事业单位档案管理中的弊端与对策分析.pdf

管理观察 Management Observer 总第 574 期 第 11 期 2015 年 4 月 中旬出版 46 事业单位的高效运作与档案的科学管理息息相关， 完善的管理制度可促进事业单位全方面的方向发展。就 目前来看，许多事业单位的领导者并没有用更多的精力 去加强档案工作的管理，结果导致各部门管理问题层出 不穷。因此，要解决这一状况则必须深挖管理过程中存 在的弊端。 1 . 事业单位档案管理中的弊端 1 . 1 档案管理工作缺乏重视 在某些事业单位中，档案管理部门的实际工作环境 较简陋，档案保存工作不规范，有的甚至没有设立专门 的档案管理部门，从这一点可看出，档案管理的价值并 未能完好地在事业单位中实现 1。许多事业单位的领导 把精力集中在业务的拓展、利益的扩大、客户的培养， 缺乏对档案管理部门技术的重视。有些领导对档案管理 的工作认识不清，认为只要把重要的档案资料往电脑上 输入保存便可以万无一失、方便快捷，而对于档案的收 集、整理、归档、保存等工作内容只是安排人员草草了 事 1。他们雇佣档案管理人员回来的工作目的只是帮忙 单位把资料归类，把档案编号，应付调档、查档等。实 际上，不健全的档案管理制度会阻碍着事业单位的健康 发展，弱化的档案管理意识则会严重延误事业单位的命 运。领导是事业单位一切工作顺利开展的核心人物，其 响应的举措带动着整个事业单位的运行。 1 . 2 档案管理人员对档案管理工作的业务素质下降 档案管理工作是一项覆盖事业单位各个部门信息的 资源平台，其每个项目的建设与每个操作的规划不断考 验工作人员的耐心与细心 2。每一个数据的失误、每一 份文档的流失、每一个档案的泄密都可能带给事业单位 程度不等的损失。在某些事业单位的档案管理部门中， 可发现其工作人员是借用其他部门过来的或者兼职招聘 来的 2。这些人没有受到相关专业的知识培训，对档案 管理的业务工作不熟悉，对档案的存档、归类流程不懂， 严重延误了工作效率。并且，由于这些人的档案管理能 力有一定的极限，其在审档的过程中也会出现一定的局 限性。有些档案管理人员是刚毕业的专科学生，由于培 养的力度不足和重视不足，导致其在收集资料期间不全 面、 不具体、 不及时、 工作较被动、 职业提升空间较少等， 酿成的后果是逼迫他们纷纷跳槽，甚至造成档案管理工 作的停滞不前。 1 . 3 档案管理工作人员创新意识不足，方法较落后 档案管理工作人员的工作在事业单位中处于被动的 状态，每当有部门请求调动档案时，便按部就班地把档案 发到指定部门，缺少活力，导致技术的创新遭到停滞 3。 在普遍的事业单位中，档案工作的内容仅停留在电脑 的输入与输出，限制了人们的操作，有的更落后的事 业单位采用纸化档案记录资料，查阅过程非常复杂。 纸化档案作为一种最原始的档案管理方式，有着明显 的缺点：第一，容易受到天气条件的影响导致页面模 糊不清、虫蛀、纸张发黄，图像文件容易褪色；第二， 不容易保存，易被撕毁；第三，不能及时享受档案资 源在线、远程分享；第四，加密措施简陋。先进的档 案管理技术手段未能被好好地应用在事业单位上，工 作人员的理论知识不足以对事业单位的烦琐档案管理 工作有所创新。 事业单位档案管理中的弊端与对策分析 李 敏 （山东省科学技术宣传馆，山东 济南 2 5 0 0 1 2 ） 摘要：随着我国信息技术的不断发展，档案的科学管理越来越受到各事业单位的关注。档案是事业单位 的信息载体，它记录着事业单位的运作历史。本篇文章针对目前事业单位档案管理中存在的弊端，如档 案管理工作缺乏领导的重视、工作人员的业务素质较弱、创新意识薄弱等，提出一些合理的分析与对策， 以期可以推动事业单位的健康、持续性、全面性发展。 关键词：事业单位 档案管理 弊端 对策分析 政府与公共管理 47 2 . 事业单位档案管理的改革对策 2 . 1 建立健全的档案管理机构以及完善的档案管理制度 一个事业单位没有健全的档案管理机构将不能有效 地把各项工作所需的档案资料有组织、有安排地落实， 同样一个事业单位没有完善的档案管理制度，那么工作 人员则不能明确地知道自己的职责和权利。健全的档案 管理机构建设在完善的档案管理制度之上。因此，在档 案管理制度的设立方面，需按照科学性原则分析该事业 单位的档案管理制度存在的根本问题，并清晰明确地指 出其中的不足，予以纠正 3。制度需明确工作人员管辖 职务范围以及承担的责任，让制度去约束工作人员的行 为，同时也约束事业单位领导对档案管理部门的规划。 对于档案的归档、整理、调档、存档、借阅等各项阅读 操作，应保存好浏览记录，实现在档案管理制度的监督 下规范化地开展。在档案管理部门建立奖惩分明制度， 促进制度的落实，更完善档案管理机构的建设。 2 . 2 全面提高档案管理工作人员的职业要求和职业道德 对于现任的工作人员，事业单位领导应定期组织对 其技能的培训以及操作技术的掌握水平测试。这举措不 仅提高工作人员的业务处理能力，并且有利于工作人员 适应事业单位档案管理的创新需求，提高档案管理的工 作效率和质量 4。对于档案管理部门工作人员的招聘， 应侧重评估其进入部门后的心理素质以及日后潜力拓展， 这有利于保障部门工作的持续性展开。烦琐复杂的档案 资料不仅考验工作人员的耐心与细心，还考验其对工作 的责任。因此，除了具备丰富的理论知识，还要求其具 有良好的工作处理能力和同事之间的配合。领导人员还 应该建立绩效考核评价标准，促进工作人员在工作中不 断提升自己，发现自己的不足并努力改正。对于在档案 管理技术方面有创新的工作人员，应给予一定奖励和提 升空间 4。对于在工作上偷窃档案、贩卖档案的工作人 员应追究相关的刑事责任。 2 . 3 提升档案的保密程度，开展档案管理的信息化建设 加强档案的保密工作应从两方面开展。一方面，随 着网络信息的不断发展，其带来新技术的同时也带来了 无止境的风险，全面评估电脑的安全隐患，运行有效的 安全保障软件是防范网络风险的首要措施。另一方面， 应促进档案室安全保障的工作，由专人负责重要档案的 看管，无关人员禁止入内，并且门口应根据事业单位的 规模配置保安，做好防盗工作 5。在档案室周围应设立 高清摄像头，便于留下图谋不轨分子的作案过程向公安 部门递交证据，而对于进出的工作人员应实行相关的程 序登记，如果技术设备允许，可进行拇印识别。 3 . 结束语 档案管理工作随着信息时代的不断发展理应被重视 并且更好地在各事业单位中高效率地操作。领导人员和 工作人员的不断配合有利于档案管理机构、档案管理制 度的确立与完善。推动事业单位档案管理的工作是一个 漫长的过程，新的管理理念、新的管理方法需要事业单 位不断去借鉴先进的技术经验，招聘创新型人才，发掘 其潜力。 参考文献： 1 程巧玲 . 事业单位档案管理中存在的问题以及对策分 析 J. 中国科技创新导报 ,2011(20).23-24. 2 杨虹 . 对事业单位档案管理的创新思路的探讨 J. 中国科 技资讯 ,2010(34):125-127. 3 毛羽丰 . 试论我国事业单