浅析企业中的行政管理及改进思路.doc

浅析企业中的行政管理及改进思路摘要：为了提高企业的管理水平,采用科学的行政管理模式,为企业内部各部门提供服务平台,本文概述了企业行政管理的概念,介绍了企业管理的组织机构，分析了我国企业行政管理的改进思路。关键词: 现代企业; 行政管理; 管理制度1 企业行政管理概述企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案, 在企业中有着管理、服务、协调的三大功能。在管理上,在处理好公司日常事务, 确保公司顺利运行的同时全盘考虑公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化建设, 为高层决策提供参考; 在服务上, 为企业各个部门的运转提供后勤服务; 在协调上, 实现纵横两个方向的沟通, 即实现公司不同层级部门之间、不同职能部门之间的良好沟通协调。企业行政管理学与其他学科相区别正在于它特殊的研究对象企业行政事务, 其根本目的在于探讨企业行政管理的客观规律, 实现企业行政管理的科学化, 促进企业行政效率的提高。企业的行政管理具有以下特点:1.1 非独立性企业的行政管理本身并不是企业的目的所在。企业行政管理服务于企业, 根本目的在于通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。通过充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源, 调动广大员工的积极性、主动性和创造性, 提高企业的经济效益, 加快企业的发展。1.2 实际性企业行政管理工作比政府机关的行政管理更注重内容和实质, 企业的行政管理往往根据公司实际需要, 对行政管理的诸多制度、程序、环节、图表、文件等进行剪裁和调整, 使之变得精练、实用、简洁、便利。1.3 企业行政管理与企业的经济效益紧密相连由于资源的稀缺性, 任何企业都必须遵循成本效益原则, 必须尽可能地降低成本, 这样企业才能在竞争中立于不败之地。因此, 企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源, 达到经济利益的最大化。1.4 工作灵活性在市场经济中, 企业并不是孤立的, 必须与其他的经济主体进行相关的经济活动, 从而实现企业的价值最大化目标。因此, 企业行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革, 带有很强的灵活性。2企业管理的组织机构在一些企业的办公室内,会发现有管理树图表,也称为机构图或岗位图,很清楚地标示出企内部各部门机构设置情况,上下级的行政隶属关系。新到企业的员工很容易在表中找到自己的位置,按图表设计好的岗位描述,行使权力与承担责任。企业的机构设置是否合理,决定了企业的办事效率。如在纺织厂的传统管理中,工艺和设备分别由技术部门和设备部门管理,但实践证明,工艺与设备密不可分,由一个部门负责统一管理,可以消除两个部门相互扯皮,相互推诿责任的现象,自然能提高效率、减少内耗。2.1垂直管理管理树中明确显示出谁是上级、谁是下级。管理的基本原则就是等级服从关系。下级对安排的工作有意见或有更好的建议可以提出,在上级没有采纳作出更改时,必须按原有的安排执行。执行过程中有困难的,及时向上级报告请求帮助。一定要注意的是向直接上级报告。报告是不能越级的,指挥也要按程序逐级进行。越级指挥和越级报告会破坏管理基本原则,破坏企业的正常秩序,容易造成上下级之间互不信任,具有很大的危害性。现实中偶然会遇到非直接上级给你下任务,如上级的上级,遇到这种情况一定要尽快通知直接上级,以便直接上级重新调整作业计划。对于临时性工作,需要几个部门联合协作才能完成,需要形成一个临时组织。这就要一个负责人统一协调指挥,对此项工作负责到底。在得到授权后,其地位视同直接上级,在授权范围内其对临时人员根据规章制度的奖惩考核,反馈到原部门后必须要得到落实。2.2横向联系企业内部各部门是为了生产分工的需要,按职能和工作流程进行划分的,具有相互独立性,但又是相互制约相互联系的,在确定管辖范围时必须明确权力及责任。职能部门的职能有重叠和空白之处,是企业内部形成有利益就上,有责任推让的权责混乱问题之根本原因。各部门在完成工作过程中,要遵循各尽其职、各负其责的原则,是自己的事一定要做好,这也是在为相关衔接部门提供服务。换句话说,不是自己的事在没有得到授权的情况下,不能随便插手。至于在工作流程中发生的各种不正常现象,要及时向上级反映。由共同上级及时按行业惯例或传统进行重新界定,使边界清晰。这些情况都要以程序化、制度化确定下来,形成企业的自动化控制流程。3 企业行政管理的主要内容企业行政管理是企业参与社会化大生产及市场竞争的客观要求。在现代经济生活中要有效地组织企业生产经营, 就必须有一定强制力的权威与服从机制把企业各环节、各部门连接成一个健康运行的有机整体,否则, 企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业行政管理有效地组织企业生产经营活动, 是保证企业目标顺利实现, 提高企业竞争力的重要保障。具体而言, 企业行政管理主要有 4 个方面的内容:2.1 计划工作即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性, 做好预测工作, 对企业行政工作进行指导, 这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。3.2 组织工作企业的组织机构是企业运作的基本框架, 企业的各级行政管理人员必须明确要完成的任务是什么, 谁去完成任务, 任务怎样分类组合以及各种决策应该在哪一层级上制定。企业要逐级建立自上而下的责权关系, 保证行政管理渠道的畅通无阻, 这样才能使企业的行政管理工作有的放矢。3.3 指挥工作即企业行政管理中采取的具体措施, 确定好企业员工之间的分工合作关系; 明确人们在职、责、权方面的结构体系; 调动各级行政管理人员的积极性, 协调各级行政管理人员之间的关系, 解决组织人员之间的冲突。3.4 控制工作即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整, 包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。通过控制保证任务按照既定计划执行, 通过控制来判断企业的行政管理工作是否合理, 是否还有改进之处, 从而增强行政工作的有效性及合理性。4 现代企业行政管理的基本要求现代企业行政管理的目标来自于生产经营活动和行政管理自身的要求。生产经营活动要求的行政管理主要侧重于正常组织经济活动, 包括财务和营销管理、信息、沟通以及公关和劳资关系等。具体来说, 企业行政管理工作主要有 4 点要求。4.1 实行和完善行政首脑负责制实行行政首脑负责制, 建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求, 首先, 必须明确行政首脑的职责和权限, 保证其有足够的行政权力和必要的权威; 其次, 必须保证行政首脑的管理措施有切实可行的实施渠道; 再次, 行政首脑必须有一个高水平的参谋机构, 保证其管理决策的正确性。行政部门应主动做好上下、左右、内外的沟通, 在充分沟通的基础上做好协调。4.2 合理选择和设计行政组织机构企业的组织机构是指企业组织内各构成要素以及它们之间的相互关系, 是对组织复杂性、正规化和集权化程度的一种度量。企业行政管理是依赖行政机构和行政渠道进行的, 好的组织机构能激励员工同心协力为实现企业的目标而努力。所以, 选择和设计符合企业特点的组织机构是保证行政命令、指示等迅速贯彻的重要前提, 是达到行政管理目标的必要条件。4.3 选拔优秀的行政管理人才优秀的行政管理人才是现代企业行政管理的关键。现代企业的行政管理人员要有与时代相适应的素质、能力和知识结构。素质包括: 良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力结构包括以信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力为内容的决策制定能力和以善于选择实施办法、知人善任、协调统筹全局为内容的决策实施能力。知识结构则包括一般知识、管理知识和技术知识三大方面。4.4 确立多方面相结合的激励机制企业行政管理的最佳化实现在很大程度上取决于被管理者积极有效的配合和实施。因此, 对人的管理是现代企业行政管理的核心工作, 而有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。这就要求以恰当的目标来引导正确的行为, 以准确的绩效评价作为奖励的科学依据, 以不同客体的针对性奖励措施完成激励机制的良性循环。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合, 激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。5 我国企业行政管理的改进思路一个较大企业的行政管理体系, 其本身往往就是一个具体而微小的企业。行政管理涉及企业内部各个层面的沟通和协调。与国外先进的企业行政管理相比, 我国的企业行政管理工作还存在很大差距; 计划经济时代的后遗症在我国企业行政管理中远未消除, 我国行政管理的改进工作艰巨而迫切。我国企业行政管理可以从以下 3 个方面加以改进。( 1) 建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等, 从而建立起行政部门的法治秩序。更重要的是, 要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍; 同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件( 如办公设施、生活设施) 、软件( 如规章制度、工作程序) 、人员队伍、分工协作和管理层次等建立健全起来, 整个行政管理体系在很大程度上就会像一部自动机器一样运转, 只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以人治。( 2) 提倡“ 服务与合作”。一般来说“, 服务”实际上是行政工作的定位, 行政永远是为企业服务的, 行政部门的定位一定是服务部门, 这种观念应该深入每一个行政人员的意识中, 定位准确了, 工作的方法和方式就清楚了。“ 合作”是一个高效率的企业行政工作质量的衡量标准, 行政有没有合作、合作的程度可以界定企业是否“ 健康发展”, 企业要发展, 行政部门必须有良好的高效率的合作意识。( 3) 定期评价业绩, 择优使用行政管理人才。对企业绩效的评价是企业行政管理的一项新需要, 企业人事部门虽一直以业绩评价作为行政管理人员晋升的标准, 但长期缺乏科学性和准确性, 人为因素干扰太多, 也有技术欠缺因素。对于前者可用部门监督方法逐步消除, 而对于后者则需从人才学角度, 综合运用定量分析与定性分析等科学手段准确做出评价。通过定期评价业绩, 使得企业员工对企业的发展有综合的清晰的发展轨迹, 从而为企业制定的目标而努力。企业行政管理是企业生存发展的保障, 随着经济全球化的发展, 市场竞争日益激烈, 我