管理文件编写规则.doc

XXX化工规范化管理文件 HLX/2014-A-00管理文件编写规则文件名称管理文件编写规则文件属性规章制度文件编码HLX08/GZ-001制定部门人事行政部编制XXX审核XXX批准XXX页数6受控状态受控2014-4-28发布 2014-5-1实施XXX化工有限公司 发布HLX/2014-A-001 目的本规则规定了公司规章制度类管理文件的构成要素、编写要求及格式规范，以确保该类文件编写的规范性、统一性。2 适用范围本规则适用于公司所有职能部门规章制度类管理文件的编写。3 术语和定义3.1.1责任制度文件规范公司内部分工、协作及权责关系的文件。3.1.2 规章制度文件规范公司某项工作事项或活动的内容、过程及要求的文件。3.1.3 规范性文件阐明对某项具体事项或活动的要求的文件。3.1.4 流程性文件描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件。4 编写规则4.1 管理文件的分类4.1.1 公司管理制度文件可分为责任制度文件和规章制度文件。规章制度文件又可分为流程性文件和规范性文件。根据管理活动的特点、性质及其范围大小等，管理制度文件的文本形态基本上可分为以下几种：a) 责任制度类文件形态主要有：1) 组织结构图2) 岗位关系图3） 职位体系图4) 部门说明书5) 岗位说明书b) 规章制度类文件形态主要有：1） 制度2） 规范3） 规定/规则/细则4) 办法5) 程序/规程4.2 管理文件构成要素规章制度类文件由下列10项要素构成:a) 封面b) 流程图c) 目的d) 适用范围e) 术语和定义f) 职责g) 工作程序和要求h) 相关文件i) 相关记录及保存期j) 附录4.3 管理文件的编写要求4.3.1 封面封面为必备要素，它给出标示该文件的信息。主要包括：华龙祥LOGO ；华龙祥化工规范化管理文件；文件版次；文件名称；文件编码、编写者、审核者、批准者、受控状态等相关信息；文件的发布、实施日期及发布单位。4.3.2 流程图流程图为可选要素。每个流程性文件必须有流程图，流程图应画出大的重要节点和接口关系。4.3.3 目的目的为必备要素，应简要说明该文件要达到的目标。4.3.4 适用范围适用范围为必备要素，应明确文件适用的使用者和用途。4.3.5 术语和定义术语和定义为必备要素，应给出为理解文件中某些术语所必需的定义。如文件没有术语和定义要在此条款后注明“（无）”。4.3.6 职责职责为可选要素。规范性文件可不写职责。流程性文件应简要描述责任者在该项活动中应承担的责任。4.3.7 工作程序和要求工作程序和要求为必备要素。规范性文件应明确对某事项或活动的具体要求。流程性文件应重点描述责任者的接口关系（5W1H），活动或过程中依据（输入）、提供（输出）哪些文件、记录，并对重要节点提出相应要求。如某节点要求涉及某项制度，可注明“具体要求见xxxxxx制度”。4.3.8 相关文件相关文件为必备要素，应写清楚本文件涉及到的其它相关的文件。如本文件没有相关文件要在此条款后注明“（无）”。4.3.9 相关记录及保存期相关记录及保存期为必备要素，应写清楚本文件涉及到的所有记录名称和保存期。如文件没有相关记录要在此条款后注明“（无）”。4.3.10 附录附录为可选要素，它给出文件正文的附加或补充条款。每个附录均应在正文的相关条文中明确提及。4.4 管理文件的层次划分4.4.1 章 章是管理文件内容划分的基本单元，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。流程图及管理文件所带附录不在章之例。每一章均应有标题，标题置于编号之后，并与其后的条文分行。4.4.2 条条是章的细分，应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如：5.1、5.2等）可再划分为第二层次的条(例如:5.1.1、5.1.2等)，需要时，可划分到第三层次。同一层次中有两个或两个以上的条时才可设条。条可带标题，但同一层次的条应保持一致。4.4.3 段段是章或条的细分。段不编号。4.4.4 列项列项由条或段后跟冒号的文字引出，列项中每一项前应加破折号。如果列项中的项需要识别，应使用字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标示。在字母编号的列项中，如果需要对某一项进一步细分成需要识别的若干项，则应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）在各分项之前进行标示。4.4.5 附录每个附录均应有编号。附录编号由“附录”和表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如：“附录A”、“附录B”等。附录A中的章、条用“A.1”、“A.1.1”等表示。4.5 管理文件的格式4.5.1 用纸、幅面管理文件用纸采用幅面尺寸为210mm297mm的A4复印纸。页边距为：上: 30mm 下: 25mm 左： 30mm 右： 26mm行距：固定值（18磅）。间距：标准间距（计算机默认）。4.5.2 字号、字体管理文件的封面、正文的字号和字体的规定，见附录A管理文件的字号和字体规则。4.5.3 编排格式4.5.3.1 章、条、段章和条的编号应顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。段的文字空两个字起行，回行时顶格排。4.5.3.2 列项每一项之前的破折号或字母编号均应空两个汉字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边五个汉字的位置。字母编号下一层次列项的破折号或数字编号均应空四个汉字起排，其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边七个汉字的位置。4.5.3.3 图、表如果用图、表提供信息，图、表在条文中均应明确提及。每幅图、表均有编号。图、表的编号由“图”或“表”和从1开始的阿拉伯数字组成，例如“图1、图2”或“表1、表2”等。每幅图、表宜有图题或表题，文件中的图、表，有无图题、标题应统一。每幅图与其前面的条文，每个表与其后面的条文均宜空一行。图题与表题均置于其编号之后，与编号之间空一个汉字的间隙。图的编号和图题应置于图的下方，占两行居中；表的编号和表题应置于表的上方，占两行居中。4.5.3.4 流程图绘制流程图时图型符号含义的规定，见附录B流程图图形符号使用规则5 相关文件 （无）6 相关记录及保存期 （无）附 录A管理文件的字号和字体规则序号页别位置主要内容字体和字号1封面第1行华龙祥化工规范化管理文件宋体小2号字符缩放200%第2行文件版次宋体4号加粗第3行文件名称黑体小1号加粗字符缩放150%表 格编制、批准等宋体5号第4行发布、实施日期宋体4号加粗第5行发布部门宋体4号2正文各章标题宋体5号加粗各条标题宋体5号加