主(会)计人员办理政府采购监办过程应注意事项.doc

主（會）計人員辦理政府採購監辦過程應注意事項：甲、採購案規劃階段之事前內部審核(一)是否符合預算支用程序：政府採購之開始，自預算籌編起即應注意。(二)有無符合政府採購法規定程序1.有無分批辦理？2.招標方式是否符合規定？3.招標須知、投標須知、契約草案是否周延？乙、開標前之監辦應注意事項(一)應了解採購案之預算金額（小額採購、未達公告金額、公告金額、查核金額、特殊或巨額採購）；招標方式（公開招標、選擇性招標或限制性招標）、決標方式（定有底價、未定底價、最有利標、複數決標）。 (二)須請上級機關派員監辦之程序是否完成：如查核金額以上之採購案。(三)公告事項1.招標公告程序：查核金額及公告金額以上之採購案，其招標公告或辦理資格審查之公告，是否已刊登於政府採購公報及公開於資訊網路。其公告內容修正時，有無再依前段規定辦理（採27）。2.與招標公告內容有關之程序：採購名稱與開標日期與招標公告是否相符；廠商證件及樣品之審查、押標金之收取，是否依招標公告規定辦理（採30）。(四)招標期限標準：如公開招標或選擇性招標，其等標期有無依主管機關規定之合理期限辦理（採28）；如為第二次招標，其等標期得予縮減（採38）。(五)廠商資格審查之程序：選擇性招標之採購案，有無預先辦理資格審查，建立合格廠商名單，其中經常性採購，有無建立六家以上之合格廠商名單；所邀請之廠商是否為審查通過合格廠商名單內之廠商（採21）。(六)領取標單之程序：公開招標之招標文件及選擇性招標之預先辦理資格審查文件，是否自公告日起至截止投標日止，公開發給、發售及郵遞方式辦理；有無登記領標廠商之名稱（採29）。(七)處理廠商有關招標文件內容疑義之程序：當廠商以書面向機關請求釋疑招標文件內容之疑義（採41），採購單位有無於招標文件規定之日期前答復，如因而涉及變更或補充招標文件內容者，有無依規定採書面通知或公告，並視需要延長等標期（採75）。(八)廠商資格審查：採購單位有無查明投標廠商是否為政府採購法第三十八條政黨及與其具關係企業關係之廠商及第一百零三條不得參加投之廠商。(九)採限制性招標之採購案，是否符合採購法第二十二條規定，且除第二款（屬專屬權利、獨家製造或供應者）、第四款（原採購之後續維修、零配件之更換）、第六款（追加工程）外，是否通知二家以上之廠商比價（採細19）。(十)採選擇性招標之採購案，是否符合採購法第二十條規定。(十一)不訂定底價之採購案，是否符合採購法第四十七條規定，並於招標文件內敘明理由及決標條件與原則。丙、開標及決標監辦應注意事項：(一)開標作業程序：1.人：主持人是否為機關首長或其授權人所指派；採購單位或人員、監辦人員及其他有關人員是否到齊。2.時：依招標公告之時間辦理開標作業（採45）。3.地：依招標公告之地點辦理開標作業（採45）。4.物：參加開標之文件是否符合規定，如資格及規格（證件封）之審查由主辦單位依招標文件及本法相關規定辦理，並將審查結果敘明簽章（監標人員不必於該審查紀錄簽章）。故應注意採購單位有無依招標文件規定審查投標文件；審核標單人員有無在規定文件上簽章認可。5.事：經審查合格投標廠商之標單，均應拆封參加競價；拆封後之標單，採購單位及主持人有無審查；如有異常標單，採購單位或人員有無適當處理；無效標單有無經主標人當場宣布；主持人應宣布廠商標價（細則48），其標單記載金額之文字與號碼（數字），如有不符者，以文字為準（細則81）（採購法並無規定監辦人員應在廠商標價單及底價單內簽名或蓋章，監標人員可不簽章）；公開徵選廠商承辦專業、技術、資訊、設計競賽服務之評選，其招標文件訂有廠商資格者，應先審查資格文件。資格不合於招標文件之規定者，其他部分不予審查。（機關委託專業、技術、資訊、設計競賽廠商評選及計費辦法第6、9、9、8）。6.如何（開標程序）：如底價有無經機關首長或其授權人核定及密封；公開招標是否於開標前（選擇性招標應於資格審查後之下一階段開標前；限制性招標應於議價或比價前；）訂定（採細54）。有關所需開標家數（請參閱表一機關辦理採購之廠商家數規定一覽表）分述如下：(1)公開招標（採48；採細55）a.第一次開標：有三家以上合格廠商投標，即可開標。b.第二次開標：第一次開標因未滿三家而流標者，第二次開標，得不受三家以上合格廠商之限制。廢標者依原招標文件重行招標者，準用上述規定。c.第三次以後開標：無家數限制。d.採分段開標者，其第一階段已達三家合格廠商投標之規定者，後續階段之開標，不受該三家廠商家數之限制。(2)選擇性招標（採21；採細21）a.資格標：建立合格廠商名單。經常性採購：應建立六家以上合格廠商名單。特定個案（非經常性）採購：無家數限制。b.價格標：應予經資格審查合格之廠商平等受邀之機會，如每次邀標方式及廠商家數設有限制，應於前項資格審查文件中載明。(3)限制性招標（採18；採細19）a.資格審查：依採購法第二十二條第一項第九至十一款辦理公開徵選者，其應徵廠商無家數限制。b.比價：邀請二家以上之廠商比價，有二家以上之廠商投標者，即得比價，僅有一家廠商投標者，得當場改為議價辦理。c.議價：僅邀請一家廠商議價。7.開標決標廠商，採購單位有無查明是否為下列不予開標、決標之一之廠商（採48）：(1)變更或補充招標文件內容者。(2)發現有足以影響採購公正之違法或不當行為者。(3)依政府採購法第八十二條規定暫緩開標者。(4)依政府採購法第八十四條規定暫停採購程序者。(5)依政府採購法第八十五條規定由招標機關另為適法之處置者。(6)因應突發事故者。(7)採購計畫變更或取銷採購者。(8)經主管機關認定之特殊情形。(二)決標作業程序：1.決標原則辦理採購之決標原則，應載明於招標文件中，其原則如下（採52）：(1)訂有底價之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內之最低標為得標廠商。(2)未訂底價之採購，以合於招標文件規定，標價合理，且在預算數額以內之最低標為得標廠商。(3)以合於招標文件規定之最有利標為得標廠商；應以異質之工程、財物或勞務採購，且不宜以訂底價或不訂底價方式款辦理者為限。(4)複數決標，保留採購項目或數量選擇之組合權利，以合於最低價格或最有利標之競標精神。如以最低價決標，其總標價或部分標價標價偏低（詳採細79、80規定），顯不合理，恐有降低品質、不能誠信履約或其他特殊情形時，通知廠商限期提出說明或擔保（採58）。2.辦理決標一般作業程序：(1)有無依招標文件規定之方式決標。(2)有無應設評選或評審委員會而未設者。(3)主持人有無依採購法施行細則第六十九條規定，宣布決標及得標廠商之情形。機關辦理減價或比減價格結果在底價以內時，除有本法第五十八條總標價或部分標價偏低之情形者外，應即宣布決標（採細69）。(4)於決標後，有關底價除有特殊情形（採細35）採通知廠商外，應予公開（採34）。3.有關底價之監辦辦理採購除本法另有規定外應訂定底價，並於開標、比價、議價前由機關首長或授權人員核定（採46）。(1)訂有底價者保密作業之監辦：除因實際需要經上級機關同意，得於招標文件公告底價外，底價於開標後至決標前，仍應保密。底價之監辦工作，從開封前審視底價封是否密封完整；開封後應注意底價是否經機關首長或授權人員核定；因故未能決標時，應將底價密封，由主持開標人員及監標人員簽名密封（採34）。(2)不訂底價者之監辦：如符合採購法第四十七條第一項所列情形，不訂底價者，是否於招標文件內敘明理由及決標條件與原則，其中採最有利標決標者，是否已報上級機關核准（採56）；如有建議金額者，決標前應予保密（採細75）。4.減價程序之監辦(1)訂有底價者：a.最低標價低於底價者，有無再要求廠商減價情形。b.最低標超過底價者：得洽最低標廠商減價一次（依法僅能辦理1次減價），若其減價結果仍超過底價時，得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格，比減價格不得逾三次（採53）；廠商參與減價及比減價格，應書明減價後之標價（採細72）。若合於招標文件規定之投標廠商僅有一家或採議價方式者，廠商書面表示減價至底價或照底價之金額再減若干數額者，應予接受（採細72）。如投標廠商如有二家以上，經比減價格後，僅餘一家繼續減價時，得予比照；惟須限制減價次數者，應先通知廠商（採細73）。c.經減價後，最低標價仍超過底價而不逾預算數額，機關確有緊急情事需決標時，應經原底價核定人或其授權人核准，且不得超過底價八（採53）。故監辦時，應注意有無超過底價八決標情形；在超過底價八以內決標者，是否確屬緊急情事者；其屬查核金額以上之採購案，超過底價四以上至八保留決標者，有無先報經上級機關核准。(2)不訂底價者：a.除小額採購外，應成立評審委員會（採細74），審查合於招標文件規定之最低標價，若標價不合理者，評審委員會得提出建議金額（採細75）。b.最低標價逾評審委員會建議之金額或預算金額時，得洽該最低標廠商減價一次；若減價結果仍逾越上開金額時，得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格，比減價格不得逾三次，若其最低標價仍逾越上開金額時，應予廢標（採54）；廠商參與減價及比減價格，應書明減價後之標價（採細72）。c.若合於招標文件規定之投標廠商僅有一家或採議價方式者，廠商書面表示減價至審委員會建議之金額或照審委員會建議之金額之金額再減若干數額者，應予接受（採細72）。如投標廠商如有二家以上，經比減價格後，僅餘一家繼續減價時，得予比照；惟須限制減價次數者，應先通知廠商（採細73）。d.第一次比減價格前，應宣布最低標廠商減價結果；第二次以後比減價格前，應宣布前一次比減價格之最低標價（採細70）。e.機關採最低標決標者，二家以上廠商標價相同，且均得為決標對象時，其比減價格次數已達三次限制者，逕行抽籤決定之；前項標價相同，其比減價格次數未達三次限制者，應由該等廠商再行比減價格一次，以低價者決標；比減後之標價仍相同者，抽籤決定之（採細62）。5.最有利標之監辦採用最有利標之得標廠商，是否屬於異質之工程、財物或勞務之採購事項。依政府採購法第五十六條辦理之綜合評選，有無超過三次，最有利標之評定，有無附理由。決標時，有無先報經上級機關核准。6.其他事項之監辦決標之廠商，採購單位有無查明廠商是否有下列不予開標或決標之情形者（採50）：未依招標文件之規定投標。投標文件內容不符合招標文件之規定。借用或冒用他人名義或證件，或以偽造、變造之文件投標。偽造或變造投標文件。影響採購公正之違反法令行為。第一百零三條第一項不得參加投標或作為決標對象之情形。對於無法決標之採購案，依政府採購法第五十五條及五十六條規定採行協商措施事宜，有無報上級機關核准，且於招標公告及招標文件內預告。實施時，有無違反下列原則情事（採57）：開標、投標、審標程序及內容均應予保密。協商時應平等對待所有合於招標文件規定之投標廠商，必要時並錄影或錄音存證。原招標文件已標示得更改項目之內容，始得納入協商。前款得更改之項目變更時，應以書面通知所有得參與協商之廠商。協商結束後，應予前款廠商依據協商結果，於一定期間內修改投標文件重行遞送之機會。丁、採購案驗收之監辦應注意事項機關辦理採購驗收，除符合細則第九十條第一項各款情形得採書面驗收外，應限期辦理現場查驗。有監驗人員者，其工作事項為監視驗收程序（採細91）。1.採購案驗收前，應先了解及注意事項：(1)人：主會辦驗收單位及人員。(2)時：驗收時間；完工或交貨日期；工期或交貨日期是否超過；如有超過，有無依規定事前申請延長，並核准。(3)地：驗收地點。(4)物：工程、財物之種類、規範、數量。(5)事：查看契約內容、工程內容（招標紀錄、契約）及竣工結算書（含竣工圖、結算表等）；採購案內容變更部分，有無依規定手續辦理；查核金額以上採購，有無報請上級機關監辦；主辦工程單位及其上級機關人員，有無隨時督導、視察施工情形及定期或不定期進行施工品質查驗工作。2.採購案驗收之進行：(1)人：主驗人是否為機關首長或其授權人所指派；有無通知接管單位或使用單位會驗；主驗人或樣品及材料檢驗人，有無由承辦採購單位之人員擔任（採71）；主會、辦及監辦單位人員是否到齊；未到齊時，是否有派人代理；查核金額以上採購案，上級機關是否派監辦人員（監辦辦法5）。(2)時：辦理工程、財物、勞物採購之驗收，有無限期辦理；採購單位有無於驗收5日前，依規定檢具驗收相關資料通知有關機關、單位派員監驗、會驗或協助；採購單位有無於工程完竣或交貨後30日內辦理初驗，並作成驗收紀錄（採細92）；初驗合格後，有無於20日(除有特殊規定外)內辦理正式驗收（採細93）；無初驗程序者，機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後30日內辦理驗收，並作成驗收紀錄（採細94）；工程驗收後，主辦工程單位有無於15日內填具結算驗收證明書，並經主驗、監驗人員分別簽章確認（採細101）；上述驗收期限有特殊情形必須延期者，是否經機關首長或其授權人員核准（採細95、101）。(3)物：驗收人員有無核對交貨數量是否與契約規定相符；現場查驗時，驗收單位有無以契約、樣品或竣工圖說為依據，並抽核其數據、檢核品質及功能；驗收查驗項目，其外表尺寸、位置可丈量查驗者，有無就主要工程項目抽驗。(4)事：採購單位有無作成採購驗收紀錄，同時記明有關採購數量、品質、規格及工地環境等項，並簽註意見、結果及協議事項（採72）；驗收不合格者，有無給予一定期間改善，有無於規定期間內完成改善作業，申請複驗（採細97）；限期內未改善或改善不完全者，有無依契約規定辦理；主會辦及監辦人員是否均於驗收紀錄中就監辦及會辦權責簽章，驗收紀錄是否與驗收情形相符（採73）。(5)如何：