大型活动策划与管理展览.ppt

大型活动策划与管理,上海交通大学出版社2013年9月,模块二展览活动策划与管理,项目引入高交会,“中国科技第一展”中国国际高新技术成果交易会（简称高交会），是由中华人民共和国商务部、中华人民共和国科学技术部、中华人民共和国工业和信息化部、中华人民共和国国家发展和改革委员会、中华人民共和国教育部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、中华人民共和国农业部、中华人民共和国国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府主办，深圳市中国国际高新技术成果交易中心（深圳会展中心管理有限责任公司）承办，中国规模最大、最具影响力的科技类展会。思考：1.为高交会设计招展书，应包括哪些主要内容？2.如何指引参展商进行布展？3.展后的评估总结如何开展？,项目一策展,任务1展览的定义与分类任务2选题构思任务3可行性分析任务4立项策划,任务1明确展览的定义与分类,大型活动里常说的展览，不是指“展示”这个动词，而是特指“展览会”这个名词。展览会，在辞海中的定义为：用固定或巡回的方式，公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，共参观、欣赏的一种临时性组织。简明不列颠百科全书给“展览会”的解释是：为鼓舞公众兴趣、促进生产、发展贸易、或者为了说明一种或多种生产活动的进展或成就，将艺术品、科学成果或工业制品进行有组织的展览。,展览的分类,根据性质不同，分为贸易展和消费展按照内容不同，可分为综合展览和专业展览按照规模不同，划分为国际展、国家展、地区展、地方展以及单个企业的独家展根据时间不同，分定期展览和不定期展览根据场地不同，分专用展览馆展和流动展览按照形式不同，分为现实展览和虚拟展览按照国际展览联盟（UFI）的展会分类标准，分成综合性展览会、专业性展览会和消费性展览会三大类,任务2选题构思,展览调研与信息分析（展览信息、市场信息、同类展览信息、场馆、环境、交通等相关信息）选题与主题策划,任务3可行性分析,一展览选题分析环境分析战略分析,任务3可行性分析,二执行方案分析展览基本框架方案展览进度计划方案三财务预算分析四展览风险分析,任务4立项策划,一展览会的基本框架展览名称办展地点办展时间和频率办展机构展览规模和定位,二展览会的预算,任务4立项策划,三招展招商和宣传推广计划四展会时间进度计划,任务4立项策划,学生以小组为单位,讨论策展流程及其注意事项。,项目一训练:,项目二招展,任务1招展工作任务2招商工作任务3宣传推广,任务1招展工作,招徕符合展会主题和展品范围的潜在公司参加展览会以有形的展位为媒介，销售一种无形的服务招展营销要素：产品有形营销要价格地点促销人员无形服务营销要素有形展示过程,任务2招商工作,招商对象-分析展会相关的产业链-分析展会产品的主要消费市场的地域分布状况和需求情况，展览题材所在行业的结构和背景，开展专业观众分析招商渠道：专业媒体、各种大众媒体、同类展会、有关的行业协会和商会、参展企业、各种招商代理、国际组织及外国驻华机构、政府主管部门、招展过程中的拒绝型客户,任务3宣传推广,宣传推广的目标,任务3宣传推广,宣传推广的方式召开新闻发布会、广告宣传、建立专门的网站、向相关人员直接邮寄资料、公共关系营销推广、人员推广、在国内外同类展会上推广、网络宣传推广、通过专业协会和商会进行推广、利用国外驻华机构和我国驻外机构进行宣传推广,学生以小组为单位,讨论招展流程及其注意事项。,项目二训练:,项目三布展,任务1参展手册任务2展品运输指南任务3展台设计搭建任务4布展须知,任务1参展手册（上）,第十二届高交会参展手册目录高交会组织结构及职能图1交易中心/会展中心组织结构及职能图2第十二届高交会内容及展区安排3第一章高交会简介5第二章参展申请及相关事项第三章参展开展期间进出馆时间14展品与资料进出馆管理14进出车辆管理及路线安排14展位管理14展品及宣传品管理15参展安全管理16展位清洁17贵重展（物）品的风险防范及保险17噪音控制规定17关于销售假冒伪劣和乱摆卖的处罚17侵权投诉处理17成交统计18境外参展商注意事项18参展配套服务18,任务1参展手册（下）,第四章布展布展时间20布展类型21布展施工管理21现场服务与管理27楣板的制作28施工管理费、加班申请、广告等服务项目价格及要求28第五章撤展撤展时间29撤展流程29撤展管理规定30撤展服务30撤展期间运输车辆管理及撤展车辆路线安排30第六章证件办理第七章门票办理第八章保护知识产权管理办法第九章成交项目的征集与统计第十章论坛及活动第十一章各奖项申报、评审及奖励办法第十二章突发事件应急处理48深圳会展中心基本参数表49各部门联系表51高交会各项业务联系方法51附件：1、第十二届高交会展区分布图2、布、撤展车辆进出深圳会展中心行驶路线图3、深圳会展中心会议厅（室）分布图4、深圳会展中心各馆配电箱分布图5、展馆疏散示意图（资料来源：）,任务2展品运输指南,展品运输注意事项国际展览运输协会认为，运输代理的业务主要依赖于三个方面的管理：联络、海关手续和搬运操作。常见的问题包括：全部或部分展品未及时运到，导致不能正常参展；展品因没有进行适当的包装而在运输途中破损，引起额外费用的产生；缺少产地证、检疫证等而造成扣费、扣货等损失，还造成运输延误；包装箱在拆卸展品时破损，导致回运时不能再用，或是包装箱丢失等；巡回展是比较特殊的战略，为了保险起见，会通过不同的途径向同一地点发送两套展览用品。,境内展品运输流程图,任务3展台设计搭建,设计原则目的性原则艺术性原则功能性原则,搭建原则,（一）和谐（二）简洁（三）重点突出（四）主题明确传达信息（五）视觉冲击要强烈（六）把握观众的喜好（七）展台要易建易拆（八）其他因素,任务4布展须知,布展期间的主要工作,任务4布展须知,布展期间的主要工作,学生以小组为单位,讨论布展流程及其注意事项。,项目三训练:,项目四现场,任务1开幕式任务2现场管理任务3后续工作,任务1开幕式,一邀请范围政府官员、工商名流、新闻记者等人士，展会知名度，吸引观众，购买决定权或建议权二贵宾接待贵宾主要包括协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还有重要的贵宾如国家领导人、各国政要、王室贵族等。给予特别对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排。,任务1开幕式,三程序由展会工作人员引领国内外嘉宾到主席台就位；主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾；主持人请有关领导讲话；相关开幕表演开始；某位重要嘉宾宣布展会正式开幕；主持人宣布开幕式结束并请各位嘉宾和展会观众进场参观。,任务2现场管理,一、办展机构现场管理二、参展商的现场管理工作三、撤展管理,任务2现场管理一办展机构现场管理,（一）注册管理（二）设备设施管理（三）安全管理（四）参展人员管理（五）危机管理（六）其他服务,任务2现场管理,二、参展商的现场管理工作布置展台、配备展台的工作人员、展台接待、贸易洽谈、情况记录、其他相关宣传推广活动、信息收集工作、细节管理注意事项三、撤展管理展位的拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁、撤展安全保卫,任务3后续工作,一展后跟踪建立参展商和客户的信息数据库、收集客户意见和建议、及时通报展会信息、和参展商及客户保持长期的感情联系。二评估总结对展览总体环境和参展整体工作的评估与总结，其作用与意义在于为判断此次展览工作的效率和效果提供标准和结论，并为以后的展览工作提供依据和经验目的：总结经验、发