新中大ERPA3采购管理系统简要说明

采购管理系统简要说明 一、简介 采购管理模块是新中大国际ERP软件的一个管理子系统之一，也是国际ERP软件软件的重要模块。它涵盖了大部分企业的采购业务处理所需的基本功能,支持除人民币以外的币种设置。本模块与基础数据、库存管理系统一起运行。 采购管理系统主要完成企业的采购部门及采购人员从采购计划周期的设置，产生采购计划，通过采购计划形成采购订单，对供应商到货后由采购管理部门进行入库前检验并产生入库通知单，如采购货物需要退货，则进行入库前和入库后的退货管理，通过入库通知单按供应商实际发票登记采购发票等采购业务全过程的录入和维护。本采购模块也支持企业的采购业务从采购订单管理，至根据采购订单按供应商实际发票登记采购发票等采购业务的简单的业务全过程的录入和维护；同时，系统汇总和统计采购业务各类单据的数据，产生各种采购业务报表，为采购部门及有关企业领导提供强有力的决策支持信息。 采购业务功能包括价格管理、业务单据管理、发票核算及报表查询。价格管理： 采购供应商询价管理(包括需采购物料的各供应商报价资料管理)详见报价管理，能按物料查询或供应商查询物料的报价清单。在进入菜单后，点击”其它”按纽选切换模式，主要功能为报价单据的查询及列表：历史报价的分析，同种物品不同供应商报价走势，供应商物品报价走势,现行报价的分析。 采购业务单据的管理包括采购计划及请购单，订单，入库通知单，退货通知单。另外还提供采购计划周期(月，旬，周，日计划，并可根据周期确定计划追加次数)，采购资金预算管理，资金预算是针对采购计划周期而言，若不采用则采购资金预算无法进行。 采购计划可与采购计划周期关联，也可以不关联。 采购订单： 含供应商等重要结算信息，采购物料，数量，单价，金额。 入库通知单： 入库通知单从订单帮助而来。入库通知单分含税和不含税两种。 退货通知单：分入库前退货和入库后退货两种：都从采购订单中取信息。 发票管理： 采购发票的录入帮助可由用户定义，包括从订单，入库通知单，手工录入。 从订单帮助，用户选择订单，系统将订单中的供应商信息及订单明细中的产品、数量、价格等信息填入发票中，用户只需检查开票数量是否与订单内容相符。 从入库通知单帮助，当然也包括退货通知单，用户可选择同一供应商的入库通知单进行发票录入。 发票生成后经审核可以进行记帐，生成凭证，在供应商中心中，使用单据查询功能可以查到发票及相关信息。凭证在供应商中心-客户分析-客户订单追踪能查询到订单的收款，开票，核销的情况。 在现金中心-供应商结算处能核销每笔业务的明细。 入库前退货： 从订单帮助取相关信息。 入库后退货： 从订单帮助取相关信息，追溯至订单的执行情况。 发票录入： 可在供应商中心录入应付单或退货单，保存就生成凭证，产生应付账款记录，也可在采购模块中录入不同类型发票，录入时可选择从订单取数，或从入库通知单(退货单)取数，或手工录入，可自已选择。发票录入后记账可生成凭证，在账务中能实时查询。 入库通知单或退货通知单，在库存采购入库时，检索入库仓库对应的入库通知单。 入库单据生成，回填实收数量。在库存采购退货时，检索退货仓库对应的退货通知单。 出库单据生成后，回填实退数量，采购出入库业务单据生成后，可生成材料采购凭证与账务关联。 发票与应付单相似(订单追踪)，产生应付账款。在供应商结算中，按每笔发票核销明细。可实时查询供应商交易清单，应付账本；可实时查询订单付款，应付余额情况。 采购有部门权限的控制，每个采购员都根据相应的部门权限来查询单据；权限是在权限中心模块中设置部门权限，如果为空则表示具有所有部门的权限；注意：采购中有些单据没有进行部门权限控制，采购报价(包括录入、列表查询和所有报表)、采购对账(包括录入、列表查询和所有报表)和计划报表中的采购进度表没有进行部门权限控制。点击进入详细操作基础数据供应商报价管理采购计划管理采购订单管理采购入库管理采购核算管理报表查询采购管理系统简要说明一、简介 采购管理模块是新中大国际ERP软件的一个管理子系统之一，也是国际ERP软件软件的重要模块。它涵盖了大部分企业的采购业务处理所需的基本功能,支持除人民币以外的币种设置。本模块与基础数据、库存管理系统一起运行。 采购管理系统主要完成企业的采购部门及采购人员从采购计划周期的设置，产生采购计划，通过采购计划形成采购订单，对供应商到货后由采购管理部门进行入库前检验并产生入库通知单，如采购货物需要退货，则进行入库前和入库后的退货管理，通过入库通知单按供应商实际发票登记采购发票等采购业务全过程的录入和维护。本采购模块也支持企业的采购业务从采购订单管理，至根据采购订单按供应商实际发票登记采购发票等采购业务的简单的业务全过程的录入和维护；同时，系统汇总和统计采购业务各类单据的数据，产生各种采购业务报表，为采购部门及有关企业领导提供强有力的决策支持信息。 采购业务功能包括价格管理、业务单据管理、发票核算及报表查询。价格管理： 采购供应商询价管理(包括需采购物料的各供应商报价资料管理)详见报价管理，能按物料查询或供应商查询物料的报价清单。在进入菜单后，点击”其它”按纽选切换模式，主要功能为报价单据的查询及列表：历史报价的分析，同种物品不同供应商报价走势，供应商物品报价走势,现行报价的分析。 采购业务单据的管理包括采购计划及请购单，订单，入库通知单，退货通知单。另外还提供采购计划周期(月，旬，周，日计划，并可根据周期确定计划追加次数)，采购资金预算管理，资金预算是针对采购计划周期而言，若不采用则采购资金预算无法进行。 采购计划可与采购计划周期关联，也可以不关联。 采购订单： 含供应商等重要结算信息，采购物料，数量，单价，金额。 入库通知单： 入库通知单从订单帮助而来。入库通知单分含税和不含税两种。 退货通知单：分入库前退货和入库后退货两种：都从采购订单中取信息。 发票管理： 采购发票的录入帮助可由用户定义，包括从订单，入库通知单，手工录入。 从订单帮助，用户选择订单，系统将订单中的供应商信息及订单明细中的产品、数量、价格等信息填入发票中，用户只需检查开票数量是否与订单内容相符。 从入库通知单帮助，当然也包括退货通知单，用户可选择同一供应商的入库通知单进行发票录入。 发票生成后经审核可以进行记帐，生成凭证，在供应商中心中，使用单据查询功能可以查到发票及相关信息。凭证在供应商中心-客户分析-客户订单追踪能查询到订单的收款，开票，核销的情况。 在现金中心-供应商结算处能核销每笔业务的明细。 入库前退货： 从订单帮助取相关信息。 入库后退货： 从订单帮助取相关信息，追溯至订单的执行情况。 发票录入： 可在供应商中心录入应付单或退货单，保存就生成凭证，产生应付账款记录，也可在采购模块中录入不同类型发票，录入时可选择从订单取数，或从入库通知单(退货单)取数，或手工录入，可自已选择。发票录入后记账可生成凭证，在账务中能实时查询。 入库通知单或退货通知单，在库存采购入库时，检索入库仓库对应的入库通知单。 入库单据生成，回填实收数量。在库存采购退货时，检索退货仓库对应的退货通知单。 出库单据生成后，回填实退数量，采购出入库业务单据生成后，可生成材料采购凭证与账务关联。 发票与应付单相似(订单追踪)，产生应付账款。在供应商结算中，按每笔发票核销明细。可实时查询供应商交易清单，应付账本；可实时查询订单付款，应付余额情况。 采购有部门权限的控制，每个采购员都根据相应的部门权限来查询单据；权限是在权限中心模块中设置部门权限，如果为空则表示具有所有部门的权限；注意：采购中有些单据没有进行部门权限控制，采购报价(包括录入、列表查询和所有报表)、采购对账(包括录入、列表查询和所有报表)和计划报表中的采购进度表没有进行部门权限控制。点击进入详细操作基础数据供应商报价管理采购计划管理采购订单管理采购入库管理采购核算管理报表查询采购管理采购管理模块能够帮助企业采购部门及采购人员完成所有采购业务的处理及管理。如采购计划周期设置、制定采购计划、请购单、采购订单管理、采购退货、换货业务；进行采购对账和发票管理等。系统计算和统计上述采购业务单据的数据，产生各种采购业务报表，为采购部门及有关企业领导提供强有力的决策支持信息。采购管理在ERP系统中属于需求计划的执行层，外购件、外协件、原材料需求计划的具体实施，采购订单的执行进度必须与企业的生产进度一致。具体采购执行情况流程如下图6-1：1.供应商报价管理询价是采购业务的基础工作，需要购买产品的询价资料维护主要是处理不同供应商对同一材料的不同报价、同一供应商对不同材料的报价，是采购人员在处理采购订单时可参照的价格标准。一般报价时录入的为含税单价。若企业中录入为不含税报价时，在订单操作时要选择不含税单价录入。1.1供应商报价资料录入例6-1，2004.9.10 NEW公司收到代码为2001供应商NOVA公司对材料E、F的报价，其中币种为人民币，E单价为2.4元，F单价为3元，当日起有效，付款条件为月结30天。1、点击“采购”菜单项，再点击“采购报价管理”下的“采购供应商报价”菜单项，进入“供应商报价列表窗口”。如图6-22、点击增加按钮，弹出报价录入窗口，报价单号为系统自动编号。图6-23、录入供应商代码2001，录入物料代码E，报价金额2.4，起报日期为2004.9.10。付款条件为月结30天。4、点击“存入”报价资料保存成功。1.2报价单审核NEW公司经过讨论，接受这个报价，做报价资料的审核。具体操作如下：1、在供应商报价列表中，找到NOVA公司的E产品报价单据，2、点击“审核”按钮，弹出报价单审核窗口，点“审核”即可。如图6-33、若同时有很多报价资料要审核的话，可以点击“单据成批处理”。列表中没有审核的单据会全部审核通过。4、只有审核的报价单，才能在生效的时间段内影响采购订单的价格。图6-31.3报价单复制对于相同供应商报不同产品或者不同供应商报相同产品的报价资料维护，可以使用复制按钮，获得一张报价单的资料，通过修改和编辑产生另外一张内容的报价单。例6-2，NEW公司收到NOVA公司对于材料F报价，其他条件相同，单价为3元。收到CTC公司对材料C与G分别报价为30元，5元，其他条件与NOVA公司的相同。操作如下：1、在报价列表中选择NOVA公司对E材料报价单，点击“复制”后，进行修改物料，把E改成F，价格修正为3元，点“存入”后即可。2、同样选择对E的材料报价单，点击“复制”后，把供应商改成2002 CTC公司，把材料改成C，单价为30，点“存入”即可。3、对G报价的操作可以复制CTC公司对C的报价，通过修改产品和单价即可。以上报价单同样可以通过新增的方法实现。1.4报价单终止当市场环境中，原材料的价格波动后，原先的报价已经不能正常履行，这时候可以通过报价单终止来报价单失效。同时不再影响采购订单。2.采购订单管理对于生产、销售产生的建议采购量，可以通过录入采购计划、请购单来反映，也可以直接录入采购订单。需要进行具体的执行，通过对已经选定货源的供应商下达采购订单，以及确定采购的价格，以及运费等其他的付款条件等。2.1 采购订单准备例6-3， NEW公司在2004年9/23收到客户ABC公司对产品A的销售订单，要求数量为500个，交货时间为2004年10月25日。假设库存中所有物料结存数量都为0，没有发生过业务。而半成品D的安全库存量为130。同时结合供应商报价中的例6-1和例6-2的报价资料，向供应商NOVA下达E、F的采购订单。其中请购单E、F中130请购量与500的进行合并，都在2004.10.12要求到货。具体操作如下：1、点击“采购管理”菜单项，再点击“订单管理”下的“采购订单”菜单项，进入“采购订单列表窗口”。2、点击“增加”按钮，选择来自请购单，弹出采购订单的录入窗口。3、点击请购单，系统将列出未接受的请购单，可以通过查询条件将需要下订单的物料检索出来。图6-44、选中需要下订单的E、F的请购单，点击“确定”按钮。5、确认后可以看到采购订单明细行中增加了被选择的物料，在采购订单上选择订购方式，订单类型，以及结算方式和付款条件，录入供应商代码，以及订单内部编码。图6-56、在明细行可以看到物料的检验方式、以及含税单价，录入税率17%，同时修改E、F的到货日期为2004.10.12。7、点击“供应商”按钮，可以查看有效的NOVA公司的报价情况。8、点击“存入”按钮，采购订单准备工作就完成了。9、此时采购订单为未审核，没有确认的状态。2.2采购订单审核当部门主管或者更高一级的主管不亲自操作电脑时，就需要采购员将未审核的采购订单打印出来提交给部门主管进行查阅和审核。当主管审核确认以后下达给供应商，供应商根据下达的采购订单准备货物。供应商一般会按照要求情况进行交货，有特殊情况通过跟踪与催货及时了解情况。例6-4：接例6-3，经过采购主管人员审批成为正式采购订单，下达到供应商NOVA处，要求按订单内容准时交货。具体操作如下：1、在采购订单列表中找到NOVA的采购订单，点击“审批”按钮，弹出采购订单审批窗口，点审批就表示采购订单状态由未审核转为审批状态。2、在订单审批过程中，订单可以从未审核，经过审核变为审核状态，经过审批变为审批状态，也可以从未审核直接到审批状态。3、一个有效的采购订单必须为审批状态。2.3采购订单变更处于审批状态的采购订单假如内容发生变动，可以通过变更的功能进行操作。例6-5，2004.9.27供应商NOVA提出免费送E、F各50个，作为备损。具体操作如下：1、在采购订单列表中找到NOVA2004.9.24采购订单，点击变更。弹出采购订单变更界面。如图6-6。2、点“增加”按钮，增加明细行，为备损明细，其中产品E、F数量各50，单价为0，税率为17%，交货时间为2004.10.12。图6-63、点击“变更”后，系统就自动存入了。3.材料检验一般在原材料入库前需要经过检验，这个工作一般采购人员根据到货的情况通知质量部门进行质量检验。检验人员一般只负责检验产品合格不合格，能否让步接收，至于接收价格一般都是由采购人员根据检验结果进行处理。所以材料验收分为两个部分，检验的结果维护由检验人员负责，检验结果的处理由采购人员负责。4.入库通知以及仓库接收根据检验结果，采购人员通知仓库人员接收入库，需要在系统中录入入库通知单，仓库人员根据入库通知单进行接收入库。其中采购人员填写入库通知单，仓库人员填写实际入库接收情况。其中检验不合格部分退货处理。采购人员根据检验结果进行入库通知，仓库人员办理正式入库手续。同时采购人员对于F材料不合格部分进行退货。具体操作如下：1、点击“采购管理”菜单项，再点击“采购入库通知单管理”下的“采购入库通知单”菜单项，进入“采购入库通知单列表”。2、点击“增加”按钮，选择不含税成本（一般在采购业务中进项税是可以抵减的，一般不记入成本）。弹出采购入库通知单录入窗口6-7、6-8图6-7图6-83、点击“引用”下菜单“订单（免检）录入”或“换货单”，弹出相应单帮助窗口，查到相应单据后，选择需要入库的明细产品。图6-94、点击“确认”后，生成相应的采购入库通知单。选择相应的入库仓库，库位可以选择，也可以不选。点击“存入”后，生成采购入库通知单。5、在采购入库通知单列表中选择审核按钮将采购入库通知单审核，也可以直接审批。入库通知单最后有效的被库存仓库接收必须是审核状态。审核或审批后的入库通知单不允许被修改。6、点击“库存管理”菜单项，再点击“系统入库管理”下的“采购入库”菜单项，进入“采购入库”编辑窗口。7、选择入库仓库后，价格类型后，点击入库通知单按钮，选择没有接收过的入库通知单，确认后，生成如下入库单。8、修改接收入库的实际业务时间，经手人，财务类型以及备注，同时填写每个物料的接收库位，填写实际接收的数量。9、系统将计算出金额、税额。10、检查无误后，点击“存入”。图6-1011、生成的采购入库单只有经过审核才能在月底计算相应的材料出库成本。点击“库存管理”“入库管理”“公用功能”菜单下的单据审核项，弹出单据查询窗口，输入相关条件，系统弹出相关单据列表。图6-1112、对于不合格部分的产品，采购人员记录退货的情况。点击“采购退货通知单管理”中“采购退货通知单”菜单，弹出采购退货通知单列表窗口。13、点击“增加”按钮，选择入库前退货，弹出采购退货单编辑窗口，点订单按钮，弹出订单帮助窗口，选择明细后，点“确认”按钮后，就形成采购退货通知单明细行，选择退货原因，质量不合格后，点“保存”按钮。14、入库前退货跟仓库没有关系，单据保存经过审核、审批。在采购订单的执行情况中可以显示出订单的退货情况5.发票接收及结清货款仓库管理部门收料完成后，供应商会在约定可以付款期内开具发票，交给采购部门，要求付款。在这个流程中，主要管理应付账款的会计进行产品入库单与发票的核对，同时根据发票的应付金额进行相应的付款。例6-5，2004.11. 5日，NOVA公司将10/11日送货产品开了发票，并要求按照付款条件在11/25前支付款项。采购员将收到的发票和入库通附在一起，申请付款。财务人员进行核对后支付相应的货款。具体操作如下：1、点击“采购管理”菜单项，再点击“采购发票管理”下的“采购发票”菜单项，进入“采购发票列表”。2、点“增加”按钮，弹出发票类型窗口，如下图6-12，选择蓝字、增值税发票，发票来源为库存入库单据。图6-123、点“确认”后，点入库单帮助按钮，找到相应的入库单后，选择所有的明细，点确认后生成采购发票的明细内容，在采购发票表头输入发票号，财务类型等必须录入的信息后，点存入按钮，采购发票生成。图6-134、保存后的采购发票必须要经过审批，才能记账，生成财务凭证。在采购发票列表中将发票审核，审批，或者直接审批。审核、审批后的发票不能修改。5、点“采购发票管理”中的“采购发票记账”菜单，找到需要记账的发票，点记账按钮，其中发票中已经选择了财务类型，系统将根据选定的类型生成相应的凭证，在凭证生成前可以查看凭证分录。图6-146、在业务付款核销子模块进行供应商付款业务处理，点付款核销菜单，录入付款单，进行供应商付款。如图6-15图6-15基础数据 “基础数据”包括：“采购初始”，“采购业务数据设置”，“采购财务数据设置”和“套打格式”。“采购业务数据设置”包括供应商类型、退货原因、订单类型、订单方式、采购计划类型、采购订单级别；“采购财务数据设置”包括采购发票类型、采购凭证模板；采购单据的套打设置有采购计划、采购订单、采购催货单、采购入库通知单、采购退货通知单、采购发票、请购单等单据的套打功能。点击进入详细操作【相关链接】采购初始采购业务数据设置采购财务数据设置套打格式设计采购选项设置设置采购模块的数据参数。【功能说明】 1、流程控制方面的选项： 采购订单来自采购计划（或请购单） 选中此选项则在录入采购订单时可以来自于采购计划或者请购单，不选中的话则不允许。 采购计划来自采购计划周期选中此选项采购计划会以计划周期来管理，在录入采购计划时必须选择计划周期。 MRP或销售单据生成计划，否则生成订单选中此选项则MRP或销售单据生成计划，不选的话生成订单。来源时MRP单据还是销售单据，要看是否安装了MRP模块。 采购检验单来自PM检验单选中此选项，入库前检验的订单明细需要走PM质检流程，质检完毕后，检验单再来自于PM检验单。入库后检验的订单明细不支持走此流程。此选项有效，必须安装PM质检模块，且软件版本不能是标准版，因为在标准版中没有质检模块。 MRP制令号自动生成项目号选中此选项，MRP请购单生成计划或者订单的时，会将MRP制令号填入计划或订单的明细项目栏中，若原项目表中无此项目号，则会提示是否自动增加。 淘汰或失效物料禁止接收选中此选项，则采购订单录入时，在物料帮助窗口中，会自动过滤掉淘汰或失效的物料。 采购订单审批前不能打印选中该选项后，订单如果未审批，则采购订单单据不能打印。 入库通知单保存后自动审批选中此选项在采购订单下推入库通知单保存时，自动审批入库通知单，否则下推时不自动审批。 物料只能来自供应商物料选中该选项后，进行采购订单，入库通知单等业务时，选择的物料必须是来自供应商物料维护中的物料（在供应商信息维护，供应商物料维护中设置）。2、价格控制方面的选项： 采购计划和请购单必须有单价和金额选中此选项，在录入采购计划和请购单时，必须有单价和金额，不然不允许存入。 单据产品必须有单价和金额选中此选项，在录入入库通知单和检验单时，必须有单价和金额，不然不允许存入。 采购订单单价来自供应商选中此选项，则订单明细在选择物料，系统会自动根据供应商报价，填入单价，否则只能手工输入单价。 供应商取价最近最低策略，否则最低选中此选项，则取价的策略是最近最低策略，否则是最低策略。 采购订单单价可修改选中此选项，若采购订单单价来自供应商，则在录入或者修改采购订单时可以修改单价，否则不允许手工修改，只能通过供应商报价来获取。 复制单据时清空单价选中此选项，在复制单据时自动清空单价，仅限于复制表体及复制全部。 采购最高价控制方式提供三种控制方式：禁止保存；提示；不控制。当订单明细中的单价，超过此物料所设置的最高采购价时，会根据控制方式，保存时给予不同的处理。 采购最高进价控制选中此选项，输入密码后，对采购最高进价进行控制。3、数量控制方面的选项： 订货数量超额时允许继续选中此选项，订单引自采购计划或请购单，如果订单数量超过订货数量上限时，给予提示，是否继续。否则提示，直接返回，不允许继续。订货数量上限，是根据计划数量乘以物料的订货数量超额上限率来得到的。 入库数量超额时允许继续选中此选项，入库通知单或检验单引自采购订单，如果入通单或检验单数量超过入库数量上限时，给予提示，是否继续。否则提示，直接返回，不允许继续。入库数量上限，是根据订单数量乘以物料的入库数量超额上限率来得到的。 入库数量超额上限此入库数量超额上限区别于物料主文件中的入库数量超额上限，此上限率控制到入库通知单或检验单的单据明细，不会根据不同的物料去判别。如果物料主文件中已设置有入库数量超额上限，则此选项不起作用，系统会取物料的入库超额上限来计算入库上限，反之，取此选项来计算。 不允许超合格数量接收当选中该选项后，入库通知单取检验单时，入库通知单上的数量将被严格限制，不能超过检验单上的合格数量。 配额分配前允许修改供货比例当选中该选项后，对配额分配之前能修改供货比例。 配额分配前允许修改供应商及供货比例当选中该选项后，对配额分配之前能重新选择供应商及修改供货比例。 检验合格率控制方式/P主要是针对检验单确认时，进行产品合格率的控制。有禁止、提示、不控制，三种方式可供选择。在非不控制的情况下，可设置合格率，系统将根据设置的合格率与检验单的产品合格率进行比较，并做出相关控制。4、关闭控制方面的选项： 自动关闭计划选中此选项则在采购计划数量全部被下级单据接收后，自动关闭采购计划。该采购计划就不允许再开了，如果要允许开的话，可以手工打开该采购计划。当引用数量超过时，必须选中订货数量超额时允许继续才有效。 自动关闭请购单选中此选项则在采购请购单数量全部被下级单据接收后，自动关闭请购单。该请购单就不允许再开了，如果要允许开的话，可以手工打开该请购单 。当引用数量超过时，必须选中订货数量超额时允许继续才有效。 自动关闭订单选中此选项则在订单数量全部进行入库后，自动关闭订单。如果相应的入库单作废的话，则订单会自动打开。 自动对账时自动关闭通知单选中此选项在对账完之后，就自动关闭入库通知单，因为对完账相应的业务流程已经结束，所以系统自动关闭入库通知单。如果发票来源不是库存入库单的话，该选项不能选择。 自动关闭检验单选中此选项在检验单数量全部被接收后，自动关闭检验单。需要再开的话，可以手工打开。 5、查询选项： 查询时包含下级部门选中此选项在单据查询或者报表查询时，如果有部门这个查询条件的话，则系统会进行模糊查找。 读取采购单据的默认提前天数(天)数设置此天数，打开列表窗口时，会只检索出在此提前天数前的单据。6、发票数据来源(设置)发票数据来源包括：“采购入库通知单(退货单)”、“采购订单”、“手工录入”、“库存入库单(退货单)”。当录入发票时会自动默认设置好的发票来源。 7、支持自定义可用库存规则：在采购管理时，需要根据库存的综合信息来辅助决策。在决策的过程中，只有实时结存的信息是不够的，还需要考虑在途的物料信息，以及待发待领的库存信息。即需要可用库存信息；可用库存 = 当前结存 + 预计入库 预计出库；由于不同企业的环境、管理作业流程不一致，预计入库、预计出库的统计口径不一致，需要灵活配置，本版本实现了根据不同模块，可用量公式的可视化定义。进入采购基础选项，选项设置窗口内，选择“可用量公式”TAB页。【注意事项】在初始化确认以后，则某些设置是不允许修改的，所以在初始化确认之前请慎重考虑，避免引起不必要的麻烦采购历史订单初始录入历史订单。该功能主要是一个补单的过程。在没有业务应付款核销之前，可能存在已经有付款的情况，若没有历史订单的录入，在系统的后续操作中很可能就会产生数据问题，造成核销的不正确。所以在正式使用业务应付核销这个功能之前，必须先录入以前单据的付款执行情况，主要是订单的可核销金额和已核销金额，已入库数量和已入库金额,其他操作与订单一致，具体可参考订单帮助。采购业务数据设置对系统中与采购业务模块紧密相关的数据进行初始设置，主要是被采购模块调用，也可被其它系统随意调用，包括：“退货原因”、“供应商类型”、“采购订单类型”、“订购方式”、“采购计划类型”、“请购单类型”、“采购订单级别”。【相关链接】退货原因供应商类型采购订单类型订购方式采购计划类型 请购单类型采购订单级别 供应商分配规则招标类型采购财务数据设置对系统中与采购业务模块紧密相关的财务数据进行初始设置，包括：“采购发票类型”、“采购凭证模板”。【注意事项】当“采购发票类型”为费用发票时，应该在“是否费用发票”上选择是、在“是否录入物料明细”上选择否。【相关链接】采购发票类型采购凭证模板退货原因 在检验单确认时，可以对检验单进行拆分，拆分出合格、评审合格以及不合格的数量，不合格的产品一栏会要求输入退货原因，但是这里的退货原因不是必输项，可以不输。在实际做退货通知单时，在表头要输入退货原因，这里的退货原因是必须输入的，系统会以红色字体显示，如果不输的话，系统会提示用户输入。【注意事项】退货原因代码必须是两位字符，并且在修改时代码是不允许修改的。供应商类型供应商类型是供应商的一个分类方式，在供应商增加和维护中可以选择该供应商的供应商类型。在供应商帮助中也可以通过按供应商类型来分类供应商。【注意事项】在供应商类型增加时代码要遵循基础数据中编码方案的设置，不允许随意填写，并且最多只能录入十位。订货方式在录入采购订单时订货方式是必须录入的。本系统默认有3种订货方式：内部采购、直接采购、委托采购。这3种订货方式是系统内定记录，不允许修改或者删除采购订单类型在录入采购订单时，采购订单类型是必须输入的。本系统有5种默认的采购订单类型：原材料、辅料、包装材料、外协、外购。这5种类型原始默认的，所以不允许用户修改或者删除请购单类型在录入请购单时请购单类型是必须录入的，但是系统没有默认的请购单类型，用户必须自己设置。在正式启用请购单这个流程前，须先设置好请购单类型。采购订单级别采购订单级别指的是订单的紧迫性。通常，采购部门会收到太多的标注着“紧急”字样的订单。紧急订单的出现不可避免，也有其存在的理由。不过现实中许多所谓的“紧急”订单实际上并不紧急。这些订单产生的原因有：（1）错误的库存控制；（2）生产计划和预算的不足；（3）对供应部门在合适的时间内向使用者提供物料的能力缺乏信心；（4）完全出于习惯，在订单上标注“紧急”的字样。无论产生的原因如何，这种订单引发的代价都是昂贵的，部分原因是由于在压力下工作时，员工更容易犯错误。紧急订单也会给供应商带来负担，而这必然会直接或间接地体现在买方最后的支付价格之中。所以在设置订单级别时要按照自身的实际情况合理的设置。并且在订单录入采购订单级别不是必输项，所以用户可以自由设置。供应商分配规则进入采购模块基础设置，设置供应商分配规则，每项规则对应一个规则类型。系统支持的规则类型对应说明如下：按采购配额分配时，根据供货商物料对照表指定的分配比例进行分配。按低价策略时，系统将采购物资分配给供货商报价库中有效报价最低的几个供货商。在设置低价策略的分配规则时，需指定是最低报价的几个名次的供货商分配比例。按供货商评估结果分配时，系统将采购物资分配给供货商评估得分最高的前几名供货商，在设置供货商评估结果分配的分配规则时，需指定评估得分最高的前几个名次供货商的分配比例。为使评分具有横向可比性，在指定供货商评估结果分配的分配规则时，需指定评估标准供货商评估方案，同时可指定是否按物料评估选项，如选是则评估时考虑测算方案中对应的供货商物料。按默认供货商分配时，系统直接将采购物料分配给物料主文件中指定默认供货商。接下来，需要指定物料或产品大类对应的分配规则，需要在物料主文件中或者定义物料的采购分配规则。采购计划类型在录入采购计划时采购计划类型是必须录入的，系统有默认的采购计划类型，用户也可以自己设置。原始默认的采购计划类型，不允许用户修改或者删除。招标类型采购基础数据采购业务数据设置招标类型，设置招标项目的类型采购财务数据设置对系统中与采购业务模块紧密相关的财务数据进行初始设置，包括：“采购发票类型”、“采购凭证模板”。【注意事项】当“采购发票类型”为费用发票时，应该在“是否费用发票”上选择是、在“是否录入物料明细”上选择否。【相关链接】采购发票类型采购凭证模板采购发票类型系统有4种默认的发票类型：普通发票、增值税发票、内部结算单、费用发票。这4种发票类型是不允许删除的。普通发票不允许修改费用发票税额算法；增值税发票不允许修改是否价税分离。每种发票类型可以设置是否价税分离、税率、凭证税率、发票类型、发票号长度、是否费用发票、是否录入物料明细、是否控制发票长度。【注意事项】发票号长度表示支持最大长度的发票号码位数。选择否，表示允许发票号长度不固定。采购凭证模板采购凭证模板设置之后，在采购记账时，会根据设置的凭证模板自动生成记账凭证，方便用户的操作，对于相同财务类型的发票，可以使用已设置的统一的凭证模板。但是每种财务类型只能设置一种凭证模板。系统提供了具体的科目帮助和公式，所以用户需了解具体公式的含义，以便于设置正确的凭证模板。套打格式设置“套打格式设置”的主窗口有11种套打格式的设计，它们分别为：“采购计划”、“采购订单”、“采购催货单”、“采购入库通知单”、“采购退货通知单”、“采购发票”、“请购单”、“采购对账单”、“检验单”、“供应商评估方案”、“供应商评估表”等11种单据的套打功能设置。本系统已经为您提供了的单据打印格式，如果效果不能满足您的需要、您不想让已有的单据作废或不违反国家规定发票格式的要求，系统对这些单据都提供了多种自定义单据的套打格式，这些单据打印格式中的栏目都是可移动的，您可以拖拉到您要的位置，字体可以自己修改，可以有边框，也可以没有边框，您可以通过打印出样张，进行多次修改达到您要的效果为止。并且系统在此基础上提供了套打新组件，用户可以通过选择需要启用新套打的单据，就可以使用新套打组件。【功能说明】“采购计划”的套打设置。下面主要介绍两种套打设置的操作，其他的单据套打操作方法相同。 传统套打 1、当您选中了“套打格式设置”主菜单单击“采购计划”子菜单时系统就弹出“采购计划打印格式格式01”窗口；该打印设置主要有格式选择、主表列选择、明细列选择、存入、另存为、预览等功能。 2、当您点击“采购计划打印格式格式01”窗口的“格式选择”的功能键时，系统就弹出系统所设定的格式选项。您可以按您的需要选择。 3、当您点击“采购计划打印格式格式01”窗口的“主表列选择”的功能键时，系统就弹出所设定的“票据主表打印内容选择”窗口；请您选取您所需要的列，按“确认”即可。 4、当您点击“采购计划打印格式格式01”窗口的“明细列表选择”的功能键时，系统就弹出所设定的“票据明细打印内容选择”窗口，从图中可看出刚才在“票据主表打印内容选择”时的票据列都体现在“已选择”列中。当您选择完票据列后出现图1的界面，然后您可以打印试试是否符合您的要求，如不能完全符合原票据的格式可以随意拖拉列至满意后保存，以后打印时只要选择该格式就可以了，无需重复设置，也可以将此格式设置通过“另存为”保存在其它的格式中。 新组件套打 1、勾选采购计划的启用新套打功能，然后点击设计进入套打格式设计窗口。 2、主菜单包括以下功能： 【文件】 包括新建打印格式、打开原有打印格式、保存打印格式、打印、打印预览、打印设置 【编辑】 剪贴、复制、粘贴、删除 【制表工具】 选择、直线、矩形、圆角矩形、文字标签、域列名、域小计、域合计、图片、页码、系统日期等 【对齐】 包括左对齐、右对齐、顶对齐、底对齐等文字设计功能 【设置】 系统、颜色、线宽、线型、缺省文件格式、背景图 【查看】 工具栏、系统栏 【帮助】 使用帮助 3、设计界面主要包括三个部分：页表头、细节、页注脚。可以通过已经设计好的单据格式进行排版。供应商报价供应商报价管理中主要是针对供应商对所提供的物料的报价管理，允许录入供应商所提供的不同物料的相应报价及相同物料的不同供应商的报价。提供对报价的登记、修改、查询；提供历史报价及不同供应商之间的比价，还提供了报价的自动终止功能。【相关链接】供应商报价管理自动终止供应商报价物料采购最新价格参考表供应商 主要对供货单位的信息维护。在操作时请您选中“供应商管理”菜单，当您单击“供应商”时系统就弹出“供应商卡片列表”，主要提供增加、修改、删除、复制、反选、过滤、批改、查询、定位等功能。 点击增加按钮，系统提供卡片式的录入，方便用户录入。 选择基本信息选项卡，可录入的基本信息包括: 1、供应商代码，此是唯一标识供应商的信息。 2、单位名称，可录入中文或英文。 3、助记码，简称便于记忆，在录入时提供方便。 4、国家标准代码，国家，省/州，城市，邮编，地址是描述供应的确切的地址。 5、地区，表示按用户定义的地区进行归属，便于在业务模块中统计报表。 6、加入时间，表示交易开始时间。 7、税号、账号，开户银行，法人，行业类型，描述供应商营业执照信息，其中在采购发票录入取税号的账号信息。 8、内部往来单位科目，若该供应商为内部往来单位时，默认内部往来科目，可填入所属总公司。 9、是否临时，只是标识是否为暂时供应商，不影响正常使用。其中除1、2点必须录入，其余由用户选择录入。 选择财务信息选项卡，可以录入的信息为: 1、信用等级，表示供应商的信用情况，在客户中维护是相同信用额度，在供应商中录入表示可以赊购的钱，在客户中录入表示赊销的金额。 2、信用证号是外贸时需要。 3、分管部门与分管业务员，表示该供应商或客户由部门或业务员负责，此项必须填入。 4、运输方式，结算方式，折扣方式，结算币种可以录入，也可以不录，因不确定，在具体业务中再选择录入，此处录入后在业务进行中会默认显示，可修改。其中结算币种不录入，系统默认录入是记账本位币。对供应商/客户需进行多币种或外币结算，请选择多币种结算或特定外币结算。 5、供应商类型、供应商状态描述供应商的属性。 6、应付账款科目，预付账款科目，材料采购科目，需要录入，此处录入后在业务进行中会默认显示，在具体业务中可以修改。 7、结算单位、发货单位，表示供应商提供货物，但结算方是另一方，发货方可以是另一方，在客户中也一样，结算方、收货方可以不同。 8、末次交易日期，末次交易金额，末次付款日期，末次付款金额。此四个数据发生交易后系统将自动更新。 点击选项卡“联系信息”时，系统提供如下资料录入联系人1，联系2，传呼1，传呼2，传真1，传真2，电话1，电话2，HTTP，EMAIL，备注信息等。选择“发展记要”选项卡时，系统提供了输入文字的信息，将供应商或客户的重要大事进行记录。 在新增供应商（客户）记录时，系统只需录入供应商编码、名称及分管部门即可保存，其余信息字段用户可在日后进行补充，特别提醒的是，供应商初始余额时有外币账款，请在供应商结算币种中选择多币种或相应的外币币种，否则，无法进行初始。 在往来单位中主要是进行供应商、客户的基本资料录入，同时，系统还提供了查询业务简报及交易清单的功能。在新增的界面中没有业务简报及交易清单两张选项卡，在修改、查询时系统提供此两张选项卡，其中的数据是系统正式运行，供应商（客户）发生交易后的简报及清单。在业务简报中提供了本币与外币式的汇总报表，供应商各个会计期间的开票、回冲，付款、折扣、应付余额，在客户业务简报中提供了各个会计期的开票、回冲，收款，折扣，坏账，应收余额。 选择交易清单选项卡时，系统提供了从会计年度初始起该供应商发生的所有交易清单，双击交易清单，可查看所对应的原始单据，可查看所对应的凭证，使用户能快速的查询供应商的交易的相关资料。其中: 信用额度是用户录入的，采购金额指采购的蓝字应付发票汇总金额，付款金额，指核销的应付金额，退回金额指红字应付发票退回。折扣金额指应付账款折扣部分。其中在交易清单中提供了按交易日期，业务类型，票据号，凭证号，科目代码，开票金额，付款金额分管部门及业务员。 以上主要介绍供应商卡片中系统所提供的内容，以下主要介绍操作功能按钮。“增加”按钮，提供新增供应商卡片。“修改”按钮，提供修改供应商卡片内容，其中客户的编码是不允许修改。“删除”按钮，提供将供应商卡片记录清除的功能，其中供应商已发生交易记录，不允许被删除。“复制”按钮，提供将供应商卡片记录进行复制的功能，除供应商代码，名称不进行复制，其余信息进行COPY，使用户快速录入供应商资料。“反选”按钮，主要提供供应商首前后尾的查询方法，反选与查询结合在一起使用。选中一个后，点击反选按钮，再点击查询，可以很方便的进行供应商逐个查询。“过滤”按钮，主要提供将供应商列表进行筛选过滤。“批改”，主要提供将符合批改条件的供应商进行一起修改相应的应付科目设置和预付科目设置。“查询”，主要提供查看供应商卡片详细资料的按钮。“定位”，在供应商列表中输入供应商名称或供应商代码进行定位，其中此定位按钮提供往前找和往后找的两个按钮。 “打印”，提供打印供应商列表。“退出”，退出此界面。供应商物料维护 供应商物料维护用于设置供应商与物料的关联性，即将与供应商有关联的物料归入到其下，并定义其作为此供应商物料的代码和名称，这样在后续的操作中，如进行物料采购时，当选定了供应商后，在通过物料帮助录入物料时，物料帮助中仅列出与当前供应商有关的物料，这不仅方便了用户的操作，也加快了系统的运行速度，供应商物料维护时，默认供应商物料代码、名称和原代码，名称相同，方便维护。 在此操作窗口中，用户选定了供应商后，单击“物料”按钮，弹出供用户进一步设置。 首先可通过物料帮助窗口输入一物料，然后手工输入该物料对应当前供应商的物料代码和名称，物料描述信息可不输入。用同样的方法逐一建立供应商物料记录，最后通过存入按钮进行存盘。 询价管理首先，点“供应商管理”“供应商价格管理”“供应商询价”，进入询价单列表维护窗口。询价单的维护有两种方式，直接询价和分包询价两种方式。直接维护方式：点增加，进入询价单维护窗口。询价单的内容，可以直接录入，也可以参照采购计划或者请购单的内容进行处理。这时候相当于录入一个空白的询价单，只有询价的内容，该单据上的主要信息详细含义如下：供应商：在录入询价单时，是不能输入的，该供应商指的是最终决定选择采购的供货单位，在最终询价供应商确定后，该供货信息将填列在这里。付款方式、币种、汇率：这里可以输入一些参考信息，但是当最终的供货单位确定后，将按照最终供货单位的结算方式、条件覆盖这里的信息。分包号：在某些特定应用场合，按照项目或者计划采购重大物资时，考虑到采购成本或者供货单位交付情况等客观因素，需要把采购的物资分成多个批次来采购，每个批次作为一“包”。最终报价、最终报价（含税、不含税）：在确定询价结