高密市双语学校档案管理.ppt

2019 12 20 高密市双语学校档案业务培训 高密市双语学校档案管理 潍坊市档案局王俊华 如何做好档案工作 潍坊市中小学校档案分类编号办法 如何做好档案工作 1 加强领导 强化意识 2 完善体制 运行有效 3 健全制度 纳入流程 4 搞好档案资源建设 业务建设 5 搞好档案信息资源的开发利用 6 依法治档 以德治档 潍坊市中小学校档案分类编号办法解释 潍坊市中小学校档案分类编号办法 一 范围潍坊市所属高中 中专 初中 小学等学校 普通中等专业学校 职业学校和幼儿园可参照执行 二 档案的类目设置 管理类学籍类教学类校舍类设备仪器类会计类教职工类声像类电子类实物类 一级类目的设置 学校亦可根据具体需要增减一级类目 一般情况不再单设一级类目 一 管理类主要包括学校党委 总支 支部 行政 工会 共青团 少先队 民主党派等组织的各种会议文件 会议记录 各党政部门的工作计划 总结 上级机关与本校关于人事管理 行政管理 党务管理的文件材料 具体如下 二 学籍类 主要包括 学籍卡片毕业生登记表去向跟踪调查表转学休学退学开除报批表等 三 教学类主要包括 反映教学管理 教学实践 教学研究 德育教育 课堂教学 教师队伍建设 教材和外事交流等活动中形成的文件材料 教师成长档案包括 自我简介 个人成长三年规划 主要荣誉 获奖或发表论文 公开或研究课 精品教学案 教科研 教育教学案例 所教得意学生成就或成果 教学成绩 政治业务笔记等 注 中小学的科研项目不多 不再单独设立科研类 如果有就把科研课题形成的材料归在教学类中 具体收集范围如下 A 确权档案内容1 土地使用证书2 房屋所有权证书3 建设的请示 审批文件4 征用土地的请示 审批文件及协议等5 权属来源证明书6 权属变更的文件资料7 产权估值资料8 其它文件 四 校舍类 参照 全国中小学校舍安全工程档案管理办法 B 基建档案内容1 可行性研究文件2 规划 环保 消防 卫生等方面的文件3 地质勘察文件4 设计任务书 设计合同 初步设计 技术设计 施工图设计 设计计算书等设计文件5 施工任务书 工程承发包合同和协议书 招标投标文件 开工通知书 开工报告 质监委托书 质监通知书等6 工程技术要求 技术交底 图缴获会审记录等7 设计变更 工程更改 材料代用的洽商审核文件8 永久性水准点的坐标位置 建筑物施工定位测量及其沉陷 位移 变形观测记录 9 原材料 构件及设备的出厂证明 质量鉴定材料 建筑材料试验报告10 隐蔽工程验收记录11 工程事故处理报告12 设备和管线调试 调压 试运转记录13 工程质量检查评定文件14 竣工验收文件15 竣工图16 工程预 决算书17 查勘鉴定文件18 维修文件19 其它文件 C 管理类档案目录1 学校管理人员一览表2 学校建设历史简况3 房屋 土地情况总表4 房屋基本情况明细表5 房屋基本情况分幢登记表6 房屋查勘鉴定分幢记录表7 房屋修缮分幢记录表8 房屋 土地变更情况记录表9 房屋使用分类统计表10 运动场地及其他建筑物总表11 校园总平面图12 总体规划图13 地下管线图14 照片15 其他情况 另还有 学校管理人员一览表 学校建设历史简况 房屋土地情况总表 房屋基本情况明细表 房屋基本情况分幢登记表 房屋查勘鉴定分幢记录表 房屋修缮分幢记录表 房屋土地变更情况记录表 房屋使用分类登记表 运动场地及其他建筑物总表 五 设备仪器类主要包括教学设备 办公设备 各种国产和国外引进的精密 贵重 稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受 使用 维修和改进工作中产生的文件材料 可参考企事业单位设备仪器文件材料归档案范围 设备仪器文件材料归档范围A1自制设备仪器A1 1技术任务书 申请报告 批复 A1 2技术调查报告 A1 3设计研制计划 方案 A1 4计算书 公式 A1 5全套设计图样 A1 6设备仪器组装 调试 试运行记录和检测报告 A1 7技术攻关记录 成果 A1 8安装使用说明书 A1 9设备仪器安装竣工图样调试 试运行记录 安装总结 验收材料 A1 10操作规定 维护保养规定 A1 11重大事故分析及处理报告 A1 12大修计划 记录等 A1 13报废鉴定书 申请报废鉴定报告 批复和处理结果材料 参考 A2外购设备仪器A2 1申请外购报告 批复 A2 2调研 考察材料 A2 3外购合同 协议与外商谈判 洽谈记录 纪要 备忘录 合同协议和来往函件 A2 4设备仪器开箱验收记录 A2 5设备合格证 装箱单 说明书等随机图样及文字材料 原文和译文 A2 6设备安装调试 试车记录 总结 竣工图样 检测验收报告等 A2 7运行记录及重大事故分析处理报告 A2 8大修计划 记录及变更文件 A2 9报废鉴定书 申请报废报告 批复和处理结果 A2 10技术 质量上的异议和处理结果材料 六 会计类 参照 会计档案案卷格式 DA 39 2008 教职工工资单 七 声像类照片1 本校历届领导人及全体教职工的照片2 上级领导 社会著名人物来本校检查 视察 指导工作的照片3 本校召开的各种会议 包括工作会议 业务会议 表彰会议 代表会议 的照片4 本校各种工作成果的照片5 本校宣传报道工作的照片6 本校外事活动的照片 7 本校发生的各种重大事件 事故的照片8 本校在职能活动中主办或承办的重大活动的照片9 本校获得的各种荣誉 如奖状 锦旗 奖杯等 礼品 纪念品 宣传品的照片10 本校单位建设发展史的照片 反映本校特点的新旧建筑物 构筑物和校园面貌的照片11 本校组织或参加的其它重要活动的照片12 毕业班集体照片13 学校 教师 学生获各类先进称号和各种竞赛获奖照片 录音带和录像带主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的录音和录像材料 八 电子类电子档案 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据 背景信息和支持软件 其内容涉及其他每个门类 是另一种载体形式 九 教职工类执行国家有关规定 十 实物类主要指本校及其教职员工获得 接收的各种奖杯 奖状 锦旗 证书 牌匾 书画等实物 二级及二级以下类目的设置 1 管理 学籍 教学 照片类档案按教学年度设置二级类目 需要设置三级类目的按其保管期限设置 2 校舍类档案设置确权 基建 管理三个二级类目 按项目设置三级类目 3 设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目 按单台 套 设备仪器设置三级类目 4 会计类档案按其种类设置二级类目 会计帐簿 凭证分别按年度设置三级类目 会计报告不设置三级类目 5 声像类档案一般按载体形式设置二级类目 按年度设置三级类目 照片 录音带 录像带6 实物类档案按其种类或年度设置二级类目 一般不设置三级类目 印章奖状奖杯奖牌锦旗证书等 三 档号的编制 档号由全宗号 类目 目录 号 件 案卷 号及间隔号组成 一 全宗号全宗号由市档案馆统一确定 在档案未进馆之前该号暂空 二 类目号1 一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写GL 管理XJ 学籍JX 教学XS 校舍SB 设备仪器KJ 会计JG 教职工SX 声像类DZ 电子类SW 实物类 2 管理 学籍 教学 会计 声像 电子 实物 校舍等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写 3 设备仪器类档案 按使用性质设置二级类目 有型号的 一般应优先采用代号 型号 进行三级类目 无代号的 采用阿拉伯数字编写 设备简单 可直接以设备型号设置二级类目 4 年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示 5 采用阿拉伯数字 1 2 3 分别表示 永久 长期 短期 三个不同的保管期限 三 件 案卷 号的编制1 管理 学籍 教学 照片 声像 实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件 案卷 号 2 校舍 设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件 案卷 号 3 会计类档案中的财务报告按 大流水 形式编写件 案卷 号 其他二级类目分别按年度编写起止件 案卷 号 四 间隔号1 阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号 隔离 2 分类号与件 案卷 号中间用间隔号 隔离 四 档号示意 一 GL2006 1 001 件或卷号保管期限代号年度代号管理类代号 二 XJ2006 001 件或卷号 年度代号 学籍类代号 三 JX2006 1 001 件或卷号保管期限代号年度代号教学类代号 也可不设三级类目JX2006 001 四 XS2 1 001 件或卷号 教学楼代号 基建类代号 校舍类代号 五 KJ3 2006 001 件或卷号 年度号 凭证类代号 会计类代号 六 ZP2006 1 00001 保管期限代号 件号 年度代号 照片类代号 六 SW1 2006 001 件号 年度代号 荣誉证书类代号 实物类代号 实物类档案一般不设三级类目 如的确需要则可按以上格式设置 七 SX1 001 件号 声像类代号 录音带代号 根据具体情况可以设年度为三级类目SX1 2006 001 五 档案实体排列 一 档案实体一般可按管理类 学籍类 教学类 校舍类 设备仪器类 会计类 教职工类 声像类 电子类 实物类等大类顺序排列 二 各大类内按下列顺序排列1 管理 学籍 教学类档案分别在大类内按年度 保管期限 问题顺序排列