员工报销管理制度(试行).doc

.员工日常费用报销规定为完善员工报销制度,提高财务报表的准确性，经总经理审批通过，现对在职员工费用报销做出如下规定：一、报销费用类别可报销费用类别有：电话费、市内交通费、误餐补贴；差旅费用包括：交通费、住宿费、出差补贴、业务招待费、借支。根据各岗位的实际工作需要特制订了费用的报销标准（详见附件1：费用报销标准执行表-试行2015.11，以下简称：费用标准表2：招待费申请单）。各类别费用报销要求如下：电话费：费用标准表中为各职位的上限报销标准，报销话费需要员工提供当月在中国电信、中国移动或者中国联通等运营商开具的正规发票，不允许用充值发票报销、不允许一人多号，发票名称一经确定不得随意更改。原则上每月报销一次，最长累计报销周期不超过2个月。市内交通费：因开展工作产生的市内交通费用，原则上无特殊需要公司提倡公共交通出行。具体报销要求如下：1、每月报销一次，报销交通补贴员工需要提供的士费票据、公交票、公交卡充值发票等，以上票据均为正式机打发票或定额发票。其中正式机打发票开票单位名称为“武汉永丰行商业实业有限公司”全称，不允许写“个人”。每次报销时请写清楚几月几号外出到达地点，每次的金额，以不超过每人上限予以实报实销。如次数、到达地点、金额不明，财务有权利不予以通过。整改之后在予以重新审核。2、已有私车补贴的原则不能再申请报销市内交通费用；3、特殊情况需乘坐的士或其他交通类型的，需提前像 综合部 申报，得到批准后再报销；4、员工上下班的交通费用不在此报销范围，包含上下班到项目的费用，请各位自觉遵守；5、原则上每人每月最高报销市内交通费不得超过100元。误餐补贴：误餐补贴的发放标准按照职位级别及每月的实际工作日发放，相应标准见附件1。差旅费：出差外地需住宿的，住宿费标准请参照附件1，公司提倡合理使用费用，如两位同性员工出差同地需合住一间房，住宿费标准可按两人中费用标准较高的一位执行，以此类推。在出差地如公司没有安排工作餐和交通车辆的可按附件1中的相应标准报销交通及误餐补贴，已有交通补贴的不予报销交通补贴。常驻员工或差旅时间达到或超过30天的将另行制定补贴标准不按此表现标准报销。业务招待费：搞好公司业务及有关接待工作，有效控制业务招待费的支出，以达到“开源节流，增收节支”的目的。具体要求如下：1、招待费开支标准1.总经理级以下员工招待=100/人。2.总经理安排的宴请，实报实销。2、招待费申请程序1. 因业务需要招待客户时，应先提出书面申请，填写招待费申请单（见附表2）。2. 各部门发生的招待费用，由主管签批，同时报总经理签批。3. 经理以上高层单次招待费超过1000元的报总经理签批。4.如因特殊原因不能书面申请的，应电话逐级上报至总经理，回公司后两天内补办书面申请手续。3、招待费的报销程序1. 报销招待费时，招待费发票要单独粘贴，不得与本次招待无关的报销票据共用一张粘贴单。2、招待费报销填写报销凭证时支出科目及摘要一律填写招待费。2. 报销人持招待费发票和招待费申请单完成公司要求的主管领导签批、财务审核和总经理批程序，招待费申请单由出纳付款后留存。3. 除总经理不用填写招待费申请单，其他没有填写招待费申请单的招待费一律不予报销，不符合签批要求的招待费申请单财务不予审核。4.招待费发生后三日内必须完成费用报销程序，三日后财务不予报销。5.在外地出差时发生的招待费，返回公司后二日内完成费用报销程序。6.填写招待费4、借支：为更好地执行公司财务制度，控制财务风险，完善员工借支的审批权限与流程，特制订此规定。1、因公借支1、由借支人填写借支单，经部门负责人签字同意后，报财务经理审批后，呈总经理批准。借款人凭审批后的借支单到出纳处支取借款；2、经批准后的借支单是员工申请借支的唯一证明文件。没有或未经批准的借支单的，不得办理借支。3、员工因公借支，事情处理完后14日内必须到财务部办理报销手续 ；超过报销时限的按以下规定处罚：（1）超过14日未到财务部进行报销手续的，处以10元/天罚款；（2）超过20日未到财务部办理报销手续且无说明者，处以20元/天罚款；（3）超过若超过30日后，未到财务部办理报销手续且无说明者，在借款人工资中扣还借款；（4）借款人失踪、蓄意逃脱偿还的视情节追究其法律责任。2、 其他临时性借款1、特殊情况下，需紧急借款时，由经办人填写借据后，电话通知总经理申请借款金额，由总经理同意方可办理借支。2、临时性借款人必须在借款后3日内到财务部进行报销手续。特殊情况无法取得支付凭证的需携带经部门经理签字的书面说明到财务经理处审核签字备案。 为避免报销公司领导频繁的处理报销流程，建议每月每人统一报销一次，在每月15日前报销上月的电话费、市内交通费、差旅费等。该规定为试行，会根据实际执行情况进行相应调整，从2016年元月份开始执行。2、 交通费、电话费报销对象1、 当月请假次数=10不予报销（除调休、年假之外）2、 入职新员工如15日之前入职包含15日一个月之后予以报销下