OWA操作手册.doc

SIAS网络管理中心项目级文档OWA操作手册文件编号：SIAS-outlook_web_access_handbook密级：机密级文件状态： 草稿发布 修改当前版本：Version 1.0SIAS网络管理中心完成日期：2007.10.24SIAS-FS SIAS20064文档控制文档更新记录版本号更新日期作者部门职务备注1.010.24陈文静网络管理中心文档审核记录版本号审核日期审核者部门职务备注目录一 入门21 入门22 安全性和隐私23 exchage 文件夹24辅助功能3二 收件箱31 新建邮件31.1 新建邮件31.2 设置邮件选项72 使用附件92.1 添加附件92.2 删除附件113 使用邮件113.1 阅读邮件113.2将自动响应更改为已读回执123.3 答复和转发邮件143.4 将邮件标志为后续15三 日历171 使用日历项目171.1 创建约会171.2 修改约会202 计划会议202.1 发送会议请求212.2 取消会议263 使用定期发生的项目273.1 创建定期发生的项目273.3 删除定期发生的项目284 关于日历提醒284.1 设置提醒284.2 解除提醒284.3 暂停提醒29四 联系人301 创建联系人302 使用联系人322.1 对联系人进行排序322.2 将文件附加到联系人34五 任务361 创建任务361.1 创建新任务361.2 创建定期任务382 使用任务392.1 对任务进行排序392.2 将文件附加到任务402.3 将任务标记为完成40六 公用文件夹41七 规则41八 选项441 自动答复您收到的电子邮件442 自定义邮件和邮件视图443 将预览过的项目标记为已读或未读474 设置拼写检查485 设置邮件安全性496 帮助保护您的隐私497 更改颜色模式498 设置日期时间格式509 自定义日历视图5010 为日历项目和任务设置提醒5011 自定义通讯簿搜索5112 更改 Windows 密码5113 恢复已删除邮件51OWA 操作手册一 入门1 入门通过 Microsoft Office Outlook Web Access 可以使用连接 Internet 的任何计算机上的 Web 浏览器访问其 Microsoft Exchange 邮箱。事实上，您可以像使用 Microsoft Outlook 一样做许多事，例如读取和发送邮件、组织联系人、创建任务和规则、计划约会和访问公用文件夹。要点为了保护您的邮箱免受未授权访问，Outlook Web Access 在一段时间无活动后将自动关闭与您的邮箱的连接。如果您从公用计算机或 Internet 网亭使用 Outlook Web Access，这一点尤为重要。如果会话已过期而您仍需要使用 Outlook Web Access，请刷新浏览器并再次登2 安全性和隐私3 exchage 文件夹4辅助功能二 收件箱1 新建邮件1.1 新建邮件1）在“收件箱”中，单击工具栏上的“新建”2）接着弹出撰写新邮件的窗体3） 填写地址和撰写邮件1. 在“收件人”和“抄送”框中，键入收件人的名称或电子邮件别名。多个名称之间用分号 (;) 分隔。 提示也可以通过单击“收件人”或“抄送”查询邮件地址。这将打开“查找名称”对话框，您可在其中搜索组织的全球通讯簿或“联系人”文件夹中的个人。在“查找名称”对话框中找到此人后，通过选择其名称并单击“将此收件人添加至”旁边的“收件人”、“抄送”、或“密件抄送”，将该名称添加到电子邮件中若要添加密件抄送 (Bcc) 收件人，请在“密件抄送”框中键入名称，或者单击“密件抄送”打开“查找名称”对话框。密件抄送收件人会收到邮件的一个副本，但他们的名称并不出现在收件人列表中。每个密件抄送收件人都无法看到其他密件抄送收件人的名称。 4） 在“主题”框中，键入简要的主题；在邮件正文部分键入邮件内容。5）.单击发送，发送邮件1.2 设置邮件选项1.2.1 设置重要性通过 Outlook Web Access 可以为要发送或投递的任何邮件（包括新的邮件、答复或转发）设置邮件重要性（高、低、普通）。未将重要性指定为高或低的邮件默认为普通重要性。l 若要设置重要性级别，请在新邮件或新投递窗体中，单击工具栏上的“重要性: 高” 或“重要性: 低”。1.2.2 设置邮件敏感度将邮件敏感度设置为“普通”、“个人”、“私人”或“机密”。默认设置为“普通”。1） 在发送邮件的窗体中没，单击“选项”2） 在“敏感度”下拉列表框中选择一个敏感度“个人”、“私秘”、“机密”、“普通”1.2.3 请求邮件回执 可请求邮件的送达回执或阅读回执请求了邮件回执后，如果您的邮件已送达，或者收件人打开了您的邮件，“收件箱”中都会收到一份通知1. 撰写邮件时，请单击工具栏上的“选项”。 2. 若要请求收到邮件打开通知，请选择“邮件选项”对话框中的“请在阅读此邮件后给出已读回执”复选框。 3. 若要请求收到邮件送达通知，请选择“请在送达此邮件后给出送达回执”复选框。1.2.4保存邮件可以将希望以后再发送或完成的邮件保存起来。该操作适用于新邮件以及要转发的邮件。默认情况下，保存的邮件存储在“草稿”文件夹中。1） 打开邮件2） 在工具栏上，单击“保存2 使用附件2.1 添加附件1）创建项目时，单击工具栏上的“添加附件”。3） 在“附件”对话框中，在“选择要附加的文件”下键入文件路径，或者单击“浏览”定位该文件。3）单击“附加”。该文件将出现在“当前附件”下。对其他要附加的文件重复步骤 1 至 3。所选的文件将显示在“附件”旁边的标题中2.2 删除附件1. 创建项目时，单击工具栏上的“添加附件”。 2. 在“当前附件”下，选择要删除的文件旁边的复选框。 3. 单击“删除”。 2.3 阅读附件双击位于邮件标题信息中的附件文件名。附件将在一个新的浏览器窗口中打开3 使用邮件3.1 阅读邮件3.1.1 收件人若要将邮件发件人添加到“安全发件人”列表中，请用鼠标右键单击发件人的名称或电子邮件地址，然后选择“将发件人添加到安全发件人列表”。若要将某个发件人以后发送的所有邮件均视为垃圾邮件，请用鼠标右键单击发件人的名称或电子邮件地址，然后选择“将发件人添加到阻止发件人列表”。当您执行此操作时，Outlook Web Access 同时将发件人的邮件移动到“垃圾邮件”文件夹中3.2将自动响应更改为已读回执除了为自己所发送的邮件请求已读回执外，作为收件人时，您还可以选择是否发送他人请求的已读回执。1）在导航窗体上，单击“选项”2）除了为自己所发送的邮件请求已读回执外，作为收件人时，您还可以选择是否发送他人请求的已读回执。3）若要拒绝请求的已读回执，请在“隐私和垃圾邮件保护”下，选择“不自动发送响应”。4）单击“保存并关闭”。3.3 答复和转发邮件3.3.1 答复邮件发件人1. 在阅读邮件窗体工具栏上，单击“答复”。单击“答复”后，“收件人”文本框中即会填入原始邮件的发件人的地址。 2. 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容。3.3.2 答复邮件邮件发件人及其他收件人1. 在阅读邮件窗体工具栏上，单击“全部答复”。单击“全部答复”后，“收件人”和“抄送”文本框中即会填入原始邮件的发件人及其他每一位收件人的地址。 2. 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容。3.3.3 转发邮件1. 在阅读邮件窗体工具栏上，单击“转发”。 2. 在“收件人”框中，键入要将邮件转发到的电子邮件地址。 3. 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容。3.4 将邮件标志为后续使用标志提醒您跟踪一个问题或对“收件箱”中的邮件进行分类。Microsoft Office Outlook Web Access 提供了六种颜色（红色、蓝色、黄色、绿色、橙色和紫色），可用于表示不同的邮件。例如，可以将所有个人邮件标记为蓝色，将所有与业务有关的邮件标记为绿色，将所有必须在 24 小时之内跟踪的邮件标记为红色，等等。邮件标志显示在“收件箱”视图的最后一列中。可以使用邮件标志执行以下操作： 要将邮件标记为特定的颜色，请用鼠标右键单击对应于该邮件的标志，然后选择标志颜色。 若要将邮件标记为完成，请用鼠标右键单击该邮件，再单击“标志完成”。 若要按颜色对邮件进行排序，请单击标志列标题。 若要清除邮件中的标志，请用鼠标右键单击该邮件，再单击“清除标志”。 三 日历1 使用日历项目1.1 创建约会1）在“日历”中，在工具栏上，单击“新建”。2）在“主题”框中，键入约会的简要说明。3）在“地点”框中，键入约会地点。4）在“开始时间”和“结束时间”列表中，选择合适的日期和时间。 5）在“时间显示为”列表中，选择显示约会持续时间的方式。您的选择（“忙”、“闲”、“暂定”或“外出”）决定了其他人查看您的日程安排时的所见内容。6）若需要约会提醒功能，请选择“提醒”复选框。7）在邮件正文中，键入其他信息，如参加约会所需的材料列表8）单击“保存并关闭”。1.2 修改约会1. 若要打开约会，请在日历中双击它。 注意如果要更改约会的重复周期，请在出现提示时，选择“打开事件系列”。如果选择“打开本次事件”，则不能更改重复周期。2. 若要更改约会的主题或地点，请在相应的框中键入新的文本。 3. 若要更改约会的日期和时间，请在“开始时间”和“结束时间”列表中，更改新条目的开始和结束时间。 4. 单击“保存并关闭”。2 计划会议可以通过发送会议请求来通过 Microsoft Office Outlook Web Access 计划和安排会议。会议请求是指邀请其他人参与的约会。其他人也可以邀请您参与其会议，此时，您会收到会议请求窗体以接受或拒绝邀请。会议请求工具栏提供了下列选项：按钮 说明 在约会中附加文档或其他相关材料。 将约会的重要性设置为“高”。 将约会的重要性设置为“低”。 向原始邀请中未包括的人员转发会议请求。 为约会设置重复周期。 邀请其他人参加约会，从而方便地将约会转化为会议请求。 解析在“必选”或“可选”文本框中键入的电子邮件别名。如果 Outlook Web Access 无法识别收件人，“检查姓名”对话框即会打开。 禁止发送某个会议邀请。但仍可以使用该窗体来创建自己的约会。 2.1 发送会议请求1) 在日历中的工具栏上，单击“新建”。 2) 在“约会”工具栏上，单击“邀请与会者”。 3) 在“必选”和“可选”文本框中，键入希望接收此会议请求的人员的名称。如有必要，请在“资源”框中键入适当的内容，以指定会议室或特殊设备（如投影仪）。 4) 若要检查潜在与会者的日程安排，请单击“可行性”选项卡。这可以确保选择一个每个人都有空参加会议的时间。5) 默认情况下，“约会”选项卡上的“请求响应”复选框是选中的。如果不需要会议请求收件人发送其响应，请清除此复选框。 6) 在“主题”文本框中键入会议主题。 7) 在“地点”文本框中，键入计划举行会议的地点。 8) 在“开始时间”和“结束时间”列表中，选择适当的日期和时间。如果此会议将定期举行，请单击工具栏上的“重复周期”。 设置会议的周期性9) 在“时间显示为”列表中，选择会议期间希望如何显示您的日程安排。您的选择（“忙”、“闲”、“暂定”或“外出”）决定了其他人在查看您的日程安排及所有与会者的日程安排时的所见内容。 10) 选择“提醒”复选框可以进行会议提醒。这也可以提醒会议请求的所有收件人（假设他们启用了日历中的提醒功能）。 11) 在邮件文本区域内键入随会议请求一起显示的邮件，然后单击“发送”。会议请求会发送给每一位与会者，新的会议会添加到您的日程安排中。收到会议请求的每个人都可以接受、拒绝或暂时接受此请求2.2 取消会议1）在“日历”中，打开您组织的会议。2）在工具栏上，单击 “删除”3）在“警告”对话框中，单击“是”，向邀请参加会议的人发送取消通知。4）如果需要在取消通知中附加邮件（如取消会议的原因），请在取消通知书的正文中键入邮件内容。5）单击“发送”。3 使用定期发生的项目3.1 创建定期发生的项目许多会议、约会和事件在一段时间内定期发生。用户不必每次发生时都新建日历项目，将项目设置为定期发生即可。每次项目要发生时，Microsoft Office Outlook Web Access 都将自动进行计划。1）撰写一个新的约会或会议请求，或打开当前显示在日程安排中的项目2）在工具栏上，单击“重复周期”。3）在“定期模式”对话框中的“约会时间”下，通过“开始”和“结束”列表选择定期发生的项目的开始和结束时间。4）在“定期模式”下，选择约会或会议的发生频率。5）在“重复范围”下，选择此定期模式的开始时间和结束时间。3.2 更改定期发生的项目1）在“日历”中，双击约会或会议来打开它，当出现 Outlook Web Access 提示时，请选择“打开事件系列”，再单击“确定”。2）在约会或会议工具栏上，单击“重复周期”。3）在“重复周期”中，对定期模式进行适当的更改。3.3 删除定期发生的项目1）在“日历”中，双击约会或会议来打开它。当出现 Microsoft Office Outlook Web Access 提示时，请选择“打开事件系列”，再单击“确定”。2）在工具栏上，单击“重复周期”。 3）在“定期模式”对话框中，单击“删除周期”。4 关于日历提醒4.1 设置提醒启用了日历提醒后，每当创建约会或计划会议时，都可以激活它们。1）创建日历项目时，请选择“新建约会”或“新建会议请求”窗体中的“提醒”复选框。2）默认提醒间隔为 15 分钟。若要在约会或会议开始前其他时间提醒，请从列表中选择其他时间。3）若要在任意时间查看提醒，请单击“日历”中的“查看提醒”工具栏 门户中的日历无此功能。4.2 解除提醒1）在提醒中，选择一个或多个提醒，再单击“解除”。若要解除全部项目，请单击“全部解除”。2）若要查看项目的详细信息，请选择该项目，再单击“打开项目”。4.3 暂停提醒如果不想解除提醒，则可以将该提醒设置为暂停。暂停提醒将临时关闭当前提醒。在指定的时间段（默认为 5 分钟）后，该提醒将再次打开。1）在提醒中，选择要暂停的项目。2）在“单击暂停按钮在此时间后再次提醒”下，使用下拉列表指定希望何时再收到提醒。3）单击“暂停”。四 联系人1 创建联系人1）在“联系人”中，单击工具栏上的“新建”。2）在“新建联系人”窗口中，在“常规”选项卡上键入要包含的联系人的信息。3）如果为一个联系人存储了多个地址，可指定其中之一作为该联系人的通讯地址。方法是：从列表中选择地址，再选择“通讯地址”复选框。4）在“详细信息”选项卡上，可以填写联系人的其他信息。5）单击“保存并关闭”，然后刷新浏览器窗口以查看新的联系人。2 使用联系人2.1 对联系人进行排序对联系人进行排序并查看联系人的方法有多种，以便用户同时查看所有联系人的特定特性。 在“联系人”中，在主工具栏上，单击“联系人”列表，并选择下列视图之一： 地址卡这是默认视图，此视图显示每个联系人的“常规”选项卡中的基本信息。 详细地址卡您拥有的每个联系人的全部信息，其中可能包含其他信息，如职务、单位名称、家庭电话等等。 电话列表您拥有的每个联系人的名称和他们的所有电话号码。 按单位每个联系人的名称及单位信息。 按位置每个联系人的地址特性。 2.2 将文件附加到联系人可以将文件（如 Microsoft Word 文档或其他相关信息）附加到联系人。这样您可以将与某个联系人相关的所有信息存储到一个位置1）打开您要将文件附加到的联系人。2）在工具栏中，单击“添加附件”。 3）在“附件”对话框中，在“选择要附加的文件”下键入文件路径，或者单击“浏览”定位该文件。4）单击“附加”，该文件将出现在“当前附件”下。对要添加的其他文件重复步骤 1 至 3。 5）若要返回联系人，请单击“关闭”。所选的文件将出现在“附件”旁边的“常规”选项卡的底部。五 任务1 创建任务1.1 创建新任务1）在“任务”中，单击工具栏上的“新建”。 2）在“任务”选项卡上，在“主题”框中键入任务名称。3）选择合适的任务选项。 4）单击“重复周期”以使任务重复发生。在“定期模式”对话框中，设置任务的定期模式，然后单击“确定”。 5）单击“保存并关闭”。1.2 创建定期任务有些任务（如编辑每月状态报告）按一定时间重复发生。用户不必每次都创建独立的任务，可以创建一项定期发生的任务。1）创建新任务或在“任务”中打开已创建的现有任务。 2）在工具栏上，单击“重复周期”。 3）在“定期模式”下，选择所需的任务发生频率。 4）在“重复范围”下，选择此定期模式的开始时间和结束时间。 5）单击“确定”。 6）如果需要，请填写其他任务窗体（例如，截至日期和优先级）。 7）单击“保存并关闭”。 2 使用任务2.1 对任务进行排序若要对任务排序，请单击主工具栏上的“任务”列表，然后选择下列视图之一：1）简单列表所有任务（包括标记为已完成的任务）的主题和到期日期。这是默认视图。 2）详细列表每个任务的主题、状态、到期日期、完成率和优先级。同时还说明每个任务是否有附加文件。 3）当前任务尚未完成或已推迟的所有任务。 4）随后七天在随后的七天内到期的所有任务。 5）过期任务截止到期日期仍未完成的所有任务。 6）已完成的任务标记为已完成的所有任务。 7）任务板状态为“未开始”、“进行中”或“正在等待其他人”的所有任务的主题和到期日期。 2.2 将文件附加到任务可以将文件（如 Microsoft Word 文档或其他相关信息）附加到任务。这样可以将与某项任务相关的所有信息存储到一个位置。另外，还可以在创建任务时附加文件。若要打开任务，请双击它。 在工具栏中，单击“添加附件”。 在“附件”对话框中，在“选择要附加的文件”下键入文件路径，或者单击“浏览”定位该文件。 在“将文件添加到列表中”下，单击“附加”。该文件将出现在“当前附件”下。 若要返回任务，请单击“关闭”。所附加的文件将出现在“附件”旁边。2.3 将任务标记为完成1）在导航窗格中，单击“任务”。 2）选中适当任务旁边的“标记完成” 复选框。六 公用文件夹在门户中无此功能打开公用文件夹1）在导航窗格中，单击“公用文件夹”。Microsoft Office Outlook Web Access 将在其浏览器窗口中显示公用文件夹树。 2）单击“公用文件夹”旁边的加号 展开显示组织内的公用文件夹。单击文件夹旁边的加号 可查看其中嵌套的其他文件夹。 3）若要打开公用文件夹，请单击它。投递到该文件夹的邮件将显示在相邻的查看区域。 七 规则门户中无此功能，owa中有创建规则要点如果使用在 Microsoft Outlook 中创建的规则，则由于创建这些规则所用的 Outlook 版本不同，Microsoft Office Outlook Web Access 对规则的解释可能会出现错误。有关详细信息，请参阅关于规则。1. 在导航窗格中，单击“规则”。 2. 在“规则”屏幕中，单击“新建”。 3. 在“规则名称”框中，键入规则名称（如果需要给规则指定一个特定的名称）。如果保留此框为空，Outlook Web Access 将根据指定的规则条件生成一个名称（例如，“只发送给我”）。 4. 在“编辑规则”对话框中，指定下列任何或全部条件： o 若要使规则基于发件人，请在“发件人包含”框中键入用户名或通讯组列表的别名或电子邮件地址。若要在组织的通讯簿或联系人中查找个人或通讯组列表，请单击“通讯簿”。 o 若要使规则基于邮件主题中的单词，请在“主题包含”框中键入这些单词。 o 若要使规则基于邮件的重要性设置，请在“重要性为”菜单中选择重要性。 o 若要使规则基于收件人，请在“个人或通讯组列表”框中键入用户名或通讯组列表的别名或电子邮件地址。用分号 (;) 分隔两个或两个以上的条目。若要在组织的通讯簿或联系人中查找个人或通讯组列表，请单击“通讯簿”。 o 若要使规则基于仅发送给您的邮件，请选择“只发送给我”复选框。 5. 如果邮件满足您在步骤 4 中设置的条件，请指定要对邮件执行的操作： o 若要将邮件移动到文件夹，请选择“将它移动到指定的文件夹”，单击“指定”，然后在“移动/复制项目”对话框中选择合适的文件夹。 o 若要将邮件复制到文件夹，请选择“将它复制到指定的文件夹”，单击“指定”，然后在“移动/复制项目”对话框中选择合适的文件夹。 o 若要删除邮件，请选择“删除它”。 o 若要将邮件转发给某人，请选择“转发给”，然后在相邻的框中键入个人或电子邮件列表的别名或电子邮件地址。用分号 (;) 分隔两个或两个以上的条目。若要在组织的通讯簿或联系人中查找个人或通讯组列表，请单击“通讯簿”。默认情况下，已转发的邮件的副本保存在“收件箱”中。 6. 单击“保存并关闭”。 八 选项Microsoft Office Outlook Web Access 提供了多种方式来自定义程序功能和外观：1 自动答复您收到的电子邮件1）在导航窗格中，单击“选项”。2）若要启用“外出时的助理程序”，请在“外出时的助理程序”下，单击“我目前外出”。3）在文本框中，键入您希望在外出时向您发送电子邮件的人将收到的邮件。4）若要禁用“外出时的助理程序”，请单击“我目前在办公室”。2 自定义邮件和邮件视图1）更改收件箱或其他文件夹中每页显示的项目数2）指示移动或删除项目后显示的内容3）收到新电子邮件时在计算机上启用弹出消息通知4）新邮件到达时通过声音进行通知5）将自定义签名追加到您发送的每个邮件l 单击“编辑签名”。 l 在“签名”对话框中，键入并格式化要使用的签名，再单击“保存并关闭”。 l 选中“待发邮件中自动包含我的签名”复选框。6）设置新邮件、答复和转发邮件时使用的字体单击“选择字体”。 在“字体”对话框中，选择字体、字形和大小，再单击“确定”。 3 将预览过的项目标记为已读或未读将阅读窗格中查看的项目标记为已读在“阅读窗格选项”下，选中“将在阅读窗格中显示的邮件标记为已读”复选框。 若要设置将项目标记为已读的延迟，请在“n 秒后将项目标记为“已读”文本框中键入一个数。