如何成为优秀的文秘.ppt

1,如何成为一位优秀的文秘,2,您在工作中经常会犯什么错误？,我要投诉！我很生气！,3,课程目标,文秘培训,纠正工作中常犯的错误,做一名优雅、大方、得体的文秘,掌握文秘应该具备的基本素质,掌握各项人事制度以及表格的应用,4,课程介绍,优秀文秘必备的素质和基本能力要求,优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌,优秀文秘必知的人事制度和必填的表格,目前在单据处理上出现的问题,优秀文秘必备的档案管理技巧,文秘的工作职责,模拟测试如何成为九段秘书,5,文秘的工作职责,1、协助部门领导做好行政工作。,2、接听、转接电话；接待来访人员。,4、做好本部门的会议纪要。,办公室档案收集、整理工作。,3、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好,6、负责本部门员工入职、离职、转正、调职等相关文件,5、负责部门公文、传真、信件、邮件、报刊杂志的分发。,的传递与统计。,6,文秘的工作职责,12、协助部门领导完成其它各项工作。,11、确保信息的保密性与安全性。,效率，提倡节俭。,10、管理部门办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用,好的当月考勤表与下月排班表及时上交人力资源部。,9、每月底统计部门当月考勤表与下月排班表；并将统计,8、负责部门办公室办公用品的领用、保管工作，做好,7、负责传真件的收发工作。,物品出入的登记。,7,优秀文秘必备的素质和基本能力要求,认识事物的能力,观察感知能力,具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，工作中一切有价值的信息，将被动服务为主动服务。,分析综合能力,善于透过现象看本质，从个别的事物中找出事物的内在联系和规律性，以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路，多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。,随机应变能力,遇事不慌、处事冷静，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。,8,优秀文秘必备的素质和基本能力要求,语言文字运用能力,阅读能力,一是要会精读，对重要文件要逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。,视听能力,善于耐心倾听和正解理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。,写作能力,熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。,语言能力,鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。,办公设备运用能力,熟练掌握先进办公设备能力（计算机操作技术、复印技术、打字技术等）。,9,优秀文秘必备的素质和基本能力要求,组织协调能力,协调能力,善于与部门和部门之间的协调沟通，善于与部门内之间的协调沟通。在协调中要谦虚慎，摆正位置，搞好服务。,埋头苦干、忠诚老实，但绝不能机械被动，要学会独立思考，独立完成工作，而不过分依赖于其它人。,办事能力,10,优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌,今天你化妆了吗？,着装标准气质风度身体语言清洁习惯,仪表、仪容包括?,仪表、仪容,弥补缺陷，增强自信对他人的尊敬反映员工的精神面貌体现员工对工作的态度公司形象的组成部分,仪表、仪容可以?,仪表、仪容,女士头发,长发应用黑色发套整齐挽起短发应干净利索使用黑色的发夹刘海应梳理整齐，不要盖过眉,头发,时刻保持头发干净整洁，并涂有适量摩丝不留怪异发型头发看起来不可过分油腻头发颜色自然头发梳理整齐头发不可超过眉毛,女士面部,女同事应化自然的淡妆鼻子无油光合适的口红颜色,面部,保持自然的微笑显露积极的表情保持目光接触面部表情、目光、肢体语言保持一致,现代心理学家也总结过一个公式：感情的表达言语（7）声音（38）表情（55）。,饰物,女员工每只耳朵只能佩戴一个耳钉,最多一枚戒指，一块手表手表的款式不可奇异或颜色艳丽不佩戴其他的首饰（如手链、脚链、鼻环、项链等）,不允许佩戴运动型或外形夸张的手表。只允许佩戴传统型手表。,饭后漱口牙齿无残留食物和口红印定期做牙科检查口气清新用口气清洁剂或口腔喷雾剂来排除口腔异味在工作时不要吃气味强烈的食品，如：大蒜、洋葱、榴莲等。,个人卫生基本标准,牙齿和口腔卫生,保持耳朵干净每位同事身体不应有异味,香水的味道不能过重.,两手洁净指甲应修剪整齐指甲不应超过2毫米女士只允许涂无色透明指甲油,指甲,制服,干净整理，无污点制服合身平整，无线头露出无破损，纽扣齐全口袋里不要装太多东西，会导致口袋下坠。不得卷起袖口和裤腿鞋子干净亮洁，状态良好,鞠躬礼仪,行礼距离：在距客人2-3米处。有目光交流时行礼。行礼时必须微笑，没有微笑的鞠躬礼是非常无礼。,礼节礼貌,鞠躬礼仪,礼节礼貌,迎送服务礼仪,迎客人时在前送客人时在后陪客人时在侧上楼梯时在后下楼梯时在前,礼节礼貌,递送名片礼仪,双手相奉正面向客仔细阅读认真记忆保持干净,礼节礼貌,握手礼仪,女士优先长者优先尊者优先宾客优先力度适中,礼节礼貌,握手礼仪,情形二,情形四,情形一,情形三,礼节礼貌,29,办公室礼仪,端茶倒水礼仪,7.添水时，如果是有盖的杯子，则用右手中指和无名指将杯盖夹住，轻轻抬起，大拇指、食指和小拇指将杯子取起，侧对客人，在客人右后侧方，用左手容器填满，再按照5摆放即可。,1.茶水要适量。先说茶叶，一般要适当。茶叶不宜过多，也不宜太少。茶叶过多，茶味过浓；茶叶太少，冲出的茶没啥味道；,2.无论是大杯小杯，都不宜倒得太满；,3.双手给客人端茶；,4.一两个客人可以用手直接端给客人，如果两杯以上就必须用托盘了，左手托盘，右手摆放，这样比较规范；,5.摆放前，一定要轻声示意，避免对方无意碰撞，摆放时右进右出，顺时针斟倒或摆放（添水也同样），摆放位置为饮水者右手上方510公分处，有柄的则将其转至右侧，便于取放；,6.如果有茶壶的话则摆放在中间，便于大家取用；每隔半小时至四十分钟添次水；,30,办公室礼仪,您的办公桌是这样凌乱吗？,31,办公室礼仪,为什么要保持办公室、办公桌干净整洁？,个人良好工作习惯的表现,对外公众形象的体现,清晰的工作思路,公司管理水平的体现,32,人事变动表的填写经常出错或不规范的地方:,目前在单据处理上出现的问题,1、变动类型不填，或填写不正确；2、填写姓名写错字（必须按身份证上姓名填写）；3、职位填写不规范，未按人事架构内职位填写；4、变动表内任何项目如需变更，未要相关职权人员变更并签名；,假期申请表填写经常出错或不规范的地方:,1、部门、姓名、工号、职位、入职日期、填表日期未填写完整；2、未用正确的代码填写假期类型；3、请假日期和请假天数未计算正确；,呈报文/联络单经常出错或不规范的地方:,1、文件内容的主题表述不清楚，出现错字；2、字体、行间距、字体格式不够美观；3、文字表述罗嗦，不够专业，大白话；,33,转正,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,原则上，每位员工都需经过自受聘之日起2个月的试用期（经董事会批准免试用期除外），于试用期内双方均可提出终止雇用。管理层有权延长试用期，但不超过一个月，若经过延长试用期后仍达不到要求的员工将会被辞退。员工试用期期间被签员工过失处罚单一次，将被延长试用期一个月，被签员工犯规过失单3次者将被辞退。,相关政策,相关表格,1.人事变动表2.员工评估表,员工直接上司填写表现评估表，评估合格后交部门负责人签批确认。填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。,相关程序,注意事项,1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。,34,平级调岗,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,人事变动表,部门填写签批，报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。,相关程序,注意事项,1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。,35,调部门,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,人事变动表,转出部门填写原职位、工资。经转出部门负责人签字后，到转入部门负责人处，填写变动后职位、工资、生效日。报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。,相关程序,注意事项,1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。3.考勤需交接,36,升职、降职,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,1.人事变动表2.员工评估表,填写员工评估表（员工、鉴定人），填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理/财务经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。,相关程序,注意事项,1.上报日期不可晚于生效日期。2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。,37,调班、调休,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,调休单,补休，串休，更改班次等与排班不同的情况时需提前填写调休单经部门负责人签批，报到劳资专员处。私自调休调整班次，不上报调休单。会导致打卡记录与排班不符。考勤无法统计。,相关程序,假期申请,相关表格,请假单,1.各种假期规定及申请参照员工手册P9。2.无打卡记录且无请假单视为旷工。3.未休完所申请假期提前上班，员工需先到劳资专员处销假。4.一周请假三天及以上者，取消当周公休。,相关政策,38,考勤,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,考勤表,1.部门每月21日12:00前报上月度（上月21-当月20）考勤到劳资专员处。2.考勤表要用相关符号明确体现补休，各种假期，出差。3.积假要在考勤表体现，不体现视为无积假，不得补休。4.考勤要每天都记录，避免漏记考勤。不得虚报考勤。,相关程序,打卡异常,相关表格,考勤说明单,1.考勤卡的使用及考勤管理参照员工手册P13。2.员工工作日无打卡记录且无考勤说明单视为迟到早退或旷工。3.每月度填报考勤说明单不得超过三次。,相关程序,39,排班,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,部门每月18日前报下月度（当月21-下月20）排班到劳资专员处。新员工入职部门要做好其排班经部门负责人签字报到劳资专员处。各班次除去用餐时间不能低于八小时。,相关程序,排班表,加班,相关表格,参照加班制度。用餐时间不属于加班。,相关程序,加班申请表,40,过失/奖励,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,过失：参照员工手册P17-22。犯规过失单需员工本人签字（旷工开除除外）确认，部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。奖励：部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。,相关程序,1.员工犯规过失单2.员工奖励申请单,41,离职,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,1.参照离职程序。2.辞职申请单经部门负责人签批后上报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。3.试用期员工需提前七天申请，转正员工需提前一个月申请。4.辞职申请单生效后，最后工作日后两天内办理离职手续。部门填写离职手续清单交接工作及部门物品-制服房退工装-财务部确认是否有账务关系-退寝（住宿员工）-人资部。5.离职员工工资及押金不可即离即领，与在职员工发薪日相同。,相关程序,1.辞职申请表2.离职手续清单,42,部门劝退,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关表格,1.因公司政策等客观因素劝退员工或因试用期不合格、工作表现不佳等主观因素劝退员工需填员工评估表（综合），部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理/分管副总（总经理）签批确认后方可生效。2.员工评估表生效后，可立即办理离职手续，办理离职手续流程同辞职流程。,相关程序,1.员工评估表2.离职手续清单,1.劝退员工填写员工评估表（综合），有工资，返押金。2.开除员工填写员工犯规过失单，无工资，不返押金。,注意事项,43,管理人员话费报销,优秀文秘必知的人事制度和相关表格,相关程序,每月15日前交上月话费发票联到劳资专员处，过期不予报销。未超过标准，实报实销。超过标准，按标准报销。,相关程序,员工入职后需自行到营口银行办理工资卡，办理后将卡号报到部门文员处，部门文员于每月21日汇总上月21日-本月20日新入职已办卡员工名单及卡号，同当月考勤表一同报到劳资专员处。,工资卡,离职返押金,相关程序,押金收据丢失，需员工本人到部门开具证明，经部门负责人签批，人资经理签批，到财务部出纳处复印押金收据。将复印件交到劳资专员处。,44,模拟测试如何成为九段秘书,1、问题：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。,获得的回报,付出的努力,惊喜,满意,45,模拟测试如何成为九段秘书,惊喜,满意,下面是一至九段秘书的不同做法。看看你能得几段?一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人后，第二天在会前分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。,46,模拟测试如何成为九段秘书,惊喜,满意,五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。六段秘书的做法：做记录发通知，