01 外贸部跟单工作流ppt课件.ppt

外贸部业务操作流程之新手上路,客户就是上帝!,1,序,目的:规范业务跟单操作程序,规避工作疏漏与失误,降低业务操作成本与风险.范围:适用于本部门对既有客户所有订单的跟踪、服务、处理过程。责任：业务跟单员对其所跟客户的所有订单负全面责任。,2,第一部分:如何处理客户邮件电子邮件沟通是国际贸易最重要的沟通方式.有效的处理客户邮件对于提高沟通效率,促成双方合作起关键作用.有效处理客户邮件,本公司本部门人员需要做到如下几点:1,会意:领会客户邮件之要义.着手点:A,必须了解邮件发出时间,发件人基本信息(国家,抬头),邮件主题B,邮件共涉及几个问题?各问题重要性分别如何?哪些问题可以立即回答?哪些问题需要请示或者与其他部门沟通?C,客人邮件是否更深层次的意思？是什么？2,及时：回复客人邮件一定要及时A,普通邮件：小时内（不包括非正常工作时间）B,紧急邮件：正常工作时间小时内3,完整：邮件回复必须建立在完全理解客人邮件内容的基础上,内容一定要完整.,3,A,邮件格式必须符合常用贸易函电基本要求,注意“穿脚戴帽”B,逐项回复客人问题,并保证内容完整,无遗漏现象.C,充分考虑到与客人邮件内容相关联的问题.4,精确:保证邮件回复精确,需要做到两点:A,精:回复要专业,简单,明了!B,准:回复要有的放矢,不能答非所问.内容要正确,避免常识性错误.5,礼貌:A,回复客人要语气谦恭B,处理问题要礼节有加C,遇到抱怨要情绪控制小结:在理解客户邮件的基础上,及时,完整,精确,礼貌地回复客户邮件是建立和维持良好业务合作关系的前提.,4,第二部分:基本国际贸易条款贸易条款,也叫贸易术语,或价格条款.基本贸易条款按照风险与费用界定范围可分如下:1,EXW:EX-WORKS(卖方工厂交货).出厂后的所有费用于风险由买方承担.2,FCA:FreeCarrier(或交承运人).本公司仅负责将货物送到承运人指定地点或仓库即完成交货.举例说明:A,深圳交货:本公司负责送货到深圳指定地点即可,不负责出口报关与装运港手续费.B,香港交货:本公司负责送货到香港指定地点,并负责深圳到香港的运费与报关,不负责香港的出口报关与手续费.C,FCA香港交货,香港通常叫FOR.3,FOB:FREEONBOARD(装运港船上交货,也叫甲板交货),即货物越过船舷前的费用与风险由卖方承担,货上船的费用与风险由买方承担!,5,4,CIF:Cost+Insurance+Freight(离岸价保险运费),货物到到目的港前的费用与风险均由卖方承担,6,5）交货期限：对交货期限的审核至关重要。针对交货期限的确定必须充分考虑6）客人要求与工厂实际，在尽可能的情况下满足客人交期的要求。7）产品本身：包括品名、数量、规格、包装方式。例：是否有ROHS要求，是否需要特殊贴纸，是否有颜色变更等。是否同之前订单或者是样品一致！8）单价与金额9）外箱麦头：箱麦资料为订单审查的重要部分。业务跟单对客人订单以上等环节的审查是必须的并承担相应责任！审查必须在收到客人订单后6个小时内完成。以上任何环节与前单或者商定条款有不一致的，必须报告本部门经理确定！,客户就是上帝!,7,2，对客人PO的确认与PI的制作：1）完成对客人PO的审查并对所有环节确认无误后，方能签回给客人。PO的回签必须有本部门经理或者是公司总经理完成！2）确认PO的同时，制作我公司自行格式的PI发给客人确认并签署。PI上必须显示如下内容：PI号码、PO号码（如有）、PI日期、我司抬头、交货时间、付款方式、交易方式、货物名称、数量，单价、金额等。3，合同评审表对客人PO审查并确认后，即可立即制作并下达合同评审表。合同评审表应包含下列内容：PI号码、下评审表日期、下单人、交货时间、柜型、产品型号（客人型号/我司型号）、产品要求：包括颜色、材料、喷油移印，包装、箱，麦，装箱方式等！杜绝所有项目同前单现象！,客户就是上帝!,8,4，生产订单1）信用证支付方式，生产订单可以在PO与PI确认后下生产订单。2）出货前100%支付方式，生产订单可以在PO与PI确认后下生产订单。3）生产前30%订金，生产订单必须在收到银行水单后才能安排。4）下生产订单必须本部门经理审核。）下生产订单同时必须提供给到本部门经理助理备案需由跟单员手写国家、客户名、要求出货日期。）生产订单必须完全反映客户要求。包含以下内容：PI号码、下单日期、下单人、交货时间、柜型、交易方式、简易付款方式（如T/T或）、产品型号（客人型号/我司型号）、产品要求：包括颜色、材料、喷油移印，包装、箱麦、装箱方式等！）生产订单中要求部分坚决杜绝“同合同评审表”现象。,客户就是上帝!,9,，首样确认：范围定义：某客人对特定订单下的特定型号有特殊要求的成品外观部分。）在以下两种情况下必须签首样：*新客人试单对我常规型号有上述成品外观部分有所变更的*既有客人续单对特定产品较前单有关上述外观部分有变更的）以下两种情况，本部门跟单人员不允许签样*针对Cosonic常规产品，不管是试单还是续单，本部门人员不签样*本部门对客人试单有签样，续单相同型号又不存在变更的，本部门人员不签样）本部门任何人不允许签任何让步接受报告！,客户就是上帝!,10,，制单跟进订单，订单下达后需要跟进的事项：，注意包装资料、箱麦资料、装箱方式、贴纸资料的跟踪与确认（与设计部），注意产品颜色、材料及其它同我司常规有变更部分的跟踪，注意跟踪订单上线耳机，包装安排时间，产品完成时间的跟踪COSONIC常规订单，本部门跟单人员只需要跟进上述第项即可！,客户就是上帝!,11,，船务与关务）船务*客人与我司确认后，请求客人提供货代资料、收货人（Consignee)、通知人(Notify)、卸货港(PortofDischarge)、目的地(destination)等信息！*客人提供货代资料后，联系货代请求提供空白订仓单*按照预定交货期，提前天安排订仓，不得有延迟现象！*生产允许的情况下，拿到后，于截关日前天安排装柜*出货时,跟单人员务必于接受货运司机托运单时核对集装箱号码铅封号码!）关务*报关资料内容：销售合同一份；发票一份（散货情况下按监管仓要求）；装箱单一份；报关委托书一式三份；存仓委托书一份（散货）核销单一份；报关单一份(散货),客户就是上帝!,12,*报关资料的缮制，一个订单总型号超过5个时,有线耳机、无线耳机、麦克风于报关资料中分类列开2,一个订单总型号低于5个时,散货入仓必须逐项列开,整柜则执行上述操作方式.3,两个或多个订单合并出货时,依据型号多少择上述之一方式执行.4,如某单有两个或多个品牌,则需要依据品牌分别列开(例:COSONIC牌耳机2000PCS;PEANUT牌耳机2000PCS).5,任何订单的报关资料中的装箱单上必须显示品牌,显示位置为箱麦右方5厘米处(例如:品牌:COSONIC).6,并柜等情况特殊者,报本部门经理视具体情况而定!,客户就是上帝!,13,8,单据缮制1)提单(BillofLading)：提单是国际贸易过程中的由承运人(Carrier)或其代理人（forwarder)出给托运人（Shipper)的重要物权凭证！保证提单内容完整、精确是至关重要的！*提单资料（ShippingInstruction)需在装柜并由海关放行后，货柜装船前提供*提单内容：提单必须包含如下内容并保证正确：托运人(Shipper):L/C支付方式下,统一用香港公司地址.收货人(Consignee)、通知人（Notify)、航次与船名（Voyage数量短缺则抄送物控,物流与总经理.客户投诉报告需要包含的内容:客户名,订单号,跟单人,投诉型号,数量,投诉因素,客人要求处理办法,要求工厂回复处理结果时间等.*将本公司处意见跟客人沟通并达成一致*按照双方协定的处理办法处理投诉.,客户就是上帝!,22,12,样品管制办法1,所有客人有样品需求,均有本部门跟单人员填写样品制造通知单,并呈交外贸部经理审核.2,样品制造通知单内容必须