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秘书学概论复习资料第1章 ：秘书学概述现代秘书发端于清代的幕学，作为一门独立的学科产生于20世纪80年代初期。经过30年的发展，秘书学明确了自身的学科性质和研究对象，初步形成了学科体系，具备了比较明确的研究领域，但学科地位还待进一步提高。秘书学与多门学科存在相关性，而且学习和研究秘书学必须注重理论和实际相结合。幕学 核心：刑钱之学 本质：佐治之术秘书人的标志性工作：文书工作，档案管理秘书学的发展状况主要特征建立了秘书学科，但未发展为常规学科关注基础理论，但没有获得实质性突破成立研究组织，但影响不够广泛，活动不够正常创立了秘书学学科体系，提出秘书学分支学科，但学科体系还有待进一步完善，分支学科优待进一步规范有了自己的专业期刊，但期刊档次不高秘书工作是秘书学研究对象秘书学的研究就是要通过对秘书工作的诚如研究，发现隐藏的本质规律，为人们从事秘书工作提供科学的理论指导。秘书工作的构成要素（秘书人员，秘书工作方法，秘书工作的内容，秘书工作的对象和环境）秘书学的学科定义就是对秘书学科性质的阐释。秘书学的研究方法（1） 理论联系实际1，理论来源实际2，理论应用于实际3，理论与实际之间需要构筑顺畅的通道（2） 重视经验性研究秘书学创立缘于对秘书工作的经验总结，没有对现代秘书工作的经验性研究，便没有秘书学额经验性研究的成果充分体现了秘书学的应用性，密切了于实践的关系，增强了学科对现实工作的指导性秘书学的经验性研究渗透性着理论的成分，经验性研究的成果既为秘书学理论提供了素材，又在很大程度上证明了秘书学里理论的价值。第二章 秘书和秘书角色你眼中的秘书 工作要求：察言观色，基础知识，专业知识，素养素质 秘书本身：上司的助手，为上司出谋划策。国际职业秘书协会所下的定义：具有熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手秘书的定义：狭义：掌握文书并直接辅助领导者全面处理事物的专门人员广义：在领导身边或中枢机构工作并以办文、办会和承办领导交办指示为主要辅助任务秘书的职业定义：从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事物，为决策及实施提供和服务的人员秘书的分类二分法：公务秘书和私人秘书公务秘书：在国家机关、国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。由组织人事部门考察选用，由国家支付薪酬。私人秘书：就是私人企业、外资企业、民办社团以及其他雇主那里承担秘书工作的雇佣人员横向分类_根据秘书工作内容或者从事行业为标准的分类秘书工作的业务分工（行政秘书）秘书工作的行业特征（商务秘书）纵向分类：按照秘书业务水平为标准的分类 秘书角色定义：是一种具体的角色，是由秘书在社会中的活动内容方式决定的，要白兔社会的依附性，应该更加重视自己的后成地位（复杂性、多样性、开放性）社会公众对秘书角色的认知偏差秘书是花瓶 秘书是“二首长” 秘书是领导的家奴秘书角色的定位（领导的助手）秘书在组织中所承担的角色，集中体现在辅助领导的活动中以及秘书与领导的关系中助手是秘书职业产生的根本原因助手是配角的具体内涵助手与参谋之间并不存在对立关系助手角色的重要性1，是参谋不是二首长2，是事物处理者不是家奴3，是“公关”者不是“交际花”“花瓶”4，是文书处理者不是“作家”“秀才”秘书角色的把握？具备明确的秘书意识协调好秘书角色冲突或者角色矛盾根据角色规范合理调适角色，避免角色失当（角色越位、角色失责）第3章 秘书机构秘书机构是各党政机关、企事业单位、社会团体等组织的有效组成部分是各级各类领导机关综合性办事机构和参赞性机构是为行政组织。行政领导服务的，是行政组织的一部分秘书机构的组织形式因人设置（综理制） 因事设置（分理制） 混合设置秘书机构的设置原则适应性原则精简高效原则1 秘书机构人员要精干2 要减少秘书机构的内部层次，内部机构要科学，保证秘书机构规范有效3 分工合理，重视秘书机构的群体优化秘书机构的性质（机密性）（1） 综合辅助性（是秘书机构的本质属性）1 辅助决策中的综合性2 管理职能的综合协调（2） 系统中介性1 系统中介的兼顾性2 系统中介的沟通性3 系统中介的协调性（3） 组织关系的相对封闭性1 上下级秘书机构之间具有业务指导关系2 横向秘书机构之间的互相交流关系秘书机构的管理（p4752）第4章 秘书的职业素养定义：秘书的职业素养是秘书从事职业活动所需要的优良职业道德、扎实的专业知识、较强的职业能力和健康的个性心理的总和，秘书的职业素养是从事秘书活动的基本条件 所谓职业道德，是同人们的职业活动紧密联系的职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。秘书的基本职业道德规范是：忠诚领导秘书的职业道德忠诚守信甘居幕后洁廉自律谦和谨慎一位称职的秘书：须具有基本的配角意识和具有和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向秘书的知识结构（1） 基础知识1 科学文化基础知识2 哲学和政治经济基础知识（2） 专业知识1 秘书专业知识2 行业业务知识（3） 相关知识1 法律类知识2 管理类知识3 心理学知识秘书能力结构（1） 基本能力观察力 思维力 记忆力 注意力 想象力记忆力:记忆力是知识、保持、在认识和重现客观事物所反映的内容和经验能力。良好的记忆能力是秘书从业人员的必备能力之一。秘书部门是信息的枢纽站、集散地。信息的收集、储存、加工、输出、反馈等处理过程，都需要秘书具有良好的记忆力 ，以确保信息的保真度和传递的有效性。如果没有良好的记忆能力，就会产生信息沟通障碍，也可能错失良机（2） 职业能力秘书的职业能力是指从事秘书工作所具备的职业能力，它是秘书能力结构中的核心部分。秘书具有辅助决策、沟通协调、处理事务的基本职能。需要完成办文、办会、办事的基本工作内容。1 表达能力2 办事能力3 信息处理能力4 人际交往能力5 管理能力人际交往能力：妥善处理与组织内外相关人员关系的能力，包括周围坏境建立广泛联系以及正确处理上下左右关系的能力。秘书工作需要和不同的人打交道。秘书在上传下达、协调关系、迎送接待等。因此，学会处理人际关系，提高社交能力，是秘书人员必备的能力要求（3） 操作能力1 现代化办公设备的操作能力2 书法和快速记录技术3 计算机和网络技术4 文案处理技能秘书的个性心理秘书的性格：稳健、乐观、内敛、豁达、幽默秘书常见的心理障碍：压抑 依赖 厌倦秘书心理障碍的调适1 正确认识秘书职业，培养职业兴趣2 提高自我心理调节能力，完善自己的心理品质。3 掌握人际关系方法，建立良好的人际关系环境4 寻求适合的途径，消除心理压力第5章 秘书工作的内容和特征秘书工作是秘书学研究的主要内容。秘书工作内容比较广泛，不同时期不同性质的组织，秘书工作的侧重点不同。秘书工作的本质属性和基本特征是既有联系又有区别的两个问题秘书工作的内容秘书工作是为了完成辅助领导实施有效的决策和管理而在一定范围内的劳动主要内容：文书撰拟 文书处理 信息工作 协调工作 会务工作 接待和信访工作 档案管理 办公室日常管理工作 随从工作 交办工作文书处理文书处理指的是对文书的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联。衔接有序的工作。关于文书处理工作的归属问题，党政机关公文处理工作条例）（中办发（2012）14号，2012年4月）第六条、第七条明确规定，“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组识领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理作”、“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”可见文书处理是秘书工作的基本内容是具有法规性依据的，且文书处理的概念中包含文件的整理和归档工作会务工作会务工作就是各种会议的筹备、组织和服务工作。会务工作作为秘书工作的基本内容，与文书工作一样有极高的认可度。会议具备了决策、沟通、协调、传播多种功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是领导活动基本的方式。任何形式和规模的会议，都需要相应的会议组织工作，如会议计划的拟订、会议文书的制作、会议场所的布置、会间活动的安排与协调，以及会后的收尾工作，同时，需要说明的是，会务工作还涵盖了各种仪典的组织工作，如开幕仪式、签字仅式以及会见与会谈的安排等。会议的筹备、组织和服务工作通常由格书人员和秘书部门承担，大型会议或者涉及多个单位的会议则通常成立专门的会议机构，秘书人员也会参与其中、因此，我们认为秘书承担会务工作体现了其辅助管理的基本职能。秘书工作的本质属性（辅助性）秘书工作属性对辅助性的限制原因首先，秘书工作的辅助性具有综合、全面的特征，这是最且标些性的总书工作涉及领导工作的方万面面。其次，秘书工作的输助具有直接性。起书工作的输助是一种直接的辅助，秘书工作直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。再次，秘书工作的辅助具有非独立性。秘书工作是伴随着集团统治和领导群的出现而产的。它的使命要求它始终从属于、服务于统治着和领导者。秘书的辅助具有综合性、直接性和非独立性的特征，在这些特种中，综合性特征是最典型、最本质的。秘书工作的特征1 被动性与主动性的对立统一二 事务性与思想性的对立统一三 常规性与随机性的对立统一四 保密性与随机性的对立统一五 综合性与专业性的对立统一常规性与随机性的对立统一：体现了秘书工作方式和节奏方面的基本特征。常规性指的是秘书工作中存在着大量的经常出现、反复进行的工作，这些活动往往事先有预见、有计划的，活动内容常常有规可循的，秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作正常运转。较典型的如文书处理活动，文书的收发、审核、登记、传阅、拟办、复核等各个环节的工作大多属于常规性的秘书工作，因此我们认为秘书工作有常规性的特征。所谓随机性，是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书随机处理的活动，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料等等。第6章 秘书工作的基本规律和发展趋势规律是在物之间内在的本质联系秘书工作作为一种客观存在的社会现象，工作在运行中有着本质的、固有的联系。“双线”规律、辅助领导工作律、跟踪辅助领导活动说是比较有代表性的规律总结，其中辅助领导工作律的表述更为清晰严密。目前，秘书工作正向职业化、现代化、智能化、规范化、国际化的趋势发展。“双线”规律：发掘最基本矛盾 辅助领导工作律：科学的结晶 跟踪辅助领导活动说：基本规律第7章 秘书的基本职能秘书职能是秘书职业活动的任务、职责、作用和效能的统称。各种教材对秘书职能的认定各不相同。我们认为秘书的基本职能应该是辅助决策、参谋咨询、沟通协调、处理事务。四大职能各有侧重，但是相互联系、相互渗透，共同构成秘书职能的基本内涵。辅助决策： 所谓辅助决策就是在决策的全过程中，在知识（包括理论），能力（包括技术），经验和经历等方面予决策主体全面的补充以提高决策的科学性和时效性。辅助决策的职能基础1 秘书辅助决策的职能是领导工作的需要2 秘书综合性地位能为领导提供有效的依据3 秘书的中枢性特征能为辅助决策提供便利条件辅助决策的过程和内容决策准备阶段的秘书工作：确定目标、拟定法案指导领导决策前的整个过程决策确定阶段的秘书工作：协助领导对决策方案进行判断和选择，做出决策的过程决策实施阶段的秘书工作：协调者秘书辅助决策的特点：辅助的全过程性辅助的经常性辅助的协调性参谋咨询特点：从属性 随机性 权变形秘书参谋咨询职能的体现1 辅助决策中参谋咨询2 信息工作中的参谋咨询3 文书工作中参谋咨询4 协调和查办中参谋咨询5 事务性工作中参谋咨询秘书发挥参谋咨询职能中的注意问题（一）强化参谋意识，主动参谋咨询。意识决定行为，秘书如果没有参谋意识自然就不会有参谋行为。对秘书而言，谦虚谨慎是工作本色，但并不是事事谨小慎微，处处墨守成规。尤其在参谋服务上，更要敢为人先，勇于参谋，主动参谋，在参谋过程中不夹个人好恶，不过多考虑成败得失，以良好的心态进谏、进言。（二）摆正位置，谋而不断。秘书人员始终都处于辅助的位置，做到既参谋，又不越位。秘书部门的参谋作用是为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是指秘书人员单纯地为领导“出谋划策”。秘书人员在参谋咨询的过程中只有发言权而无表决权，更无决定权。“谋而不断”是秘书参谋活动的根本准则。（三）讲究参谋咨询的方法和艺术。参谋咨询的方法和艺术常常能决定参谋咨询成败。秘书人员要努力提高自身的素质，适时、适地、适度地实现参谋咨询的职能注意因人而异，因势利导，选择恰当的时机与领导交流。要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故让领导心情舒畅地接受建议和意见。沟通协调特点;综合性 疏导性 随机性沟通协调的技巧1 善于运用感情调控2 把握好语言技巧3 善于抓住时机处理事务特征：广泛性 随机性 围核性秘书处理事务的类型1 日常程序性事务2 随机偶发生性事务3 领导交办性事务4 部门不管事务第8章 秘书工作方法秘书的工作方法，指的是表书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段。科学会理的方法有利提高工作效率，优化效果。秘书的工作方法应该遵循规范性、适应性、灵活性的原则。常见的秘书工作的方法有挡驾过滤、参谋进谏、请示报告、沟通协调，时间管理法等。秘书的工作法指的是秘书履行职能，完成工作任务的途径、程序和手段，秘书工作的方法是与秘书的目标、任务和职能紧密联系在一起的。秘书确定工作方法的原则规范性原则 适应性原则 灵活性原则 秘书工作方法的获得1 在实践中总结经验形成方法2 掌握秘书工作方法需要与理论与实践相结合3 秘书的工作方法要不断创新中提高效率秘书工作方法举要（1） 挡驾过滤的方法1 文件资料的过滤2 来访的挡驾在秘书的日常接待工作中，为领导挡驾是非常重要的工作内容之一，合理挡驾可以保证领导能拥有一个良好的办公环境，集中精力静下心来考虑一些大事要事，秘书可能每天都会遇到无约到访的人，这些无约到访的人不管出自什么目的都会影响和干扰领导的工作节奏。因此，秘书必须根据具体情况，权衡利弊，采取必要的挡驾的方法。秘书挡驾的范围主要有；1.身份不明者和无关人员。对于无约来访且急找额导者秘书不能不假思索地直接引见，而应模清情况，做到该见则引见，不该见则不引见，进行合理挡驾。2.产品推销、事务纠纷，消费投诉之类的来访者。对于产品推销人员，秘书人员应根据本单位的具体情况，或直接谢绝，或引导他们去相关的部门。对于事务纠纷或消费投诉之类的来访者，秘书更不能将矛盾上交，直接请出领导人。3.涉及业务洽谈、人才流动、产品开发等类的来访者，在引见给领导之前，事先都必须征得领导同意。不得