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拓必思软件 topspeedTrading Force 代理贸易行业解决方案Trading Force代理贸易(以代理为核心含自营)解决方案是专为大型代理贸易企业提供的专业企业管理软件。它能够帮助企业优化管理资源，加强内部控制管理，降低企业的经营资金风险，实现资源配置的最大化，帮助企业提高工作效率、降低经营成本实现里程碑式的转变。拓必思信息技术有限公司 代理贸易行业解决方案 创造客户完美体验概述背景许多代理型贸易企业曾经都有同样的问题： 客户很多，也很杂，无法有效的把握客户的质量； 无法准确了解当前交易客户的信用以及授信记录； 对具体订单的状态及执行情况无法及时了解； 和委托客户业务往来费用和成本不清，应收应付查询麻烦； 客户资料，来往记录杂乱无章，无法作为公司发展客户的决策工具； 无法掌握业务人员的工作情况和工作效率； 业务人员因每天通过excel等简易工具处理订单、合同、单证而重复工作，效率低下等因此利用拓必思Trading Force代理业务管理系统软件可以有效提高代理贸易类企业的内部管理和开拓客户能力，增强企业对客户的授信控制，提高风险辩识能力，企业的人、财、物、流程等资源进行无缝整合，有效的保障公司制度的规范化执行。同时把员工一些重复的、简单的、事务性的工作从日常繁琐的工作中解脱出来，有时间去处理更重要的事情。因此利用拓必思Trading Force代理业务管理系统的支撑，会给企业提供了全面企业价值链应用，为企业建立供应链及竞争优势上提供有效的业务支持。系统核心亮点 预警企业在运转过程中，如果不能及时得到各类信息主动及时的反馈，则容易造成疏忽，甚至为企业造成重大损失，因此利用拓必思Trading Force代理业务管理系统中“预警功能”可以减少此类的企业损失，把企业迅速带入信息化的时代。在系统中，使用者只需简单的选择相应的预警提示，而后设定预警提示的刷新时间，系统就会在指定时间段自动抓取符合设定项目的资料，同时通过声音、邮件、短信等自动提示到期的预警明细，可以督促业务员，同时便于管理人员进行调整。应用效益：l 通过系统提供的自动到期的预警明细，可以督促业务员，同时也可以估算出企业近期资金的回笼情况，从而便于管理人员进行调整。l 帮助企业在经营管理活动中存在的危机及早提示，对潜在的经营风险进行实施监控，为企业经营决策提供可靠的依据。 信用控制利用拓必思Trading Force代理业务管理系统，建立多角度信用管理体系，防范信用风险。通过信用管理，确定控制信用的对象（客户、业务员、部门）和信用控制的方式（信用额度和信用期限），设置控制的单据及触发信用控制的时点、对超信用的处理方式和对相应额度的审核等控制方式，保证企业能真正控制住信用额度、信用期限，减低企业的运营风险。客户的信用控制主要体现在：1：签订委托代理协议的预算管理（预算单管理）；2：具体委托代理协议的代理合同的多级工作流审批管理，主要控制代理费率、是否需要垫资，以及相关信用证额度控制等；3：与客户进行结算的风险控制，尽可能做到不预垫、预付，付款时与该客户帐户余额对比，超出范围则报警并不予支付；应用效益：l 通过对客户的信用管控，降低企业的经营风险。l 通过对企业应收、预收、应付、预付账款的有效管理，减少企业的财务损失，提高企业经营效益。 有效控制费用和成本代理类贸易企业往往无法对发生的费用和成本进行有效的控制，大量的利润掩盖了费用的浪费和成本的不合理。面对越来越低的利润率，企业开始重视这方面，但苦于无法准确了解具体情况，因此是一个一直无法解决的重要问题。现在通过拓必思Trading Force代理业务管理软件可以为企业有效解决这个问题。首先，在报价阶段，通过系统的成本和利润预测功能，准确预测利润，确保合理利润；然后在订单处理过程中，对采购生产、出运、报关结汇环节中的成本和费用进行监管和控制；其次可通过系统强大的统计查询功能查询统计出总的及每一笔业务的费用、成本、利润情况；提高企业业务执行的时效性和准确性。 应用效益：l 根据企业特性，灵活定义成本要素等信息，实时为企业呈现详细准确的成本信息与构成情况，便于成本控制与分析，帮助企业改善及提升盈利能力。l 通过合同的成本分析，不断优化企业费用结构，合理压缩企业成本，提高企业经营利润。 避免企业核心资源遗失 企业的客户资源、产品开发信息、核心技术资料往往是公司的核心资源，在竞争异常激烈的进出口贸易中，特别是现在找客户越来越难的情况下，许多个人或企业会想尽办法去获得这些信息，因此企业必须确保这些信息的安全才能有长久稳定发展的机会。拓必思Trading Force代理业务管理软件可以从多方面来确保这些信息的安全；软件具备全面多方位的权限设置，企业中的人员，角色清楚，在什么岗位获取什么信息；并可以自动和手动备份等一系列的数据安全保护功；在守护外贸企业用户的客户信息、业务等核心数据安全同时也守护着外贸企业用户的健康稳固发展。应用效益：l 为企业提供全面、低成本和集成化的安全解决方案，有效地保证企业业务的连续性、降低运营成本，保护企业客户资源，真正把客户资源作为企业的资产来运营。 控制、完善贸易合同及相关单据业务流程代理贸易类客户往往注重业务的开拓，忽视了具体业务操作过程中的自身风险防范。例如：自身缮制单据不规范或不严谨，或者对来自于其它企业出具或签发的单据审核疏忽大意，导致业务在履行的过程中产生了不必要的损失，而往往一票业务出现了这样的损失，就会导致很多票业务的利润白白浪费。另外，在工作的衔接中，具体的业务又是由各相关部门共同完成的，因此需要每个环节操作流畅，环节与环节之间尽可能无缝衔接，才能尽可能地减少风险产生。所以加强业务风险防范对代理贸易公司而言是非常重要的，而业务风险防范的主要工作就是业务流程的规范、合同等文件的审查，清除管理真空，降低企业风险。而拓必思Trading Force代理业务管理软件系统在业务操作过程中风险防范方面：集成业务信息系统；实现业务数据和资料共享；理顺和规范业务流程，消除业务处理过程中的重复劳动，实现业务处理的标准化和规范化；业务处理的随意性被系统禁止，使得企业管理的基础工作得到加强；而数据的处理有系统自动完成，加强了内部控制，在工作控制方面能够做到分工明确，适时控制，对每一环节所存在的问题都可以反映出来；企业的资源得到统一规划和运用，提高了业务运作效率、降低交易成本、规避国际贸易风险、提高企业盈利。应用效益：l 通过拓必思Trading Force代理业务管理软件系统，建立起跨部门、企业、供应商、客户的协作机制，及时追踪业务流程状态，固化已经规范了的业务管理行为，提升企业流程效率，控制及降低公司的经营风险。 跟踪合同履行全过程对于重大的进出口合同签署后，需要全程跟踪合同的履行过程，在运输、保险、报关、货款结算等各方面进行指导，以随时防范可能发生的风险。主要内容包括：审查信用证及其单证；指导租船/订舱和其它物流控制；审查并指导起草来往函件；处理合同履行过程中出现的与合同规定不一致的情形；参与合同争议协商谈判等。拓必思Trading Force代理业务管理系统，在运行中自动抓取了业务进程中各个环节上所发生的关键事件以及时间关键点，全方位的把握业务发展过程；并通过系统中灵活的审批功能设置及特定的业务控制点，适应多层次、多环节、多条件、多人审批等复杂的业务流程，从而形成了全方位、立体化、基于业务线索、时间线索的的业务过程控制，提高了企业竞争力。应用效益：l 变事后监控变为过程监控，相关人员可以随时查阅业务数据，控制内部危机。l 通过合同履行跟踪，加强合同交货控制，提高交货及时率，加强销售承诺的可执行性，提高客户服务水平，软件设计拓必思Trading Force代理业务系统完全基于B/S 结构，采用了.NET技术，和WINDOWS保持了良好的兼容性和可扩展性。借助.NET及SQL SERVER使整个产品具有极佳的安全性，可以对于数据库及其单元级的数据具有详尽的权限控制。而且系统本身也有独立的模块控制权限，可以更加细致地进行人员权限的控制，保证了系统的可用性和安全性。同时，优秀的系统设计本身也保证了多种数据库的连接能力。项目产品的主要技术性能指标1、综合性能：拓必思Trading Force代理业务系统系统是基于最新.NET平台采用B/S结构的网络应用程序，将系统建设在适合于INTERNET又适合于INTRANET，同时又提供了不同层次客户的不同版本软件。2、主要技术指标与参数系统配置性能参数表：编号性能名称标准备注1访问响应时间（局域网）=5秒2访问响应时间（广域网）=20G4运行时间限制24小时运行5支持用户数=200我们的竞争优势： 竞争亮点功能描述Outlook无缝整合Trading Force系统通过自主研发的Force Outlook Assistant(FOA)组件，已经与Outlook无缝的进行了整合。B/S架构应用Trading Force系统的架构完全基于B/S方式，具有技术应用的前瞻性。极大的简化了系统升级换代，极大的降低了对客户端设备的要求；从发展的角度来讲，系统采用的B/S架构有利于应用软件系统与电子商务的结合，也为“远程办公”、“远程管理”提供了坚实的基础。业务流程控制从商机活动-合同/订单储运核销退税的整个业务过程，系统抓取了业务进程中各个环节上所发生的关键事件以及时间关键点，全方位的把握业务发展过程；并通过系统中灵活的审批功能设置特定的业务控制点，从而形成了立体化、基于业务线索、时间线索的的业务过程控制。N维工作流体系对业务的各种流程审批进行综合集中管理，本系统审批管理可适应多层次、多环节、多条件、多人审批等复杂的业务流程，能够完全满足软件使用者的各种复杂业务需要。自定义的进程管理系统记录业务进程计划、实际发生时间和提示预警时间，对业务的整体进程能够完整的把握和控制，并对业务人员是否按计划完成进行考核。对已经设置提醒的环节根据要求预警消息提醒。高可靠性拓必思Trading Force系统构筑了一整套Security Verified System(SVS), SVS与操作系统Security Platform严密结合，提供了可信赖的安全机制，确保客户的系统与数据的高枕无忧。客户中心系统具有良好的基于广域网应用的构架，使得软件使用者完全可以根据客户的不同需要分配权限和客户界面，这样系统可以开放相应的帐号，让客户、合作伙伴能够及时的了解相关的业务进程、库存情况，对业务作出响应，提高软件使用者的客户和服务的满意度。业务拓展订单跟踪、系统协同与支持、客户回馈、网上下单(B 2 B , B 2 C)代理行业应用系统模块模块备注1业务工具11 消息管理内部各种预警和工作流审批消息12 公告发布13 快递管理14 文档管理各种文档上传归档管理2进口管理21 进口委托代理协议支持复杂结算模式：代理费率、最低固定收费、不同档位代理金额不同的代理费率，支持授信额度的卡控，支持工作流审批22 进口采购合同支持一般贸易（代理）和纯自营业务模式23 国内销售合同24 接运管理25 信用证管理含进口开证申请管理3出口管理31 出口委托代理协议支持复杂结算模式：代理费率、最低固定收费、不同档位代理金额不同的代理费率，支持授信额度的卡控，支持工作流审批32 出口销售合同支持一般贸易（代理）和纯自营业务模式33 国内采购合同34 出口技术合同35 出运管理36 出口报关单37 报关单证管理发票、箱单、报关单一键生成与打印4单证管理41 委托书备案登记42委托书进程管理含进口、出口，类型包括：报关、商检、检疫、免税63 核销单备案登记64 核销单进程管理含进口付汇核销（支持多次核销）、出口退税核销，核销单核销进程跟踪7财务资金71 付款申请单72 付汇申请书73 付款/结算管理74 开票/结算管理75 应收管理76 收款管理77 核算管理8决策支持81 进口合同信息82 出口合同信息83 接运统计84 出运统计85 进口付汇86 出口付汇87 进口开票信息88 印花税合同查询89 银行授信统计810 银行授信核对811 授信使用情况812 综合授信使用情况813 合同结案单9客户/供应商资源91 客户类型92 供应商类型93 机构类型94 客户条款管理95 客户资源96 供应商条款管理97 供应商资源管理98 机构信息10基础数据101 计量单位1011 数量单位1012 重量单位1013 包装单位102 H.S. 编码管理1021 H.S.编码管理1022 常用H.S.编码103 地区104 国家105 省/州106 港口107 贸易方式108 付款方式109 价格条款1010 集装箱型1011 运输方式1012 单证类型1013 币种单位1014 汇率换算1015 保险条款1015 收款性质1015 付款性质11系统管理111公司抬头管理支持多抬头公司管理112公司组织架构1121人员管理1122部门管理113角色管理含功能操作定义，数据浏览/编辑范围定义，支持按部门分置管理，客户分置管理，或部门客户混合管理114帐号设定115工作流管理（含流程跟踪），允许用户自定义各种业务流转,如:报价单,销售合同,采购合同,出运,付款申请等,是强工作流体系116网络安全管理IP地址访问设定，允许远程使用设定软件业务操作流程图出口业务流程进口（自营）业务流程进口（代理）业务流程产品页面及相应介绍（节略）u 预警功能预警功能是指对相关联、重要、容易遗忘的下级单据进行提醒。例如：出运后多少天内需要进行相应的核销操作，但是由于报关行未及时快递正本出口报关单，造成的相应违规操作。如果在系统中的出运管理中有时间提醒；在当前日期超过出运后多少天后，未把收到的相应正本报关单录入到系统中来,系统会在相应的出运中进行提醒，显示预警；提醒相关人员需要做相关的操作。u 授信控制信用证/授信额度管理一个信用证可以对应多个合同，一个合同也可以对应多个信用证。信用证对应的付款申请单，可以分多次付款， 控制超信用审批：审核时，系统会自动判断是否超出客户的信用，当超出时，则需要按照设置的信用管理审批程序，进行审批。 建立多角度信用管理体系，防范信用风险：通过信用管理，确定控制信用的对象（客户、业务员、部门）和信用控制的方式（信用额度和信用期限），并可以设置控制的单据、触发信用控制的时点、超信用的处理方式及对应额度的审核，保证用户能真正控制住信用额度、信用期限 u 合同预算模块（代理类）合同预算模块明细 合同预算模块：按代理性质分自营、出口及内贸预算表，预算将协助统计系统预测未来可收利润。如果合同预算是代理的话，显示估代理费，其他预估利润，预估费用，预估分成，预估盈亏（自动计算;估代理费+其他预估利润-预估费用-预估分成）；如果合同预算是自营的话，显示采购成本（合同成本），销售成本，预估分成，预估退税，预估盈亏（自动计算;采购成本+预估退税-销售成本-预估分成）u 出口核算出口核算明细出口核算：出口核算是对合同一段(一定)时间内的收/付款情况进行分析。而在核算汇总中是对该核算的收/付情况的分类汇总。通过特定的计算方式，自动计算出公司的代理费(利润)等信息。u 合同结案合同结案-进口结案明细进口结案提示（合同相关的信息都显示汇总）：条件：1、 所付货款外汇合计约等于外贸合同原币合计数。2、 所收货款合计数大于或等于实付货款人民币合计数。3、 核销单与报关单已匹配核销。4、 有相关开票申请。5、 相关单据完备。合同结案-出口结案明细出口结案提示（合同相关的信息都显示汇总）：条件：1、 所收货款性质外汇约等于外贸合同原币金额2、 所付人民币货款小于等于所收货款外汇折算人民币金额3、 核销单与报关单匹配4、 有相关结算信息5、 完成退税并检查所有单据完备情况u 进口开票核算进口开票核算：是在向客户开票时及时的对合同的利润进行核算,计算出特定时间内公司的代理费(利润)等信息我们的服务本着“用户至上，服务为本”的经营服务宗旨，上海拓必思信息技术有限公司专门成立了客户服务部，专门负责对直接用户和中间商的进行售前、售中、售后等进行全方位的培训及售后服务，确保客户能得到及时有效的服务和系统可靠稳定的运行。售前服务流程为客户提供各种技术咨询，讲解系统功能，演示系统运行情况，现场考察，帮助了解客户的现状，搜集客户的需求，根据客户的实际情况制定系统解决方案。根据实际情况作合理报价等方案。对中间商提供全面的技术培训，及时给予支持，确保其有独立对直接客户进行技术培训服务的能力。 售后过程服务流程对每个签约客户成立专案小组，包括硬件及软件工程负责人员，在项目实施过程中，由项目负责人在现场进行安装调试，培训操作人员，互相配合按培训进度计划表逐步实现系统上线运行。并且要求客户熟练掌握系统产品的使用及日常维护，并根据客户实际情况制定实施计划。售后验收服务保证u 系统免费保修期为一年（销售合同另有规定除外），自第二年起为有偿保修。u 对系统进行跟踪服务，一年内对软件免费维护，同一版本软件免费升级（销售合同另有规定除外）。u 系统软件若有故障，即刻响应，优先采用电话、传真、网上维护、远程服务等方式进行处理，一般在二小时内，最迟在二十四内小时有明确回复，确有需要视紧急程度在双方约定时间内上门维护，确保系统正常运作；u 系统定制服务；u 经验交流平台服务；u 资源共享服务。 Trading Force-代理业务系统常见技术问题解答Trading Force-代理业务系统采用什么技术体系？Trading Force-代理业务系统是架构在微软平台上的一个重要应用，利用微软.NET技术开发，采取如下技术体系： B/S架构 EJB体系结构 XML数据标准和交换平台 组件技术 工作流技术2B/S架构与C/S架构相比有哪些优势？Trading Force-代理业务系统产品采用纯B/S结构三层开发技术，客户端只需要可以上网和IE环境，就可以使用Trading Force-代理业务系统产品。三层开发结构指数据层、逻辑层、表现层。它是基于组件的应用程序开发结构；商业逻辑层全部封装成组件，负责数据库的访问以及与表现层的交互；表现层负责同用户的交互，提供操作标准、简单、美观的用户界面。B/S架构与C/S架构相比有如下的优势：u 实施周期短u 维护成本低u 集中计算下，可以合理利用共用的服务器资源u 支持多集中式、分布式、ASP等多种应用模式u 支持跨平台的应用程序u 可伸缩性，便于系统配置和扩展u 高效运行，安全可靠u 后维护工作量小，免了信息系统后期维护成本的“冰山效应”。u 操作简单，升级方便，适合大面积推广应用。 3Trading Force-代理业务系统与TRADING FORCE其他管理软件和将来可能采用模块之间的数据接口如何实现？Trading Force-代理业务系统产品与财务系统、HR系统、OA系统、生产过程管理系统、企业资源管理系统一样，均是拓必思软件产品线中的一个产品，在设计时已经充分考虑了产品相互之间的数据交换问题，并根据企业可能的使用状态分别留出了数据相互交换的接口，因此可以保证模块间数据接口的需要。4Trading Force-代理业务系统如何实现功能扩展？Trading Force-代理业务系统为企业提供的是一个企业信息化管理平台，支持企业的可持续发展。在产品设计上充分考虑系统的开放性和可扩展性。系统内的基础数据、各种单据、以及所有的报表统计分析，都能够导出数据到EXCEL、TXT、HTML等格式文件中，进行更进一步的加工处理。同时，可以把外部的多种格式的数据导入到本系统中。支持基于XML的数据交换接口，支持与第三方软件的企业应用集成。平台的开放性满足新业务范围的扩展，由于Trading Force-代理业务系统采用基于框架的组件化设计，当出现新的业务时，只需填加新的业务组件即可。5Trading Force-代理业务系统产品的售后服务包括哪些内容？n 系统维护- 应用平台在运行中的故障带来的排错工作- 应用平台与网络环境、主机及其它外设适配带来的调整工作- 应用平台与系统软件适配带来的调整工作- 甲方非正常操作带来的系统及