建立电子档案之初探.doc

_建立电子档案之初探 摘 要:全文主要从三个方面介绍了电子档案的相关知识：1. 全文主要从三个方面介绍了电子档案的相关知识： 从电子档案的特点及优势出发， 论证了电子档案取代纸质档案的必然性从电子档案的特点及优势出发；2.描述了虚拟档案室的特点及模式；3.阐述了如何从制度和技术 2.描述了虚拟档案室的特点及模式；3.阐述了如何从制度和技术 描述了虚拟档案室的特点及模式 手段保证电子档案原始性、安全性、 手段保证电子档案原始性、安全性、电子档案用作法律凭证的可行性 等。 自从人类发明了计算机，它便以前所未有的、其它学科所无法比 拟的速度向前发展，到了二十一世纪的今天，它已经渗透甚至垄断了 社会生活的各个领域， 在社会生产和人民生活中显示出越来越重要的 作用。而作为其衍生物的网络则是另一个世界，它是不同于现实的一 个虚拟的空间。网络的出现彻底改变了人们传统的思维和作业方式。 电子档案同样也是应运而生的一个新事物。 它的出现同样也会对传统 的档案管理方式及理念产生强烈的冲击。 一、电子档案取代纸质档案的必然性 电子档案不同于传统的纸质文献档案，其前身是电子文件。电子 文件的本质是人们用肉眼无法直接看到和理解的比特流。 比特流所承 载的信息必须借助于计算机这个辅助工具才能准确、快速地存取、识 别、阅读和理解。正是由于其与传统的纸质文献的这种差别使得计算 机和由此产生的电子文件乃至电子档案在当今的时代扑面而来， 也正 是由于它的出现，才昭示着纸质文件末日的降临，其道理就象纸的出 现使得人们不会再结绳记事、刻木为契一样。 （一）从档案特点来看，电子档案是纸质档案的完全替代品 尽管关于档案的定义各说不一，但档案有两个根本的特点，那就 是：1、可作为凭证的原始记录性；2、可供查考利用的知识信息性。 电子档案因记载着真实的历史活动而勿用置疑地具有信息性， 同时它 还可因其原始记录性而用作凭证（后面章节将详述）。故电子档案除 了其载体与纸质档案不一样外， 它与纸质档案一样具有档案的这两个 根本特点，因此从档案的特点这个角度来看，电子档案是纸质档案的 一个完全替代品。 （二）从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明 显优于纸质档案 当今世界是信息的世界、网络的世界。信息获取和处理的速度往 往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争能力。 在传统的纸本操 作方式下，各单位、各部门之间流转着的大量信息全部是靠纸作为载 体来进行传输的。纸本的流转和传输存在以下几个缺陷：1、存在大 量的冗余劳动，比如我们海关发文：某拟稿人撰写稿件一篇，在送科 室领导审阅前作者本身可能几经修改。为保持美观，会将修改不多的 文本重复抄写多次。经科室领导审阅批改后，为保持美观，可能还会 将修改不多的文本再重复抄写多次， 因此在这个过程中会存在着 大量的冗余劳动。2、传输的速度慢。3、流转的周期长导致办事的效 率低。4、存在一定程度的人力、物力和时间的浪费。而电子文件的 可利用网络快速传输并易于反复修改的特点刚好克服了纸质文件的 上述缺陷。电子文件的形成、传输、处理等操作都远远方便于传统的 纸质文件，因此它无可厚非地成为了信息时代的宠儿。电子文件相应 地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。 （三）从其利用方式来看，电子档案有如下优点 第一，电子档案检索方便、快捷。因为电子档案是用光盘、磁盘 等可为计算机读取的介质作为载体的， 所以其检索也是在计算机上进 行。目前的计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档 的查找和检索是十分快捷的。同时，针对电子档案而制作的检索工具 也较为单一、界面友好易于操作，使用起来非常方便。 第二，也是比较重要的一点是，电子档案适于电子网络的传输。 电子文本是网络资源的一种，它能够利用电子网络进行传输。电子网 络的传输有传统的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快， 能适应现代人对文件流转速度的苛刻要求。 它能在极短的时间内到达 利用者的手中， 这不仅仅是对于公文的流转以及档案资料的利用者来 说是一个福音，同时，也因它的速度为我们带来了效率，从而产生出 更多的经济效益。而且，我们也不必浪费大量的人力、物力来进行信 息、文件的查找、索取和归还。我们可以在需要的时候直接通过浏览 器在网上进行文档和信息资源的查找和利用。 第三，由于电子文本可利用网络传输的这个特点，那么就能利用 它做到最大限度的资源共享。档案资料以电子文本的格式存储，其本 身就可以利用网络作为载体来进行传输，这样，各个档案室、信息资 料中心不必保存自己可能用到的全部档案、资料。它们可以仅仅保存 自己利用率最高的那部份， 或者按照即定协议来保存部份档案、 资料。 在需要的时候，可以方便地利用网络这个工具来进行档案、资料的检 索、查找和利用。基于此，各档案资料保管单位可以相应对自己所保 存的档案、资料的范围进行调整，这样就有更多的时间来对以前忽略 了利用价值的档案、 资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象的 范围， 从而减少由人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或 过早销毁。 （四）从其保存方式来看，电子档案有下列几个优点 同纸质档案相比，以磁盘、光盘、半导体存储器等为介质的电子 档案在保存方面有以下几个优点：其一，电子档案不易因潮湿腐烂、 变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。其二、不易于遭受虫、 鼠、及其它有害生物的侵袭而损毁。其三、相对于纸质文件它更能适 应温度的变化，也不像纸质文件那样不抗阳光的照射。其四、电子档 案不像纸质档案一样，需要将大量的人力、物力、财力投入到纸质档 案的分类、排序、组卷、装订等工作上，它侧重于数据库的管理，从 而为社会节约了大量的人财物力。 先进的事物必然会取代落后的事物，这是社会发展的基本规律。 既然电子档案既有纸质档案的全部功能， 又具有纸质档案所不具备的 优势， 那么由它取代纸质档案必将是科学进步和社会发展的必然选择。 二、电子档案管理模式 电子档案的管理， 包括前期的电子文件的管理和后期的电子档案 的管理。 电子文件的形成和流转程序基本是参照原有的工作流转程序而 设置的。 传统纸质文件的形成和内部流转程序是经过多年实践考验的， 它具有较强的可操作性，其严密的逻辑性也是经得起推敲的，所以电 子文件的形成和流转程序也是可以信任的。基于此，电子文件的管理 方式也可由纸质文件的管理方式演变完善而来。 电子档案由于其全新的特点和运作模式而对新时期的档案管理 注入了新的内容,它侧重于数据库和网络安全的管理。电子档案及其 载体具有以下特点：一是容量大。目前，我们所用的普通光盘张张存 储量为 650M。这是一个什么概念呢？如果每份文件平均 50K 字节的 话，一张光盘可存储 13312 个文件，那相当于一个诸如直属海关一样 的机关单位一整年收发文件的总和的几倍。也就是说，一个直属海关 这样的机关单位一年收发的文件可以用一张光盘存储起来。 而如果用 1.5 寸的档案盒存放纸质档案，每个盒子平均存入 50 份文件，则与一 个光盘所能存放的内容相当的所有纸质档案需用 266 个档案盒才能装 得下。这 266 个档案盒排列起来足足有 399 寸。这样，一个容量超过 10G 的存储器足以容纳一个中小档案库房的全部档案内容。二、传输 速度快。电子文件以二进制比特流的形式传输。在局域网上，数据传 送的速率可达到 0.1-100M 位/秒。很多 Inetrnet 用户已登上 ADSL 网 络快车，体验着超过 10M/秒的高速感觉，而且，随着宽带技术的发 展，数据在网络传输的速度将会越来越快。三、不受地域性的限制。 这个特点使得办公室的概念成了一个虚拟的概念， 这也是我们组建虚 拟档案室的概念基础。不受地域的限制，每个人都可以足不出户进行 办公， 都可以坐在家里根据自己需要访问虚拟的档案室来获取自己所 需要的信息。 我们的虚拟档案室，它是以计算机为工具，以存储和传输电子文 件的介质为载体，在计算机软件的支撑下，对电子文件及档案实现网 络上的虚拟集中统一管理的一个物理上并不存在的档案室。 虚拟档案 室应该具备以下的几个特点：1、友好的用户界面。因为虚拟档案室 的大多数借阅者都是非计算机专业人才， 而且每个用户都希望在最短 的时间内顺利地查找到自己所需要的信息， 这个时候友好的用户办面 将会满足各种胃口挑剔的用户的需求。2、虚拟的集中统一管理。不 管信息的存储方式是怎样的，也不管它们是否在物理上是集中，为了 方便利用，我们必须实现电子档案的虚拟集中统一管理。也就是说， 用户通过访问某一 WEB 站点便可获取自己所需的全部信息，让用户 感到这些文档是集中统一进行管理的。3、应该有宏观的网络概念。 为了最大限度的实现资源共享，防止重复建设，我们应在各个可能互 联的档案资料中心之间达成一定的文件保存归档协议。 这些档案资料 中心可能是局域网内的，也可能是因特网上的，虽然各个档案资料中 心的物理位置是不同的，但我们可以在通过网络实现其的互联。 其网络构建模式图示（WEB 模式无法显示）： 有了虚拟的档案室， 我们就可在在授权的范围内方便地浏览自己 所需要的信息，查找自己所需要的档案。同时，它还可将档案工作者 从繁重的体力劳动中解放出来，转变档案工作的内容及重点，以开发 促利用，最大限度地发挥电子档案的社会效益和经济效益。 唯一官 方网三、电子档案安全性的思索 诚然， 虚拟档案室会给我们的档案管理和档案利用带来巨大的方 便。然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们电子档案的安 全保密工作带来了隐患。 电子档案的管理涉及到法律法规、 规章制度、 人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全我 们也只能从每一个可能存在不安全隐患的环节着手， 将不安全因素防 范于未然。由于网络具有极强的开放性，再加上电子文件具有易修改 且修改后不易留下痕迹的特点， 所以就像没办法保证纸本文件的复印 件在流转过程不会被篡改复印一样， 我们也没办法保证电子档案在整 个流转过程中都不会被篡改利用。但是，为什么我们能信任从档案部 门复印出的纸质文件，这不仅是对档案部门权威性及公正性的认可， 它同时也是对用于复印的原件内容原始性的认可。同样，由于我们能 够保证电子档案原件的内容、载体等的安全和完整，所以，只要保证 了点对点传输过程中的安全， 我们就可以确定每个直接访问虚拟档案 室的用户可以获取完整而原始的信息。 至于如何保证电子档案原件内 容及载体的原始性，我们可以从以下几个方面来着手： （一）我们必须从制度上保证档案的形成及管理部门（以下简称 档案部门）的权威性和严肃性。因为档案部门的权威性和严肃性是 保证档案价值的前提和基础。为维护档案部门的权威性，我们必须建 立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义 务。如，我们必须加强内部管理，规范作业流程以保证电子文件在其 传输流转过程中的安全。 因为需在电子文档的载体上签章以确认其原 始性， 所以我们应严格并完善用印签章程序以保证签章用印的权威性 和法律效力。同时，我们还应落实流转交接、借阅归还环节的责任制 等。另外，我们还可以通过加强外部监督来提高档案部门的信誉。如 果从制度上保证了档案部门的权威性， 那么由其所制发电子文件及电 子档案的价值就有了可靠的保证。 （二）从技术上保证电子档案的原始记录性。技术手段是保证电 子文件原始记录性的有力武器。 我们可以通过以下几个手段来实现电 子档案的原始性。一是为自己的企业内部网建立网关、防火墙、安装 防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏及恶意篡改。 二是通 过加密、验证用户信息、输入调阅口令等手段来限定用户的访问和阅 读权限，防止无关人员无意调阅、删除、有意篡改等，同时也防止用 户越权访问。三是在归档时采用数字式签名、数据载体背书、在数据 载体背面签章等落实经办人员责任的方法， 防止有关人员的蓄意弄虚 作假，从而保证电子档案载体的原始性。四是采用特殊载体，如用一 次性写入光盘或不可擦除的可记录光盘等， 作为载体来记录电子档案。 这些载体的不可修改性保证了电子档案内容的原始性。 五是通过加密 备份来防范因意外或其它不可测事故而造成的电子档案的破坏。 从而 从技术上保证电子档案的安全性和原始性。六、在进行数据传输时， 可以采用公用密钥管理、 数字式签名以及对用户的身份进行严密认证 等手段来实现数据在传输过程中的安全。另外，还可保留计算机的特 征信息以备解决法律纠纷之用。 （三）可以通过法律条款来保证电子档案的法律效力及安全。传 统的纸质档案之所以可作为法律凭证， 这是对档案载体的原始性的认 可，是对档案部门的权威性的认可，同时也是对档案内容合理合法性 的认可。 上面两段就对如何从制度上保证档案部门的权威性和从技术 上保证电子档案的原始性和安全性进行了论述。综其所述，经过缜密 的、合理合法的工作流程而形成的电子文件在经过技术处理后，所形 成的电子档案基本能同纸质档案一样具有原始的凭证作用。 这样在诉 诸公堂时，它完全可以成其为法律证据。当然，要电子档案具