合同管理办法.doc

合同管理办法（征求意见稿） 第一章 总 则第一条 为规范 公司（以下简称集团公司）合同的管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，控制和防范合同风险，根据中华人民共和国合同法（以下简称合同法）、 公司章程（以下简称公司章程）及相关法律、法规，结合我公司实际情况，特制定本办法。第二条 公司、各子公司、控股公司与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间, 在订立、履行、变更、解除或者终止各类合同、协议时，按本办法有关规定执行。各子公司、控股公司应根据本办法和本单位的实际情况，制定相应的合同管理办法，报公司办公室备案。第三条 本办法所指的合同管理是指公司对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第四条 签订合同实行洽谈权、审核权、审计权、批准权相对独立、相互制约的原则。第五条 公司合同管理实行法定代表人和法定代表人授权委托总经理或其他高管人员签署合同的管理制度。第六条 责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格；审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性，审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时，应保存有关资料。第二章 合同的签订第七条 合同签订前应由业务所属部门对合同内容进行调查研究，合同谈判由公司领导、业务所属部门及相关部门组成的谈判小组进行谈判，并就谈判情况形成谈判备忘录。第八条 合同内容一般应包括：当事人的名称(姓名)、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和履行方式、付款条款、验收条款、违约责任和解决争议的方法等。法律、法规对合同条款另有专门要求的，应当采用。第九条 与他方达成合约意向，经协商一致，除即时清结者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。任何合同均需按照合同评审程序评审批准后，方可签订。杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生。第十条 合同文本要求文字表达准确、简洁、不得有模棱两可，表达有歧义的语句出现。第十一条 合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被授权人的身份证号码。合同对争议解决方式和管辖的约定，原则以由我公司住所地人民法院管辖的诉讼方式解决。第十二条 合同的签订严格按审批流程进行，各环节评审过程采用合同审查会签单形式进行，签批意见可批注在合同稿件上，签批人在会签单上作出标记，注明签批处数并签字，由合同编制人负责对签批意见进行处理落实，签批过程的原稿随整理的正式稿件同时归档。需要时须公司常年法律顾问出具法律意见书。第十三条 合同签订的审批流程及权限（1）合同由经办部门起草、经办人签字、部门主管审核、相关部门审查会签、分管领导审定、副总经理以上领导批准。办公室文秘对合同进行统一编号，办公室负责人签字后加盖合同专用章。（2）公司涉及到矿权合作、投融资、资产收购或出售等重大经济合同，应经总经理办公会或专题会议讨论决定后签订，提交董事会批准后生效。（3）购销合同、委托设计合同等其他类合同由经办部门签订、部门主管审核，分管领导审批。（4）各子公司、控股公司凡涉及资产收购或出售、对外投融资、抵押担保、重大项目（ 万元及以上）的合同；矿权合作、转让合同；企业设立、分立、合并、破产解散、增减资本合同；列入公司名下的土地、房产的买卖、租赁、出租合同；重大设备（ 万元及以上）的买卖合同等由集团公司审核批准。其他的经营业务合同由本公司负责审批签订，但应在合同签订后30日内报集团公司办公室备案。第十四条 法律规定或合同约定应办理审批、登记、公证、鉴证后合同才生效的，合同经办部门和相关部门应及时办理有关手续。第十五条 合同签订前应按合同编号规则对合同进行编号，并在公司办公室登记后方可印制合同文本。合同编号规则为 ：XX (公司代码）-XX(合同类别）-XXXX(签订合同年度)XXX(年度合同顺序号)。第十六条 签订各类合同必须使用公司合同专用章，合同专用章印模需送登记注册的工商行政管理部门备案。第十七条 合同专用章由公司办公室专人保管，凭合同审批单领导签批，方可使用。两页以上的合同必须加盖骑缝章，未加盖公司合同专用章的合同，融资财务部不得办理结算、拨款手续。印章保管人员应当对印章使用时间、合同主要内容、批准人等相关情况进行登记；印章使用人员必须在登记册上签字确认。第十八条 严禁在对外签订的合同的空白文本上盖章。对于不能在同一地签订的合同，应由对方先签字盖章或各自签字盖章后互换文本。第十九条 签署合同应确保我方持有合同正本2份，合同签订后合同正本由经办部门交公司办公室文秘保存。各部门需要时，可使用复印文本或扫描文本。 第二十条 补充合同的签订适用本章的规定。第三章 合同的履行第二十一条 合同签订后，即具有法律效力。各部门必须认真履行合同，严格执行，确保信誉。第二十二条 合同履行业务部门应组织合同的履行，并指定专人负责，随时掌握合同的履行情况，及时填写合同履行情况统计表，按年度报归口管理部门备案。如有付款事项，承办人应向财务部门提供合同原件。 第二十三条 有关合同履行中的有关文书、传真、书面签证、结算文件、来往信函、电子邮件等均为合同的组成部分，各经办部门在收到对方的上述资料后，应及时处理并制定对策，部门负责人签注具体意见，经过分管领导审批后执行。第二十四条 在合同履行过程中，合同履行承办人员应及时掌握合同履行的动态，建立备忘资料档案。如发生或可能发生合同对方无力履约或故意违约时，合同履行业务部门应及时了解查明原因、采取措施，并提出处理建议方案报公司分管领导。第二十五条 公司办公室、融资财务部、监察审计部等要定期对合同履行情况进行检查，对合同履行中出现的问题应督促责任部门及时予以解决，督促全面履行合同。第二十六条 合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同承办人应将合同履行中产生的所有相关文件资料及时完整地整理归卷，报送本部门负责人审查；本部门负责人审查、签字、盖章后，一个月内移交公司办公室与合同文本原件统一编号归档进行保管。第四章 合同的变更与解除第二十七条 合同签订后受法律约束，我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合同履行部门说明原因提出意见、部门主管审核，经公司领导同意后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议，妥善处理合同变更或解除的善后问题。第二十八条 公司依据法律法规或合同约定需单方面终止(中止)或解除合同的，应书面通知合同对方，以特快专递的形式寄发或由对方签收，其凭证应作为合同组成部分妥善保存。第二十九条 合同履行过程中出现变更、解除等情况产生的所有相关文件资料，负责该合同履行的承办人员必须及时进行收集、分类整理、集中妥善保管。 第三十条 合同履行过程中出现变更、解除等情况产生的所有相关文件资料，负责该合同履行的承办人员必须及时进行收集、分类整理、集中妥善保管。 第五章 合同的管理第三十一条 公司采用归口管理和分类专项管理相结合的形式对合同进行管理。第三十二条 公司办公室负责公司的合同管理工作，是合同的归口管理部门。有关合同的订立、履行、变更、解除和终止(中止)等重要事宜由办公室对各业务部门实行指导和监督。第三十三条 合同管理部门的主要职责是：（1）制定和修改公司合同管理办法，报总经理审定后组织实施；（2）制定主要合同的格式文本；（3）对合同进行编号、归档；（4）参与重大合同的调研、谈判和审核工作； （5）配合业务部门对公司重大合同和风险程度较高的项目开展资质、资信调查工作；（6）监督和协调各部门对合同的全面履行；（7）参与合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；（8）配合人力资源部门组织合同管理的业务培训；（9）负责与外聘法律顾问的联系、沟通，提供有关法律咨询；（10）协助公司各业务部门对合同资料进行统计汇总和综合分析。第三十四条 公司各部门在职责范围内，对本部门的合同进行分类专项管理。各部门合同管理的职责是：（1）负责本部门合同的签订(包括合同的谈判、起草、送审、报批等)工作；（2）负责本部门合同的建档管理和履约跟踪，发现合同履行过程中出现问题应及时了解查明原因，商公司相关部门、法律顾问提出处理建议方案，并向公司领导报告;（3）对合同的变更、终止(中止)、解除按上级决定具体执行；（4）负责本部门合同信息的收集、整理及分析，并及时上报；（5）负责处理本部门管理的合同发生争议的协商、调解、证据收集等工作。第三十五条 公司各部门按照下列环节对合同进行管理：（1）公司各业务部门对其业务范围内的合同内容负责，保证其真实性、合理性及技术可行性，对额度及实施的规范性负责； （2）公司融资财务部负责合同项目预算管理，审核合同价格、付款方式，并组织和管理合同后期核算与结算等工作，融资财务部应当建立和完善相关的管理措施和制度；（3）公司办公室负责审查合同条款的完备性、合法性、统一性；（4）公司监察审计部负责对合同进行审计监督。第三十六条 各部门应严格按照公司合同签订的审批程序执行，加强对合同履行情况的监督检查，并将合同有关统计报表定期上报公司办公室。第三十七条 公司对合同采取保密措施。公司各部门及员工对其所熟知的合同须尽保密义务，不得泄露合同内容。第三十八条 使用合同及有关资料，应履行严格的借阅审批手续。借用已经签订、正在执行的合同及有关资料，一般只提供复印件；需要借用合同原件及有关资料的，必须报经部门负责人及办公室负责人签字批准后方可借用。第六章 责任与奖惩第三十九条 公司各部门及员工在签订合同时，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，给公司造成重大经济损失或不利社会影响的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十条 直接责任人在签订合同时，与对方相互串通，损害公司利益的，公司除根据相关法律法规、公司规章制度解除劳动合同外，有权要求直接责任人承担赔偿责任，直至通过司法部门追究其刑事责任。第四十一条 在合同履行中，合同履行业务部门或相关部门未尽到职责，给公司造成损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十二条 保管合同(含相关资料)的部门由于管理不善等原因造成合同(含相关资料)原件丢失，给公司造成损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十三条 公司员工未尽保密责任，泄露合同内容给带来公司不利影响或损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。第四十四条 公司各部门及员工在合同的签订、履行及合同管理中成绩突出，有重大贡献；或开拓创新，给公司带来较大利益的，由公司按奖励规定给予相应的奖励。第四十五条 公司办公室应会同融资财务部、监察审计部等相关部门定期对各子公司、控股公司合同管理工作进行检查考核并针对考核中发现的问题提出改进合同管理工作的意见，同时根据考核情况提出奖惩意见。第七章 附 则第四十六条