职务说明书的形成.ppt

2019/11/30,武汉大学商学院,1,第九讲任务二职位描述和岗位说明书,2019/11/30,武汉大学商学院,2,教学要求,古希腊苏格拉底说过三句话,世界上任何两个人的能力是不一样的世界上任何一件事情不是每个人都能做、都会做的只有把某件事情与某种特定性格特质和素养的人结合起来才能取得良好效果,企业管理的难点在人，具体的说，是在于人与岗位的相结合。要解决这一难题，就要对人进行研究、对岗位进行研究，就要做职位说明书。,规范的职位说明书可以带来的效果,每个人都有事情做每件事情都有人做管理无空白、职位无重叠能为管理者节省更多的时间处理更重要的事情,2019/11/30,6,职务分析的基本内容：,一、职位描述的内容,职位描述的内容包括岗位基本信息、工作说明和任职资格三大部分；其中，工作说明和任职资格是最核心的内容。,职位名称编号所属部门职位等级工作说明书的编写日期等等,1、岗位基本信息,责任范围及工作要求任职人员需完成的任务所使用的材料及最终产品需承担的责任与其他人联系所接受的监督所施予的监督,2、工作说明,工作目标与职责应该简单、明了，一般不超过4或5项。核心词汇：确保、保证、实现、完成、达到、负责。工作内容应具体、明确。核心词汇：对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定等；对于非管理人员多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。最后一项应统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。,机器、设备及工具列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等。工作条件与环境噪音水平可能遇到的危险工作场所布局,担任此职位的人员应具备的基本资格和条件。受教育水平经验培训性别年龄体能要求知识技能,在本公司的工作经历“在本公司工作3年以上。”专业技能所必需的工作磨练“从事财务或证券工作2年以上。”,3、资格条件：,培训有两种情况。对工作的见习放入工作经历中如果见习应该是在有经验的工作人员的悉心指导下进行类似学徒的锻炼，记为“需进行见习培训4个月以上”。脱产培训或专门培训“党的基本知识、基本理论学习1个月以上。”“企业管理知识培训2周以上。”,专业技能、证书与其他能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面根据调查表概括“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化”,体能要求无特殊要求久站久坐强壮精力高度集中“要求身体健康、精力充沛”其实就是“无特殊要求”。,所能用工具及设备“自动化机器设备”“包装设备”“一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、复印机等）”“机械工具”“一般钳工工具”,工作环境特征工作环境指劳动者从事生产劳动的场所的外部环境条件，主要考虑对劳动者的劳动效率和身心健康有影响或危害的因素。如粉尘、高温、毒物、噪声、振动、电离辐射等生产性有害因素，以及井下、露天、高处作业等不良的环境条件。,工作时间特征“正常上下班”（标准工作班制）“需要经常加班”“需要经常外出”“需要经常出差”“需要经常倒班”（三班三运转、四班三运转等）“午休时间不能保证”,有密切关系的其他岗位和人员本部门的公司内其他部门的公司以外的写职位名称或机构名称“经常与车间质检员、生产供应部仓管员、公司办公室档案管理员、税位局、财政局进行联络”。,2019/11/30,20,例1：财务经理的职务说明书,2019/11/30,21,工作职责和内容：1根据集团公司中、长期经营计划，组织编制集团年度综合财务计划和控制标准；2建立、健全财务管理体系，对财务部门的日常管理、年度预算、资金运作等进行总体控制；3主持财务报表及财务预决算的编制工作，为公司决策提供及时有效的财务分析，保证财务信息对外披露的正常进行，有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时地调整；4对公司税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作；5比较精确地监控和预测现金流量，确定和监控公司负债和资本的合理结构，统筹管理和运作公司资金并对其进行有效的风险控制；,2019/11/30,22,6对公司重大的投资、融资、并购等经营活动提供建议和决策支持，参与风险评估、指导、跟踪和控制；7参与确定公司的股利政策，促进与投资者的沟通顺畅，保证股东利益的最大化；8与财政、税务、银行、证券等相关政府部门及会计师事务所等相关中介机构建立并保持良好的关系；9向上级主管汇报公司经营状况、经营成果、财务收支及计划的具体情况，为集团高级管理人员提供财务分析，提出有益的建议。,2019/11/30,23,任职资格：1、教育背景会计、财务或相关专业本科以上学历。2、培训经历受过管理学、战略管理、管理能力开发、企业运营流程、财务管理等方面的培训。5年以上跨国企业或大型企业集团财务管理工作经验，有跨行业财务工作经历者优先考虑。,2019/11/30,24,请各小组成员根据自己所担任的岗位角色撰写本岗位职务说明书！编制过程中请大家注意运用所学的知识和方法，注意工作说明书的几项基本要求时间：25分钟你可以问以下问题：请描述您的一个典型的工作日。您管理哪些人？您归谁管？您的主要责任是什么？您在每周中都有哪些活动？您在每项活动中都投入多少比例的时间？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？小组代表上台展示！,二、编写职务说明书练习,2019/11/30,26,示例：,某企业发货员的职务说明书,对事不对人尽可能具体，可操作表述准确剔除废话任职资格与岗位责任对应建立工作系统，完善任务与岗位的关系,编写职务说明书注意事项,2019/11/30,武汉大学商学院,28,非常感谢大家！,2019/11/30,29,三、集权与分权,1.集权指决策指挥权在组织层级系统中较高层次上的集中。2.分权指决策指挥权在组织层级系统中较低管理层次上的分散。集权与分权是一个相对的概念。没有绝对的集权，也没有绝对的分权。,2019/11/30,30,戴尔提出判断一个组织分权程度的四条标准:1、较低的管理层次做出的决策数量越多，分权程度越大；2、较低的管理层次做出的决策重要性越大，分权程度越大；3、较低的管理层次做出的决策影响面越大，分权程度越大；4、较低的管理层次做出的决策审核越少，分权程度越大。,2019/11/30,31,在组织层级化设计中，影响组织分权程度的主要因素有以下五种：,2019/11/30,32,1、组织层级设计中的授权,含义：授权是组织为了共享内部权力，激励员工努力工作，而把某些权力或职权授予下级。它包含三层意思：分派任务授予权力或职权明确责任授权与分权的区别：分权是授权的一个基本方面授权是上级把权力授予下级，分权是上级把决策权力分配给下级机构和部门负责人,2019/11/30,33,授权是将属于上级的权利授予下级，是一个短期性质的行为而分权则是某一部分权力本来就较多地放在下级那里，是一个长期性质的行为。授权是上级决定的，而分权是组织权责制度规定的。一个企业只有经常地授权，才能知道下属处理问题的能力如何，如果令人满意，才能长期地进行分权。,2019/11/30,34,分权的实现途径,制度分权。组织设计时，考虑组织规模和组织活动特征，在工作分析、职务、部门设计基础上，根据职位工作任务要求，规定必要的职责和权限。授权。担任一定管理职务的领导者，在实际工作中，为减轻自己的工作负担，充分利用专门人才（知识和技能），将部分解决问题、处理问题的权力委任给直接下属。授权并不等于授责！,不授权的老板经营的永远都是“一人公司”，授权的老板有可能经营“亿人公司”。,2019/11/30,35,制度分权和授权的区别,2019/11/30,36,授权的心理障碍,害怕失去控制；害怕失去权威性；害怕竞争；被奖赏的需要；需要工作的感觉。,授权的艺术,因事择人，视能授权充分信任下属，放手让下属去做主管领导只能对直接下属授权，绝对不能越级授权授权要注意灵活性授权不能放任不管，要实行有效控制,2019/11/30,37,【故事案例】,子贱放权孔子的学生子贱有一次奉命担任某地方的官吏。当他到任以后，却时常弹琴自娱，不管政事，可是他所管辖的地方却治理得井井有条，民兴业旺。这使那位卸任的官吏百思不得其解，因为他每天即使起早摸黑，从早忙到晚，也没有把地方治好。于是他请教子贱：“为什么你能治理得这么好？”子贱回答说：“你只靠自己的力量去进行，所以十分辛苦；而我却是借助别人的力量来完成任务。”,2019/11/30,38,一个聪明的领导人，应该学习子贱，要善于授权，正确地利用部属的力量，发挥团队协作精神。授权不仅能使激发下属的工作积极性，也能使团队很快成熟起来，同时，也能减轻管理者的负担。,2019/11/30,39,有效授权的要素：信息共享提高授权对象的知识与技能充分放权奖励绩效授权的原则：重要性原则适度原则权责