专业展会中专业观众的组织与策划论文.doc

专业展会中专业观众的组织与策划论文 摘要：专业观众是专业性展览会成功与否的生命线展会之间的竞争很大程度上是展会专业观众之间的竞争而我国专业展会往往忽视专业观众对展会的重要性造成专业展会上专业观众组织混乱等问题突出制约了展会的进一步发展鉴于此本文对专业性展会中专业观众的组织与策划进行了探讨 关键词：专业展会；专业观众；组织与策划 一、专业观众在专业性展会中的重要性 20世纪90年代以来随着中国展览业的发展展览会数量日益增多展览会之间的竞争日益激烈为了确保参展商的参展效果保证专业观众的数量和质量非常关键专业观众是展览会的主要组成部分也是展览会成功的生命线展会之间的竞争很大程度上是展会专业观众之间的竞争展会专业观众的数量和质量不仅仅决定着展会各方主体收益的状况而且也是展会是否成功的主要标志首先专业观众数量多展会人气旺就会吸引更多的参展商的注意也会吸引更多的专业观众这是一个良性循环的过程其次观众数量多展会交易额就高这是一个水涨船高的现象再次参展商参加展会的目的就是达成客观的交易量同时通过展会的一系列活动展示企业产品和服务营造良好的口碑为企业未来发展打下基础这一切都离不开专业观众专业观众的数量是参展商选择展会的主要指标之一而且随着展会竞争的日益激烈参展商可以选择的余地越来越大展会要赢得参展商的支持必须重视专业观众的组织营销工作从目前来看我国专业展会仍处于发展的初级阶段我国专业展会往往不注重长远的利益只关注眼前的利益急功近利的做法比较常见展会将主要的资金和精力用于扩大展会规模、提高展会服务水平、对参展商的邀请等却忽略了专业观众对展会的重要性这也是目前专业展会上专业观众组织混乱的原因之一 二、专业观众的组织方法与对策 （一）加大宣传力度、定位目标市场 专业观众的组织工作关乎展会的成功与否需要展会举办方在展览会前就加大组织和推广力度一是在国内部分通过公众媒体以及专业性的大众报刊登载关于展会新闻性质的消息邀请新闻媒体撰写相关软性文章提高目标专业观众对展会的关注度；通过利用政府资源进行宣传推广例如在行业垂直专刊和行业相关网站登载可反复发表或是分段连续发表；通过整理与收集数据库对目标专业观众进行直接邮寄推广寄入场券与邀请函；通过参加国内相关行业的重点展会直接与目标专业观众面对面进行推广二是在国际部分通过利用网络的便捷性与即时性的特点在世界着名的商务网站发放旗帜广告或者公布文字链接等或将展览会的广告一些相关的贸易杂志里；通过利用自己建立的数据库或其他现有数据库资源对对境外目标观众与专业买家进行Email邀请并提供展览观众网上预注册服务等 （二）与展会中介机构合作 专业观众是展会的生命线展会在专业观众的组织方面要采用多样化的手段要组建专业观众的宣传机构通过电话、短信、邮件等方式进行招商还可以在一些相关展会上发放大量的宣传单来吸引专业观众也可以通过与中介机构 合作利用中介机构丰富的展会组织经验和客户资源来组织专业观众这样可以充分发挥各自的专业优势展会举办方将主要精力用于展会的布置和服务上中介结构负责专业观众的组织、宣传和招揽上效果会更好当然选择与中介机构合作也存在一些问题例如有的中介机构会将业务层层转包业务的完成质量和效率受到影响；也有的中介机构本身不具备相关实力或者对行业比较陌生不能很好的完成展会交付的任务因此展会举办方要选择那些实力强、行业口碑好的中介机构例如“比特在线”等代理公司 （三）加强专业论坛建设 在现代供应链思维下展会产出的商品和技术都不是独立存在的都是供应链链条上的产物对于软件行业而言具有较强的应用性涉及的相关行业众多其在供应链中具有十分重要的作用我们沿着软件行业向上下游拓展会发现很多行业都与软件有关这些行业都是软交会的专业观众而且随着软件技术的不断发展和应用范围的不断拓展这些行业的专业观众越发重要中国软交会通过举办专业论坛的方式邀请众多相关行业的参与培育了大量的专业观众今后软件会应该将注重加强与煤炭、金融证券、教育、投融资、信息安全等行业的联系争取这些行业的部门经理、高管等成为软交会的高质量专业观众同时为了增加论坛的吸引力可以邀请一些知名度高的经济专家来增加人气或者将论坛举办地设在度假村或者游轮上从而吸引更多的合作伙伴 （四）开展沙龙等活动、提高观众的兴趣 展会期间是大家进行充分交流和沟通的机会很多参展商和专业观众都是从一些活动中获得有效的资讯为了提高展会的人气举办方要多提供一些交流的活动这些高附加值的活动往往能带来意想不到的效果特别是展会举办方邀请一些名人进行一些活动能让更多的专业观众参与进来在互动中产生一些商机展会活动的形式可以多种多样例如沙龙就是不错的活动形式大家可以在一起畅聊在舒缓的音乐中放松心情话题可以涉及到方方面面另外展会的主要目的就是参展商向专业观众进行技术和服务的宣传为了提高宣传效果赢得展商的支持展会举办方要和参展商通力合作大家形成利益共同体一起分析专业观众的需求帮助展商拿出最好的宣传方案达到良好的推广效果这样的合作关系是基于相互信任和互助的伙伴关系改变了以往这种服务与被服务的对立关系 三、结语 总之作为一个高效的展会组织者要从参展商的角度出发收集和组织大量的有效的专业展会观众信息采取各种有效的方法和手段提高专业观众的数量和质量真正让专业展会观众服务于展览会只有这样才能让展会做大做强才能吸引更多的参展商获得社会