人事管理_人力资源管理信息系统

系统篇 第四章 人力资源管理信息系统 人力资源管理的重要性 企业按职能可分为市场 财会 生产 人事等众多职能部门 根据以人为本的现代组织发展指导思想 人力资源是组织管理的首要任务 对一个组织而言 人力资源方面的开支占其总运营支出的最大比重 大约为40 60 对于服务性组织 工资支出可能占总运营成本的85 左右 人力资源管理的重要性 因此 仅从成本方面考虑 人力资源管理是任何一个公司不能忽视的重要因素 另外 雇员的技能 知识结构及工作态度构成了人力资本的组成部分 是企业提高效率 增强凝聚力 提升竞争力的重要因素 仅靠人工进行人力资源管理早已不能适应现代组织快速变化的需要 因此人力资源管理系统得到了众多组织的青睐 人力资源管理系统的组成 通常 一个完整的人力资源管理信息系统由以下三个模块组成 人力资源基础信息系统人力资源管理信息系统人力资源战略信息系统 4 1人力资源基础信息系统 人力资源基础信息主要包括人事档案 劳动合同 员工考勤和培训等信息 上述内容涉及个人信息 未经授权使用和传播违反法律的相关规定 组织为此要负相关法律责任 因此 信息系统的安全维护就显得极其重要 1 人事档案信息子系统 包括人事信息和人事变动两部分 主要对在职 解聘 离退休员工的任职 组织变动 奖惩情况进行维护 统计 处理和分析 提供各类员工信息卡片 信息报表 2 劳动合同信息子系统 全面管理员工劳动合同的签订 变更 续订 终止 解除全过程 针对不同时期 不同合同版本 提供版本管理 以及对到期合同提供自动提示 3 考勤管理信息子系统 支持手工和考勤机考勤两种方式 根据事先设置的考勤项目 班别 工作日历 考勤规则等对员工的出勤 休假 加班等情况进行处理 生成清晰的员工出勤报告 转入薪资管理中 使考勤数据与薪资计算直接挂钩 根据保存的考勤数据 可以进行灵活的统计 分析和查询功能 3 考勤管理信息子系统 除此之外 还包含假期管理功能 根据实际情况设置假期种类 假期规则 针对提出的休假申请 在审批处理中自动参照假期规则进行检验 同时为员工的休假情况提供统计分析 4 培训管理信息子系统 主要管理培训需求 编制培训计划 发布培训信息 维护培训档案 评估培训结果一系列过程 也可以对培训资源进行管理 如建立教师库 课程库等 并对培训情况提供查询统计分析功能 将培训信息和人力资源信息有机结合起来 为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学依据 4 2人力资源管理信息系统 人力资源管理信息系统包含四大组成部分 工作分析与设计招聘绩效考核员工薪酬与福利等功能 1 工作分析与设计子系统 该子系统由工作描述与工作说明两部分组成 工作描述 说明工作的目的 任务 义务与责任 以及工作环境 聘用条件等 工作说明 又称职务要求 主要说明从事某项工作的人员必须具备的技能 知识结构 工作经验及其他特征 2 招聘子系统 包括编制招聘计划 发布招聘信息 采集应聘者信息 招聘甄选 通知面试 聘用等一系列过程 根据相应的职位信息 招聘计划 自动生成招聘书 根据应聘职位和相应的任职条件自动甄选应聘人员 批量发送电子邮件或打印通知单将结果通知应聘人员 基于审批流 提供试用申请 审批功能 录用人员数据可直接转入员工信息库 3 绩效考核子系统 根据职务分析将员工纵向分为经营决策层 中层管理层 基层管理层 基本操作层 辅助运作层横向分为研究开发系列 行政人事系列 生产系列 市场营销系列 财务处理系列 售后服务系列 质量控制系列 技术支持系列 秘书辅助系列等 3 绩效考核子系统 为不同层次 不同系列人员设计不同的考核标准 对业绩 能力 态度等进行月份 季度 年度考评 对考核数据提供统计分析功能 为薪酬 奖惩 培训 开发等方面提供依据 4 薪酬子系统 设计多种薪酬方式 计时工资 计件工资 激励工资 绩效工资 月工资 佣金及利润分红等 通过设定薪资标准自动调整工资 自动计算社会保险等代扣代缴项目 通过会计平台 与财务系统的总帐连接 直接生成总帐凭证 5 福利管理子系统 福利范围宽泛 如购买股票选择权 健康保险 人寿保险 医疗服务 日常料理服务 培训机会 退休福利等 福利管理子系统主要提供员工各项福利基金的提取和管理功能 包括定义基金类型 设置基金提取条件 进行基金的日常管理 提供相应的统计分析 向管理机关报送相关报表 通过会计平台 与财务系统的总帐连接 直接生成总帐凭证 4 3人力资源战略信息系统 人力资源战略信息系统是为了确保在激烈的竞争中始终保持优势 使组织的机构设计与人力资源规划具有战略性的意义 该系统包括以下几个子系统 1 组织机构管理子系统 2 职位管理子系统 3 人力资源预测子系统 1 组织机构管理子系统 主要管理集团下属的各级公司 部门的新建 合并 撤销等业务 为各事业部或分公司提供信息及维护 统计分析数据 并输出组织结构图 2 职位管理子系统 包括职位分析和职位控制两部分 对职务进行分析后 生成每个职位任职资格 对后备人员以及职位的任职情况 超编 空缺情况 按部门提供职位表和空缺职位表 3 人力资源预测子系统 组织为了实现长期战略目标 如 开拓新市场 开发新产品等 需要对所需的劳动力供需情况进行预测 包括劳动力的素质 数量 价格等估计 根据预测的结果明确组织内部 外部的可用人力资源 为下一步战略目标实现做好人才储备工作 4 其它功能 人力资源信息系统也支持组织在其他方面的战略决策 例如 企业进行重组 规模扩大或缩小 分拆或合并等战略决策时 需要了解这些决策给组织带来的变化与影响 如 人事总成本 福利总成本 劳动力结构等方面的变化 又如 当新组织选址决策时 与政府谈判过程中 运用预测子系统提供的数据 寻求地方政府方面的妥协 以获得更多的组织利益 案例分析 宝洁公司的人力资源管理 公司背景 始创于1837年的宝洁公司 是世界上最大的日用消费品公司之一 2010年度 净销售额增加3 达到789亿美元 多年来一直排在世界500强的前100位 公司背景 宝洁公司全球雇员近10万 在80多个国家设有工厂及分公司 拥有专利2500项 其中250项技术受保护 7000位科学家任职于17个研究中心 其中有1250个博士级科学家 数量超过哈佛大学 麻省理工学院 斯坦福 东京大学及伦敦帝国大学的科学家的总和 每年投资在研发的费用超过13亿美金 问题提出 这个产品行销160多个国家和地区的日化帝国 面对不同的种族和文化 它如何找到开启不同市场的金钥匙 究竟是什么构成了这个百年日化帝国的 常青术 原因分析 如果是一家只有10年历史的公司 我们可以从技术领先 成本领先 渠道领先等多个角度去分析 但是 仅仅靠这些就能常青100多年吗 显然不是 100年的时间足以让所有的厂房都老旧不堪 而惟有人 人的精神却世代相传 生生不息 正是在这个意义上 探求宝洁在人力资源上的特色或许能揭开它常青的奥秘 1 别具一格的招聘管理 招聘是整个人力资源工作的起点 如果起点的质量不高 那么后续的事情如培训 就会事倍功半 而且会影响公司各项决策的执行 因此 招聘在宝洁人力资源工作中占据非常重要的分量 1 别具一格的招聘管理 宝洁的前任首席执行官曾经说过 在公司内部 他看不到比招聘更重要的事了 另一位前任董事长曾说 如果你把我们的资金 厂房及品牌留下 把我们的人带走 我们的公司会垮掉 相反 如果你拿走我们的资金 厂房及品牌 而留下我们的人 十年内我们将重建一切 在中国 宝洁只招应届大学生 多年来 宝洁都被评为中国大学生心目中最佳雇主 1 招聘时遵循同一条准则 宝洁公司招聘员工时重视的是员工的素质 这些素质包括 诚实正直 领导能力 勇于承担风险 积极创新 团结合作 不断进取以及发现问题和解决问题的能力 有些部门 如产品供应部 研究开发部 信息技术部和财务部 要求学生最好有一些基本的专业背景 但并不要求专业对口 2 寻找人才的七个标准 1强烈的进取心 克服困难 独立自主地以极大的热情做好自己的工作 2卓越的领导才能 领导及激励别人 3较强的表达交流能力 简明而有说服力地表达自己的观点 在对别人具有影响力的同时 宝洁人也善于以客观开放的态度吸取别人的建议 反馈 2 寻找人才的七个标准 4较强的分析能力 全面思考工作中的问题 并得出合理的结论 5创造性 发现新的思想方法 新的工作方法 及达到某个目标的最佳途径 6优秀的合作精神 成功地领导一个集体并取得最佳成果 7正直的人格 在每天的工作中都努力遵循诚实和正直的原则 3 标准化的招聘面试流程 1采用事先设计好的统一化招聘表 并且采用机器读码的方式 这样在建立招聘人才库时只需要输入少量的个人信息 就可以在应征者招聘表中快速 准确地选出合适人选 上述手段也是人力资源管理信息化的一个重要表现 3 标准化的招聘面试流程 2问题的设计很讲究 涉及应征者的学习 能力 动机 个性 通常 不同部门需要的人员素质不同 比如 市场部 在招聘员工时对销售能力和领导能力等要求比较高 通过标准测试题库和对比结果 就可以非常方便地寻找出较为优秀的员工 3 标准化的招聘面试流程 3宝洁的招聘表分为主表和附表 如果从主表中选择出一些符合基本要求的应征者 那进一步的判断就要从附表中应征者对问题的回答来决定了 附表中的八道问题涵盖了对应征者一些素质方面的详细考察 问题设计思路基于对应征者过去行为的分析 每道题都要求应征者用实例来回答 4 宝洁的招聘过程 公司介绍和现场交流招聘表发放招聘表选择第一次面试疑难问题解答第二次面试发放录取通知 5 宝洁的面试 第一轮为初试 一位面试经理对一个求职者面试 一般都用中文进行 面试人通常是有一定经验并受过专门面试技能培训的公司部门高级经理 一般这个经理是被面试者申报部门的经理 面试时间大概在30 45分钟 通过第一轮面试的学生 宝洁公司将出资请应聘学生来广州宝洁中国公司总部参加第二轮面试 也是最后一轮面试 5 宝洁的面试 为了表示宝洁对应聘学生的诚意 除免费往返机票外 面试全过程在广州最好的酒店或宝洁中国总部进行 第二轮面试大约需要60分钟 面试官至少是3人 为确保招聘到的人才是用人单位 部门 所需要的 复试都是由各部门高层经理来亲自面试 如果面试官是外方经理 宝洁还会提供翻译 6 宝洁的面试过程 第一 相互介绍并创造轻松交流气氛 为面试的实质阶段进行铺垫 第二 交流信息 这是面试中的核心部分 一般面试人会按照既定8个问题提问 要求每一位应试者能够对他们所提出的问题做出一个实例的分析 而实例必须是过去亲身经历过的 6 宝洁的面试过程 这8个问题由宝洁公司的高级人力资源专家设计 无论您如实或编造回答 都能反应您某一方面的能力 宝洁希望得到每个问题回答的细节 高度的细节要求让个别应聘者感到不能适应 没有丰富实践经验的应聘者很难很好地回答这些问题 6 宝洁的面试过程 第三 讨论的问题逐步减少或合适的时间一到 面试就引向结尾 这时面试官会给应聘者一定时间 由应聘者向主考人员提几个自己关心的问题 第四 面试评价 面试结束后 面试人立即整理记录 根据求职者回答问题的情况及总体印象作评定 7 宝洁的面试评价体系 宝洁公司在中国高校招聘采用的面试评价测试方法主要是经历背景面谈法 即根据一些既定考察方面和问题来收集应聘者所提供的事例 从而来考核该应聘者的综合素质和能力 宝洁的面试由8个核心问题组成 第一 请你举1个具体的例子 说明你是如何设定1个目标然后达到它的 7 宝洁的面试评价体系 第二 请举例说明你在1项团队活动中如何采取主动性 并且起到领导者的作用 最终获得你所希望的结果 第三 请你描述1种情形 在这种情形中你必须去寻找相关的信息 发现关键的问题并且自己决定依照一些步骤来获得期望的结果 7 宝洁的面试评价体系 第四 请你举1个例子说明你是怎样通过事实来履行你对他人的承诺的 第五 请你举1个例子 说明在完成1项重要任务时 你是怎样和他人进行有效合作的 第六 请你举1个例子 说明你的1个有创意的建议曾经对1项计划的成功起到了重要的作用 7 宝洁的面试评价体系 第七 请你举1个具体的例子 说明你是怎样对你所处的环境进行1个评估 并且能将注意力集中于最重要的事情上以便获得你所期望的结果 第八 请你举1个具体的例子 说明你是怎样学习1门技术并且怎样将它用于实际工作中 8 评分标准 根据以上几个问题 面试时每一位面试官当场在各自的 面试评估表 上打分 打分分为3等 1 2 能力不足 不符合职位要求 缺乏技巧 能力及知识 3 5 普通至超乎一般水准 符合职位要求 技巧 能力及知识水平良好 6 8 杰出应聘者 超乎职位要求 技巧 能力及知识水平出众 8 评分标准 具体项目评分包括说服力 毅力评分 组织 计划能力评分 群体合作能力评分等项目评分 在 面试评估表 的最后1页有1项 是否推荐栏 有3个结论供面试官选择 拒绝 待选 接纳 在宝洁公司的招聘体制下 聘用1个人 须经所有面试经理一致通过方可 若是几位面试经理一起面试应聘人 在集体讨论之后 最后的评估多采取1票否决制 任何1位面试官选择了 拒绝 该生都将从面试程序中被淘汰 2 重视人才培养 1 很少采用试用期 尽管国家法律规定 企业可以对员工有一个试用期 有些公司会利用试用期招聘远远超出用人指标的试用者 然后让他们互相竞争甚至 自相残杀 这些在宝洁是不会发生的 宝洁认为与员工的雇用合同就像一纸婚书 宝洁希望像婚姻关系一般稳定 而不是随时可以互相不负责任地走掉 2 培训内容丰富 全面 员工从迈进宝洁大门的第一天开始 培训的项目将会贯穿职业发展的整个过程 所有的培训项目 都会针对每一个员工个人的长处和待改善的地方 配合业务的需求来设计 也会综合考虑员工未来的职业兴趣和未来工作的需要 宝洁一般在新员工进来2年后会给他调动岗位 这样就又为他描绘了新的学习曲线 他自己也能找到新的动力 2 培训内容丰富 全面 作为一家国际性的大公司 宝洁有足够的空间来让员工描绘自己的未来职业发展蓝图 宝洁公司是当今为数不多的采用内部提升制的企业之一 通过正规培训以及工作中直线经理一对一的指导 宝洁员工得以迅速地成长 入职培训 新员工加入公司后 会接受短期的入职培训 目的让新员工了解公司的宗旨 企业文化 政策及公司各部门的职能和运作方式 管理技能和商业知识培训 公司内部有许多关于管理技能和商业知识的培训课程 如 提高管理水平和沟通技巧 领导技能培训等 它们结合员工个人发展的需要 帮助新员工在短期内成为称职的管理人才 同时 公司还经常邀请P G其它分部的高级经理和外国机构的专家来华讲学 以便公司员工能够及时了解国际先进的管理技术和信息 公司独创了 P G学院 通过公司高层经理讲授课程 确保公司在全球范围的管理人员参加学习并了解他们所需要的管理策略和技术 海外培训及委任 公司根据工作需要 通过选派各部门工作表现优秀的年轻管理人员到美国 英国 日本 新加坡 菲律宾和香港等地的P G分支机构进行培训和工作 使他们具有在不同国家和工作环境下工作的经验 从而得到更全面的发展 语言培训 英语是公司的工作语言 公司在员工的不同发展阶段 根据员工的实际情况及工作的需要 聘请国际知名的英语培训机构设计并教授英语课程 新员工还会参加集中的短期英语岗前培训 专业技术在职培训 从新员工加入公司开始 公司便派一些经验丰富的经理悉心对其日常工作加以指导和培训 公司为每一位新员工制定个人的培训和工作发展计划 由其上级经理定期与员工进行总结回顾 这一做法将在职培训与日常工作实践结合在一起 最终使他们成为本部门和本领域的专家能手 新员工同化制度 很多企业的心态是 离开谁地球都照样转 很多中层干部甚至认为 人才培养就是人力资源部去培训 企业文化就是老板的事 但在日常工作中 与基层员工发生最为密切联系的是部门经理 人力资源及企业文化的最强有力的执行者也是部门经理 宝洁公司就是通过主管对部属的持续指导 并以类似师徒制的运作方式 要求主管将自己的一身功夫与经验传授给部属 并不断地从旁提点与扶持 是P G得以持续传承强势文化与经营知识的主要关键之一 3 坚持内部提拔 尽量不用 空降兵 宝洁所有高级员工都是从内部提升的 宝洁不会从外面招入一个人作上司 公司提升员工的唯一标准是员工的能力和贡献 同时员工的国籍也不会影响提升 宝洁很少请猎头公司 而是坚持内部培养 内部提拔的传统 这是基于以下原因 首先 宝洁相信自己招聘的质量 相信公司内部是有大量人才的 其次 宝洁希望每个员工都能看到自己的上升空间 而不要一有职位空缺 就由 空降兵 占领了 这样员工可能对公司就没有归属感 3 良好的薪酬福利制度 宝洁公司在提到其薪酬时 表示提供给员工 具有竞争力的薪酬保障 宝洁每年从市场上选择50家相同行业和相近行业的公司作为比较对象 了解其薪酬水平在50家中的相对位置 一般以中间位置决定它的薪酬水平 1 住房政策 提供国家规定的住房公积金政策 对员工实行每月的房租补贴 600元 1500元 资助员工购房 对服务期够一段时间的员工提供无息贷款 并给员工办理户口 2 保护性福利 医疗保险计划 报销大部分门诊及住院费用 人身和意外伤害保险计划 最高赔付72倍月薪 全球差旅保险计划 最高额为3倍平均年薪 3 奖励性福利计划 一般奖励计划 使用期满 员工将得到公司免费赠予的普通股一股 五年后员工可按市场价格兑现股价和红利 宝洁周年服务纪念计划 每满五年 公司赠予一定价值的纪念品 股票选择计划 公司授予每位员工一定数量的普通股的增值权益 在授予后的5 10年时 员工得到增值部分 节日补贴 4 假期 探亲假 每年17天 公众假期 每年14天 10天国家规定 4天圣诞节 员工假 员工在公司服务1 5年间 每年可享受10个工作日的员工假 满5 10年 每年可以享受15个工作日的员工假 满10年 每年享受20个工作日 公司提供各种休息 聊天 放松的场所 强制性要求员工在工作几个小时后去减压 问题 在宝洁人力资源管理过程中 采用了哪些人力资源管理信息系统的相关模块 请简要说明 你想过应聘宝洁么 那么请认真思考以下以个问题吧 宝洁面试问题 第一 请你举一个具体的例子 说明你是如何设定一个目标然后达到它的 第二 请举例说明你在一项团队活动中如何采取主动性 并且起到领导者的作用 最终获得你所希望的结果 第三 请你描述一种情形 在这种情形中你必须去寻找相关的信息 发现关键的问题并且自己决定依照一些步骤来获得期望的结果 第四 请你举一个例子说明你是怎样通过事实来履行你对他人的承诺的 第五 请你举一个例子 说明在完成一项重要任务时 你是怎样和他人进行有效合作的 第六 请你举一个例子 说明你的一个有创意的建议曾经对一项计划的成功起到了重要的作用 第七 请你举一个具体的例子 说明你是怎样对你所处的环境进行一个评估 并且能将注意力集中于最重要的事情上以便获得你所期望的结果 第八 请你举一个具体的例子 说明你是怎样学习一门技术并且怎样将它用于实际工作中的 课后阅读材料 你知道CEO COO 总裁 董事长之间的区别吗 1 CEO和总裁 这是最容易产生混淆的一对概念 CEO是英文ChiefExecutiveOffer的简称 中文译为首席执行官 有时也称行政总裁 这个头衔 是伴随着企业规模扩大化 业务复杂化和经营全球化而出现的一个较新的称谓 可以理解为一个企业的老大 握有大部分最终决策权力 1 CEO和总裁 总裁是一个相对古老的职位 在CEO没有出现之前 企业日常事务基本是由总裁说了算 重大战略决策是董事会说了算 但在一个公司里两者并存的时候 之间的区别还是很明显的 简单来讲 就像在一个家庭里 所谓重大事务的决策权 如是不是该买房 添置什么样的车子 投资理财 孩子的教育问题等 这是CEO的决策范畴 而像今天该吃什么 请小时工打扫房间 家里的被子是不是该晒一晒了 则属于日常事务 是总裁的职责 1 CEO和总裁 如果一张名片上印着 CEO兼总裁 那就意味着这个人是大事小事一把抓 精力极其充沛 在两个职位由不同的人来担任的时候 一般情况下总裁是要向CEO汇报的 CEO相当于总书记 总裁相当于总理 2 COO COO是ChiefOperationOffer的简写 叫首席运营官 有的公司把其叫做运营总监 或者把运营总监译为COO 但这种译法不准确 从职位定位上来看 COO肯定是核心高管之一 而总监的称谓则是低一个层级了 在一个企业中 有COO则一般也会有CEO 两者之间的分工和上面提到的CEO和总裁差不多 一个负责重大决策 一个负责日常管理 所以有的大公司不设总裁 而设COO 也有COO兼任总裁的 意思也都差不多 COO一般在CEO的领导下开展工作 向CEO负责 3 董事长 董事长英文译为ChairmanofBoard 在中西方的企业实践中 董事长的职能有很大不同 改革开放30年来 中国的企业一般还都由第一代创业老板来实际掌控 企业的所有权和经营权还处于合二为一的状态 所以不管公司中有CEO也好 还是总裁也好 企业的最终话语权大多都在董事长手中 3 董事长 而在西方 很多老牌企业都经过了几代权力交接 第一代创业者的子孙们基本上都已经淡出了实际经营 而作为企业的股东独立存在 企业的具体运营都是由职业经理人团队来打理 所以我们才会说在那样的公司中 CEO的权力是很大的 董事长更像英国女王 一个权力的象征 而不过问具体的事务 3 董事长 在黄光裕和陈晓的交锋中 实质是企业实际控制权的争夺 陈晓的职务虽然是国美董事局主席 其角色更像是CEO 总裁是向以他为首的董事会汇报的 也因为他的股权比例很低 其职业经理人的色彩就会更浓一点 而黄光裕虽然是第一大股东 因为身在狱中 不得担任公众职务 也无法干预企业的日常运营 所以只能通过往董事会中安插自己的代言人来完成对企业的控制 其角色更像是西方现代企业意义上的董事长 3 董事长 比尔 盖茨在前几年退出微软的具体管理职能后 仍保留了董事长的职位 这是一个明确的退居二线的举动 从具体的分工上 他不再插手实际的运营 如果他对现有微软的发展不满 只能是通过正常的董事会程序罢免CEO 换上自己中意的人选来执行自己的意志 但因为比尔盖茨是第一代创业者 其对企业的影响力和那些经过了几代权力交接后产生的董事长还是不可同日而语的 4 CFO CTO以及其他C某O CFO是ChiefFinanceOffer的简称 译为首席财务官 CTO是ChiefTechnologyOffer 俗称首席技术官 其他如CMO CIO等 都是指在某一领域的主要负责人 CFO是财务方面的老大 直接向CEO汇报 CTO是技术方面的老大 也向CEO汇报 这些职位都是企业多元化和全球化的产物 4 CFO CTO以及其他C某O 以CFO为例 如果一家企业的业