采购计划制定与采购预算.ppt

第四章采购计划制定与采购预算确定,本章学习目标,熟悉采购预测定义；掌握采购预测的基本步骤和基本方法；了解独立需求的定义；了解相关需求的定义；掌握采购需求预测的方法；掌握采购需求数量确定的方法；熟悉采购计划编制的作用和目的；掌握采购计划编制流程；简述采购预算的定义和预算种类,采购计划,采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物资需要量而编制的各种采购计划的总称，狭义的采购计划是指年度采购计划，即对企业计划年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所作的安排和部署。但是，在大多数情况下，并不能准确地知道某一物品的需求情况，因此很有必要使用某种方法对物品的需求进行预测。,第一节采购预测,一、采购预测定义采购预测就是指在商品采购市场调查取得的资料的基础上，综合考虑行业大环境、季节变化、安全库存、工厂产能、物流能力以及整个供应链各个环节的负荷能力等相关因素，经过分析研究，并运用科学的方法来预测未来一定时期内商品市场的供求及其变化趋势，从而为商品采购决策和制定商品采购计划提供科学的依据，实现销售利润等一系列目标的过程。,二、采购预测的作用,采购预测的作用体现在以下几个方面：预测是决策的基础。市场预测有助于掌握技术和产品发展的方向及速度，发现市场供求变化和发展的规律性，为制定采购计划，决定采购策略，搞活企业经营，提高经济效益提供重要信息。有助于掌握产品处理生命周期的哪一个阶段，以决定采购策略，防止采购技术落后。有利于掌握生产厂家的生产潜力，在采购时做到心中有数。有助于把握市场采购机会，避开或减少采购风险。,三、采购预测的基本步骤,1、确定预测目标2、搜集资料3、选择预测方法4、验证预测模型5、做出预测6、预测分析和修正7、编写预测报告8、将预测结果付诸实际应用,四、采购预测的基本方法,采购预测基本方法按主客观因素所起的作用可以分为定性预测法和定量预测法两种。定性预测法：主要运用有关专家的个人经验或主观判断来进行预测。定量预测法：主要特点是利用统计资料和数学模型来进行预测。,（一）直观法,直观法是一种简单的需求预测方法。这种方法以过去数据为基础，根据这些数据的发展趋势，绘制出符合发展趋势的图形，从而在图形上可以找到将来某个时间的需求直。,图4-1直观法预测图,（二）移动平均法,移动平均法是用一组最近的实际数据值来预测未来一期或几期内公司产品的需求量、公司产能等的一种常用方法。,1、简单移动平均法,Ft=(At-1+At-2+At-3+At-n)/n式中：Ft：对下一期的预测值；n：移动平均的时期个数；At-1：前期实际值；At-2,At-3和At-n分别表示前两期、前三期直至前n期的实际值。,2、加权移动平均法,Ft=W1At-1+W2At-2+W3At-3+WnAt-n式中：W1：第t-1期实际销售额的权重；W2：第t-2期实际销售额的权重；Wn：第t-n期实际销售额的权重；n：预测的时期数；W1+W2+Wn=1,（三）回归预测法,回归是指用于分析、研究一个变量（因变量）与一个或几个其它变量（自变量）之间的依存关系，其目的在于根据一组已知的自变量数据值，来估计或预测因变量的总体均值。,1、一元线性回归分析预测法,例如，影响饮料需求的因素仅为价格水平。通过一元线性回归模型可以预测在不同价格水平下饮料的需求情况。D=A-(B*P)式中：D：预测的需求量（因变量）；A：常数，它表示自变量（价格）为0时的需求量。可以假设，当价格为0时，这个常数就为饮料生产企业的最大生产量，（假设公司的最大产量为300万瓶）；B：斜率（或回归系数），它表示因变量和自变量之间的关系。由生产企业根据历史的经验可得出，根据每瓶价格上涨0.1元时，每月需求量下降的50,000个,即当一瓶价格上涨1元时，需求量就会下降500,000瓶。P：每瓶饮料的价格。,2、多元线性回归法,D=A-(B*P)-(B1*T)式中：D、A、B、P和公式4-4相同；B1:斜率（或回归系数），每降低一度，月需求量的减少；T：从35度算起，下降的温度。D=3,000,000-(500,000*2)-30,000*(35-28)=1,790,000(瓶),第二节采购需求确定,一、独立需求和相关需求定义独立需求是指某产品或服务的需求是由外部市场决定的，和其他产品没有关联，是完全独立。资本性采购，如新建一座办公楼所需的采购，通常认为属于独立需求类型。相关需求是指某种物料的需求量与其他物料有直接的匹配关系，当其他某种物料的需求确定以后，就可以通过这种相关关系把该种物料的需求量推算出来。相关需求关系可以分为：水平需求关系、垂直需求关系。例如，一个汽车制造厂对引擎的需求与该厂生产汽车的销售情况相关。相关需求并非经受其他关联产品的影响。例如，办公家具的需求与公司雇员的数量相关。,二、采购需求预测方法,（一）专家意见法专家意见法是指通过征求一些熟悉有关问题、具有丰富经验的专业人士的意见来预测需求的方法。例如，由市场、销售和产品管理部门的人员组成的小组，可以对某一产品的销售量做出比较准确的预测。这种方法通常用于供应需求两的预测。,专家意见法一般有以下两种形式：1、情景分析法：是指专家小组成员根据假定的条件，指出最有可能出现的需求情景。其结果包括最好的和最差的情况以及在两者之间最有可能出现的情况。2、德尔菲法：是指专家小组成员在互相独立的情况下，以匿名的方式分别进行需求预测，然后将各个成员的意见进行比较，在对不同之处进行讨论，最终达成一致结果。,（二）市场测试法,市场测试法是指公司在产品或服务的目标市场中抽出一个试验样本，根据某一时期内对其进行试验性销售的情况来进行需求预测的一种方法。当面临大量不确定的因素时，可以采用这种方法进行需求预测。,（三）定量分析法,需求预测的定量分析方法主要有两种：时间序列分析法和因果关系分析法。1、时间序列分析法：是指对过去需求数据（即过去一段时间内采购的数量）利用一系列的方法进行分析，最终确定一个需求预测值的方法。2、因果关系分析法：是指通过某个产品的需求量与自变量之间存在的因果关系，进行分析预测的一种方法。,（四）基于计算机的物料需求计划系统,1、MRP&MRPII（物料需求计划和制造资源计划）（1）MRP的特点a.需求的相关性。b.需求的确定性。c.计划的复杂性。,（四）基于计算机的物料需求计划系统,（2）MRP采购的优点a.采购恰当数量和品种的零部件选择恰当的时间订货，尽可能维持最低的库存水平b.及时取得生产所需的各种原材料及零部件，保证按时供应用户所需产品。c.保持计划系统负荷的均衡。d.规则制造活动、采购活动以及产品的交货日期,图4-2MRP采购流程图,2、DRP（分销资源计划）：分销资源计划包括了一个计划期内的商品在分销网络中流动的所有活动。3、ERP（企业资源计划）：企业起源计划是包括企业生产和供应在内的各种职能的集成。,三、确定采购需求数量,定量订货模型1、定量订货法定义定量订货法是指当库存量下降到预定的最低库存量（订货点）时，按规定数量（一般以经济批量EOQ为标准）进行订货补充的一种库存控制方法。,图4-3定量订货模型图,2、基本经济订货批量（EconomicOrderQuantity，EOQ）,R=LTD/365式中：R是订货点的库存量；LT是交纳周期，即从发出订单至该批货物入库间隔的时间；D是该商品的年需求量。,但在实际工作中，常常会遇到各种波动的情况，如需要量发生变化，交纳周期因某种原因而延长等，这时必须要设置安全库存S，这时订货点则应用下式确定：RLTD365+S（公式4-7）式中，S是安全库存量。订货批量Q依据经济批量的方法来确定，即总库存成本最小时的每次订货数量。通常，年总库存成本的计算公式为：年总库存成本年购置成本+年订货成本+年保管成本+缺货成本（公式4-8）假设不允许缺货的条件下，年总库存成本年购置成本+年订货成本+年保管成本（公式4-9）即TCDP+DCQ+QH2（公式4-10）式中TC是年总库存成本；D是年需求总量；P是单位商品的购置成本；C是每次订货成本，元次；H是单位商品年保管成本，元年；(HPF，F为年仓储保管费用率)；Q是批量或订货量。,图4-4经济订货批量图,经济订货批量就是使库存总成本达到最低的订货数量，它是通过平衡订货成本和保管成本两方面得到。其计算公式为：经济订货批量（公式4-11）此时的最低年总库存成本TCDP+H（EOQ）（公式4-12）年订货次数NDEOQ（公式4-13）平均订货间隔周期T365N365EOQD（公式4-14）,3、定量订货法的应用,（1）定量订货法适用场合a.单品种物资；b.价钱贵、订货量大的物资；c.需求量变动大以及难以预测需求的物资；d.管理相对不费手续的物资。,（2）定量订货法的优缺点,a.优点：订货点、订货批量一经确定，则定量订货法的操作就很简单；当订货量一定，收货。验收、保管和批发可以利用现成的规格化器具和结算方式，可节省搬运、包装等方面的工作量；定量订货法充分发挥了经济订货批量的作用，可以是平均库存量和库存费用最低。b.缺点：要随时盘存，花费较大的人力和物力；订货模式过于机械；订货时间不能预先确定，所以难于加以严格的管理，也难于预先做出较精确的人员、资金、工作等的安排计划。此外，在实际工作中具体应用定量订货法时，还要注意它适用的环境条件。,表4-1定量订货法具体步骤,（二）定期订货法,1、定期订货定义定期订货法是按预先确定的订货时间间隔按期进行订货，以补充库存的一种库存控制方法。其决策思路是：每隔一个固定的时间周期检查库存项目的储备量。根据盘点结果与预定的目标库存水平的差额确定每次订购批量。这里假设需求为随机变化，因此，每次盘点时的储备量都是不相等的，为达到目标库存水平Q0而需要补充的数量也随着变化。,图4-5定期订货图,2、定期订货法的内容,2、定期订货法的内容（1）订货周期的确定订货周期一般根据经验确定，主要考虑制定生产计划的周期时间，常取月或季度作为库存检查周期，但也可以借用经济订货批量的计算公式确定使库存成本最有利的订货周期。订货周期1订货次数QD（年）（公式4-15）,（2）目标库存水平的确定,目标库存水平是满足订货期加上提前期的时间内的需求量。它包括两部分：一部分是订货周期加提前期内的平均需求量，另一部分是根据服务水平保证供货概率的保险储备量。Q0(T+L)r+ZS2（公式4-16）式中：T为订货周期；L为订货提前期；r为平均日需求量；Z为服务水平保证的供货概率查正态分布表对应的t值。,（3）定期订货的应用,定期订货法主要用于B、C类物资，即那些数量少、价值低、利润薄。因而不需要特别管理的物资的订货。对于这些多数的品种实行定期管理，可以最大地保障供应、保证受益、降低成本。,（三）定量订货法与定期订货法的区别,1、提出订购请求时点的标准不同2、请求订购的商品批量不同3、库存商品管理控制的程度不同4、适用的商品范围不同,第三节采购计划的编制与管理,编制采购计划是采购员工作的起点，其重点在于确定什么时候采购多少物料。实际的计划编制基础依赖于每年的销售预测、生产预测、经济预测中获得的信息。销售预测提供关于材料需求、产品及采购后获得的服务等信息；生产预测提供关于所需材料、产品、服务的信息；经济预测将提供用于预测价格、工资和其它成本总趋势的信息。,一、编制采购计划的作用和目的,（一）编制采购计划的作用1、采购是企业生产经营活动的起始阶段，按计划组织采购活动，是实现有计划组织企业生产经营活动的重要保证。2、采购计划提高了购进原料的稳定性、可靠性、及时性，与企业完成销售等项任务计划紧密衔接，提高了原料供应保证程度。3、采购要求相应的运输、仓储、资金、人员等项实施条件，因而采购计划是企业编制和落实财务计划、储运计划、人力资源计划等项计划的重要依据。4、采购计划的编制，增强了企业内部采购、库存、销售等工作环节的协调，促进企业内部产供销的整合和与外部供应单位的衔接，提高了预见性，减少不确定性，这对缩减备运时间，降低库存水平，减少费用支出，都是十分有利的。,（二）编制采购计划的目的,1、正确估计商品需用时间和数量，保证连续供应。2、配合企业销售计划与资金调度3、避免商品储存过多，积压资金4、采购部门事先准备，选择有利时机购入商品,二、采购计划的分类,按照不同的分类标准，采购计划可分为以下不同类型：1、按计划期的长短分，可以把采购计划分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等。2、按物料的使用方向分，可以把采购计划分为生产产品用物料采购计划、维修用物料采购计划、基本建设用物料采购计划、技术改造措施用物料采购计划、科研用物料采购计划、企业管理用物料采购计划。3、按自然属性分类，可以把采购计划分为金属物料采购计划、机电产品物料采购计划、非金属物料采购计划等。,三、采购计划的编制流程,图4-6采购计划编制流程图,三、采购计划的编制流程,在上述采购计划编制流程中，共设置4个控制点，分别是：1、提出采购需求；2、编制采购预算；3、编制采购计划；4、执行采购计划。,三、采购计划的编制流程,（1）提出采购需求。主要指公司各部门根据企业经营计划和本部门情况提出物资采购需求，拟定部门物资需求清单，并填写请购单；（2）编制采购预算。内容主要包括：A.采购部对各部门的采购需求申请进行汇总；B.采购部对物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析，并结合企业上年度生产状况、销售状况等情况及本年度经营目标、确定年度采购需求；C.采购需求主要包括：采购物资类别、采购数量、采购金额、采购方式等；D.采购部根据实际采购需求，编制采购预算并报采购经理、财务部、采购经理审核；E.财务部根据年度采购预算和采购管理制度对采购部预算进行审核；（3）编制采购计划。主要内容包括：采购部对上述情况进行分析汇总，制定年度采购计划，并将年度采购计划上报采购经理、总经理审批。（4）执行采购计划。主要指将年度采购计划分解出月度采购计划。,图4-7月度采购计划编制流程,月度采购计划编制说明,表4-6月度采购计划编制说明表,第四节采购预算,一、采购预算概述（一）采购预算定义和现状采购预算是一种用数量表示的计划，是将企业未来期间采购决策的目标通过有关数据系统地反映出来，是采购决策数量化的表现,（二）采购预算的意义,1、促进企业计划工作的开展与完善，减小企业的经营风险与财务风险。2、使企业高层管理者全盘考虑企业整个价值链之间的相互关系，明确各自责任，便于各部门之间的协调，促成企业长期目标的最终实现；3、使部门之间合理安排有限资源，保证资源分配的效率性；4、有利于对成本进行控制。,(三)采购中涉及到的预算类型,1、材料（经营）采购预算。2、MRO物品预算。3、资金预算。4、经营预算,二、常用的几种预算方法,(一)概率预算1、概率预算的定义概率预算是指对在预算期内不确定的各预算构成变量，根据客观条件，做出近似的估计：估计他们可能变动的范围及出现在各个变动范围的概率，再通过加权平均计算有关变量在预期内的期望值的一种预算编制方法。,2、概率预算的基本特征,概率预算的基本特征是：（1）影响预算对象的各因素具有不确定性，因而存在着多种发展可能性，并且这些可能性能够计量。（2）由于对影响预算对象的变量的所有可能都作了客观的估计和测算，因而开阔了变量的范围，改善了预算指标的准确程度。,3、概率预算的编制,概率预算必须根据不同的情况来编制，大体上可分为以下两种情况：（1）销售量的变动与成本的变动没有直接联系。这时，只要利用各自的概率分别计算销售收入、变动成本、固定成本的期望值，然后即可直接计算利润的期望值；（2）销售量的变动与成本的变动有直接联系。这时，需要用计算联合概率的方法来计算利润的期望值。,（二）弹性预算,1、弹性预算定义弹性预算是指企业按照预算期内可预见的多种生产经营活动业务量水平分别确定相应数据而编制的预算。2、弹性预算特点（1）它按预算内某一相关范围内的可预见的多种业务活动水平确定不同的预算额；（2）待实际业务量发生后，将实际指标与实际业务量相应的预算额进行对比，使预算执行情况的评价与考核建立在更加客观可比的基础上，从而更好地发挥预算的控制作用。,3、弹性预算的编制程序,（1）确定某一相关范围，预期在未来期间内业务活动水平将在这“相关范围内变动”。（2）选择经营活动水平的计量标准，如产量单位、直接人工小时、机器小时等。（3）根据成本与计量标准之间的依存关系将企业的成本分为固定成本、变动成本、混合成本三大类。（4）按成本函数（y=a+bx）将混合成本分解为固定成本和变动成本。（5）确定预算期内各业务活动水平。（6）可利用多栏式的表格分别编制对应于不同经营活动水平的预算。,（三）滚动预算,1、滚动预算定义滚动预算又称永续预算或连续预算，它在预算的执行过程中自动延伸，使预算期永远保持在一年。,（四）零基预算,1、零基预算定义零基预算是指在编制预算时，以零为基础，从根本上考虑各开支项目的必要性、合理性，从而确定预算金额的一种预算。2、零基预算的特点零基预算由于冲破了传统预算框架的限制，以零为起点，观察分析一切费用开支项目，确定预算金额，具有以下优点：（1）合理、有效地进行资源分析；（2）有助于企业内部的沟通、协调，激励各基层单位参与预算编制的积极性和主动性；（3）目标明确，可区别方案的轻重缓急；（4）有助于提高管理人员的投入产出意识；（5）特别有助于产生较难辨认的服务性部门克服资金浪费的缺点。,零基预算的缺点：（1）由于一切开支均以零为起点进行分析研究，编制预算的工作量较大，费用较高；（2）评级和资源分配具有不同程度的主观性，易于引起部门间的矛盾。,3、零基预算的编制程序,（1）划分基层预算单位，企业里各基层业务单位通常被视为能独立编制预算的基层单位；（2）对基层预算单位的业务活动计划的目的性以及需要开支的费用逐项进行考核；（3）由基层预算单位对本身的业务活动作具体分析，并提出“一揽子业务方案”；（4）对每项业务活动计划进行“费用效益分析”，权衡得失，排出优先顺序，并把他们分成等级；（5）根据生产经营的客观需要与一定期间内资金供应的实际可能，判定纳入预算