党委办公室函件、传真处理暂行规定.doc

党委办公室函件、传真处理暂行规定为规范本部门函件、传真处理的相关工作，确保重要函件、传真能及时办理、有效落实，特制定本暂行规定。一、重要函电、传真的类型（一）国防科工委、江苏省委、省教育厅等上级领导部门或其他兄弟单位、院校的文件；（二）上级领导部门或其他单位、兄弟院校的会议通知；（三）上级领导部门或其他单位、兄弟院校给本部门的重要公务函件、传真；（四）给校内其他部门或本部门成员个人的函件、传真。二、函件、传真的处理办法（一）国防科工委、江苏省委、省教育厅等上级领导部门或其他兄弟单位、院校的文件的处理办法接受人应及时转交机要秘书，按学校收文处理办法办理。（二）上级领导部门或其他单位、兄弟院校的会议通知的处理办法1、处理程序（1）接收人转交机要秘书；（2）机要秘书在会议通知登记本上登记，粘贴函件、传真处理单；（3）机要秘书交党办主任批阅；（4）如有需要，机要秘书交校领导批示；（5）校领导联系秘书安排参会相关事宜；（6）机要秘书将会议通知存档。2、处理的具体要求（1）会议通知的接收接收人应及时将会议通知及时转交机要秘书，机要秘书在会议通知登记本（见附件2-1）上详细登记收文日期、会议名称、会议时间、会议地点、密级、接收人和落实参会人员情况，并在会议通知上粘贴函件、传真处理单（见附件2-2）。（2）会议通知的审批机要秘书应及时将会议通知交党办主任批阅，党办主任负责协调人员参会，一般来说分以下三种情况处理：请校主要负责同志参会或批示：会议通知明确要求校主要负责同志参会的，或无法明确参会人员的。请分管校领导参会：会议通知明确要求分管校领导参会的。请职能部门负责人参会：会议通知明确要求职能部门负责人参会的。如需要校领导参会，机要秘书应及时将会议通知交校领导阅，校领导若不能参会，应请校领导给予批示。（3）会议通知的办理根据批示要求，机要秘书将会议安排交给参会校领导的联系秘书办理，并将会议时间、地点、要求告知联系秘书。若会议通知不涉密，也可将通知复印件交联系秘书。联系秘书应妥善办理好报名、取票、派车、提醒等事宜。（4）会议通知的存档会议安排好后，机要秘书应及时将会议通知存档。会议通知一般在党办机要室保存一年后，移交档案馆保存。（三）上级领导部门或其他单位、兄弟院校给本部门的重要公务函件、传真的处理办法1、处理程序（1）接收人粘贴、填写函件、传真处理单；（2）交党办主任批阅；（3）如有需要，呈校领导批示；（4）转相关人员办理；（5）承办人员填写承办结果；（6）交机要秘书存档。2、处理的具体要求（1）接收人应根据函件、传真的缓急程度，及时按程序进行处理，不得有所延误。（2）党办主任应在函件、传真处理单上签写具体的办理意见。如遇以下情况，可呈请相关校领导批示：涉及学校全局性工作；需要几个部门共同协调解决的工作；其他需要校领导知晓的重要工作。（3）如需校领导批示，接收人应将函件或传真交校领导联系秘书，转呈校领导。（4）根据批示意见，接收人应将函件转交部门内主要负责协调或承办的人员，由承办人员填写承办结果，并交给机要秘书存档。 （5）相关材料一般在党办机要室保存一年后，移交档案馆保存。（四）给校内其他部门或本部门成员个人的函件、传真的处理办法1、给校领导个人的函件或传真，交由相应的联系秘书转交或处理。2、给校内其他部门或本部门成员个人的函件或传真，直接转交即可。5附件2-1： 党委办公室会议通知登记本序号收文日期会议名称会议时间会议地点密级接收人落实参会人员附件2-2： 函件、传真处理单接收时间接收人函件、传真类型 会议通知 其他重要公务 拟办意见： 党办主任签字： 年 月