档案管理_档案管理标准教材

档案管理标准,综合管理部2015年7月,档案管理标准,1范围本标准规定了公司综合档案的形成、积累、收集、整理、立卷、归档；档案的统计、鉴定和销毁；档案的利用和借阅；各类档案的归档范围、保管期限和密级等档案管理的全过程。本标准适用于公司各部门和全体员工，同时适用外单位借阅公司档案人员。,档案管理标准,管理职能公司综合档案的归档原则公司综合档案的归档范围及保管期限公司档案的归档要求归档时间,一、管理职能,1、公司档案工作必须实行集中统一管理，并按规定提供利用。对应当立卷归档的材料，必须按照公司档案管理的规定，定期向档案工作人员移交，集中管理，任何部门和个人不得以任何借口将工作活动中形成的应归档的材料占为己有。2、档案管理工作在公司领导和部门主管的领导下开展，档案管理业务上接受华电集团公司档案主管部门的指导、监督和检查，同时还接受自治区档案局的执法监督检查。3、各部门领导同时也是本部门档案分管领导，执行国家和上级档案管理的法律、法规，落实本公司档案管理标准和规定，领导本部门兼职档案员搞好本部门形成的文件材料的收集、积累、整理、归档工作，按期完成公司下达的档案归档任务，完成年度档案工作计划中涉及本专业、本部门的任务。4、各部门必须设置兼职档案员，兼职档案员负责本部门在各项管理工作中形成的文件材料的积累、整理、归档的具体工作。,二、综合档案的归档原则,1、公司在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、行政管理、党群工作、外事活动、生活后勤等活动中形成的具有查考、保存、利用价值的文件材料，包括文件、合同、图纸、说明书、报表、凭证、胶片、照片、录音、录象磁带、电子文件和获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等记录和反映本单位生产经营活动的重要史料和证据，按照文件归档程序，在文件办理完毕后，必须由业务负责部门收集、系统整理、立卷后，按档案归档时间及要求定期向档案室归档并移交档案室进行集中统一管理，不得由承办单位或个人分散保存，任何个人不得据为己有。其中人事档案保存在财务资产部管理。,二、综合档案的归档原则,2、外购设备（固定资产）的开箱资料归档，在开箱前必须通知本部门兼职档案人员，在设备管理部人员、设备使用部门技术人员、档案人员全部到场后方能开箱，否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中，均由设备管理人员负责。并视情节轻重追究有关部门领导和当事人的责任。,二、综合档案的归档原则,3、凡涉及生产技术工作的科研成果签定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须有档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不系统、不符合档案管理要求，档案人员通知有关部门限期改正，如不执行的，按有关经济责任制考核。,二、综合档案的归档原则,4、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、管理、经营、科研、基建等项活动的工作计划，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。,三、综合档案的归档范围及保管期限,归档范围1、特种档案归档范围2、电子档案的归档范围3、文书档案0-5大类归档范围表4、6-9大类归档范围表,归档范围,1、特种档案归档范围上级领导视察本公司工作或从事其它有关部门活动所形成的声像材料：照片、录像带、录音磁带等。本公司职工因公外出参加会议，收集获得各种特种材料：磁盘、光盘或载体的文体材料。反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料、电子文件。本公司召开的重要会议（如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等）和重大公务活动、重大纪念庆祝活动中形成的声像、电子文件材料。本公司组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。本公司荣获上级机关授予的先进集体或个人的奖状、奖杯、奖旗、证书等荣誉称号的声像材料、实物。,归档范围,1、特种档案归档范围本公司在生产过程、经营管理等重大事件中形成的声像、电子文件材料。反映重大基建工程原貌、工程建设过程、竣工落成典礼等活动中形成的声像材料。反映本公司水电站站容站貌、公司形象、历史变迁的声像资料、电子文件。本公司在各种宣传、教育培训工作、工会、团委工作等活动中形成的声像资料。与以纸质为载体的档案有密切联系的特种载体材料，如：科技档案中的计算机控制系统软件（磁盘、光盘），各生产部门现场使用的控制软件（备份）、各类统计报表、运行日志、值长日志、设定值的软盘、底片和照片等。模范人物在生产、技术或重要活动中形成的声像材料。本公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故及重大事件的现场照片、底片、录像带等材料。重要的生产过程及操作、检修、安装、调试、试验形成的声像材料。,归档范围,2、电子档案的归档范围电子文件归档范围按照国家和本单位关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,文书档案0-5大类归档范围表,水电6-9大类归档范围表（以下只列举6大类）,水电6-9大类归档范围表（以下只列举6大类）,水电6-9大类归档范围表（以下只列举6大类）,水电6-9大类归档范围表（以下只列举6大类）,水电6-9大类归档范围表（以下只列举6大类）,6大类归档文件需（运行维护部移交）7大类为：科学技术研究8大类为：基本建设9大类为：设备仪器,保管期限,公司综合档案的保管期限分永久、定期30年、定期10年三种。永久为保管五十年以上；其中会计档案的保管期限参照国家有关规定。本公司档案保管期限确定的原则为准：凡是属于方针政策性，记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司的生产、管理有长远利用价值的，长期利用的档案，列为永久保管。凡是属于业务性、一般工作活动形成的，在相当长时间内对本公司工作有查考和利用价值的档案，列为30年保管。凡是属于事务性、临时性的活动形成的，在较短时间内对本公司工作有查考和利用价值的档案及各种文件材料，列为10年期保管。特种档案的保管期限与相对应或相关内容的纸质载体档案相同。列入长期保管的设备文件材料，实际保管期限不得短于该项目设备的实际寿命。公司档案的归档范围及保管期限详见水电公司档案分类表。电子文件保管期限和密级的划分，参照国家和本单位关于纸质文件材料保管期限和密级的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。,三、档案的归档要求1、公司档案归档要求,公司各项管理工作中形成的属归档范围内的应归档文件材料，由各部门负责人指定有关兼职档案人员负责积累、整理，定期移交档案室归档，并根据各类档案归档范围进行立卷。归档的文件材料必须齐全、准确、完整、系统，并能准确地反映本公司生产、经营、基建、科研等各项活动中的真实内容和历史过程。有印本及附件的文件材料应将正本与底稿一并归档。有审批性的文件请示和批复一起归档。书写材料要求规格统一，字迹工整，图样清晰，有利于长期保管。签字等书写文字必须使用碳素墨水或蓝黑墨水；打印材料必须使用激光打印机打印。文件材料归档份数一般为一式二份，并保证一份是原件（底图可以移交一份）。经济合同、各类报表、会议记录必需是正本或原稿归档。归档的文件材料在向档案室移交时必须办理移交手续，双方根据实物填写移交和接收清单，一式二份，经清点无误后双方在移交者和接收者处签名，清单由双方各自保存一份备查。,三、档案的归档要求2、特种档案的归档要求,凡是归档的声像资料，必须图像清晰、声音清楚、文字说明齐全。其中，照片档案的照片与底片应相符。凡是归档的光盘、磁盘等为载体的电子文件，必须由形成部门编写必要的文字说明：软件名称和内容说明、相应的计算机硬件平台和应用软件环境条件说明、形成的时间和版本、加密的密码、原作者、与之相联系的其它载体档案说明等。归档的特种档案材料必须是可读文件，必须能在有关规定的设备上演示或检测，运转正常，无病毒、无划损、清洁，确保文件的完整性和所记载内容的准确性。归档的特种档案材料必须是原版、原件。声像资料、电子文件材料整理归档时，应填写移交清单按规定向档案室归档。移交清单交接双方各备一份。各有关部门应把特种档案材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的工作职责，由专人负责及时归档，任何部门和个人不得拒为己有。,三、档案的归档要求2、特种档案的归档要求,特种档案材料文字说明的编写要求：a.磁盘、光盘需简要说明：盘中存储文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、密码等。b.录像带应简要说明：该片的内容、制式、语别、规格、带长（放映时间）、形成日期和密级等。c.录音磁带需简要说明：讲话内容、讲话人的姓名和职务、讲话的背景时间、录制日期、密级、讲话时间等。d.编写照片的文字说明包括六要素，即：事由、时间、地点、人物、形成的条件（背景）、作者,照片的文字说明e.底片的文字说明：底片分负片和反转片两种。负片与照片内容对应，编上底片号，翻拍的用字母“F”标注，不需另写文字说明。反转片要同照片一样编写文字说明，书写在插袋式的芯页上。锦旗、奖状、奖杯等荣誉实物档案文字说明：获奖者、获奖项目、主要事迹、获奖时间、获奖级别等。不符合归档要求的材料应退回重新整理。,三、档案的归档要求3、电子文件的归档要求,文件承办部门或人员在电子文件办理完毕后应即时对电子文件进行逻辑归档，每月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行归档，并按档案管理的要求进行登记和交接。归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，归档电子文件应逐件编目。档案管理部门应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试。归档时应对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章，审核与电子文件相关的收发登记表、著录条目等，确认电子文件及相关信息和软件无缺损且未被正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。凡没有纸质拷贝的归档电子文件，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档，并使两者建立互联。办公自动化系统、生产管理系统、财务管理系统、物资管理系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。,四、归档时间,0-5大类档案，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资类文件材料，由相关各职能部门兼职档案员负责收集、系统整理、归档，并于次年3月底前移交档案室。本单位制定和上级机关颁发的规章制度、工作标准、管理标准、技术标准、运行规程、检修规程、专题报告等应在印刷后二周内归档。值长运行调度日志、运行监督记录、典型运行日志（每月5日、15日、25日、运行记录事故前后），制作成光盘，于次年三月底前移交档案室归档。运行维护部将6至9大类分类表中与生产运行维护相关的归档范围相关的归档材料打印成纸质文件后于次年三月底前移交档案室归档。试验、建筑物监督观测记录等文件材料由运行维护部负责，每年归档一次，于次年3月底前向档案室归档。科研项目、技术改造项目完成后，从科研到竣工阶段到鉴定阶段所形成的文件材料、图纸等，应于竣工验收或项目鉴定后一个月内向档案室移交完毕。,四、归档时间,基建工程项目（包括改建、扩建和小型基建项目）竣工后，竣工文件材料的移交与工程竣工验收同步进行，有关竣工文件及竣工图须经工程监理负责审查验收，确认文件材料齐全、完整、准确后才能归档，并于工程竣工验收后一个半月内档案室移交完毕。如有特殊情况，可将移交时间延长到交付使用后三个月。整理不合格的单位档案室有权不予接收。档案部门验收合格后，计划部门方能予以结算。基建期间设备开箱资料由工程部负责协调、监督设备代办单位在设备开箱后及时将设备随机装箱单、合格证、说明书、图纸、试验报告等技术文件移交档案室。,四、归档时间,设备试验和各种监督材料，在形成后一个月内归档。机组大修及扩大性小修后所形成的各专业检修文件包在检修结束后一个月内向档案室移交，并办理审核、移交手续。设备改造、新设备安装形成的有关技术文件材料和竣工图，应于设备投入运行后一个月