高校档案管理制度.doc

高校档案管理制度 档案员岗位职责 一、认真学习宣传贯彻档案法、档案法实施办法、归档文件规则、四川省机关档案工作业务建设规范、四川省机关档案工作规范化管理标准、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。 二、负责文件材料的收集、立卷、归档工作并编制检索工具。 三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。 四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。 五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。 六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。 兼职档案工作人员职责 一、认真学习贯彻、执行档案法和中华人民共 和国档案法实施办法，遵守档案工作的各项规章 制度。 二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。 三、负责收集、本科室业务工作中形成的各类文件 材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接 手续。 四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。 五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作 用。 文件归档制度 一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。 二、归档时间： 1、文书材料于次年三月底前立卷归档； 2、会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室； 3、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档； 4、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。 三、归档要求： 1、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整； 2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。 微机管理制度 一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。 二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。 三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。 四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。 五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。 六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。 七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。 档案收集制度 一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集。 二、收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。 三、档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。 四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。 档案保管制度 一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。 二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。 三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。 四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。 五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。 档案保密制度 一、认真贯彻保密法，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。 二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。 三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存12年后确认无保存价值，方可销毁。 四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。 业务书刊（资料）管理制度 一、本单位内各类业务书刊（资料）的保管工作，由档案人员负责收集管理。 二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。 三、凡借阅业务书刊（资料），必须按期归还。需继续使用的应补办手续。 四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。 归档材料控制措施和验收制度 一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。 二、按照档案法的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。 三、档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。 四、专项活动