.1.1 编辑窗口基本结构,7.1.2 数据库概述 数据库（Database）：与某一特定主题或目的有关的数据和对象的集合，可包含表、查询、窗体、报表、宏和模块。 表（Table）：关系型数据库管理系统的基本结构。在Access 2003中，表是一个以记录（行）和字段（列）存储数据的对象，即为一个二维表格。数据是关于某特定类型事物的描述，一组相关的数据组成一条记录，表是记录的集合。 记录（Record）：由字段组成，各字段的一组具体值形成表的一个数据行即为记录，是相关事项的数据集合。 字段（Field）：包含特定信息内容的表元素，例如“政治面貌”。在数据表中字段以列或单元格表示，在窗体中可使用文本框等控件显示字段的值。 数据类型（Data Type）：变量或字段属性，用于确定所存储数据的类型。,表7-1 Access中的数据类型及其适用范围,主关键字（Primary Key）：用于惟一标识表中记录的一个或多个字段值。在两个存在某种关系的表中，主关键字用于在一个表中引用另一个表中的特定记录。当主关键字引用来自另一个表时，称之为外部关键字。 索引（Index）：用索引在表中加快搜索和排序操作，表的主关键字能自动建立索引，不能建立索引的字段类型有备注型、超链接或OLE对象。 查询（Query）：对存储在表内的数据进行查找，可将多个表的数据组合在一起进行查询，并可指定给窗体或报表作为数据源。 窗体（Form）：Access数据库对象的一种，主要用于优化屏幕显示。可在窗体中放置控件，用于编辑字段数据或执行其他操作。 报表（Report）：Access数据库对象的一种，根据指定规则显示格式化的信息。输出数据可以按预先定义的规定格式出现，也可在报表的各层次执行各种计算，提供总计数据后输出，如商品进销存一览表、工资明细等。 控件（Control）：常用在“设计”视图中的窗体或报表中，用于显示数据、执行宏或简化窗体或报表中读取的图形化对象，如文本框、复选框、矩形或命令按钮等。,宏（Macro）：用于自动完成特定任务的操作或操作集合。 模块（Module）：用Access Basic编写的过程集合。 数据库窗口（Database Window）：打开Microsoft Access数据库时的显示窗口。数据库窗口中包含表、查询、窗体、报表、宏和模块等选项卡，单击选项卡显示该类型的所有对象列表。 “数据表”视图（Datasheet View）：以行和列的格式显示表、窗体或查询数据的视图窗口。在此视图中可编辑字段，并对数据进行添加、查找或删除操作。 “设计”视图（Design View）：显示表、查询、窗体、报表、宏和模块等设计方案的窗口。在此视图中可新建数据库对象，也可修改现有对象的设计方案。,7.2 创建和保存数据库,7.2.1 创建数据库 两种创建数据库的方法： 1. 使用“数据库向导”创建数据库 2. 创建空数据库 7.2.2 保存数据库 保存新建的数据库，单击工具栏中的“保存”按钮，也可使用菜单中的“保存”或“另存为”命令。,7.3 表,7.3.1 创建表 使用表向导或设计器创建表的方法如下： 1. 使用表向导创建表 2. 使用设计器创建表 7.3.2 修改表结构 对当前表的结构进行修改，可以在设计视图中进行。 7.3.3 输入表的数据 定义表的结构之后，就可以开始输入记录。,7.3.4 使用主关键字和索引 1. 关于主关键字 Microsoft Access型数据库系统的最大好处在于它可以使用查询、窗体和报表快速查找并组合保存在各个不同表中的信息。因此每个表应包含一个或一组字段作为保存每条记录的惟一标识，称为表的主关键字。为确保主关键字的惟一性，Microsoft Access 将避免任何重复值或Null值进入主关键字字段。 可以定义的主关键字有自动编号、单字段及多字段三种。 1）自动编号主关键字 向表中添加记录时，自动编号字段可设置为自动输入连续数字的编号，将其指定为表的主关键字是定义主关键字的最简单方法。 2）单字段主关键字 若字段中包含一些惟一值，例如编号，可将该字段指定为主关键字。 3）多字段主关键字 当不能保证任何单字段都包含惟一值时，可将两个或更多的字段指定为主关键字，常用关联其他两个多对多关系表的表。,2. 关于索引 索引是实现在表中快速搜索和排序功能，可以是基于单个或多个字段创建索引，多字段索引能区分开第一个字段值相同的记录。 表的主关键字将自动设置索引，备注、超级链接、OLE对象等类型字段不能设置索引。 1）创建单字段索引 2）创建多字段索引,7.3.5 从外部获取数据 Access 2003还可以从Excel、Outlook等获取所需数据。 7.3.6 插入、删除子数据表 7.3.7 利用Excel整理数据 Access 2003可利用Excel的表格处理功能完成表格的公式及计算，利用其绘图功能画出分析图表。 7.3.8 删除表 （1）在数据库窗口中单击要删除的Access数据表。 （2）按Delete键即可。,7.4 查询,7.4.1 创建查询 通过“简单选择查询向导”创建查询，可对记录组或全部记录进行汇总、计数及计算平均值、最小值、最大值等。 7.4.2 在查询中使用多个表 查询能将多个表或查询的数据集合在一起执行操作， 将多个表添加到查询中时，必需确定它们的字段列表已互相关联在一起。,7.5 窗体,7.5.1 创建窗体 创建窗体有人工方式和窗体向导方式两种。 7.5.2 创建弹出式窗体 创建弹出式窗体显示信息或提示用户输入数据，始终显示在所有已打开的窗体上。 弹出式窗体可以是非独占式或独占式的，如果弹出式窗体为独占式，除非关闭或隐藏该窗体，否则，将不能访问其他对象或菜单命令，独占式弹出的窗体即为自定义对话框。 1. 创建非独占式弹出式窗体 2. 创建自定义对话框 窗体为粗边框且只包含一个标题栏及“控制”菜单。这种窗体不能最大化、最小化，也不能调整大小。 3. 使用宏显示消息框 通过为宏名设置事件属性，将宏附加在窗体或报表,7.6 报表,7.6.1 创建报表 可根据需要自行创建报表，也可通过“报表向导”进行创建。 7.6.2 创建邮件及其他类型的标签,7.7 使用数据,7.7.1 在窗体视图中使用数据 在窗体视图中，利用工具栏和窗体中的“定位”按钮对数据进行多种处理，如下图所示为工具栏示例。,主要按钮功能如下： 视图：单击下拉按钮，可以在设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图之间切换。 升序排序：数据记录按指定的列数据大小从小到大升序排列。 降序排序：数据记录按指定的列数据大小从大到小降序排列。 查找：在数据视图中查找符合指定条件的记录。 新记录：插入新的数据记录。 删除记录：删除指定的数据记录。,7.7.2 在表的数据表视图中使用数据 使用数据的方法与窗体视图基本相同，不同之处在于它可以更改数据表设计及插入、删除或重命名列。更改数据表设计的方法为： 移动字段： 隐藏字段： 冻结最左边的列： 调整列或行的大小： 添加或删除列： 在当前列的左边插入新字段： 命名新字段： 删除列： 7.7.3 在查询的数据表视图中使用数据,7.8 控件,在窗体或报表中添加的每一个对象即为控件，Microsoft Access 包含的控件类型有文本框、标签、选项组、复选框、切换按钮、组合框、列表框、命令按钮、图像控件、结合对象框、非结合对象框、子窗体/子报表、分页符、线条、矩形及ActiveX自定义控件，可通过窗体 视图或报表 视图中的工具箱进行设置。 7.8.1 创建控件 7.8.2 设置属性 以设置窗体、报表、节或控件的属性方法为例进行说明,7.9 宏,7.9.1 创建宏 7.9.2 执行宏,7.10 页,Access 2003具有互动网页功能，可将数据库转换成具有交互性的网页数据，将数据表发布到WWW服务器上，其他用户可通过浏览器迅速获得数据库查询的结果。 7.10.1 创建数据访问页 7.10.2 设计数据访问页 若数据访问页不符要求，可对其重新进行设计。 7.10.3 预览数据访问页,7.11 与SQL数据库的连接,使用Access 2003可以将数据库直接建立在SQL服务器上，因而Access 2003可利用SQL Server的数据保护和扩展性能。 （1）进入Access 2003，在窗口右方的“新建文件”窗格中选择“使用现有数据的项目”。 （2）单击“创建”按钮，弹出如图7-70所示的对话框。 （3）如果是单机使用MSDN，默认服务器名为计算机名，输入登录ID、密码、数据库名称，然后单击“下一步”按钮。 （4）按照向导提示逐步完成操作。,图7-70 “数据链接属性”对话框,7.12 数据库安全,Microsoft Access 提供设置数据库安全的两种传统方法：为打开的数据库设置密码或设置用户级安全，前者使用简单，后者更灵活、普及。 使用用户级安全的三个主要优点为： （1）能保护代码的知识产权。 （2）防止用户无意更改应用程序依赖的代码或对象而破坏应用程序。 （3）保护数据库中的重要数据。 7.12.1 设置密码,7.12.2 用户级安全 使用“用户级安全性向导”操作简单，仅运行该向导并不完成完全保护数据库所需的所有步骤： （1）添加一个安全工作组或新建一个工作组信息文件。 （2）激活“登录”对话框，创建管理员的用户账号。 （3）退出 Microsoft Access