互联网时代事业单位档案信息资源的开发与利用.pdf

公共管理 127 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 3 8期 摘要：随着信息技术的发展和网络的日益普及， 事业单位档案管理工作取得了长足的进步。开发和 利用是档案管理的主要目的，也是衡量一个单位档 案管理水平高低的主要标准。随着改革的不断推进， 事业单位档案管理工作面临着诸多新情况、新问题。 如何借助网络技术，提高档案资源开发和利用的价 值，是每一位事业单位档案管理人员都值得关注的 课题。 关键词：事业单位 档案资源开发与利用 数字化 一、互联网对事业单位档案资源开发与利用的影 响 事业单位是国家机构的重要分支，承担着重要的 社会职能。档案管理工作是事业单位发挥职能、服务 社会的保障。事业单位档案记载了事业单位在长期发 展过程中形成的诸多文字资料、声像、图片等资源。 随着事业单位的不断发展，事业单位档案管理的重心 越来越向档案资源的开发和利用过渡。互联网的出现 给现代人生活提供了方便，同时也大大提高了办公效 率。互联网时代，档案资源主要以电子档案的形式存 在，利用很小的空间就可以存储大量的档案信息，大 大提高了档案资源的存储量，存储密度也比纸质档案 高出许多倍，同时也减少了档案管理成本。从档案资 源开发和利用的角度看，互联网的发展为事业单位档 案资源开发提供了便捷条件，互联网的出现为档案信 息开发提供了全新的技术支持。所谓档案信息开发是 指档案管理部门利用各种档案管理手段和方法，将档 案资料中有价值的信息挖掘出来，满足社会或者信息 使用者对信息的需求。网络时代的到来，档案管理部 门可以将海量的、有价值的档案信息发布在网站上， 任何个人只要拥有计算机网络均可以对信息进行查询 和浏览，大大提高了档案信息开发和利用的效率，满 足了信息使用者的要求。 互联网时代事业单位档案信息资源的开发与利用 姜东昕 二、事业单位档案信息资源开发与利用的问题 互联网具有使用方便、快捷以及成本低特点，对 事业单位档案资源开发利用具有重要作用。但在其发展 的过程中也存在诸多的弊端，影响了档案资源开发的价 值和有效性。 1. 电子档案安全性日益凸显 网络如同一把双刃剑，在给我们带来巨大便利的 同时，也蕴含着极大的不安全因素。与传统的纸质档案 相比，电子档案存储于计算中，容易受到外界的侵入和 干扰，造成档案资源的破坏或者丢失，尤其是一些重要 资料被窃取，对国家经济安全带来巨大的威胁。而我们 相关的网络安全制度建设并不完善，档案工作人员的档 案安全意识淡薄， 缺乏有效的网络信息保护手段和措施。 2. 档案管理信息化程度不足 信息化时代，事业单位档案中的电子文件越来越 多，传统的信息保管载体无法满足海量信息资源的需 要，于是一些先进的网络技术，例如扫描技术、光盘技 术、缩微技术等不断出现，为档案管理工作提供了巨大 的便利。但是在一些事业单位中，档案管理信息化程度 比较低，档案管理信息化、数字化成为一句口号，纸质 的档案资料依然占有很大比例。随着时间的推移，很多 纸质资料不可避免的出现磨损、损害，一旦损毁很难进 行修复，资料渐渐失去应有的价值。给档案管理工作带 来巨大的安全隐患。 3. 档案管理人员信息素质不高 互联网时代的档案资料资源开发与利用需要一批 既熟悉档案管理工作，又精通计算机网络的人才队伍。 目前，事业单位档案管理人员的素质和能力不能满足新 时期档案管理工作的需要。一些事业单位不重视档案管 理人员的选拔，没有把好入门关，从其它部门临时抽调 一些人员来负责档案管理；有的单位甚至让离退休员工 或者职工家属来担任，这些人员没有档案管理的专业背 景，也没有档案管理的工作经验，缺乏档案信息开放、 4中黑白.indd 1272014-4-30 12:46:45 公共管理128 管理观察 2 0 1 4年 4月中旬出版 交流、共享的观念，缺乏对馆藏档案信息资源进行深 层次开发的能力，不能满足新时期知识密集、技能要 求高的信息化发展要求。 4. 档案信息资源利用效率较低 一是盲目展开数字化工作，浪费了人力物力，增 加了基础设施建设的负担；二是档案信息检索入口少、 功能差；三是档案部门对档案信息资源宣传力度不大、 深度不够广，制约了档案信息资源的利用率，社会公 众对档案信息的认知度不高。 三、做好事业单位档案信息资源开发利用工作的 途径与方式 1. 加强宣传、增强档案信息服务意识 档案管理是事业单位工作的重要组成部分，如果 没有档案管理部门，事业单位的所有档案将散落于各个 部门，不能被很好的利用，服务能力大打折扣。而事 业单位领导对档案管理工作的重视程度关乎到整个档 案开发的有效性。因此应该着重提高领导的档案意识， 事业单位可以组织关于档案工作的讲座，邀请各部门领 导参与，让领导正确认识档案工作的意义，增强信息 观念和信息敏感度。把档案工作作为一项重要的日常 管理工作狠抓不放，在实际工作中，要明确档案信息资 源开发利用是档案工作的主导，在人、财、物等方面 给予倾斜，保障档案资源开发与利用工作的顺利进行。 2. 运用信息技术手段，加强档案管理的信息化建 设 随着信息化时代的到来和信息技术水平的不断提 高，档案管理已全而进入信息化管理时代。一是利用数 码照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，实 现档案数字化存储，快速及时地进行档案的处理调整， 加强档案信息的规范性，并有效地减轻档案工作者的 劳动强度，提高工作效率。二是通过建立档案信息数 据库和管理系统， 同时建立由编研成果目录、 专题目录、 档案目录等组成的索引目录数据库，实现信息的海量 存储、长期积累和有效更新，并保持档案的动态性。 为职工培训计划、实施绩效管理以及领导决策支持提 供有效的依据和帮助。 3. 创新服务手段，提高档案利用效率 事业单位要树立用户第一的观念，逐步建立贴近 用户需求的网络化服务体系。这就需要事业单位深入 职工群众中去，了解大家的信息需求，根据信息需求 者的要求，有针对性地开发档案部门所控制和管理的 档案信息资源，形成能够反映和满意用户需求的各种 信息产品。同时，尽量简化用户利用手续，在档案查 询上加强电子检索，实现相关信息的快速检索与查询， 缩短用户的查找时间，使更多人可以在最短的时间内 查到有用的信息，多层次全方位地满足用户的档案需 求。另外，在实施档案信息化的过程中，档案管理人 员要做好电子档案的保存工作，档案资料采集要做到 采集真实、 管理规范， 将每一类档案的密级程度划分好， 确保档案的安全。 4. 加强研究型、开发型人才队伍建设 档案资源开发与利用是一个专业性很强的工作， 需要从业人员具备扎实的专业知识基础。而且随着网 络信息技术的不断发展，新的档案管理方式、方法不 断涌现，档案管理工作者不仅要懂得档案管理的知识， 还要具有一定的计算机网络技术知识。因此，事业单位 要加强对档案从业人员的培训力度，不断更新档案从 业人员的学习理念和学习方法，重点加强互联网相关 的知识的培训，提高档案管理人员的知识结构和整体 水平，不断提升档案管理水平。有条件的单位要积极招 聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与 开发人才等，通过实施现代化的档案管理方法和手段， 使机关档案工作走上标准化、科学化的道路。 总之，在信息化时代，电子信息技术的不断发展 和网络的日益普及，为事业单位档案资源的开发与利 用提供了契机。档案管理人员要充分认识到档案工作 的重要性，积极培养自己的网络意识和技术，为互联 网时代档案资源的开发与利用做出应有的贡献。 参考文献： 1 程巧玲 . 事业单位档案管理中存在的问题及对策分 析 J. 科技创新导报 .20