业务操作手册2010.01版.doc

宁宁 波波 萌萌 恒恒 工工 贸贸 有有 限限 公公 司司 业业 务务 操操 作作 手手 册册 （2010 年试用版）年试用版） 一、业务流程图 二、客户联系 1与国内供应商联系 11 态度：平等、友好、合作、互惠，共同发展 工厂是公司业务开展及发展的基柱。良好的工厂支持是业务发展的前提。要求在与工厂 联系过程中注意友好的用语、语气，让工厂愿意配合，从细节上维护好与工厂的关系。 12 沟通联系的时间 日常，报价前，生产中，定单生产结束后，货物出仓、出厂装运前。 业务员与供应商联系前应该知道沟通联系的目的。 13 沟通联系的内容 一般围绕供应商下面几方面内容进行，供货（生产）能力、产品知识、价格、交货期、 最小起订量、供应商的新特产品知识等。 14 价格讨论 用协商的方式与工厂讨论，争取最好的价格。包括：在明确外商成交价格时，与工厂 一起讨论供货价格方案，但一定要保证品质不影响最终客户的使用，或买方客户在没 有明确本金价格时，尽可能了解工厂产品价格构成，以丰富的产品知识及良好的合作 制作形式发票催 T/T 或 L/C 安排采购合同工厂货物检验及确认船样 货物进仓 确认工厂发票 给客户传单据催客户付余款 款 给客户寄单据 询问客户对货物的评 价及是否有新定单 出运 联系客户报价、寄样、跟踪服 务 开票通知支付工厂货款 归档整理资料 开具备货单 跟踪合同及货物生产 仓库货物检验及确认船样仓库采购 意向争取最优的供货价格。 15 样品收集问题 供应商的样品、工厂的打样、合同船样及出货样、工厂新特产品样的索取。 2与国外客户联系 21 客户来源：交易会、网站、传真、电子邮件、客人介绍、商务资料介绍等。 22 态度：有礼有节、不卑不亢、友好合作、平等互利 23 沟通联系的时间 日常，报价前，定单生产中，定单生产结束后，货物出口装运后。 业务员与国外客户联系前应该知道沟通联系的目的。 24 写 E-MAIL、传真的格式 （传真须用公司的信签，添加日期） 241 示例 Dear _ How are you? (客气、问好语气) （正文） 公司有分条，且每分条下间隔一行再行文 （注意大小写，适当要重点 突出的地方用粗体字） Re: 1 Re: 2 Re: 3 Have a good day! (客气语气) (落款) 写信人名字 或 业务员/主管/经理 （Company） MH ADD: TEL: FAX: Website: E-mail: 25 电话联系： 各业务团队业务员每隔一段时间给客户打个电话，向客户问候进行感情沟通，同时了解 客户销售情况（根据客户定单大小、关系远近适当合理安排） 。 在常规本应该有回复的情况下，23 天内没有收到客户的回复，要及时电话跟踪，尤 其对经常收 E-mail 困难的客户，或客户同样的老 E-MAIL 又发过来，明显表明客户没有 收到我们的 E-mail，或急需收到客户确认回复的，要及时进行传真、电话联系、询问客 户是否收到我们的 E-mail，意见如何等。 打电话时，要礼貌，简洁明了，要有技巧，意思要表达清楚，同时注意节约成本（时间 成本与电话成本） 。 26 对自己的老顾客要保持定期的联系: 根据客户的订单周期习惯，及时追踪客户新订单。 及时推荐新产品（需适合此客人的） 。 价格变动及时通知。对客户购买过的产品，如遇价格变动，要马上通知客户，重新报 价。 客户销售情况跟踪，根据出货时间，推算到货时间，进而问该客户销售情况，及时把 握市场变动。 27 亲访客户 安排合理的拜访客户计划，对重要或目标市场客户有目的的、有计划的进行拜访、跟 踪。 利用出国、交易会、客户到本地区或近邻地区的机会，多与客户接触，多带上样品给 客户看，如果能将客户邀请到公司、工厂来参观、看样品就更好。但在出国亲访客户 工作中需注意公司以下规定细节: A.国外出差人员,要求各自携带好国际信用卡.（需办理国际信用卡的员工,请到财务部领取 信用卡申请表,由财务部统一办理） 。另外在国外的支付费用请尽可能使用信用卡支付,现金尽 量少带。 B.对于去往安全系数较低的国家时,现金更不能多带。同时外出办事时随身只需带少量的现 金零钱,以备应急使用(如$100-$200 即可)。 C.出国前,根据国外出差计划中规定的项目进行逐项检查,核对所需携带的物品是否按规 定全部备齐,特别是信用卡、美金等（要有零钱） 。 三、报价 1报价必须有的信息 FOB Ningbo USD1.20/Set(pc) Packing: 1pc/polybag 10Doz/CTW CTW size MOQ: Production Lead Time: 对于商品价格波动比较大的，必须写上有效期，示例： Offer subject reply sixth Offer valid ten days 2报价利润的测算方式 21 报价前利润测算时遇到的各种一般费用： （CIF 时）保险费，各种检验证书费，报关费，燃油附加费，银行手续费，进口国领使 馆认证费，制版费，模具费等。 2.2 空运费用 机场费用，空运运费。 利润测算时，由于空运费价格波动大，额外费用也高，为避免 风险，应将“预计费用 x 110%”作为空运费用计入成本。 2.3 海运费用 港口（场地、装卸等）费用。 整箱 内陆拖箱费， （CFR 与 CIF 时）集装箱海运费。 （各种规格集装箱的可装体积数参见本手册五、备货 1.3） 将集装箱的可装容积除以某商品外包装体积得出某商品集装箱的可装数量，再将总费 用除以可装数量得出单位数量上的平摊费用，计入商品的单价成本。 拼柜 （CFR 与 CIF 时）拼柜货物海运费，利润测算时，由于海运费价格易波动，因此要将 CFR 按照下列公式报价： CFR 报价=（成本+运杂费）x (1+利润率) 2.4 快件费 寄快递样品、单据、文件资料时，快递公司向我方收取的费用。 2.5 空运费、海运拼柜费用、快件费计入商品的单价成本。直接将总费用除以出运数量得出 单位数量上的平摊费用，计入商品的单价成本即可。 2.6 计价货币单位 注意各种费用的货币单位，人民币与外币要分别计入成本。同种货币单位只能加或减； 不同种货币单位不能加或减。 2.7 退税后换汇率公式（不计退税利息）： 退税后换汇率=汇率 x（1+征税率）/(1+征税率-出口商品退税率)-￥0.05； 购货成本折美元=购货金额（含税）/汇率 x（1+征税率）/(1+征税率-退税率)； 银行外汇牌价与出口商品退税率可以向公司财务部相关人员查询。 3报价参考：产品成本价格表、销售价格资料、历史报价资料、询问同事或经理、货源工 厂提供的报价、其它价格资料。 4. 报价方式 41 业务员在 ERP 系统中录入报价单，如是新产品则需到货源部录入产品档案。 42 报价可以通过书面（包括 FAX、E-MAIL、信件、 ）或口头（当面、电话中）进行；也可 以通过书面与口头相结合，交叉进行。 43 交易磋商的整个过程，在业务上一般可概括为“询盘” 、 “发盘” 、 “还盘和再还盘”以 及“接受”四个环节。 44 报价方式还可以直接向货源部人员直接申请咨询，具体操作流程同下： 业务员在 ERP 系统中选入外贸业务 业务询价表 点击新增状态，输入产品的详 细描述，选择提交货源部相交人员以及希望最晚回复的时间规定。 5报价后的跟踪及处理 51 报价后的跟踪 业务员报价后的跟踪很重要，跟踪时关键是要了解客户尚未下单的真实原因，如果业 务员有能力帮着客户出主意，一起处理解决客户的问题，那么你将在客户的供货商中 就会脱颖而出。另外，报价后的跟踪与反复工作可以经常提醒客户，或许当时客户正 在忙，或许客户正在犹豫，你主动的询问确认，加深了客户对你的印象，也让他多了 个选择。 52 E-mail 回复追踪服务 对于重要的邮件，可以利用“富通天下”追踪功能，包括对自己已回复邮件进行跟踪、 对重要但未能马上处理的客户邮件进行跟踪。 四、形式发票 1形式发票的制作要求 形式发票的制作必须在外贸管理系统 （ERP）上进行。 业务员制作形式发票时采用统一格式，所填写的内容要规范化，英文字母全部采用大写， 简缩写单词后面注意加上点。 1.1 INVOICE NO.:随时更新见 OA 中的2010 年各业务团队发票编码规则 。 20102010 年发票号申领规则年发票号申领规则 部门团 队小组发票号 钱浩雷组 10MH121 何明磊组 10MH122 熊交军团队 崔修英组 10MH123 杨建权组 10MH131 徐博组 10MH132 黄艳慧团队 刘世远组 10MH133 连振景组 10MH111 卓前平组 10MH112 未定 10MH113 业务一部 金婷婷团队 倪珍珍组 10MH114 朱志勇组 10MH2L1 邱骏组 10MH2L2 刘瑞兰团队 赵辉组 10MH2L3 夏海芬组 10MH2Y1 五金组 10MH2Y2 颜志强组 10MH2Y3 颜志强团队 CONGO 办事处 10MH2G 东南亚组 10MH2X1 欧美组 10MH2X2 余爱香团队 中东组 10MH2X3 黄春梅花边 10MH2H 头巾自营 10MH2T 头巾 团队 头巾订单 10MH2LT 海外连片 10MH2Z /10MH2KL 邱俐燕组 10MH2Q 干峥峥组 10MH2E LAGOS 团队 自营 10MH2S 蜡染布 10MH2KW 业务二部 海外 KANO 大提花 10MH2KB 智利组 10MH3Y1 陈琴团队 阿根廷组 10MH3Y2 塞内加尔组 10MH3Z1 塞内加尔办事处自营 10MH3Z2 塞内加尔办事处订单 10MH3Z3 周维群团队 其他市场组 10MH3Z4 美加组 10MH3B1 秘鲁、厄瓜多尔组 10MH3B2 包海波团队 墨西哥、危地马拉组 10MH3B3 业务三部 哥伦比亚团队一般贸易 10MH3C COLOMBIA10MH3D 俄罗斯组 10MH421 王丹团队 其他市场组 10MH422 西非南非组 10MH431 董松根团队 波兰及其他市场组 10MH432 王吉薇 10MH411 付继刚团队 方言 10MH412 乌克兰组 10MH441 业务四部 蔡红梅团队 其他市场组 10MH442 韩丽艳组 10MH5H 王小文团队 董试组 10MH5D 应恩军组 10MH5L 美国组 10MH5M 业务五部 马慧英团队 德国组 10MH5Y 贾玉茹组 10MH6J1 唐强刚组 10MH6J2 贾玉茹团队 朱娴组 10MH6J3 毛秋苹团队 10MH6M 马里一般贸易 10MH6W 连片 10MHML 大提花 10MHMT 业务六部 海外马里 其它 10MHMQ 1.2 ORDER NO.: 指客人的订单号，一般由三部分组成。 客人名字的前五位字母（不足五位的按实际写）+ “-” + 客人定单流水号 左右两部分信息中间用连字号“-”连接。 示例： ACOF 客人，在制作该客人的 PI 时，输入该客人的简称，则会自动出来上一 次的形式发票号码如：ACOF-08;制作新订单的话，则需改成 ACOF-09 指 ACOF 客人的第 9 单定单。 1.3 NO.: 不同的品种分别用数字编上号（1、2、3.）,每个编号下面标上该产品的体积。 1.4 ITEM B.如果做非萌恒公司的品牌，除非可以确保该品牌是客人的，没侵权的，在不确定的情况下， 都应向客人索要商标使用授权书。 另外,生产公司自己品牌的产品,其包装方式必须通过企划部确认，企划部要审核产品的包装 设计、颜色搭配、印刷质量等是否符合要求。 43 合同正本上的合同号，应与形式发票上的 ORDER NO.相对应。例如：业务三部一客人的 形式发票上有四种产品，INVOICE NO.为 43057，ORDER NO.为 NL-07，产品品名对应的 编号为 1、2、3、4，其中编号 3 为小线圈，那么不同工厂的采购合同号分别是 NL-07- 3A（供货单位）和 NL-07-3B（加工单位） ；其中编号 4 为条子花边，数量较大，需要 安排两家工厂同时生产，那么不同工厂的采购合同号分别为 NL-07-4A 和 NL-07-4B。 44 合同正本上需要填写的产品名称、商标、规格型号、数量、单价、金额、质量要求、 技术标准、交货时间、地点等各项目都要准确规范，否则将会造成极大的损失。 45 合同上要有签定日期 46 合同有效期一般自签定日起六个月内有效。合同备注栏中要写上：“合同在 2 个工作 日内签字盖章回传后有效” ，如需要工厂提供船样的还应写上：“货物进仓前三个工作 日内请寄船样（包括船样的包装及其它合同附页上有要求的要素)，否则因此造成的损 失由供方自负” ，有特殊要求的船样，另可写上“具体参见合同附件” 。 4.7 合同附页 471 合同附页上要写明部门、排单日、排单人及电话号码，部门主管级以上负责人在合 同正本上签字时要仔细核对合同附页。 472 安排合同附件时条理要清楚，每说明一个事项就要用数字编上号，每一段落后要空 一行，每一事项下面再编号，如 1.1，1.2；各事项的先后顺序从重要到次要排列， 如：品名、数量、单价、金额；包装、内标签或内盒印刷、唛头；品质要求； 交货期。 473 合同附页上对各种内包装和外包装的具体要求如下： 4731 内盒 对内盒有特定要求的产品，不能擅自改变其特性，包括固定的形状、固定的品质； 业务员对每盒内的产品数量及排列要做到心中有数,内盒的形状力求美观； 内盒的尺寸大小要与里面产品的尺寸相吻合，不要留有较多空隙，内盒的质地要 硬，对于重量较大的产品，更要加强内盒的硬度，并减小内盒的尺寸； 内盒要求平放，不能倒放。 4732 塑料袋、玻璃纸 塑料袋、玻璃袋一般用胶纸、热塑封口机或自动封口，透明度和亮度要求较好， 且要比较牢固； 塑料袋大小要和内置产品的大小相吻合。固定形状分散型的产品，其大小占塑料 袋大小的 70-80%左右（如洗衣粉、钮扣、拉头） ，柔软性整体型的纺织类产品的 大小与袋的大小要基本一致（如拉链、花边） ，固定形状单一产品的大小与塑料袋 的大小基本接近（如涤沦线、绣花线、丝带、粘扣带等） ； 塑料袋上一般要求开气孔（如钮扣、拉链、连片花边） ，特殊产品不需开气孔（如 洗衣粉） 。 4733 不干胶内标签、外标签、商标 不干胶内外标签或商标的尺寸要求比较合理，长宽比例可采用（1.5-1.8）：1， 特殊产品除外； 不干胶内外标签或商标的大小要与所贴位置及整个产品的大小相吻合，如涤沦线 内标签尺寸不能大到 35cm，15 码每一卷的连片花边包装袋上的外标签尺寸不能 小到 46cm，业务员要根据实际情况确定尺寸； 不干胶标签的形状根据所贴部位的形状而定，如涤纶线不干胶商标用椭圆形，而 不是圆形或正方形，每卷无纺布两头的商标不应该是正方形； 不干胶商标的印刷成本较高，对于包装较大货值较低的产品，尽量不要采用大的 不干胶，可考虑用商标纸或商标纸卡来代替不干胶商标，以降低成本。 4734 内标签、纸、纸卡 内标签、纸或纸卡的尺寸要求比较合理，长宽比例可采用（1.5-1.8）：1，特殊 产品除外； 内标签、纸或纸卡的大小要与所贴位置的大小及整个产品大小相吻合。 4735 外箱 外箱包装的质地一定要硬，对于外箱包装经常出质量问题的工厂，要求寄样确认； 外箱内一般要放上防水袋，外箱打包要规范； 外箱如破损或被雨淋，应立即要求工厂更换，相应的工本费由工厂承担，更换来 不及时，由我工厂生产，费用由对方工厂承担； 每个外箱的重量一般控制在 20 公斤以内，不准超过 25 公斤，密度很大的产品， 可减少外箱尺寸，使重量控制在 20 公斤以内；密度很小的产品，也应减少外箱 尺寸，体积不超过 0.15 立方米，重量不超过 20 公斤，特殊情况除外（如客人要 求或不可分割产品） ； 业务员安排合同时要凭样品排单，安排产品在一箱内的排列时要考虑如何达到美 观，外箱长宽高比例的一般参考标准为： 长：宽 （1.5-2.5）：1， （长： 高） 或 （高：宽）（1.5-1.8）：1，特殊产品另定。 4736 其他（塑料芯、泡沫芯、纸筒、塑料筒等） 塑料芯、泡沫芯的形状、大小、尺寸要根据不同产品加以明确； 纸筒或塑料筒的大小、硬度要在合同附件中加以明确； 474 所有包装上的印刷要求 4741 外箱唛头印刷要求 正唛一般在外箱的两侧面，侧唛在外箱的两正面，唛头上的字全部用英文大写； 侧唛上印刷的内容按重要到次要从上到下排列，顺序不能颠倒，重要的特性不要 遗漏， “MADE IN CHINA”字样放在最后； 业务员应在合同附件上写明侧唛内容，要求工厂直接印刷，有变化的或不明确的， 工厂先不印刷，明确后要求工厂盖章，不允许手写； 侧唛上的 PACKAGE NO.后可加上形式发票的流水号，以避免箱号重复； 侧唛上印刷的字体及格式要统一、标准，所占面积一般是整个侧唛的四分之三左 右，外箱侧面较窄的，侧唛左右两端的字符距离不超过侧面长度的五分之四； 侧唛上每一排的第一个字母要对齐，每一排的冒号也要对齐，冒号后不留空格， 省略的单词后面要带点，两个单词之间要留有空格； 正唛印刷除客人有特殊要求的，一般在三角形内写上 MH 或客人姓名的前四位字 母或形式发票号，三角形下方可写客人定单号、形式发票号，有些客人在字面上 有颜色要求的要加以注意； 易碎、易燃、不能倒放、重量很大及其他特殊产品，在外箱上要有特殊的标记。 4742 纸卡、纸的印刷要求 纸卡、纸一般要求白底黑字，如要印商标，另外增添商标颜色； 纸卡、纸上的文字要从重要到次要排列，格式要求标准化，内容要求准确无误； 纸卡、纸上留空的地方要求由工厂盖章，不要手填； 纸卡上的内容全部采用大写，不要出现部份大写，部份小写；如是简写，全部用 简写； 4743 不干胶内外商标、不干胶商标印刷要求同纸卡、纸。 4744 塑料袋印刷：数量较大的单一产品需要用塑料袋包装的，在塑料袋上印刷商标 时，可大批量印刷，以降低成本。 4745 内盒印刷要求 内盒一般采用白底，内盒上的字体大小、所占位置、排版要合理美观； 一般情况下，内盒的正面和上面主要对产品品名、规格、质量的描述，两侧面对 数量、颜色等方面的描述； 易碎、易燃、不能倒放、重量很大及其他特殊产品，在内盒上要有特殊的标记； 内盒的印刷在不增加其成本的前提下，要力求美观，尤其是公司品牌的产品； 4746 公司产品的包装及印刷不要擅自改变，必须按照电子商务部在 ERP 系统中统一 发布的品牌包装管理中的设计图稿执行，如有任何修改变动，必须通过电子商务部统一 设计更改。 475 产品品质及色样要求 4751 不同的产品有不同的品质要求，合同附件中要做详细描述。对于新产品或新工 厂，在品质方面要做特别详细的描述，且在大货生产前加以确认；对于客人曾 提出有质量问题的产品或工厂曾出现过质量问题的产品也要加以特殊说明，且 在大货生产前加以确认。工厂必须在货物进仓前三个工作日内将船样寄给我方， 经我方确认后方可同意收货进仓； 4752 内包装和外包装也需确认，特别是新工厂及经常出现品质问题的工厂； 4753 经常出现颜色问题的工厂或新工厂，大货生产前必须确认色样。 476 为方便我公司业务的开展，并在公司展厅和储藏室摆放更多的样品，对于新产品、 新包装、公司缺少的样品或缺颜色的样品，要求工厂提供足够的样品给我们（包括 各种颜色、包装实样） ，业务员要在合同备注栏中注明详细数量，并要求工厂在进 仓前寄出或随大货附带。 （关于船样的规定可以参见本手册五、排合同 4.6；十二、样品管理 1.3） 48 质量控制 业务部质量检验控制 总的原则：由业务部主动控制是非常重要有效的品质控制方式，质量的好坏将长远的 影响公司业务的发展，及与客户和工厂的关系。 481 业务部在制作采购合同时，要详尽、正确的描述客户的质量要求，如有样品的，写 明根据哪天寄给工厂的样品生产，且寄给工厂的样品上要贴上公司的标签，以便工 厂查对；如根据发给工厂的图片生产的，要在合同中写明根据哪天发给工厂的，且 对产品进行详细描述，以免出错。 482 在合同中要求样品（包括色样）确认后方可生产的，要及时催问工厂要确认样，且 在收到后要及时核对，书面确认。 483 与工厂沟通过程中，关系到价格、品质、包装要求等定单实质内容时，必须用书面 形式（包括邮件） ，且要及时确认工厂已收到相关内容，且理解无误（由于工厂可 能是不同的人在跟单，以免口头传达失误） 。 484 生产大货样出来后，要及时催要船前样，且必须在收到后仔细与确认样（或客样） 核对，检查品质、颜色、包装等是否与客户要求一致。其它的如唛头、中性包装的， 可电邮图片确认。 485 如客户要求确认样品后再生产的，必须及时（尽早）提供确认样给客户，且在客户 收到样品（或图片确认）后，及时询问客户的确认意见。并要求客户给出书面的确 认意见。 486 如客户要求船样确认后再出运的。必须及时（尽早）提供船样给客户，且在客户收 到样品（或图片确认）后，及时询问客户的确认意见。并要求客户给出书面的确认 意见。 487 如客户没有要求的，尽量争取及时将验货图片及装柜图片给客户，且及时告诉客户 装运安排。 49 合同正本上必须有排合同当事人、主管及部门经理的签字，并要盖上合同专用章。 5下单传真 51 我方合同签好后，须及时传真给工厂，在传真后通过各种方式通知工厂订单接收人员， 我方合同已传，询问工厂是否收到，如果工厂没有收到，需重新再传真一次，并再通 知。 52 合同必须在传出后第二天内确认工厂是否收到订单并需工厂盖章回传，如果没有回传 请工厂立即回传。特别是需付预收款的，如无回复，不付款。 六、备货 1备货单的制作 11 备货单的制作采用统一格式，跟单人员在开备货单时不要随意修改格式、内容，备货 单上要填入单证部编出的发票号。制作备货单时业务员应该按照形式发票、采购合同、 客户要求与实际出货情况制作。 12 有特殊要求的产品（如量衣尺，划粉）等需做商检的产品，要提前 10 天通知工厂配合 完成，并要求工厂传真换证凭条给我公司，在备货单的备注栏上要注明，如对货物重 量有特殊要求的，业务员在报关前必须从工厂得到详细数据，同时要求仓库对货物重 量进行复查。 13 一般情况下，20货柜可装 28M3的货物，40货柜可装 58M3，40高柜可装 68M3，在 保证外箱体积正确的前提下，如超过以上底线，要标明最后装的产品品名、颜色、规 格及箱号。如外箱尺寸与集装箱配套较好，20货柜的可装 29-30M3，40货柜的可装 59-60M3，40高柜可装 70M3。 14 备货单的制作时间 一般时期（包括平常双休日）在出运前 710 天；法定节假日（主要指黄金周长假） 在出运前 15 天。 15 业务部在每月初将上个月的备货单整理出来并装订成册与合同夹放在一起装订归档。 16 制作备货单需要注意的事项： 1.6.1 备货单上的各要素都不能留空，尤其是外箱尺寸； 1.6.2 外箱尺寸、箱数、净重、毛重等一定要填写准确，不要毛估，不确定时应通过工厂了 解清楚； 1.6.3 备货单上必须有开备货单人员的签字及主管或部门经理审批。 1.6.4 对于提前已经开好发票的工厂，在报关备注栏应注明已开好发票的品名，数量，单位 并通知或提醒报关员该工厂已提前开票，报关时需注意，以免报关错误。 17 在货物出运三个工作日内，业务员要进行单据审核，确认数据是否正确，审核无误后 在单证部专用登记本上签收。 1.8 出运单据确认无误后，应最多二天内，将相关供应商码单交给单证员制作议付单据。 2.进仓单 2.1 业务员在通知供应商送货进仓的时候，在公司 ERP 系统中填制进仓通知单。 2.1.1 ERP 路径：外贸业务 采购管理 进仓通知单 2.1.2 三种不同情况下的做法：从采购合同转入（用于还未做备货单的情况） ；从备货单转 入；手工登记（仅为没有形式发票、帮客户带货时使用） 。 2.1.3 业务员要提供给单证部订舱的单据：备货单、形式发票、商检资料、客户指定的货代 资料、信用证号码等。 2.1.4 如果没有订舱，就要主管审批后，才能开进仓通知单。 22 配船后，原则上提前一周发进仓单给工厂（不要太晚，也不要太早减少仓库的仓 储压力） 。 23 体积大于 2 个立方的拼箱货，尽量要求工厂直接进货代仓库，由供应商来支付进仓费， 但有以下几种情况：工厂不答应或需加收太高的运费、或需发到公司仓库检验货物、 或客人的几批货需分不同时期进仓，也可以进自已的仓库。 为了避免散货进仓给公司造成成不必要的费用，请业务跟单人员遵照公司以下的通知： 仓库散货进仓须知仓库散货进仓须知 1.原则上，公司规定单个工厂体积超过 2 立方、重量超过 1 吨的北仑拼箱货物，各业务部应 要求工厂直接进北仑仓库，不允许进萌恒仓库后转送北仑仓库。 以下情况除外：商检、客户验货、整柜改散货，进仓质检等. 2.散货订仓后，各业务部门可直接到单证部配载处取北仑进仓单，并通知到工厂进北仑仓。 3.北仑进仓费用如下： 运费输单费卸货费 300 元/车（20 立方）10 元/票10-20 元/立方 4.仓库每月初向总经办提供上月散货进北仑仓的进仓清单，总经办对进仓原因进行核实，如 果是由于操作错误而造成的进仓费，将对相关业务员进行处罚。 24 进公司仓库的货，尽量在装柜前提前 2-3 天全部进仓。 2. 5 整柜货，可以安排在工厂装柜（注意要安排好工厂质检，且协调好拖柜费用的承担） 。 3装柜 31 业务员要在备货单上写明如何装柜，对于不允许重压的货，要批注装在最上面；对不 能平放的货，一定要标注必须竖放；对敏感产品，要批注先装（或放在货柜最里面， 最下面） ；对于可能装不下的货柜，要注明最后可以留下哪些货，特别是某些小包装的 货物，不应将体积排得过满，以避免货物用挤压的方式装柜。 32 仓库必须按照备货单要求装柜，且文明操作，不允许为了多装货，用推车强推压（业 务员不允许逼着仓库一定要把货物全部装下等） 。 33 在装柜时间内，相关人员（业务员、跟单员、业务主管等）要保证通讯畅通，能及时 沟通了解情况，解决问题。 34 工厂装柜的，一定要要求拍照（包括货物装一半的照片，已经完柜的照片，封柜的照 片） ，且要求工厂及时将装柜清单，封箱号等信息在 ERP 系统中录入。 35 装柜时要及时了解装柜情况，拿到装柜数据后及时反馈给单证，不影响报关。 36 在装柜后二个工作日内将正确的装柜数据给客户，如装柜有少装或剩下的货，必须在 装柜后当天或第二天告诉客户，解释原因，且催问客户的处理意见。 37 在估计货物装不下时，业务员应先与客人联系，确定可以留下来不装的货物，并在备 货单上注明；如在装箱时才发现装不下，且已来不及通知客人，业务员应留下好销的， 颜色好卖的，货值低的产品，以尽可能不要成为我们的死库存为原则。 （比如连片花边 装箱时要考虑留下整个规格和款式的产品，以便于销售；如装箱留下的是低货值产品） ， 跟单员应在备货单上标明，业务主管在备货单上签字前要仔细检查；单一产品应全部 出完，以便于客人搭配各种颜色、规格进行销售。 38 对于装箱留下的货物，业务员、跟单员要另外制作一份形式发票，注明定单号、品种、 数量、单价、金额等，纳入到该客户的文件资料（放在该客户资料文件夹的左边第一 页） ，客户有新定单时将留下的产品制作到新的形式发票中。装柜过程中业务员一定要 和仓库装柜人员沟通协调好需要装柜的具体事项,以免出错造成公司不必的损失。 对于各种原因造成的公司库存现象,公司相应制定了关于库存管理规定的文件,(附件如下): 库存管理规定库存管理规定 1.目的 通过本规定，提醒业务员从源头对库存进行控制，对库存产生的原因提前预防，避免库存 产生，降低死库存，提高货物周转率，减少资金积压。 2.权责 总经办：由专人在每年 1 月上旬、4 月上旬、7 月上旬、10 月上旬，跟踪及协调处理库存， 特别是需要退回工厂返工，才能再次出运的货物，应落实到具体的执行人，确保 货物可以顺利出运，同时根据制度规定进行奖罚。 仓库：配合各部门进行存货管理。 各业务部：管理好本部门的库存，提高存货周转率。 3.库存管理流程 提取数据 总经办每个季度末列出入库时间在入库时间在 6 个月以上个月以上的库存清单，清单中应包括存货的详细数 据：有进仓单号、部门、团队、业务员、采购合同号、送货工厂、品名、规格、库存件 数、入库日期等信息。 清单中对存货时间及存货状态进行划分： 存货时间 1 年库 存 9 个月 库存1 年 6 个月库 存9 个月 3 个月库 存6 个月 3 个月库 存1 个月 1 个月 内库存 存货状态需处理很危险危险货物正常周转 数据核实 针对 6 个月以上的库存，总经办跟各相关业务员确认存货产生原因，质量情况、解决办法。 库存处理方法： A. 由业务员同该订单客人协商，争取下一订单快速出运。 B. 是否可以出给相同需求的其它客人。 C. 是否能退回工厂，或需要货源部的相关负责人协调处理。 D. 是否需要其它业务团队协助。 库存折价原则 部门或团队在处理存货时，应尽量按成本价进行销售，但在做不到的情况下，可按如 下原则进行折价： a.库存 6-12 个月，按 0-20%折价。 b.库存 12 个月-24 个月，按 0-50%范围内下浮。 c.库存 24 个月以上，按 0-100%的范围下浮。 d.特殊情况，特殊处理。 4. 库存奖罚措施： 根据库存产生的不同原因，对产生库存排名后几位的团队或业务员进行公告。同 时，根据具体不同的情况，公司进行金额不等的处罚。 针对总经办公布的共享库存，消化掉库存的团队或个人按货款回收金额的 3-5%进 行奖励；造成库存的团队或个人，按货值的 1-3%进行处罚。 销货以货款回收日期为准，所有奖罚均在当月工资中兑现。 几种常见库存产生原因及避免方法几种常见库存产生原因及避免方法 序号产生原因避免方法 1 货物有质量问 题 在发现货物有质量问题的第一时间，立即联系供应商，马上将货退 回去，同时扣掉相对应的货款。确实无法退货的，例如供应商倒闭， 应尽快联系总经办，请各部门的协助，一起处理，把损失降低到最 低。 2材积计算 1.在下单前，应跟工厂强调要按设计好的外箱尺寸定制纸箱。 2.材积计算：一般情况下，20货柜可装 28M3的货物，40货柜 可装 58M3，40高柜可装 68M3 的货物。外如箱尺寸与集装箱配套 较好，且货物外部尺寸比较常规，20货柜的可装 29-30M3，40 货柜的可装 59-60M3，40高柜可装 70M3. 3.一旦发生了尾货，应对剩下的货重点关注，在该客户的下一票货 中优先出运。 3客人不出货 1. 在客人下单的时候，尽量帮助客人分析市场行情，提出可行的 建议，而不是一味的劝客人多买货； 2. 尽可能的多收订金，以避免风险。 4提前库存 当预计某种材料价格会上涨或某些货物很好卖的时候，除非有很有 意向的订单，否则应尽量不做库存。 另外, 综上所述针对目前公司库存难以解决，以致造成很大的资金积压，所以为了预防库 存产生,业务操作人员需做好以下几点防范： 库存原因 目前所占 公司库存 比例 解决办法处罚措施 柜子太满，而 装不下剩下的 货 18.3% 各业务员在接订单，打 PI 的时候，一定要事先 计算好立方数（不能考虑用挤的方式来装柜） ， 同时向供应商强调不允许多送货，考虑到产品的 多样性，通常情况下的标准如下： 柜子规格 材积标准 20 28-29 立方 40平柜 55-58 立方 40高柜 65-68 立方 客人没钱付款， 或订金不够 15.3% 对于新客人，未收到客人订金，不能下购销合同 给供应商，老客人可以视具体情况，但前提是要 确保不会造成库存。 总经办计划在 12 月 23 日对仓库进行年底盘点， 盘完后明年仓库数据可 以随时看到库存金额， 以后在每个月的 1-5 号对 公司库存进行清点，及 时提醒各业务员，如果 库存 3 个月内未出掉， 造成库存积压的，将根 据库存造成的资金积压 情况进行相应处罚。 做库存而做成 了死库存 1.6%公司原则上不允许做库存。 工厂纸箱做大， 以至装不下的 货 0.3% 各业务员在装柜完成后，立即联系相关供应商， 协商把货退回，将货款扣减。 在下票货中出 的产品 3.9% 客人在下票货中出的产品，各业务员应将未出运 货物明细打印出来，贴在办公桌的前挡板上，在 新 PI 中预先排库存，不能再排采购合同，并且 在下票货中先出上票余货。 仓库错装、漏 装 0.2% 仓库理货员必须管理好自已负责范围内的货物， 做好明确标识，严格防止错装、漏装。 七、单证 1出口操作 11 配载 配船订舱：审查备货单，缮制托单，确认船期，出货登记。 12 仓库操作 整柜出运，散货出运，空运，内陆运输，快件。 13 报送单证 审单。 报关单据准备：核销单、发票、装箱单、报关单、外销合同、报关委托书、其 他单证（通关单、出口许可证等） 。 14 议付单证 审查备货单，查货。缮制单据（发票、装箱单、码单） ，提单，购买目的港清关号码及 制作证书，产地证，单据认证（商事证明及大使馆认证） ，保险单，其他文件（如装船 通知、植检证书、海关证明、包装申明等） ，信用证复印件。 15 业务员在单证方面的五点注意： 151 装柜后，业务员要以最快速度将正确的工厂码单给单证。 152 对单证需改 B/L 的 SHIPPER 时，必须在收到全额的货款后才能改。特别是客户指定 货代，且提单必须由我方确认。 153 对于客户对单证有特别要求的，必须在出运时，将正确信息给单证，常规更改 C/O、更改 B/L 都会产生费用，如因客户原因需更改的，且产生费用的，一般要向客 户收取。 154 特殊认证费，需向客户收取（具体认证费用，可向单证部或部门主管咨询） 。 155 业务部在出运后 4-5 天内拿到出运单据 COPY 件，经仔细核对后（包括金额，客户 信息，港口，价格条款，装运期等） ，发给客户确认，并催讨余款。 2进口操作 21 一般贸易需要报送的单据资料 进口提单、进口发票、进口装箱单、外销合同、进口报关委托书、进口报关单、进口 报检委托书、包装证明、进口海关及港口费用已缴纳银行水单。 2. 2 加工贸易需要报送的单据资料 来料加工：进口提单、进口发票、进口装箱单、外销合同、报关委托书、进口报关单、 进口报检委托书、包装证明、来料加工手册（工缴费、成本费、排料图或损耗表） ，工 厂加工合同、工厂海关注册代码、进口海关及港口费用已缴纳银行水单。 23 出口退运需要报送的单据资料 出口发票、出口装箱单、外销合同、出口提单复印件、出口报关单“出口退税专 用”联（有“海关验讫章”正本） ；进口提单、进口发票、进口装箱单、与客户的退运 协议（英文件与中文翻译件） ，退运情况说明、报关委托书、进口报关单、进口报检委 托书、包装证明、进口海关港口费用已缴纳银行水单。 八、应收款 1对帐 11 在与客户对帐前先与 ERP 系统中的应收款、公司财务部对帐，注意客户是否有往来业 务上的欠款或余留款，如有欠款的要在我方函电中对帐单上明确逐项列明，请客户确 认，总的应收款等于本次的出运货款金额与往来业务上的欠款金额之和；如果客户有 余留款的则要在本次的出运货款金额上减去。 12 业务员要定期与客户对帐，特别注意的是客户的欠款金额不能大，要控制在一个合理 的额度上，具体客户的授信额度按 ERP 中客户授信额度申报中经过总经理审批的 额度执行。 13 业务员要对每个客户建立对帐单，并配合财务每月月底仔细核对一次帐。业务员建立 的对帐单、与财务确认的对帐单、报给客户的对帐单、ERP 系统中的应收款，四者信 息、数据要一致。 1 4 每一笔业务收汇后业务员要在 ERP 系统中进行手工签收水单、注明出口发票号外（是 定金的注明定单号码） ，还要在登记本上登记，每年年底清算一次，当年产生的余额 结转至下年。 2运输途中催款 货物出运后 4-5 天内，应及时给客户 Email 或 FAX 单据副本，如出口发票、出口装箱单、 码单、提单复印件等出运资料，发出后要通知客户出运日、应付款金额及预计到港日。 做前 T/T 定金、D/P 和 D/A 等有部分或全部未付余款的要积极主动地通过函电催促客户 按照合同规定及时办理支付余款手续。已经提前交货的，也要向客户提前催讨余款。 3清欠催款 对帐单得到客户的确认后要及时通过函电清理欠款催讨应收款，对帐单没有得到客户确 认的要仔细重新对帐，查明原因，一直到对帐单得到双方的确认认可。要将应收款减到 最小，直至为零。 九、放单 1放单申请 11 我司收妥全额或绝大部分外汇应收款后，如果预计寄出客户收到提单的时间要晚于货 物的到港时间，且客户要求电放提单的，要在 ERP 系统中外贸业务放单处理，找到需 要放单的发票号码将客户的应收款核对清楚后再进行申请放单。 12 放单时业务员要注意的因素：客户应收款情况，货物到港时间，港口货物滞留时间， 客户的信用、实力、合作时间长短，放账额度核对。 2领单 21 一般船开三天内我司单证部可拿到正本提单，业务当事人应在运费发票的右上角注明 完整的发票号，背面写上定单号及业务当事人名字，申领提单，并在单证部专用登记 本上签名收领提单。 22 领取提单后，业务当事人要仔细根据业务资料核对提单，如收货人、通知人、货物品 名、箱数、金额、港口、价格条款等，整柜海运出运的要注意核对箱封号、运费条款、 目的港代理等；空运的要注意 CHARGEABLE WIGHT 栏，重货时，此栏与毛重栏一致，抛 货时，此栏会比毛重栏的数字大（抛货折重计算方法：体积 CBM/0.006） 。 3寄单 31 我司收妥全额外汇应收款后，及时通知客户，且与客户协商是否可以电放提单（速度 快，且节省快递费用） ，如客户可以接受，马上安排电放，且将电放提单传真给客户； 如果客户不接受，要马上寄全套正本单据给客户，且及时将快递号告诉客户；对于新 客户或很长时间后才会翻单的客户，先要和客户确认正确的寄单地址（要仔细核对地 址、联系人、电话等，如果单据寄错，会耽误客户及时清关，严重的会导致单据丢失， 货物被冒领等风险，要特别重视） 。 32 对 T/T 付款的，全额收到款后，马上电放或寄单；对 L/C在全套单据寄出前，必须 先给客户确认过，之后，单证在最快的时间内交单议付；对 D/P,单据在寄出前，要先 与客户确认好接单银行，若是新的银行，要先审核过该银行的信誉，确认没有问题后 方可寄单。 十、付款 1开票通知 工厂货物出运一周内，根据报关单据的数据，填写开票通知书并传真给工厂，同时用电 话通知工厂开票，请工厂确认。对于带款提货时，应该先收到工厂盖章回传件及正式发 票后再付款。 ( (关于开具工厂发票过程中需注意公司以下规定细则关于开具工厂发票过程中需注意公司以下规定细则) ) 增值税发票开票品名与报关的商品品名必须完全一致（包括材质）增值税发票开票品名与报关的商品品名必须完全一致（包括材质） 。 如：报关品名为：“钮扣（塑料制） ” ，则增值税发票必须为“钮扣（塑料制） ” 。 增值税发票和报关品名不一致的国税即不予退税，那么，增值税发票将会被退回，供应商要 重新开具，如果来回时间超过了退税期限，则不能退税，就会给公司造成损失. 故要求所有 公司业务操作员应统一规范要求如下: 1. 报关在前，开票在后的。要严格按照单证部的报关单开具增值税发票，即使报关的品名 相同但 HS 编码不一样的，增值税发票要严格按报关品名逐项分别开具，单证部将按照 不同的品名编制不同的 HS 编码。 2. 开票在前，报关在后的。业务部需在备货单中注明发票己开，且同时在 ERP 里的备货单 中的采购货源报关备注栏报关备注栏里填写己开票的品名（材质） 、数量、金额等。并及时告知单证 部按己开具的发票品名报关，如单证部无法按开票名称报关的，单证部需及时通知业务 员，同时，业务员及时告知财务办理相关手续。 3. 部分发票在报关之前己开具的，则剩余部分的发票按己开具发票的品名开票，业务员最 好自查一下，已发出开票通知但发票未到的，是否有品名与报关不一致的情况。 4因准确的报关单是准确收齐增值税发票的唯一保证，所以单证部提供给财务部的报关单 底单需尽量准确，有以下两点注意事项： A：如果因报关行将报关信息改动的，单证部需及时在 ERP 系统里作修改并通知业务部 和财务部。 B：单证部提供打印的自制报关单不允许手动修改，只能在系统里根据 HS 编码选择所需 要的信息，这样才能保证业务员据以开票的依据准确无误。 另外,基于目前海关要求越来越严，退税也必须跟报关单据货品一致，特做关于海关报 关及退税流程变更方案如下: 1.在海关编码维护表中增加海关申报要素表，表格如下： 2.基础维护： 1.由财务部根据退税需要在开票必须栏目打“” 。 2.单证部根据申报要素内容，针对可以固定的申报要素项目内容进行维护。 3.业务流程： 1.HS 编码由单证部维护好日常申报内容，财务部维护好开票时所必须的项目。 2.单证部在报关的时候在报关商品栏中对不固定项目进行要素维护。 3.对在 HS 编码中财务部进行打勾的项目，项目要素的内容数据自动取到开票通知单上，以确保发票开出 后同报关单上所需项目完全一致。 开票通知书开票通知书 订单号： 单位：宁波江北兴方圆提花织造有限公司 发票号： 请按如下资料开具增值税发票： 名称宁波萌恒服装辅料有限公司 税务登记号330205744972697 地址及电话宁波市江北投资创业园区 IV-3 地块 购货单位 开户行及帐号宁波银行洪塘支行 40060122000032641 1.加工方法： 2.外观： 3.其它： 货物名称数量单位金额备注 提花布（财务要求的要素）21605.400米166,241.55预付款 2发票签收 21 在开票通知发出一周内，要及时催工厂开出发票，同时要求工厂一起将与报关数据相 一致的采购合同 。收到工厂的增值税发票后，先要核对金额、报关品名、数量单位 等要与报关单相一致；审核、在 ERP 系统上登记、复印后两天内，交财务部签收、审