物业公司异地分支机构暂行管理办法(WORD20页).doc

*物业管理有限公司文件1*物业字200*号关于印发*物业公司异地分支机构暂行管理办法的通知 各部门、管理服务中心、异地分支机构：为进一步加强公司对异地分支机构的管理，根据华侨城集团、华侨城房地产公司的相关规定，经总经理办公会议研究制订了华侨城物业公司异地分支机构暂行管理办法，现予印发，请遵照执行。特此通知。 附件： 物业公司异地分支机构暂行管理办法(此页无正文) 二八年八月六日主题词：印发 异地分支机构 管理 办法 通知 抄送：物业管理有限公司2008年8月6日印发物业公司异地分支机构暂行管理办法 为进一步加强公司对异地分支机构的管理，根据华侨城集团、华侨城房地产公司的相关规定，从规范异地分支机构负责人的外出休假管理、重大事件报告管理、外派人员管理，以及对异地分支机构的财务管理、品质管理、安全管理、人力资源管理、培训管理、品牌管理和企业文化建设等方面制定本暂行管理办法。第一章 异地分支机构负责人外出、休假、重大事件报告管理第一条 本办法中“异地分支机构”、 “异地分支机构负责人”、“外出”、“休假”、“重大事件”分别指： （一）异地分支机构：包括公司总部在外地所设立的分公司、控股子公司以及公司在外地的顾问项目。（二）、异地分支机构负责人：包括异地分支机构总经理和副总经理；公司顾问项目的负责人。（三）、外出：离开日常工作所在城市，前往国内其他地区或境外进行公务活动或办理个人事务等行为。 （四）休假：请休年假、病事假和其他假。 （五）重大事件：包括异地分支机构责任范围内的重大治安、消防安全事故和员工职业安全事故；客户的重大投诉和被媒体关注的事件；企业运营中的重大决策情况；关键核心岗位的人员变动及企业运营中发生的其他重大危机，以及需要向上级领导和部门报告的事项等。第二条 异地分支机构负责人外出和休假必须向公司总部办理呈报审批手续。按如下流程办理：报批反馈反馈因公出国（境）华侨城集团因公出国（境）流程报批2天以上的休假、外出提前3天通过办公网报企业管理部、经人力资源部审核分管领导总经理审批反馈电话报批2天以内的休假、外出或紧急外出分管领导总经理审批（一）2天以上的休假、外出，需提前3天在办公网上进行请假报批，传送给公司总部企业管理部，由企业管理部交人力资源部审核后送分管领导、总经理审批，并及时将审批结果通知呈报人。 （二）不超过2天的外出休假和病事假可电话请示相关领导，并知会企业管理部。（三）因公出境，需按华侨城集团公司相关规定办理。（四）负责人需经审批同意后方可外出或休假，如因情况紧急不能按规定流程和时间办理，需以电话呈报；如出行时间或路线等需作出较大调整（包括外出途中），要另行办理呈报手续，经审批同意后方可实施。 第三条 重大事件报告异地分支机构发生以上所规定的重大事件时，其负责人须第一时间向公司总部总经理、分管领导和相关部门报告，事后以书面形式向企业管理部详细汇报相关情况。第四条 处罚违反上述规定私自外出或休假、对重大事件漏报瞒报，公司总部将给予通报批评，情节严重的将给予相应的党纪或行政纪律处罚。 第二章 外派人员管理第五条 外派人员范围本办法中外派人员指由公司总部派往异地分支机构长期工作的异地分支机构负责人（正副总经理、顾问项目负责人）和其它一般外派人员（以下统称外派人员）。派出从事短期（不超过3个月，含3个月）工作的，按公务出差处理。第六条 人员选派（一）一般外派人员选派的数量、岗位由异地分支机构根据人员编制计划提出需求，公司总部人力资源部提出选派意见，总经理办公会进行确定。派出异地分支机构负责人由公司总经理办公会议研究后报董事会审定后进行委派。（二）外派人员派出前，由企业管理部牵头组织派出前相关培训，内容至少应该包括集团及公司的企业文化、公司VI视觉系统、基本待遇、基本工作要求、基本工作流程等；相关领导和相关部门与其就外派制度、要求，职业发展、劳动关系等进行面谈沟通；由人力资源部组织与其签定外派协议。（三）外派人员需按要求及时到新的岗位履职，无充分正当理由拒绝派遣、逾期不到岗者，或外派期间未经公司总部同意擅自返回者，公司将作辞退处理。第七条 外派期间管理（一） 外派人员外派期间，其劳动关系及原职级保留在公司总部，与公司总部签订劳动合同。（二）外派人员要服从所在异地分支机构的管理和工作安排，严格遵守所在异地分支机构的相关管理规定，在工作中发挥先锋模范作用，树立公司外派人员的良好形象。异地分支机构负责人要严格执行公司总部的“骨干外出请假制度”和“重大事件汇报制度”。（三）外派员工的绩效考核1、异地分支机构负责人的绩效考核公司总部对异地分支机构负责人的绩效考核每半年进行一次。上半年考核采取述职考核，异地分支机构负责人每半年回深圳向公司总部总经理办公会进行一次述职，总经理办公会将根据其述职情况进行评分；年终考核采取年终述职考核和当年综合监督检查考核相结合的形式，其中顾问项目要结合甲方的评价意见。分别计算出半年和年终的考核成绩，由公司主管领导审定后交人力资源部实施奖惩。对异地分支机构负责人的重大安全责任事故和廉政违纪问题，实行一票否决制。2、一般外派人员的绩效考核一般外派人员的绩效考核参照公司总部的考核制度执行，由其所在异地分支机构负责人负责组织进行考核，并于每月月底将月度考勤、考核成绩传回公司总部，作为人力资源部实施奖惩的依据。（四）外派期间的职务升降1、所有外派人员无论在异地分支机构任何职务，其在外派期间仍享受派出前在公司的职务待遇。2、外派人员在外派期间，其工作业绩显著、工作能力明显提升、工作责任扩大，可由异地分支机构负责人向公司总部人力资源部提出职务或薪酬晋升的申请，公司总部人力资源部考察情况后向公司总部总经理办公会议提出建议，由总经理办公会议最终决定。对外派时间较长的员工，在职务、薪酬晋升时，公司总部将优先考虑。3、外派人员在外派期间，其工作态度、工作业绩差或工作出现重大失误，可由异地分支机构负责人向公司总部人力资源部提出撤回建议。公司总部人力资源部在核实情况后，根据公司总部相关制度向总经理办公会议提出撤回或相关的处理意见，由总经理办公会议最终决定处罚结果。对不能满足工作要求或工作出现重大失误的异地分支机构负责人，公司总部将根据实际情况予以撤回、降薪、降职、免职等处分。第八条 外派人员的薪酬管理（一）工资外派人员工资标准保留派出前的职务标准，并随公司总部薪酬调整而调整。派出期间向公司总部申请并经公司总部同意的职务或薪酬晋升，工资将随之调整。（二）奖金、津贴1、半年奖金外派人员半年奖金包括其职务标准的半年奖金加上外派特别奖。半年奖金标准根据其半年绩效考核成绩确定；外派特别奖金标准由公司总部总经理办公会议确定。2、年终奖金外派人员年终奖金包括其职务标准的年终奖金加上外派特别奖。年终奖金标准根据其年终绩效考核成绩确定；外派特别奖金标准由公司总部总经理办公会议确定。3、外派津贴外派津贴按月发放，发放标准由公司总部总经理办公会议确定。（三）原则上异地分支机构负责人的工资、奖金、外派津贴按公司确定标准在异地分支机构发放。一般外派人员的工资、奖金按异地分支机构当地职务标准在异地分支机构发放（不得高于公司总部规定标准），发放标准与公司总部规定标准相比有不足的部分，由公司总部发放补足。一般外派人员的外派津贴由公司总部统一发放。各异地分支机构由于发展阶段不同，具体的发放办法由公司总经理办公会议确定。第九条 外派人员福利待遇外派人员享受公司总部的福利待遇，不再享受异地分支机构的福利待遇。（一）保险与医疗外派人员由公司总部依其职务标准按照政府规定在深圳缴纳社保。异地分支机构须为外派人员购买意外险，并为外派人员每年提供3000元人民币的门诊医疗费用报销额度。（二）外派住宿外派人员由异地分支机构提供住宿或住房补贴，住宿标准或住房补贴额度由异地分支机构另行规定。（三）探亲外派人员每年可享受20天探亲假，假期可分两次休完。探亲假期间的交通费参照公司总部报销标准给予报销往返家庭长期固定居所至分支机构所在地经济舱机票或火车票及市内交通费。外派人员外派半年后方可休探亲假，外派时间超过半年而不足一年的，探亲假期按时间折算。探亲假和年休假只能选择其一，不能重复休假，不能跨年度累积。外派人员的家庭长期居住地在分支机构所在地的不能享受探亲假。外派人员因工作原因未休探亲假的，可由公司总部给予每年两次往返家庭长期固定居所至项目所在地经济舱机票或火车票的补贴。（四）其他福利外派员工继续享受公司总部的其他福利。其中午餐补贴、体检费用、生日活动费用和旅游福利，以现金发放。外派时间在一年以上的员工，工装不再制作，采用现金发放，自行购置异地分支机构的工装。通讯费补贴标准可在原标准基础上适当增加，具体标准由公司总部总经理办公会议另行决定。（五）往返交通费用报销标准主任以上级别人员报销标准为往返经济舱飞机票标准；其余人员按单趟经济舱飞机票标准和单趟硬卧火车票标准报销，费用实报实销，不足部分不再补发现金，超支不补。第十条 外派终止外派终止后，分别按照以下流程进行：（一）正常调回：按规定交接好工作和财物，异地分支机构出具外派工作鉴定，到公司总部人力资源部报到，公司总部根据其原职级或晋升后的职级和外派期间的工作情况安排工作。（二）辞职或辞退：按规定交接好工作和财物，异地分支机构出具证明，按照规定到公司总部相关部门办理离职手续。外派人员辞职后，原则上不得在公司总部及公司内的企业重新就职。第十一条 沟通与服务（一）公司总部由企业管理部负责建立外派人员的日常沟通机制，及时交流信息并帮助外派人员解决必要问题。（二）企业管理部负责外派人员书面报告的接受、呈送和管理，必要时外派人员可直接向公司领导反映外派相关问题。（三）外派人员外派期间在深事务可由企业管理部协助办理，企业管理部要与外派人员建立联络机制，紧急情况时为其家庭提供必要支持。（四）每年中秋节和春节，企业管理部代表公司对外派人员及其家属进行慰问。第十二条 外派人员所发生的一切费用，由公司总部财务稽核部划归相关项目承担。第三章 异地分支机构的财务管理第十三条 财务管理机构的设立（一）各异地分支机构应该严格按照公司法、会计法和华侨城集团公司、华侨城房地产公司以及公司总部的相关规定，设立财务管理机构，履行日常财务管理的职责。负责企业的财务管理和经济核算，包括管理经营过程中的一切财务核算、会计核算；如实反映本机构的财务状况和经营成果；监督财务收支，依法计缴国家税收并向有关方面报送财务决算；参与企业经营决策，统一调度资金，统筹处理财务工作中出现的问题。 （二）财务管理机构和财务人员按规定对本机构实行财务会计监督，主要内容是：对不真实、不合法的原始凭证不予受理并向异地分支机构负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充；发现帐簿记录与实物、款项不符的时候，应当按照有关规定进行处理，无权自行处理的，应当立即向异地分支机构负责人报告，请求查明原因，作出处理。 （三）异地分支机构的财务管理机构负责人或主管会计原则由公司总部派遣，财会人员力求稳定，不随便调动。其它财务人员的聘任应当报请公司总部同意。 公司总部可视实际情况决定直接聘任或解聘所属分公司的财会机构负责人、财务主管和出纳人员。公司总部可视实际情况建议控股子公司董事会聘任或解聘所属公司的财会机构负责人。（四）财会人员调动工作或离职，必须与接替人员办理交接手续。没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。 交接手续包括移交人经管的会计凭证、报表、帐目、款项、公章、实物及未了事项等。交接过程必须监交，一般财会人员的交接，由所在异地分支机构负责人会同其财务负责人负责监交；异地分支机构财务负责人的交接，由公司总部财务稽核部经理会同所在异地分支机构负责人负责监交。第十四条 异地分支机构财务管理制度的制定（一）各异地分支机构应根据会计法、企业财务通则、企业会计准则和物业管理行业法规的相关规定，和华侨城集团公司、华侨城房地产公司和公司总部的相关财务管理规定，结合异地分支机构所在地的实际情况制定本机构的相关财务管理制度。（二）各异地分支机构按本办法规定，并结合自身的管理经营特点和管理要求，制定具体的适合本企业的财务管理办法和实施细则，报公司总部批准后执行。并由公司总部财务稽核部备案。（三）各异地分支机构要参照公司总部做法，建立和完善财务预算体系，对成本进行有效控制，并将预算体系报公司总部批准后执行。第十五条 资金审批管理（一）各异地分支机构内部应参照公司总部规定，制定本机构的资金审批权限管理办法，报公司总部批准后执行。（二）分公司负责人的资金审批权限为单笔2万元（含2万元）人民币，对超出审批权限的情况，按以下规定执行：会签报批网上报批反馈网上告知邮寄定额支票加盖预留印鉴盖印鉴分公司财务部打印存档，实施分公司内部资金审批流程单笔2万元以下（含2万元）资金审批反馈报批分公司负责人审批单笔2万元以上，的资金审批分公司内部资金审批流程分公司负责人审核公司总部总经理审批公司财务稽核部单笔小于2万元（含2万）直接实施单笔大于2万元支票支出1、单笔审批资金为2万元人民币以下（含2万元），按照分公司内部资金审批流程，最终由分公司负责人批准后执行。2、单笔审批资金为2万元人民币以上，由分公司负责人通过公司总部内部办公网进行网上报批，经公司总部财务稽核部会签，公司总部总经理批准后执行。分公司负责人在网上提请资金报批后，应适时进行流程监控，一旦发现因网络原因出现报批故障，应及时与公司总部网络管理员联系，进行修复。分公司出纳人员只有经核实确认审批结果后，才予以付款。3、对于分公司超出2万元的支票支出，公司总部财务稽核部保管银行预留印鉴。分公司财务部在确定资金审批结果后，开具定额支票邮寄至公司总部，经总经理签字后由财务稽核部加盖银行预留印鉴后执行。4、分公司日常发放员工月工资时，如出现总额大于2万元的支出，在支付之日前凭月度工资发放表开具限额支票，寄往公司总部，经总经理签字后由财务稽核部加盖银行预留印鉴后执行。（三）子公司（包括控股子公司）的资金审批按其董事会的要求执行。第四章 监管指导公司按照公司法、审计法等国家法律、法规和华侨城集团公司、房地产公司的有关规定以及公司总部有关规章制度对异地分支机构进行监管指导。第十六条 监管机构（一）企业管理部为公司对异地分支机构进行监管的主管部门，受公司经营班子委托行使对异地分支机构的监督管理职能。（二）企业管理部按照对异地分支机构年度监督检查计划组织相关部门组成监督检查组。（三）监督检查组成员应具备良好的政治素质、职业道德和会计、审计、物业管理等方面的专业知识及工作经验。第十七条 监管指导范围公司下属异地分支机构，主要包括分公司、控股子公司和外派顾问项目。第十八条 企业管理部的主要职责（一）及时了解异地分支机构的日常运营状况，并提出指导意见。（二）按照计划组织对异地分支机构的监督检查，将检查结果向公司总经理办公会议进行汇报，并提出整改意见和指导意见。（三）组织或者协助上级对异地分支机构的审计稽核。（四）组织对外派人员进行派出前相关培训工作。（五）需要时，参与异地分支机构运行中的重大决策，并提出建议和意见。（六）对异地分支机构负责人进行考评、考核，决定对其奖惩。第十九条 监督检查的权利与责任（一）监督检查组成员有权参加异地分支机构的有关会议，对检查中发现的问题可以查询、召开调查会、索取证明材料。异地分支机构负责人有责任无条件接受监督检查组的检查，并如实提供所需所有资料，不得拒绝、隐匿和销毁。被检查的异地分支机构和相关人员，必须积极配合、协助，提供必要的工作条件，不得设置任何障碍，以确保监督检查工作的顺利进行。（二）企业管理部应建立健全规范完整的检查规范，并严格按照规范对异地分支机构实施检查，保证监督检查的全面、准确、公正和及时。（三）企业管理部应将检查结果及时向公司总部领导汇报，并加强对异地分支机构检查中出现问题整改情况的跟踪落实。（四）企业管理部要将检查结果建立专门的档案，以备查考，非经批准不得销毁。（五）监督检查组成员应忠于职守，坚持原则，客观公正，廉洁奉公，保守秘密，不得滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守。第二十条 监管指导的执行（一）各异地分支机构于每月将本机构的品质管理、安全管理、人员管理、品牌管理等情况以及财务报表上报公司总部，企业管理部要将报表上报公司主管领导并分发到各相关部门，以便公司相关人员及时了解各异地分支机构的运作情况。（二）检查、指导：由企业管理部负责拟订全年对异地分支机构的监督检查计划，报公司总经理办公会审定，由企业管理部按照计划组织实施。（三）结果与反馈：检查结束后监督检查组草拟检查报告汇总至企业管理部。经公司领导审定后将检查报告反馈给受检异地分支机构负责人。（四）整改与考核：受检异地分支机构要对照检查报告中提出的问题及时组织整改，按照规定的要求提交整改报告。检查部门要对整改报告进行复核。检查和整改的结果将作为公司对各异地分支机构负责人绩效考核和次年检查复核的依据。第二十一条 经营指标的下达（一）分公司经营指标的下达：每年年初由企业管理部根据公司总部经营目标，结合各分公司实际情况，拟定各分公司当年的经营指标，提请公司总部总经理办公会议确定后执行。（二）控股子公司的经营指标由其董事会进行下达。第二十二条 异地分支机构的内部审计（一）公司总部根据集团公司和房地产公司相关规定，每年组织对异地分支机构的内部审计，对象为分公司、控股子公司。对于控股子公司，可和他方股东联合组织审计。（二）企业管理部于年初拟定对异地分支机构的全年内部审计计划，报公司领导批准后按计划执行。除计划的内部审计外，公司总部也可根据需要进行非定期的专项、领导人任期经济责任审计等。（三）内部审计内容包括：1、财务审计：主要审计异地分支机构财务收支，资产、负债、权益等与帐目的相符情况。2、管理审计：主要审计异地分支机构内部业务流程和合理性、有效性，以及流程的执行情况。（四）审计组应遵守集团公司和房地产公司内部审计有关规定、按照内部审计的流程和审计计划严格执行。审计组独立行使审计职能，直接受公司总部总经理领导。（五）被审计单位有严重违反财务规定、管理流程和阻扰审计监督的，公司总部将追究相关责任人的责任，按照集团公司、房地产公司和公司相关规定进行处罚。（六）被审计单位在收到审计意见书后10个工作日内向公司总部提交整改报告，审计组应对整改情况进行核准。第五章 品质管理第二十三条 各异地分支机构应参照公司总部的品质管理模式，结合当地实际情况,建立品质管理体系，保证其物业管理服务水平不断提升，物业管理服务特色的统一。（一）建立服务标准，完善管理服务流程。各异地分支机构应参照公司总部的精品服务标准，结合该项目的定位与特色及当地的实际情况，逐步建立系统的服务标准。参照公司总部的ISO9001和ISO14001体系和公司总部的五星级服务流程的成果，逐步建立起能反映华侨城物业的服务特色的管理服务流程体系。（二）各异地分支机构管理服务体系的建立应报公司总部品质管理部审核，经公司总部分管领导批准后实施。第二十四条 品质管理专职或兼职人员的设立各异地分支机构应根据项目的进展情况，设立专职或兼职品质管理人员，负责品质管理体系的建立、维护和检查落实。品质管理人员应该对公司总部的品质管理体系有较为深刻的了解。第二十五条 信息沟通（一）各异地分支机构应在第一时间将业主的重大投诉等重大品质管理事件按“重大事件报告制度”向公司总部相关领导、品质管理部进行汇报。（二）各异地分支机构应每月向公司总部上报品质管理月报。第二十六条 检查与指导（一）公司总部品质管理部应协助各异地分支机构建立和完善管理服务模式和环境、质量管理体系。（二）公司总部品质管理部应定期将公司总部在管理、服务方面的创新成果向各异地分支机构进行公布。并收集整理各异地分支机构在管理服务方面的创新成果，在公司总部进行推广。（三）公司总部企业管理部参与对各异地分支机构的品质管理业务指导和检查，协助其改进和提高管理服务水平。第六章 安全管理第二十七条 安全管理机构和岗位的设置（一）异地分支机构的负责人是该机构安全生产管理的第一责任人，负责其安全管理制度的建立和实施，公司总部对异地分支机构负责人的考核采取重大安全事故一票否决制度。（二）各异地分支机构应根据国家安全生产相关法规的要求和华侨城集团公司、华侨城房地产公司及公司总部的相关安全管理制度的规定，设立相应的机构和专门的人员来具体负责其安全管理制度的建立和实施，抓好治安安全、消防安全和员工职业安全管理。第二十八条 安全管理规章制度建立和执行（一）各异地分支机构应严格按照国家相关法规的要求，参照华侨城集团公司、华侨城房地产公司及公司总部的相关安全管理制度，建立健全安全生产管理制度。（二）异地分支机构的安全管理制度应报公司总部安全保卫部审核，经公司总部安委会批准后执行。（三）异地分支机构负责人应定期组织对该项目的安全管理状况进行检查和评估，促进各项制度的完善和贯彻实施。第二十九条 信息沟通（一）异地分支机构发生安全事故时，各异地分支机构负责人应按照公司总部的“重大事件报告制度”的相关规定及时向总部相关领导和安全保卫部进行汇报。（二）各异地分支机构要定期将其安全管理制度的建立和执行情况通过公司总部安全保卫部向公司总部安委会进行汇报。第三十条 检查与指导（一）公司总部安全保卫部负责协助、指导、督促各异地分支机构建立和完善相关的安全管理机构、制度。（二）公司安委会每年定期对各异地分支机构的安全管理状况进行一次检查和评估，促进其改善和提高安全管理水平，对检查出的问题进行通报，并对不符合要求的项目提出整改和处罚意见。第七章 人力资源管理第三十一条 机构和制度的建立（一）异地分支机构应根据项目的发展情况，成立专门的机构或岗位来负责其人力资源管理工作。（二）异地分支机构的人力资源管理部门或岗位要熟悉当地的劳动用工法规，根据劳动法和当地法规以及华侨城集团公司、华侨城房地产公司以及公司总部的相关规定并结合项目的实际来制定相关的人力资源管理制度，包括招聘制度、试用制度、薪酬制度、培训制度、员工发展制度等。开展岗位分析，制定相关岗位的工作说明书，从而确定相应的绩效考核制度与奖惩制度。（三）异地分支机构的人力资源管理制度应报公司总部人力资源部审核，经过公司总部领导或子公司董事会批准后执行。第三十二条 薪酬体系的确定与薪酬发放（一）薪酬体系的确定原则各异地分支机构在确定薪酬体系之前，应对当地市场同行业的薪酬水平进行调研，确定该项目的薪酬水平。将该项目的工作岗位划分为稀缺岗位、关键岗位和非关键岗位，不同工作岗位类别的划分须报公司总部人力资源部核准。不同岗位的定薪原则为：1、稀缺岗位：采用谈判工资制，高端稀缺人才高薪聘请。2、关键岗位：按当地市场5075分位制定薪酬。3、非关键岗位：薪酬水平不高于当地市场的50分位。（二）薪酬体系的确定1、分公司薪酬体系的确定由各分公司按定薪原则制定薪酬体系和薪酬管理办法，报公司总部人力资源部审核，经公司总部领导或董事会批准后实施。2、控股子公司的薪酬体系确定由控股子公司按定薪原则制定薪酬体系和薪酬管理办法，报公司总部人力资源部审核，经其董事会批准后实施。3、实行谈判工资制的岗位，需将结果报公司总部人力资源部核实，经公司总部领导批准后执行。4、各异地分支机构的奖金、过节费的发放，要严格按照其薪酬管理办法执行，按资金审批规定进行审批。第三十三条 骨干人员的任免（一）骨干人员是指异地分支机构的部门经理、主任、财务主管、会计、出纳等岗位。（二）骨干人员的任免需报公司总部人力资源部审核，经公司总部总经理批准。第三十四条 培训体系的建立（一）各异地分