销售与收款(内控)

一、销售及收款循环(CS)销 售 及 收 款 循 环 CS-103 CS-107 CS-108 CS-111签 证 押 汇应 收 帐 款开 发 票订 单 处 理(存货生产) CS-104 CS-106 CS-109 CS-112交 票订 单 处 理(订货生产)收 款 作 业客 诉 处 理 CS-101 CS-118 CS-113销 货 折 让售 后 服 务生产循环销 售 预 测 CS-102 CS-105 CS-114销 售 计 画业务员管理差 异 分 析生产循环融资循环订单处理(存货生产)CS103 客 户 营 业 单 位 授 信 单 位 仓 储 单 位有无存货 有订 单交货是否付现交货收现通知客户 无 是收款付款情形 否新客户 是信用审核征 信 信用评等 不合格 是授予额度超过额度 合格审核抵押担保 合格 否抵押保证 否 不合格 是交货接受订单订单处理(订货生产)CS104客 户 营 业 单 位 授 信 单 位 生 产 单 位打 样成本分析记 录送请打样询 价样品交客户 认 可认可样品估 价核准 不准 准认可报价报 价生产预收货款预收款项下 订 单 是 否新客户 否信用审核初步征信 是信用评等 不合格超过额度 是 合格给予额度审核需要抵押 合格抵押担保 否 否 不合格 是生产接受订单 交货作业CS106 管 理 单 位 仓 库 货 运 单 位 客 户交 期 管 理内/外销 内销出 库 排 程 外销交 通出 库货 品 打 包内/外销记 录货 到 签 收制 作 文 件 内销 外销应收帐款报 关装 船/装 机客诉作业CS109 客 户 营 业 单 位 品 管 单 位 法 务 单 位 仓 储了 解 状 况客 诉 发 生品质问题责 任 判 定 是责 任 判 定 否公司责任通 知 客 户 否会 签 处 理 意 见 是审核 否 是理赔换货退 换 货通 知 仓 库记 录 换货理 赔理赔编 号作 业 项 目作 业程序 及控 制重点依 据 资 料CS-101CS-102CS-103CS-103CS-103CS-104CS-104CS-104CS-104CS-105CS-106CS-106CS-106CS-107CS-108CS-108CS-109CS-109CS-109CS-111CS-112CS-112CS-112CS-113CS-114CS-114销售预测销售计划订单处理 (存货生产)接 单信用调查、授信审核 更新记录订单改废订单处理 (存货生产)接 单 信用调查、授信审核 更新记录 订单改废 业务员管理交货作业交期管理出库排程出库记录 外销装船开立销货发票开立发票 发票作废申请应收帐款客诉处理客诉发生 责任判定 处理意见 退货 理赔签证押汇作业收款作业预收货款预收收益应收票据作业销货折让作业差异分析一、 作业程序：1. 管理者预测未来二、三年变化对销售之影响。 2. 了解及预测由下列构面着手： (1) 供货商 (2) 购买者 (3) 产业本身 (4) 替代品 (5) 潜在进入者 3. 对未来状况作一了解后，企业应就下列各点拟定未来方向： (1) 自身优势与劣势。 (2) 外界机会与威胁 4. 未来方向确定后，则考虑自身资源，拟出策略，达成目标。二、 控制重点： 1. 预测是否考虑政治、文化、经济层面。 2. 预测是否有长、中、短期预测，并常修正之。 3. 预测是否合用历史资料，有无在一新的起点上重新考虑各种变量。一. 作业程序： 1. 内容包括： (1) 市场展望 (2) 新产品开发计划 (3) 旧产品淘汰计划 (4) 新客户之开发与旧客户之淘汰 (5) 广告及其它销售推广政策 (6) 售价政策 (7) 授信及帐款回收政策 (8) 业务人员之增减及异动 (9) 销售费用之限制 (10)本年度营业方面所可能遭遇的困难及其克服对策 2. 销售计划最后定案为各种指针制定与预算或各部门预算相辅相成，为达成目标 共同努力。 二.控制重点： 1. 计划是否量化容易测量。 2. 计划是否够积极、主动。 3. 计划是否超出能力太多或太保守。 一.作业程序： 1. 贸易部接获客户订单后，首先检查订单之各项条件齐全与否，订购内容是否清 楚，若有涂改应盖章。 2. 查看是否仍有库存，若无库存，由业务人员告知客户，与其洽商延期交货或再 讨论交易内容。 3. 若仍有库存，且其愿享现金折扣付现，或经信用评估后须付现，则交货收现。 二.控制重点： (1) 接受订单之手续是否完备。 (2) 订单上所列项目有涂改者是否均有涂改人员之签章。 (3) 订单上所列之售价是否与牌价表上所列者相符。 (4) 价格波动期间，该订单之售价是否已作适当之调整。 (5) 低于预估毛利率之订单是否经过事业部主管或总经理签核。 (6) 订单之单价、数量及总金额是否计算正确。 (7) 所给予客户之优惠条件是否违反公司之规定。 (8) 特殊规格订单是否依规定报备。 (9) 订单所列之条款是否已经过客户确认。 (10)营业人员与客户谈妥交易是否经客户确认，对于交期进度是否列入控制。 (11)优待条件与公司规定是否符合。 (12)应注意质量要求条件是否符合品名规定。 一.作业程序： 1. 若客户并非付现，而采信用交易者，则先调阅往来顾客资料，有无过去往来纪 录。 2. 若为新客户，则由营业单位填妥客户数据，送授信单位审核。 3. 授信单位接获营业单位之数据后，再深入调查客户资料。 4. 授信单位将搜集数据整理评估后，决定授信额度上限。 5. 若授信单位经评估后，认为此顾客信用不佳，可与业务单位联系，讨论是否要 接此订单。 6. 若虽信用评估不佳，但仍接此订单，则由授信单位决定是否要求担保抵押或保 证，亦或是要求现金付款。 7. 若接受担保或保证条件时，由营业单位追踪及初审顾客设定担保或保证作业。 8. 抵押保证事宜初步办理妥当后，将数据再由授信单位审核。 9. 若通过则由授信单位评估后给予信用额度。 10. 若不通过则授信单位决定是否再增加担保品或保证，还是要求货到付现。 11. 顾客订单、金额未超过信用额度，则接受此订单，并出货。 12. 若订单超过信用额度，则再交由授信单位审核信用，是否增加额度。 13. 额度更动，仍需经由上述授信过程。 二.控制重点： (1) 对于新开发之客户是否经过征信调查程序。 (2) 客户之征信资料是否均已建文件，客户数据卡之数据是否随时更新。 (3) 客户之放帐额度是否适当。 (4) 客户之放帐额度及等级划分是否经过放帐委员会之审查及核准。 (5) 申请放帐额度时，是否已填妥放帐额度申请书。 (6) 对于超额放帐之订单，是否经过事业部主管或总经理核准。 (7) 对在特殊情况下，赊销订单于一个月之内是否有补办额度申请手续。 (8) 各事业部是否按月编制额度检讨表提放帐会检讨。 (9) 对新增客户或转向他公司购货者，是否分析其变更原因，并检讨改进。 (10)对于市场资料之搜集是否充份，包括范围是否及于供需量之变迁，产品技术之革新、竞争者之策略、产业经济之动态。 一.作业程序： 1. 收款人员应将顾客之信用及付款资料，交由授信单位归档及整理，以更新顾客 信用额度。 一.控制重点： 1. 受订后在未出货前才准予受理作废。 2. 修改内容合理否。 3. 修改日期是否在送货日期之后。 4. 若修改单价或数量比原来多者，要查其有否补开发票。 一.作业程序： 1. 贸易部接获客户之样品及报价单，并商定交期。 2. 将样品交由生产单位打样及样品分析，并洽询可生产产能与生产排程。 3. 生产单位将制作好的样品、样品成本分析报告，及可能需要之制造日程，一同 交给营业单位。 4. 营业单位将制作好的样品交与客户，由其认可。 5. 客户同意接受所制成的样品。 6. 若不同意样品，则由营业单位再交由生产单位修改。 7. 同意样品，营业单位依据生产单位之样品成本分析报告，再加计运费、保险费、 各项费用及预期利润，订出售价，并列表交由主管。 8. 若顾客接受报价，营业部接获客户订单后，首先检查订单之各项条件齐全与否， 订购内容是否清楚，若有涂改应盖章。 9. 对于所下订单之订购种类、数量、规格等各项要求，由营业单位视状况决定是 否要预收部份或全额货款。 10. 若有预收货款则参考预收款项作业(CS-112)。 11. 若无预收货款则作信用调查及授信审核。 一.控制重点： 1. 生产单位之产能，与生产排程，是否能符合日期。 2. 受订单核章手续是否齐全。 3. 订单涂改是否盖章。 4. 营业人员报价是否依牌价表规定办理，售价是否考虑估计成本之正确，并加计 合理利润。 5. 核准售价是否有超过权限。 6. 营业人员与客户谈妥交易是否经客户确认，对于交期进度是否列入控制。 7. 单位售价、总价等计算是否正确。 8. 毛利率若不符销售管理办法是否呈报主管核准。 9. 优待条件与公司规定是否符合。 10. 特殊规格受订数量是否依规办理报备。 11. 应注意质量要求条件是否配合公司制造能力。 12. 受订变更时是否随即反应处理。 一.作业程序： 1. 若客户并非付现，而采信用交易者，则先调阅往来顾客资料，查阅有无过去往 来纪录。 2. 若为新客户，则由营业单位填妥客户数据，送授信单位审核。 3. 授信单位接获营业单位之数据后，再深入调查客户资料。 4. 授信单位将搜集数据整理评估后，决定授信额度上限。 5. 若授信单位经评估后，认为此顾客信用不佳，可与业务单位联系，讨论是否要 接此订单。 6. 若虽信用评估不佳，但仍接此订单，则由授信单位决定是否要求担保抵押或保 证，亦或是要求现金付款。 7. 若接受担保或保证条件时，由营业单位追踪及初审顾客设定担保或保证作业。 8. 抵押保证事宜初步办理妥当后，将数据再由授信单位审核。 9. 若通过则由授信单位评估后给予信用额度。 10. 若不通过则授信单位决定是否再增加担保品或保证，还是要求货到付现。 11. 顾客订单、金额未超过信用额度，则接受此订单，并出货。 12. 若订单超过信用额度，则再交由授信单位审核信用，是否增加额度。 13. 额度更动，仍需经由上述授信过程。 二.控制重点： 1. 客户征信资料建立是否设卡、登记有关交易情形、财务及信用状况。 2. 客户授信总额之拟定，是否考虑信用、保证及抵押额度。 3. 是否办妥保证书，是否至少每年重新办理对保工作并由第三者每半年对一次。 4. 对于未办妥手续或超过授信总额出货是否经核准。 5. 对新增客户或转向他公司购货是否分析其变更原因，并检讨改进 6. 对于市场资料之搜集是否充分，包括范围是否及于供需量之变迁，产品技术之 革新、竞争者之策略、产业经济之动态。 一.作业程序： 1. 收款人员应将顾客之信用及付款资料，交由授信单位归档及整理，以更新顾客 信用额度。 一.控制重点： 1. 受订后在未生产前才准予受理作废。 2. 订货后经起制而必须取消时，不论销售或客户因素，应查明有否报销售事故， 并查明损失处理情形。 3. 修正通知单或订货作废单是否有会办制程人员。 4. 修改内容合理否。 5. 修改日期是否在送货日期之后。 6. 若修改单价或数量比原来多者，要查其有否补开发票。 一.管理要点： 1. 制定个别业务员业绩目标。 2. 制定标准推销技术模板。 3. 制定业务员奖励制度以激励业务员之工作意愿。 4. 设计完整训练计划，使其有自信及能力面对客户。 5. 重视职业道德教育，强调操守之重要。 6. 强调自动自发自我管理。 7. 每日由业务员填制日报表。 8. 每周、月结算业务员业绩，将与目标差距告之，以使其自我激励 9. 定期结算业绩。 10. 定期分析部门别及各业务员别之实绩、损益，并制年度销售比较表。 11. 就个别业务员可作业务员活动分析表、业务员效率分析表。 12. 业务员每月底填制下月份之拜访预定表，藉以安排日程及出差日 期。 二.控制重点： 1. 业务员个别目标之制定是否太低。 2. 业务员区域划分是否恰当。 3. 拜访日报表是否有实际填写，是否确实执行预定进度。 4. 有无浮报差旅费、交际费之情形。 5. 业务员本身能力及训练是否足够。 6. 业务员是否够积极、主动。 7. 业务员之各种激励制度是否具有足够诱因。 8. 业务员与客户往来是否诚实，对公司是否忠诚。 一.作业程序： 1. 以营业单位与顾客协调之装船日为交期管理之管制基准。 2. 将各订单之预定交期依日期排列，并注明内外销。 3. 通知仓库各批货品之交期、交货地点、货品种类等。 4. 若为外销，则在交运前十日，着手准备报关文件及出货手续。若为内销，则在 交运前三日，准备出货手续。 二.控制重点： 1. 受订交货是否列进度表控制，并检讨逾期未交原因，提出改善对策。 2. 核对成品缴库单缴库日期、销货通知单交货日期及成品出库单之出 库日期，以确定是否有延误生产排程及交期之情事。 3. 生产人员对于由客户要求之交货日期，无法于预定生产完成日期完成时，亦无 法依排程制造时，是否随即反应营业处理。 4. 退货是否于交运开立发票日起算六十天内办妥送会计办理抵缴营业税，退货原 因及改善对策是否办理客诉处理报告。 5. 对于无法如期交货之订单，是否立即与业务单位协调谋求改善。一.作业程序： 1. 仓库单位将各营业单位通知之各批货品交期汇总，安排出货日期 2. 依出货日期、货品种类、交运种类等安排出库日程及出库事宜。 3. 在预定出货日前，将准备交运货品打包好，预算装车工具，并连系运送工具及 货运单位。 二.控制重点： 1. 预备交运货品应与其它成品分开置放。 2. 货品打包时，包装要符合订单要求唛头等要填写清楚。 一.作业程序： 1. 依出货通知单出库。 2. 成品出库时依品名、规格不同，登录库存明细帐。 3. 出库时，警卫依出货通知单或交运单放行货车，并将车号登入进出厂记录簿。 4. 内销货品，货到客户签收后，回条由货运单位取回交与营业单位 5. 会计单位依出货通知单入帐列记应收帐款及销货收入。 6. 成品出库单是否均有点验人员之会点及警卫人员之签准放行。 二.控制重点： 1. 查核交货订量、出库量、发票数量是否相符。 2. 交期已到又没申请展期者，应了解不送原因。 3. 是否有注明急件，却迟延送货之不合理现象。 4. 入库后逾二星期未送，应查明发货单位有无填滞送事故报告。 5. 一笔订货分批送货次数超出规定是否予以纠正。 一.作业程序： 1. 若为外销货品运至码头或机场后，由船公司或空运公司开出装船（装机）证明 后，货运单位将各项装船文件携回交给营业单位。 2. 营业单位将称妥之报关文件及装船文件，交由报关行或自行报关。 一.作业程序： 1. 出货时立即开出发票，开立时须符合新制营业税法规定。 2. 发票内容与送货内容须相符。 3. 将发票号码填于出货通知单上。 二.控制重点： 1. 核对是否发票开立日期与销货通知单出厂日期不符，且未经核准寄仓之情形。 2. 核对是否有发票内容与销货通知单内容不符者。 3. 核对是否有预开发（未收入款项）虚列销货收入情形。 4. 作废发票是否依照规定办理。 一.作业程序： 1. 收回原发票填写发票作废申请书，并由客户签章。 2. 发票作废申请理由： (1) 发票内容开错者。 (2) 发票所载数量与客户签收数量不符者。 (3) 因故遭受退货者。 3. 原发票取回，若为当月份发票，则直接订于存根联上加盖作废章，始可开出新 发票。 4. 于原出货申请单与作废发票上注明新开立发票号码。 5. 申请书须归档处理。 6. 若为已申报营业税之发票，应附客户签章之证明书及原发票向税捐机关办理营 业税扣抵或退回。 一.作业程序： 1. 会计人员根据发货通知单会计联、发票，制作传票登入客户别应收帐款明细帐。 2. 发货通知单客户联客户签收后，交由营业人员按时收款。 3. 每月结帐一次，由会计人员提供营业员客户别应收帐款明细表，由营业主 管核对尚未收款之客户签收联与应收帐款明细表二者是否相符。不符应立即追 查原因。 4. 营业人员收