财务报销管理系统的设计与实现--优秀毕业论文 可复制黏贴.pdf

硕士学位论文硕士学位论文 工程硕士 财务报销管理系统的设计与实现 designdesigndesigndesignandandandand implementationimplementationimplementationimplementation ofofofof financialfinancialfinancialfinancialreimbursementreimbursementreimbursementreimbursement managementmanagementmanagementmanagement systemsystemsystemsystem 周雪周雪 哈尔滨工业大学哈尔滨工业大学哈尔滨工业大学哈尔滨工业大学 2020202011111111 年年 6 6 6 6 月月 国内图书分类号 tp311学校代码 10213 国际图书分类号 621 3密级 公开 工程硕士学位论文工程硕士学位论文 财务报销管理系统的设计与实现 硕 士 研 究 生 周雪 导师 马培军教授 副导师吴雅琴高级工程师 申 请 学位 工程硕士 学科 软件工程 所 在 单 位 软件学院 答 辩 日 期 2011 年 6 月 授予学位单位 哈尔滨工业大学 classified index tp311 u d c 621 3 dissertation for the master s degree in engineering designdesigndesigndesignandandandand implementationimplementationimplementationimplementation ofofofof financialfinancialfinancialfinancialreimbursementreimbursementreimbursementreimbursement managementmanagementmanagementmanagement systemsystemsystemsystem candidatecandidatecandidatecandidate zhou xue supervisorsupervisorsupervisorsupervisor prof ma peijun associateassociateassociateassociate supervisor supervisor supervisor supervisor senior engineer wu yaqin academicacademicacademicacademic degreedegreedegreedegree appliedappliedappliedapplied forforforfor master of engineering specialityspecialityspecialityspeciality software engineering affiliationaffiliationaffiliationaffiliation school of software datedatedatedate ofof ofof defencedefencedefencedefence june 2011 degree conferring institutiondegree conferring institutiondegree conferring institutiondegree conferring institution harbin institute of technology 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 i 摘摘摘摘要要要要 财务报销是每一个单位内部基本的管理和活动要素 在当今快速变化的商 业环境中 业务软件的发展推动企业对信息化的需求不断提高 公司希望通过 高速有效 交互性高的财务报销管理软件来优化企业财务业务流程的管理 降 低财务部门的工作量 减少员工及领导在财务报销上的精力损耗 本文首先说明课题的来源和背景 针对企业的实际情况及财务报销管理系 统的特点 通过对目前各种流行技术的全面的比较 并对本领域相关的理论深 入研究分析 对系统进行全面的梳理和优化后 最终确定了系统的建设方案 针对公司原有报销流程业务 根据公司的实际办公环境采用 lotusnotes domino 平台为开发工具 同时在其之上通过对报销业务流程进行建模 分析和优化 此业务流程管理系统是以知识管理为工作的中心 以互联网为前提的平台 增 强了报销业务流程的灵活性和适应性 本系统采用 b s 结构 数据库采用 domino 的文档型数据库 在数据库分 布上考虑到报销单据的数据量庞大 按照各类报销业务的数据量分布以及单据 内容特点 将财务报销管理系统的报销库分为 借款 差旅 交通费 招待费 日常费用 其他费用几个数据库 分类别存贮报销单据 并利用同步索引机制 将几个数据库中的单据状态实时更新集中起来 在财务报销管理系统内部模块间交互 与外部财务 erp 系统等交互连接 时 采用面向服务的体系结构思想实现系统的松耦合 屏蔽平台的相关性 面 向服务的体系结构能够令使用者很容易地将业务流程与系统进行绑定 通过 xi 制证技术实现服务封装 避免了资源与时间的浪费 由于应用了业务流程关系 很有效地降低了其自身的繁琐程度 使得面向服务的组件得到了更高的使用率 本文以提高业务复杂度 增强系统交互性为目标 充分利用 lotus 的技术 和平台优势 结合业务流程管理思想的一般要求和财务报销的实际情况 将系 统封装成粗粒度的服务接口 实现了一个财务报销管理系统 为财务报销及相 关管理信息提供合理的管理平台 保证了在合理的监管控制之下企业内工作有 效地执行 关键词 财务报销管理 业务流程管理 xi 制证 同步索引 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 ii abstractabstractabstractabstract financial reimbursement is the basic management and essential of activities in every corporation the business environment changed rapidly at present and the development of software business promotes companies to increase the demands of information technology the companies are eager to build the business environment with efficient and interactive financial reimbursement and management software in order to optimize the management of business processes reduce the workload of the financial sector reducing staff and leadership in the energy loss on financial reimbursement this article argues that the subject source and background for the actual situation and the characteristics of financial claims management system through with a variety of popular technologies present a comprehensive comparative and do deep related comprehensive analysis of the system and optimized to finalize the system s building program according to the original claims of the company business processes and the company s actual office environment i use lotus notes domino platform development tool on the other hand through modeling analysising and optimizing the business processes on the reimbursement based on the net enhance reporting flexibility and adaptability of business processes the system uses b s structure and domino s document database consider the high volumes according to various types of reimbursement business data content i distribute the database to loan travel transportation hospitality daily fees other costs of several databases store documents by sorts in financial reimbursement management system the interaction between the internalmodulesandconnectionwithexternalfinancialerpsystem service oriented architecture can achieve loosely coupled of systems and shielded the relevance of platform service oriented architecture enables users tocomplete the task that connected business process to the base system easily in that way it can save time and it resources and the relationship between business processes can make service oriented components re use thus minimizing the complexity of the business process itself this article regards increasing the degree of operational complexity and 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 iii enhancing the system as the goal of interactivity it fully use of lotus technology and platform advantages combining business process management thinking and the actual situation of the system packaging the systems into service interfaces to achieve the financial reimbursement management system so that all the work of the organizationare in effectivemanagementand monitored and all kinds of knowledge accumulation management utilization to provide the support for the leaders to made decisions keywords keywords keywords keywords financial reimbursement management business process management xi synchronization index 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 iv 目录 摘要 i abstract ii 第 1 章 绪论 1 1 1 课题来源 1 1 2 课题研究的背景和意义 1 1 2 1 课题研究的背景 1 1 2 2 课题研究的意义 2 1 3 与课题相关的国内外研究综述 3 1 3 1 财务报销现状研究 3 1 3 2 财务报销管理系统现状研究 3 1 3 3 业务流程管理现状研究 4 1 3 4 lotus domino notes 的发展过程 5 1 4 本文的主要研究内容 6 第 2 章 财务报销管理系统的需求分析 8 2 1 系统概述 8 2 2 非功能性需求及系统设计原则 8 2 3 功能性需求 9 2 3 1 报销管理 9 2 3 2 流程管理 11 2 3 3 额度管理 12 2 3 4 配置管理 12 2 3 5 凭证管理 13 2 3 6 角色及权限可设置 14 2 3 7 查询统计 14 2 4 用例分析 16 2 5 概念模型分析 17 2 6 审批流程分析 19 2 7 本章小结 22 第 3 章 财务报销管理系统的设计 23 3 1 功能模块设计 23 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 v 3 2 访问控制权限的设计 25 3 3 财务报销审批模块的设计 27 3 4 财务报销凭证模块的设计 36 3 5 财务报销额度模块的设计 37 3 6 财务报销配置模块的设计 39 3 7 开发环境设计 41 3 8 技术与业务架构设计 42 3 9 本章小结 46 第 4 章 财务报销管理系统的实现 47 4 1 财务报销数据库的实现 47 4 2 财务报销审批模块的实现 47 4 3 财务报销凭证模块的实现 56 4 4 财务报销额度模块的实现 57 4 5 财务报销配置模块的实现 61 4 7 本章小结 63 第 5 章 财务报销管理系统的测试 64 5 1 测试目标 64 5 2 系统功能测试 64 5 2 1 测试方法及环境 64 5 2 2 功能测试 64 5 3 系统性能测试 70 5 3 1 测试方法及环境 70 5 3 2 压力测试 71 5 4 测试结论 72 5 5 本章小结 73 结论 74 参考文献 75 哈尔滨工业大学学位论文原创性声明及使用授权说明 78 致谢 79 个人简历 80 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 1 第第第第 1 1 1 1 章章章章 绪绪绪绪论论论论 1 1 课题来源 财务报销是每一个单位内部基本的管理和活动要素 业务软件的发展推动 着企业对信息化的需求不断提高 基本的财务软件已远远不能满足管理的需要 费用支出控制是目前企业最为关心的一个财务环节 虽然仍有一部分企业还是 使用着传统的手工管理方法 费用报销一直手工操作 预算人为控制 使员工 和领导耗费大量的时间与精力 同时财务部门工作量也十分巨大 越来越多的企业都在追求更安全 更高效的管理方法 在竞争激烈 千变 万化的市场环境中 针对财务工作中存在的报销流程手工操作 数据不能远程 处理 财务中心和事业部核算缺乏统一性 反映公司命脉的财务信息数据不能 及时准确地获取等诸多问题 采用办公自动化 office automation 简称 oa 并整合业务流程管理 business process management 简称 bpm 概念对财务 报销管理系统的变革是会计电算化在企业全面推动的有利补充 1 扩大了企业 信息化的范围 提高了内部管理层次 能够极大的改善现有财务对费用控制的 模式 本课题的名称是 财务报销管理系统的设计与实现 目的是利用 bpm 的 方式对神州数码财务报销业务流程进行整合 为了增加系统的可扩展性 通过 实现 web service 来实现整合系统的管理 在设计过程中 充分利用了面向服务 的体系架构的服务分析 建模等思想 2 面向服务的体系架构的英文为 service oriented architecture 以下简称 soa 1 2 课题研究的背景和意义 1 2 1 课题研究的背景 神州数码 中国 有限公司的使命是数字化中国 以释放信息技术的力量 推动中国社会信息文明的进程 神州数码拥有着多年的协同办公经验积累 结 合企业自身的信息化发展战略 开发出大量实用而有效的办公自动化应用 解 决了流程电子化问题 办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办 公方式 信息的传递由协作工具无序 自主发散地进行 这种协作方式没有规 范的管控观念 缺少清晰明确的 oa 定义和规范的技术手段 所以要进一步完 哈尔滨工业大学工学硕士学位论文 2 善协同管理的理念 否则就无法很好的实现组织上各种跨度的以个人为中心的 协作平台 自定义表单和工作流引擎同时构成了传统协同办公系统的根本要素 使得 工作流在这两个功能之上就能正常的进行流程流转 3 工作流能够使工作事务 在多人之间有效流转 而带来协同应用效果 也成为协同软件驱动各项应用步 骤与程序的引擎 只有把公司所有的业务集成到同一个工作流平台 才能实现 无论什么样的平台 开发商是谁 都能将全部应用的整合 将业务整合的前提 是工作流组织的连接方式是松耦合的 这样才能确保应用组件全面统一在公司 的工作流中并能对公司业务流程进行全面的监管控制 由此引入业务流程管理 概念 使其能将应用系统 交互界面 硬件设备 用户全面优化整合 获得全 方位的管理模式 将业务流程管理整合在在原有 oa 平台之上将是十分有战略 性的策略 它可以带来加强系统扩展性和适应能力 优化业务流程的益处 1 2 2 课题研究的意义 为了公司业务需要 企业中一般会同时应用若干的应用系统 所采用的技 术平台也不仅仅一种 当这些复杂的应用平台和系统同时存在时 如何将他们 集成为一个整体则是一项难题 需要花费漫长的周期和高昂的成本才能建立出 新的集成系统 传统 oa 有它的局限性和不足 尤其当要将 oa 系统与公司的 其他应用系统集成到一起的时候 系统的复杂程度和技术平台都会成为很大的 阻碍 现今 soa 作为新兴的一种体系结构 能够将多种信息技术都结合到其中 为构造分布式系统提供方法 标志着应用系统技术未来的发展方向 4 它可以 为企业带来的是松耦合 模块化的服务 将业务应用功能以服务的形式提供给 最终用户或其他服务 5 针对传统 oa 的不足 结合现今非常流行的 bpm 与 soa 技术 在公司实 际业务的基础之上进行提炼加工一套建立于神州数码企业协作管理平台之上的 财务报销管理系统 就可利用企业原有的应用将多种技术融合到一起 多渠道 提供服务 以达到保护现有的 it 基础建设投资的效果 以模块化的形式添加或 更新服务 增加业务变更的灵活性 其目的是让公司的财务报销流程更好地发 挥作用 让业务流程更加具有延展性 公司财务管理更加规范严谨 使公司能 够在激烈的竞争中脱颖而出 产生巨大的回报 加快产品发展速度 改造客户 业务关系等 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 3 1 3 与课题相关的国内外研究综述 1 3 1 财务报销现状研究 在九十年代末期 有学者基于知识经济背景提出财务管理创新应集中在观 念的更新 目标的重组 内容的调整与拓展三大方面 6 到了 2004 年 依据经 济全球化和知识经济的环境 我国的财务管理理论更加着重提出从公司理论 信息不对称理论 道德风险 交易成本和所有权成本 人力资源成本等方面研 究公司财务理论的新视角 7 财务报销就是企业或单位的员工将因公业务时所做的经济支出列成清单 与支出凭证一并上报到财务进行核销 财务部经手后对凭证和支出清单进行验 收 验收合格后对报销进行签字审批 8 通过这种报销制度可以有效地保证各 单位业务开销的真实性 做到合理合法 保证经济管控的准确与透明 是公司 内部管控的重点 不过在财务报销的实际应用和管理中 仍然存在着诸多弊端 比如财务审批核实报销的机制尚不完整 在管理上的力度也不够大 9 就我国 国情来看 在财务监管制度上存在疏漏 民众已经惯性思维的认为不管何时何 事都能拿到单位去报销 这是因为公有制经济在我国长时间实行导致的 这会 使在财务上造假的行为愈加恶化 10 于是将企业或单位财务报销制度进行优 化 加大公司内部管控力度 提升公司职能 使得公司能够得到更好的发展和 高的利润 成为企业财务管控的发展方向 1 3 2 财务报销管理系统现状研究 从企业规模上看 迫切希望应用财务报销管理系统的企业不外乎三种 11 12 1 大型或独资企业 如一汽丰田 三菱电机 耐帆包装 哈尔斯通创 为实 糖果动力等 这类企业具有国际视野 费用管理理念更为先进 乐于接 受新信息技术的支持 2 行业领军企业 如中兴通讯 迈瑞生物医疗电子 万科地产 航天 科工 广药集团等 这类企业信息化水平普遍较高 费用管理进一步跟国际接 轨 3 处于快速发展起的本土新锐中小型企业 希望通过精细的费用管控 支撑其持续 健康发展 与传统手工报销流程相比 电子化报销的流程是对手工流程进行合理的抽 象化之后自定义到系统中 其运转和执行由系统工作流引擎驱动 当某一节点 哈尔滨工业大学工学硕士学位论文 4 完成相关操作后自动跳转到另一节点 直至流程结束 13 由此可以进一步提高 财务业务的规范性 提高业务效率 减少手工操作 便于事业部审批 实现对 财务报销的电子化管理 并通过接口功能 根据独立系统中的数据 自动生成 会计凭证 信息化技术越来越发达 现在已经有不少公司应用财务报销软件来增强企 业的财务报销管理 但是如果公司内没有实现对财务业务的整合分析 没有从 原始业务的初始生成点进行扩充 就会导致企业财务审批流程比较繁琐 整体 财务工作效率底下 表单的填写和费用计算时会出现人为性质的错误等诸多问 题 将申报 额度控制 审批 核算各数据源高度统一融入报销系统 既能够 避免数据孤岛现在审批环节之间出现 又能够通过系统固化报销流程的关键控 制点 较为准确地监管企业内部控制体系 14 避免监控点的脱节 财务报销电子化 可以通过建立的信息系统 将财务报销的流程进行电子 化流转 可以达到的效果是 员工可以在任何时间 从任何地点提交财务报销 申请 领导则可通过签字权限的控制 在任何时间 任何地点进行审批 财务 部门对申请内容审批核实后会将报销信息传给财务系统录入凭证 并在凭证库 中生成与报销单唯一绑定的报销凭证单 随着技术不断地更新 财务报销管理 系统会提供更加合理的报销业务流程监管方式 更加强大的系统功能 为企业 带来更多效益 1 3 3 业务流程管理现状研究 在全球著名咨询机构 gartner 公布的最新十大战略性技术中 bpm 位列所 有 it 技术榜首 部署 bpm 将是企业提高组织内部的敏捷性 促进业务流程的 改进以及增强灵活性和适应性的关键且带有战略性的决策 尽管 bpm 技术在 国内从概念 方法 产品到客户认识都还存在诸多问题 不甚清晰 但 bpm 技术和客户认知正在以不可逆转的速度高速成长 2003 年 howard smith 和 peter fingar 正式明确地提出了 bpm 概念 15 企业管理和信息技术在企业中的 应用共同组成了业务流程管理的概念 使之自本世纪初到现在都在信息化方面 占领着重要地位 业务流程管理拥有着信息技术领域经典的管控理念 在公司内部应用有力 的促进下得到了跨组织的发展 从管理的角度看 它是业务流程再造 business process reengineering 简称 bpr 使得业务流程为核心的管控理念得到延伸 扩展 从企业应用角度来看 它以工作流 英文 workflow 及其相关技术为根 本 并在此之上进一步壮大 他作为现代公司应用系统的核心能根据业务流程 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 5 进行建模 通过对业务流程通过分析后建模 然后再进行模拟 进一步优化后 得到的协同管理控制功能 我们可以很容易地得到使用soa或不使用soa的 bpm 反之亦然 kaushal 在 forrester 研究机构所发表的分析报告中指出 38 超过 1000 员工的公司实际 上并没有使用 soa 或是并没有计划使用 16 正在使用或开始使用 soa 的公司 中 且不管他们是否是形式上的或者只是追随潮流 40 左右实际上并没有一 个很明确的发展策略 80 20 规则 似乎意味着八成的人没有或者不会在组织 中真正实现 soa 它是将异构平台上应用程序的不同功能部件 称为服务 通过这些服务之间定义良好的接口和规范 按照松耦合方式整合在一起 即将 多个现有的应用软件通过网络将其整合成一个新系统 17 现如今 企业逐渐认 识到面向服务的 soa 架构能提供目前最佳的复用架构体系搭建模式 它能将刚 性的 且彼此孤立的应用 系统和数据转变成灵活的 易于复用的软件组件 18 办公自动化系统的主要核心功能是以收发应用为核心的流转类应用模块 结合企业内部实际情况定制开发符合各项业务需求的特色功能 满足各个科室 的日常管理和工作需要 19 它作为公司部署协同管理的根本 注重以个人为中 心 并把这一特点在国内的企业管理软件行业中进行了充分的展示 使企业内 部员工共享资源更加便捷 工作效率更高 企业经营管控包括对业务事务的管 控和组织结构也就是人的管控 协同工具将无序的消息以个人为中心进行发送 但是业务流程管理的重心在于公司从顶至下的战略到执行的流程 高视角全方 位的管控形式 随时优化管理 使其更加规范 把流程作为管理结构的核心 以端到端的形式进行协作 bpm 强调的是一种全生命周期的流程管理 它不仅包括了流程的自动化 和流程的实时有效地跟踪与监控 还会更多地去与业务部门一起来梳理流程 管理流程 改进流程 bpm 不同于 oa 的流程自动化 也不仅仅是工作流 既 可以满足 oa 流程的快速应用 可以满足工作流程的个性化定义 不仅能够做 到以组织架构为基础的动态的角色管理 也能实现跨系统的异构整合应用 20 bpm 能够增强 oa 在管理规范性和管控方面的不足 1 3 4 lotus domino notes 的发展过程 lotus domino notes 在现今工作流平台市场上毋庸置疑的处于头筹位置 是业界中的标准 先锋 21 lotus domino notes 自 1989 年推出以来 共有三次 跨越 前期阶段是自 1989 年第一个版本发行直到 r4 5 版本在 1996 年诞生 22 此 哈尔滨工业大学工学硕士学位论文 6 时期将 c s 应用从理论推动为现实 奠定了此领域的领先地位 是业界首套真 正严格意义上的商用 c s 软件 23 随后的阶段是 r4 5 版本过渡到 2002 年全面使用 r5 版本得阶段 成熟的 domino 技术得到了飞速迅猛的发展 它为基于 web 的协作技术应用的推广起 到相当大的作用 并且协助广大用户将电子化的协作工作实现出来 24 更为重 要的是在此阶段 lotus 作为一个成熟的写作平台提供商 将自己定位于 ibm 电子商务 e business 大战略中 在 domino notes 应用的基础上 开发出基于其 上的 lotus 系列其他软件 常见的有 专业化的文档管理 lotus domino doc 实时习作平台 lotus sametime 企业培训解决方案 lotus learningspace 知识发 现服务器 lotus discovery server 无线 企业集成 25 第三阶段 2002 年 10 月 lotus 6 发行至今 lotus 6 是 lotus 发展过程中一 个重要的里程碑 lotus 6 全面支持 j2ee 这就意味着 lotus 软件从一个专有的 平台级产品转向了彻底开放的业界标准 26 27 domino 可以利用自身作为 web 服务宿主服务器 实现基于自身数据库和 java 技术的 web 服务 28 也可以借助 net 环境并利用 domino 的后台库开发基 于 net 的 web 服务 如果结合 web sphere 的 j2ee 环境 适当的 soap 类和 domino java对象 可以将已有的 domino应用中所需要的部分开发为 web服务 同时 lotus domino notes 可以借助 apache soap 或 soap4j 实现基于 java 的 web 服务消费者 在 windows 平台上使用 ms soap toolkit 完成基于 com 组 件的 web 服务消费者的构建 29 1 4 本文的主要研究内容 本文的目标是 针对现有的财务报销系统的一些局限性 通过借鉴业务流 程管理思想与面向服务的架构思想的相关的优势和实现技术 结合本人在实习 公司的实践和对神州数码现阶段的财务往来和报销管理相关业务的分析 公司 实际的财务业务流程管理方式 研究和实现一个基于 domino 数据库技术 代 理以及 web service 接口的 功能较为完善且系统拓展性比较高 财务报销业 务流程更加合理的财务报销管理系统 这也是作者在实习期间所研究的课题的 主要内容 本课题研究的主要内容包括以下几个方面 1 系统开发的必要性系统开发的必要性从目前公司内部应用情况出发 从重用 优 势互补和企业流程重构三个方面分析出财务报销管理系统开发的必要性 同时 看到本课题的提出对公司今后发展的有利方面 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 7 2 财务报销管理系统的相关技术与功能分析财务报销管理系统的相关技术与功能分析分析目前财务报销业 务和财务报销管理系统的现状 找出不足 并结合业务流程管理思想与面向服 务的架构思想的相关的优势和实现技术设计出符合本公司应用的财务报销管理 系统 3 系统的实现与数据库设计系统的实现与数据库设计论述了如何基于 domino 平台实现财务 报销管理系统 系统采用 b s 架构 在数据库分布上考虑到数据量庞大 将数 据库按类别分为多个 通过同步索引机制将数据库中的数据实时更新集中起来 在财务报销管理系统内部模块间交互 与外部财务 erp 系统等交互连接时 采 用面向服务的体系结构思想实现系统的松耦合 屏蔽平台的相关性 本文以提 高业务复杂度 增强系统交互性为目标 充分利用 lotus 的技术和平台优势 结合业务流程管理思想的一般要求和财务报销的实际情况 将系统封装成粗粒 度的服务接口 实现了一个财务报销管理系统 使组织中的各项工作均处于有 效的管理和监控之下 并对各种知识进行积累 管理 利用 为各级领导的决 策提供有效的支持 本文的组织结构如下 第一章绪论主要介绍了课题的研究背景和意义 简要概述了财务报销管理 系统的相关知识 介绍了与课题相关的国内外研究现状 提出了本课题的研究 内容 第二章是系统的需求分析 根据系统的业务需求和设计目标 分析系统的 功能 对系统用例和报销审批流程等进行了细致论述 为系统体系架构的设定 和功能模块划分做好分析和准备 第三章是财务报销管理系统的设计 从整体模块入手并逐步细化设计 同 时完成了数据库设计 设定好开发环境和系统架构 为系统的开发实现打下基 础 第四章财务报销管理系统的实现 针对各个模块所做的具体的实现进行了 介绍 并将财务报销管理系统内部模块间的接口和系统与外部其他系统交互的 接口实现进行了详细的介绍 第五章是对系统的测试工作的介绍 分别从系统的功能测试和性能测试两 方面着手 对系统的相关测试并得出测试结论 最后一章结论 总结了本论文的主要成果 指出了系统的优点和不足之处 并且展望了今后的研究方向 哈尔滨工业大学工学硕士学位论文 8 第第第第 2 2 2 2 章章章章 财务报销管理系统的需求分析财务报销管理系统的需求分析财务报销管理系统的需求分析财务报销管理系统的需求分析 2 1 系统概述 通过对神州数码现阶段的财务往来和报销管理相关业务的分析 结合本人 在实习公司的实践 得出了如下需求 财务报销工作是财务会计工作的重要一 环 所有支出都要通过财务报销流程进行审批后方可付款或冲借款 并通过财 务 sap r 3 的接口功能 与目前财务部门所使用的 sap r 3 财务系统实现对接 根据独立于系统中的数据 自动生成会计凭证 与报销相关的申请或审批流程 都要在报销流程中进行关联 包括借款 报销 业务接待申请 报销额度控制 等 2 2 非功能性需求及系统设计原则 财务报销管理系统面向的用户群体是公司全体员工 包括从总裁到普通职 员 所以系统要有统一友好的操作界面 报销种类繁多业务复杂 所以要尽量 操作简单通俗易懂 适合全公司各岗位员工都能便捷的使用 并提供使用帮助 文档链接 为了保证多用户并发使用系统时仍然持续稳定的运行 所以要注重 系统的稳定性 为了提高系统重用率 为以后的业务或系统做准备 系统也需要有较好的 模块扩展性 系统需要管控多种用户角色 同时使用系统进行报销业务的用户 会很多 所以系统一定要有较强的承载性 由于报销业务数据量大 报销单据 及相关配置数据都会存放到服务器上 此服务器作为数据仓库的同时还要作为 工作流引擎保证流程能够正常流转 所以服务器需要有较高的承载性 合理安 排数据库的分布 在数据处理上尽量降低数据传输 出于安全性考虑 对用户和管理员的角色权限要严格控制 财务金额统计 计算时一定要保证数据的准确性 并且在审批过后除非极特殊情况 否则财务 相关的数据是不可更改的 审批过程中为避免申请表单被他人恶意审批 需要 对审批人的签字权限加以控制 无表单对应审批权限的人员无法对表单进行审 批 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 9 2 3 功能性需求 财务报销管理系统中包含了申请提交 额度控制 费用核算 审批 凭证 记录多项功能 充分避免了流程环节出现孤立数据 将业务流程与表单加载绑 定能够精确地部署企业内管控制度 不会造成流程环节脱节 下面各小结分别 介绍财务报销管理系统的功能模块需求 2 3 1 报销管理 报销管理是本系统最基本也是最主要的功能 系统需要提供的报销类别有 境内差旅报销 境外差旅报销 劳务费报销 礼品报销 办公用品费报销 交 通费报销 交通费报销 额度制 员工培训费报销 招待费报销 加班餐费报 销 会议费报销 移动通讯费报销 市场及宣传费报销 其他费报销 另外 除了提供报销费用的功能 根据公司实际业务需要 系统还要提供借款申请功 能 用户提交借款申请交由部门领导和财务部进行审批 用户可以自己提交申请 也可以为他人代办申请 用户进行报销或借款申 请时 要求财务报销系统能提供固定填写格式并自动带出申请的有关资料 以 减少手工输入信息工作量 需要考虑到各个事业本部的费用科目设置 员工在 不同的事业本部下拥有不同的费用科目和成本中心 相同平台中不同科目编号 也有区分 使全国各平台员工可以按照不同类别报销 并设立不同的科目编号 财务报销管理系统需要从后台获取并提供到报销表单上的信息有 员工信 息 包括组织机构 员工个人信息等 每个正式员工都归属到对应的成本中心 下 便于报销结算 报销信息详尽 根据报销类别分别细化每项报销细节 如 借款事由 出差行程 耗材 办公费等 为了业务需要 有些报销单需要提交 附件 作为财务审核的报销依据 所以要能有添加附件的功能 在员工提交申 请和表单审核过程中 系统要能够自动对用户所填写的某些信息进行填写项判 断检验 包括 必填数据是否已填写 固定格式的数据所填写格式是否正确 涉及到金额的填写时所填写金额是否符合正确范围之内 财务报销涉及到大数据量的财务计算 系统需要提供自动计算报销总金额 及随报销发放的补助金额 报销冲借款金额等 对于不同报销类别 要将信息 分录 如借款 差旅 耗材 招待费等等 生成的分录数据包导入财务系统生 成财务报销凭证 为了降低伪造签名的风险度 采用电子数据签名给凭单签名 同时为了保证数据的一致性 在数据录入系统后 非特殊情况不能修改 对于通用的报销审批功能 表单提交审批时系统需要作出如下操作 哈尔滨工业大学工学硕士学位论文 10 1 检查成本中心是否冻结 2 计算金额 3 检查必填的内容包括 报销地点 成本中心 金额要大于 0 币种 结算方式 如果是一卡通则币种只能是 人民币 如果是一卡通则检查一卡通 号码 联系电话 内部订单是否可以报销 4 如果结算方式为 电汇 信汇 汇票 则检查 收款单位 账号 银行 城市 5 检查 终审 必填 6 对于可以冲销借款的报销单 检查用户是否有借款没有冲销 如果 结算方式为 还限额支票 则只能选择借款类型为 限额支票 的借款 反之 如果不是 还限额支票 则不能选择类型为 限额支票 的借款 7 检查各项报销明细数据的填写是否完整 8 创建表单序号 驳回后再提交表单号不变化 9 如果有冲借款 给借款添加 冲销中 的标记 对于借款申请 系统需要提供以下几项控制点 1 临时员工 派遣员不能借款 2 被冻结的成本中心不能借款 3 不能跨公司借款 系统判断人事范围为 1 和 e 开头的能借款 4 只能申请一笔差旅费借款 根据费用科目后三位是否为 差旅费 判断 东区 北区没有差旅费借款 5 境内差旅费 一卡通结算 支票结算只能选择人民币 6 定额支票大于和等于 1 万元时必须填写收款单位 7 限额支票大于和等于 1 万元零 1 时必须填写收款单位 8 电汇 信汇 汇票时必须填写收款单位 账号 行 市 9 生成表单编号规则同报销 10 在文档归档后 出纳审核岗可以填写金额和票号 当金额不等于借 款金额时 系统提醒 11 制证岗可以进行冲销确认和取消冲销确认 可进行冲销确认的条件 为制证岗 凭证号不为空 借款单不在冲销中且操作日期等于出纳确认日期 12 当借款被冲还时 在审批明细处记录日志 13 出差申请表中除备注外 全部必填 14 会议费申请表中 会议名称 会议时间 会议类型 会议地点 参 会人数 参会人员 会议内容 日程安排必填 哈尔滨工业大学工程硕士学位论文 11 15 培训目的 课程名称 培训公司 培训讲师 培训开始时间 培训 结束时间 培训地点 参训人员级别 参训人数 培训形式 培训类别 是否 签订外派培训协议 费用明细均必填 至少填写一个参训人 2 3 2 流程管理 财务报销管理系统是依托在工作流引擎上 根据流程定义和配置推动流程 的流转 申请单在审批过程中要根据系统定义的审批权限和流程来明确记录审 批信息及结果 其中流程可以清晰的反应出业务流程状况 并能根据实际数据 情况自动判断流程分支和路径 每个环节都提供网页的浏览查看和消息 邮件 的通知功能 用户能够清晰明了的查看从表单提交开始一直到当前表单所处环 节的审批和流转状态 信息要包括 1 当前关节基本信息当前关节基本信息记录以下四项信息 环节编号 环节名称 开始时间 环节处理人 2 流程流转日志流程流转日志记录内容包含节点名称 开始时间 结束时间 3 相关处理人操作日志相关处理人操作日志记录内容包含处理人 处理时间 所做操 作 流向环节 4 请示与审批意见请示与审批意见记录何人何时在哪一环节进行了审批 并逐条 记录审批人的审批意见 为用户随时查看提供方便 员工填写报销表单时 可以根据自己部门机构的设置来选择部门审批环节 的审核人 也可以由系统自动带出后台配置的申请人对应成本中心的审核领导 系统会在表单提交时自动发邮件提醒相关领导 当部门审核通过流程需要通过 财务部的审核 对报销事由 金额等如财务库 生成财务凭证 对于流程审批 均采用多级复核 以减少差错和风险 报销单据的申请 审批 驳回 催办等过程在当前环节审批人操作后自动 进行下一环节的流转 并可以填写或选择简短的审批意见 其中的部门一级审 批人 部门二级审批人 加签人可以为空 为空则自动跳过 其中的四级审批 人均由用户手工填写 财务审核和出纳确认的操作权限由角色来控制 分别是 财务审核 和 出纳确认 在审批中被审批人驳回或者审批完成通过时 系统均 会发邮件提醒申请人和代办人 如果有代办人代理提交了报销申请 如果表单 审批过程中被驳回 则表单状态归为 草稿 状态 之前的审批记录扔保留 申请人或代办人需要根据审批人的驳回原因和意见对申请表单内容进行修改 然后可以继续进行提交 以上流程管理功能是普通员工和普通流程审批人员的功能权限 系统还需 哈尔滨工业大学工学硕士学位论文 12 要提供超级管理员功能权限 使超级管理员能对流程的定义和配置有维护权限 另外在流程流转中任意一个环节 超级管理员均能够有权限进行流程的强制跳 转和环节处理人的变更 这一功能大大增强了系统的实际应用能力和灵活性 2 3 3 额度管理 目前根据公司业务需要 系统仅要求针对交通费报销进行额度制管理 根 据公司员工的分类及要求 一部分员工拥有交通费报销额度制管理 按季度划 分 在进行交通费报销的时候报销金额不能超出额度库中控制的报销额度上限 有些员工无须额度控制 在实际报销提交时系统自动判断员工是否是额度制员 工 并由系统起草表单加载时做出提示 如果员工额度权限与所起草的交通费 报销表单的额度制关系不对应 则系统提示并自动关闭当前表单 额度制员工在进行额度制报销申请时 系统根据额度库控制的预算总额度 以及额度报销的执行情况 包括己批准尚未执行的交通费额度 已执行交通费 额度 还可申请使用的交通费额度 额度制报销申请的时间审核为一季度只能 提交一次等 实现额度的自动预留功能 并在实际报销时实现预算的扣减 以上分析是在报销审批时 系统要从后台做出的判断 对于额度管理模块 需要提供额度信息维护表单 表单包含字段有员工 itcode 员工姓名 额度 岗位类别 事业部 本部 对应员工信息中的人事子范围 本部代码 员工编 号 成本中心 平台 本部管理员角色 拥有作者权限 本部管理员名字 2 3 4 配置管理 系统需要进行配置的信息如表 2 1 所示 包括公司名称的配置 币种配置 公司代码配置 平台配置 报销地点配置 科目配置 成本中心配置 本部接 口人配置 通过配置管理实现报销管理的灵活定义可以方便地更新组织机构 当然这些操作需要有一定权限的系统管理员 admin 来完成 以便保证系统的安 全性 为了使管理员操作起来更加便携 在需要同时对大量数据进行配置的时候 要通过批量导入导出的方式 将要修改的配置数据导入到 excel 管理员修改 后再将 excel 中的数据批量导入到配置管理模块对应的配置项 则大大提高了 管理员的工作效率 也增加了数据维护的准确性和安全性 除了系统中列出的 手动配置的内容 系统还能够通过后台代理定时地将服务器上的最新数据更新 到数据库中 实现自动批量配置数据的导入 哈尔滨工业大学工程硕