企业高级秘书保护商业秘密能力提升的对策研究

1 / 8 企业高级秘书保护商业秘密能力提升的对策研究 企业高级秘书保护商业秘密能力提升的对策研究 引言 随着信息时代浪潮的到来，企业间的竞争进一步加剧，竞争手段更加多样化，作为竞争手段之一的商业秘密的保护工作也在不断加强。企业高级秘书处在为领导层决策服务、为管理层履行职能提供支持的重要位置，由于工作性质的特殊性，高级秘书除负责文件管理、会议管理、涉外接待、企业形象宣传、领导行程管理外，还经常与 技技术研发部门和经营管 理理部门有工作往来，触 及及商业秘密的机会多， 这这就为高级秘书保护企 业业秘密提出了更严更高 的的要求。 一、 企业商 业业秘密的内涵 我国 反反不正当竞争法中将 商商业秘密明确定义为： 不不为公众所知悉、能为 权权利人带来经济利益、 具具有实用性并经权利人 采采取保密措施的技术信 息息和经营信息。具体到 企企业层面，技术信息是 指指凭经验或技能所产出 的的，在实际中尤其是工 业业中适用的技术情报、 数数据或知识，如产品、 配配方、工艺程序、机器 设设备的改进、研究开发 的的有关文件、技术的预 测测等；经营信息是指具 有有秘密性质的经营管理 方方法及与经营管理方法 密密切相关的信息和情报 ，如交易秘密、营业秘 密密、管理秘密、人事组 织织秘密、财务管理秘密 等等。 2 / 8 这些信息安全与 否否，关系到企业的兴亡 盛盛衰。不同类型的企业 ，其商业秘密的指定范 围围也会有所不同。企业 高高级秘书在 T 作时，一 定定要明确本企业的商业 秘秘密限定，并严守商业 秘秘密，以发挥商业秘密 在在本企业中的最大效用 。 二、企业高级秘书 保保护商业秘密能力提升 的的重要性 高级秘书保 密密工作关系到企业的商 业业秘密安全 在这个竞 争争手段多样化的商业社 会会里，一些企业和个人 会会不择手段地从其他企 业业收集情报。他们收集 的的情报包括企业领导人 的的家庭情况、企业领导 层层及管理层人事变动、 企企业员工薪酬情况、企 业业发 展战略、产品营销 战战略、新产品研发情况 、产品成本等。高级秘 书书在日常工作中会经常 看看到、听到甚至直接参 与与处理这类机密，因此 ，高级秘书往往是一些 别别有用心的人的重点关 注注对象。另一方面，现 在在的高级秘书大多是年 轻轻人，社会经验不足， 很很容易被一些人利用。 所所以，高级秘书一定要 有有一种职业性的警惕性 。 高级秘书保密工作 关关系到企业的发展 在 科科学技术迅猛发展的今 天天，越来越多的企业凭 借借其领先的科学技术水 平平和商业模式在市场竞 争争中占据着有力地位。 因因此，商业最大的秘密 就就是科技发明和企业的 经经营管理信 息，科技发 明明和经营管理等重要信 息息是全球企业争夺的焦 点点。一个企业在同行业 中中的竞争力如何，与上 游游供应商议价能力如何 ，获得政本文由论文联 盟盟 http:/收集 整整理府支持3 / 8 的力度如何 ，首先取决于企业经营 发发展的水平和科技进步 的的程度。在国际经济技 术术交流与合作日益广泛 和和频繁的新形势下，企 业业与企业之间的交流一 方方面要严守自己的经济 的的科技情报，另一方面 又又加紧窃取对方的经济 和和科技情 报。因此，企 业业科学合理的确定商业 秘秘密等级、制定有针对 性性和保密措施，高级秘 书书积极落实企业的保密 制制度，对企业的发 展来 说说显得至关重要。 高 级级秘书保密工作关系到 领领导工作的成败 高级 秘秘书的保密工作与领导 工工作密不可分。领导的 秘秘书通常被称为“二号 首首长”。因为，秘书人 员员在领导者身边和中枢 部部门工作，经常接触各 种种商业秘密秘密，包括 企企业的核心机密。他们 不不仅知密的时间早、知 密密的范围广，而且直接 经经管各项保密事项，如 文文件保密、会议保密、 通通讯保密和计算机保密 等等。秘书和秘书工作的 这这种机要性质，要求秘 书书人员必须严守秘密， 并并认真做好秘书机构的 保保密工作。如果秘书部 门门发生失密、泄密事故 或或窃密事件，就会直接 影影响领导工作，甚至造 成成领导工作的失误。因 此此，高级秘书的保密工 作作关系到领导工作的成 败败。 三、企业高级秘 书书泄露商业秘密的途径 分分析 作为协调企业领 导导层和管理层桥梁的高 级级秘书，工作内容决定 了了其要接触和掌握有关 公公司大量的重要商业秘 密密。无论其泄密是有意 行行为还是无义行为，都 会会对企业的利益产生4 / 8 重 大大不利影响。随着信息 科科技化水平的进一步提 升升，信息载体呈现多元 化化，商业泄密的途径出 现现多元化的特点，企业 商商业秘密泄露的途径除 传传统的言语泄密、文件 泄泄密、通讯泄密、会议 泄泄密这四种传统途径外 还还包括 新闻宣传泄密、 办办公自动化泄密、网络 泄泄密这三种新技术途径 。 图 1 企业高级秘书 泄泄露商业秘密途径 传 统统途径泄密 1.言语 泄泄密。言语泄密是商业 秘秘密泄露的主要途径， 也也是最难以把控的途径 。高级秘书作为企业领 导导层的助手，必然会成 为为同事、朋友、家人眼 中中的 “ 明星 ” ，在一些 公公开场合或非公开场合 中中难免会谈论一些关乎 企企业经营情况的话题。 如如果高级秘书不能熟知 企企业的商业秘密保护范 围围，在日常谈话中随意 而而谈，被有心人从只言 片片语中了解到企业的商 业业秘密，都属于言语泄 密密。 2.文件泄密。 文文件泄密是商 业秘密泄 露露的传统途径，但也是 极极为致命的途径。一方 面面主要表现为高级秘书 人人员未能正确对企业领 导导层在工作过程中审阅 过过的文件进行商业秘密 等等级划分，导致一些该 及及时销毁的文件并未及 时时销毁，该及时封档保 存存的未及时保存，该在 下下发过程中标注传阅范 围围的未正确标注；另一 方方面，企业高级秘书在 明明知文件需保密的情况 下下，为便于工作，将文 件件内容部分摘抄、复印 甚甚至拍照，在使用完毕 后后忘记销毁私自留存的 资资料；此外，还存在5 / 8 由 于于高级秘书人员岗位轮 换换，前任秘书离任后未 做做好资料管理工作，将 任任期间工作全部 带走等 现现象。这些在文件 管理 上上的疏忽会导致大量含 有有商业秘密的文件被窃 取取或泄漏。 3.通讯 泄泄密。通讯泄密对于大 众众来说，早已不新鲜， 不不法分子通过窃听领导 层层和高级秘书人员的通 讯讯信息来窃取商业秘密 是是较为常见的手段。然 而而利用先进的通讯设备 进进行通讯联络是企业与 社社会沟通的有效手段， 不不能因为存在被窃听的 风风险就因噎废食，不使 用用现代化通讯设备。企 业业高级秘书人员可借鉴 我我国政府对领导干部和 涉涉密人员使用手机有“ 四四不准 ” 的规定，即不 准准使用手机谈论秘密事 项项；不准将手机带入涉 密密会议会场；不准将手 机机带入谈论秘密事项的 场场所；不准使用他人赠 予予手机。 .会议泄密 。企业高级秘书经常会 陪陪同企业领导层参加会 议议或参加企业领导层组 织织召开的会议，这些会 议议往往会传递大量有关 企企业商业秘密的信息， 企企业高级秘书需严格做 好好会议保密工作。如会 议议上正在讨论、有待商 榷榷、尚未决定对外公布 的的决议不能对外宣布。 新技术途径泄密 1.新新闻宣传泄密。企业需 要要进行正面的对外宣传 来来配合企业的形象策划 工工作，因此企业的高级 秘秘书有大量的机会和媒 体体部门接触。一方面， 高高级秘书如果不能严格 把把控自己的言行，在新 闻闻宣 传报道中出现一些 不不宜对外公布的消息， 会会6 / 8 导致企业商业秘密的 泄泄露；另一方面，媒体 部部门由于其本身工作属 性性，更喜欢通过挖掘负 面面新闻来吸引读者眼球 ，如果高级秘书在言语 中中出现负面言语都会对 企企业的形象造成巨大损 坏坏。 2.办公自动化 泄泄密。虽然公司目前的 办办公自动化系统尚未大 范范围的应用，但公司已 经经应用了 “ 公共文件夹 ” 、 “ 公司邮件系统 ” 等等类似 OA的系统。这 些些系统大大提高了工作 效效率，减轻了员工的劳 动动强度，但同时也给保 密密工作带来许多新的麻 烦烦和问题。如公共文件 夹夹权限设置遗漏、邮件 转转发传阅范 围过大等。 3.网络泄密。网络 泄泄密是近年来出现较多 的的泄密途径。一方面是 员员工为工作便捷，使用 涉涉密电脑连接互联网传 递递信息，或将 U 盘等存 储储介质插入涉密电脑， 导导致涉密电脑感染木马 病病毒；另一方面是在近 年年来，由于微博、朋友 圈圈等社交媒体的兴起， 高高级秘书如果将与工作 相相关的信息发送到社交 媒媒体平台，会被有心人 沿沿着蛛丝马迹探查到公 司司的商业秘密，将为公 司司造成重大不良影响。 综合以上企业高级秘 书书泄露商业秘密的途径 ，可将其泄露商业秘密 的的原因总结为：岗位职 责责不清、保密意识淡薄 、保密知识缺乏、 保密 制制度不遵守这四大类。 虽虽然很多企业希7 / 8 望通过 采采购保密设备，引进先 进进保密技术来保护公司 商商业秘密，但效果甚微 。因为保护商业秘密的 重重点和难点是在于对“ 人人”的管理，所以本文 重重点是从加强对“人” 的的管理的角度来提出提 高高企业高级秘书保护商 业业秘密能力的对策。四 、企业高级秘书保护商 业业秘密能力提升的对策 明确高级秘书岗位职责 高级秘书作为企业核 心心、关键商业秘密的重 要要掌握者，必须充分认 识识到商业秘密之于企业 的的重大意义，要明确高 级级秘书岗位职责，增强 保保护商业秘密责任感。 但但在实际工作中很多企 业业的高级秘书由于缺乏 对对自身岗位职责的认知 ，认为保护商业秘密的 职职责应由专门的信息安 全全管理部门负责，造成 高高级秘书保护企业商业 秘秘密意识淡薄。应将保 护护企业商业秘密作为高 级级秘书的重要职责，列 入入其岗位说明书中去， 提提高其保护企业商业秘 密密的责任感和主观能动 性性。 强化保密宣传教 育育 企业高级秘书保护 商商业秘密的主观能动性 仅仅靠岗位职责的约束略 显显薄弱，还需要企业通 过过多种渠道对高级秘书 进进行保护商业秘密的宣 传传和教育来培养，提高 其其保护商业秘密意识。 企企业可以通过图片展览 、专家培训、案例分析 、内部交流讨论等生动 形形象的形式对高级秘书 进进行保密教育培训，让 高高级秘书了解到企业商 业业秘密的范围、密级划 分分、重点区8 / 8 域等知识， 提提高高级秘书对保护商 业业秘密重要性的认识， 纠纠正其针对保护商业秘 密密的消极散漫情绪。通 过过带有警示性的商业秘 密密案例教育，还可以让 高高级秘书在日常工作和 生生活中随时注意自己的 言言行，做到“有所说， 有有所不说；有所为，有 所所不为”的慎微之道。 规范关键环节制度管 理理 强烈的责任感和自 觉觉意识是高级秘书做好 保保护商业秘密工作的基 础础，先进的保密技术是 企企业做好商业秘密保护 工工作的技术保 障，然而 从从众多企业泄露商业秘 密密的案例中分析，不难 发发现，企业必须要有一 套套专门针对会议管理、 文文件管理、新闻宣传管 理理、通讯管理等关键环 节节的严谨的保密制度做 制制度保障，以提升保护 商商业秘密业务水平