计算机应用与操作基础教程学习情境六Excel基本应用.ppt

情境介绍 Excel2003是微软公司Office办公自动化软件集成包里的重要组件之一 它是目前全世界范围内应用最广泛的电子表格应用软件 本学习情境主要讲述怎样利用Excel制作表格和处理数据 主要内容 6 1子情境一制作奖学金发放表6 2子情境二制作成绩表6 3子情境三销售记录管理与分析6 4知识库 6 1子情境一制作奖学金发放表 6 1子情境一制作奖学金发放表 Excel2003的主要功能就是用于表格处理 使用它不仅能够非常方便 快速地制作出各种精美的表格和图表 它本身还具有强大的数据计算与分析处理的功能 可以完成许多复杂的数据运算 目前 Excel2003主要应用于管理 统计 财经及金融等众多领域 6 1子情境一制作奖学金发放表 1 能力目标通过实例的学习 了解Excel的基本界面 掌握数据的输入 表格的格式化 页面的设置以及打印的技巧 6 1子情境一制作奖学金发放表 2 知识准备在学习本情境前 需要对以下知识进行预先学习 如何快速 高效率制作奖学金发放表呢 首先要知道如何启动Excel2003应用程序 熟悉Excel2003的窗口界面 掌握数据录入的规律 了解智能填充的功能 其次要了解如何美化表格 最后在打印表格之前 进行相关的页面设置 6 1子情境一制作奖学金发放表 在实施任务之前 需要从以下5方面进行规划和设计 1 规划表格的结构 确定表格具体要输入的内容 2 规范输入表格中的内容 3 根据要求对表格进行排版 4 对表格进行美化 添加边框 底纹等内容 5 根据打印要求 进行页面设置 6 1子情境一制作奖学金发放表 1 启动Excel2003应用程序 并更改工作表标签的名称2 输入表格内容3 设置单元格格式4 页面设置与打印 6 1子情境一制作奖学金发放表 1 启动Excel2003有四种常用的方法 单击 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeExcel2003 即可 双击桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷方式图标 双击扩展名为 XLS的文件 开始 运行 输入命令 Excel 按回车键 2 自动填充功能除了常见的序列外 还可以自定义序列 执行 工具 选项 命令 选择 选项 自定义序列 标签 自定义序列 列表中各项均可实现自动填充 另外也可自行设置新序列填充 6 2子情境二制作成绩表 6 2子情境二制作成绩表 用Excel处理数据离不开公式和函数 公式的使用使得工作表的处理更加简单 而函数则是公式使用过程中的一种内部工具 它可以被看做是比较复杂的公式 李华同学要制作班级成绩表 必须要了解掌握公式与函数的一些相关的概念及其基础应用 才能快速的完成此项任务 6 2子情境二制作成绩表 1 能力目标掌握公式和函数的一些基础应用 学会用公式和函数解决生活中的实际问题 6 2子情境二制作成绩表 2 知识准备在学习本情境前 需要对以下知识进行预先学习 1 公式与函数的使用 2 单元格的引用 相对引用 绝对引用 混合引用 6 2子情境二制作成绩表 在实施任务之前 需要根据以下4方面内容进行规划和设计 1 规划表格的结构 确定表格要输入的内容 2 根据要求利用公式和函数进行计算 3 对表格进行相应的格式设置 4 要据打印要求 进行页面设置 6 2子情境二制作成绩表 1 根据任务要求 规划表格结构 快速输入表格的内容2 利用公式进行计算3 利用函数进行计算4 进行相应的格式设置和页面设置 6 2子情境二制作成绩表 使用函数的三种方法如下所示 1 如果对使用的函数很熟悉 直接在单元格或编辑栏里输入即可 2 对于求和 求平均值 求最大值及求最小值等常用的功能 可以单击常用工具栏上的 自动求和 按钮 3 执行Excel菜单命令 插入 函数 或单击编辑栏左边的按钮 弹出 插入函数 对话框 在该对话框中选择要插入的函数 6 3子情境三销售记录管理与分析 6 3子情境三销售记录管理与分析 Excel具有强大的数据管理和分析功能 可以方便的组织 管理和分析大量的数据信息 在Excel中 工作表内一块连续不间断的数据就是一个数据库 可以对数据库中的数据进行排序 筛选及分类汇总等操作 张欣手中的销售数据正好符合Excel数据库的特点 可以利用Excel对这些销售数据进行分析管理 6 3子情境三销售记录管理与分析 1 能力目标了解Excel数据分析和管理的基本方法 掌握数据排序 数据筛选 分类汇总的方法 掌握数据透视表的创建和使用 掌握数据图表的创建和使用 6 3子情境三销售记录管理与分析 2 知识准备在学习本情境之前 需要对以下知识进行预先学习 1 数据清单的概念 2 数据排序 3 数据筛选 4 分类汇总 5 数据透视表 6 3子情境三销售记录管理与分析 Excel的数据管理方法有多种 各自有其独特的功能 用户可以根据具体的情况 分别使用不同的分析方法 在本实例中 根据公司对数据的具体分析要求 将分别使用以下几种数据分析方法 1 使用数据的排序对各地的销售情况进行比较 2 通过数据的筛选查看某一地区的销售情况 3 使用数据的分类汇总分别统计各地区的销售量 4 使用数据透视表综合统计分析各地区的销售情况 6 3子情境三销售记录管理与分析 1 利用 条件格式 为数据行添加不同的底纹颜色2 将 销售记录单 按 地区 字段进行排序3 从 销售记录表 中筛选出 华东 地区 苏先生 的销售记录4 利用 高级筛选 功能在 销售记录表 中筛选出 华东 地区 苏先生 和 谢小姐 的销售记录5 使用 分类汇总 功能 以获得各 地区 的订货金额6 使用 数据透视表 查看各个地区不同城市的订货情况 6 3子情境三销售记录管理与分析 1 在对单个字段进行排序时 可先用鼠标单击该字段所在列的任意单元格 再直接单击工具栏中的排序按钮 2 在使用 自动筛选 功能时 单击筛选条件下拉按钮 选择 自定义 可对筛选的范围进行自定义 3 在进行分类汇总操作之前 必须先对分类字段按某种方式进行排序 否则有可能得不到正确的结果 4 对于已经建立的数据透视表 不仅可以将行 列 页区域中的字段名互换 也可以在透视表中增加新的数据项 MicrosoftExcel是美国微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一 它可以进行表格的制作 各种数据的处理 统计分析和辅助决策操作 被广泛地应用于管理 统计财经 金融等众多领域 1 启动启动Excel有以下几种常用方法 1 双击Excel图标 2 利用 开始 菜单 3 双击已存在的Excel文档 2 退出退出Excel有以下几种常用方法 1 单击Excel窗口右上角的 关闭 按钮 2 执行 文件 菜单中的 退出 命令 3 执行Excel窗口控制菜单中的 关闭 命令 4 双击Excel窗口的控制菜单图标 5 按 Alt F4 组合键 Excel的主界面除与word类似的标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏以外 还包括编辑栏 列标 行号 工作区 工作表标签等特有的组成部分 编辑栏中包括名称框 取消 按钮 输入 按钮 编辑公式 按钮和编辑框 如图 1 名称框 在名称框中反映的是当前单元格和区域的名称或地址 2 编缉框 在Excel中输入和编辑数据 可以直接在单元格中进行 也可以在编辑框中完成 3 全选按钮 单击该按钮可选中当前工作表中的所有单元格 4 行号 列标 每一列列标由26个英文字母及其组合来表示 即A B Z AA AB AC IV 每一行行号由数字来表示 即1 2 3 65536 5 工作表标签 默认情况下 在一个工作簿中有3个工作表 默认的标签名 工作表的名字 为Sheet1 Sheet2 Sheet3 6 单元格 输入数据的最小区域 每个单元格都用地址来表示它的位置 如A1 B3 D6等 7 工作表标签滚动条 在工作表标签的左侧有一些实心的三角形 它们是标签滚动条 当标签很多时 单击标签滚动条中的按钮可滚动工作表的标签 定位到所需的标签 再单击该标签可把工作表显示在窗口中 8 水平滚动条和垂直滚动条 通过拖动水平滚动条和垂直滚动条可以显示窗口外的工作表内容 9 拆分条 拆分条分为水平拆分条和垂直拆分条 分别位于水平滚动条的右端和垂直滚动条的顶端 拖曳拆分条可以将工作表水平或垂直分为两份拷贝 如图所示 这样有助于同时查看同一工作表中的不同内容 1 工作簿 当Excel启动后 它会自动创建一个新的空白工作簿 其默认名称为BookX X为1 2 3 n 一个工作簿是由若干张工作表组成 默认为3个 在一个工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在工作簿的底部 当需要进行工作表切换的时候 只要用鼠标单击相应的工作表名称即可 工作簿以文件的形式存放在磁盘上 一个Excel文件就是一个工作簿 Excel文件的扩展名为 xls 2 工作表 工作簿就像是一个活页夹 工作表就是其中一张张的活页纸 一个工作表中存放着一组密切相关的数据 用户在工作表中对数据进行管理和分析 一个工作簿最多可以包含255个工作表 其中只有一个是当前工作表 或称为活动工作表 每个工作表都有一个名称 默认的工作表的名称为SheetX X为1 2 3 n 工作表名称在状态栏的上方以标签的形式依次依次排列显示 所以工作表名称又称为标签名 3 单元格 工作表是由排列成行和列的线组成的 行线和列线交叉而成的小格称为单元格 单元格是组成工作表的基本元素 是Excel组织数据的最基本单元 一个工作表最多可包含256列 65536行 1 数值型数据 2 日期或时间型数据 3 文本型数据 由数字字符 0 9 或者一些特殊的字符 E 组成 例如 若输入325 3 25 325等字符串 Excel均认为是数值型数据 在单元格中显示时 数值型数据的默认对齐方式是右对齐 Excel内置了一些日期与时间的格式 当输入的数据与这些格式相匹配时 Excel将把它们识别为日期时间型数据 如 3月16日 19 Jun 1985 9 15 等都是Excel常用的内置格式 输入数据 15 20 或 3 20 PM 注意 0与P之间应留一空格 均将被理解为下午3时20分 日期和时间型数据默认的对齐方式也是右对齐 除去被识别为公式 公式一律以等号 开头 数值或日期时间型的常数据外 其余的输入数据Excel均认为是文本数据 文本数据由字母 数字或其他字符组成 在单元格中显示时 默认的对齐方式是左对齐 1 数据的修改在Excel中修改数据有如下两种方法 1 在编辑框中修改 2 直接在单元格中修改 2 数据的删除Excel中的数据删除有两个概念 数据清除和数据删除 1 数据清除 2 数据删除 1 行 列 单元格的操作 1 插入行 列 2 插入单元格 3 删除行 列 2 工作表的插入 删除和重命名 1 插入工作表 2 删除工作表 3 重命名工作表 3 工作表的移动和复制 1 移动单张工作表 2 复制单张工作表 4 工作表的隐藏与恢复5 窗口的拆分与冻结 在Excel中 公式和函数可以帮助分析工作表中的数据 如进行求平均值 汇总及其他更为复杂的运算 从而避免手工计算的繁杂和易出错 公式或函数中引用的单元格数据被修改后 公式的计算结果也会自动更新 输入公式并确认后 单元格中显示的是公式的计算结果 而不是公式的本身 Excel会在编辑框中显示公式字符串 1 使用公式Excel的公式与数学表达式基本相同 也是由参与运算的数据与运算符组成 但Excel中的公式必须以 开头 以下都是Excel中合法的公式 23 45 SUM A1 A6 C2 D3其中参与运算的数据可以是常数 单元格引用 单元格名称 区域引用及函数等 公式中的运算符有以下四类 1 算术运算符 2 比较运算符 3 文本运算符 4 引用运算符 完成基本的数学运算 它们的返回值为数值 算术运算符有 加 减 乘 除 百分比 指数 等于 大于 大于等于 不等于 其返回值为逻辑值 TURE 或 FALSE 是Excel的文本运算符 用来连接两个文本数据 返回值为组合的文本 例如 在某单元格中输入 计算机 技术 结果为 计算机技术 是引用运算符 用于合并多个单元格区域 例如 A2 B3表示引用从A2到B3之间的所有单元格 2 函数的使用Excel的函数是其预定义的内置公式 Excel提供了10类共计三百多种函数供使用 而常用的函数并不多 函数由函数名和括号内的参数组成 其中参数可以是一个单元格 单元格区域或一个数 多个参数之间用逗号 隔开 1 相对引用 例如公式 A5 A62 绝对引用 例如公式 125 B 23 混合引用 例如公式 B3 A 24 三维地址引用 工作薄名 工作表名 单元格引用 内部引用 外部引用 引用的作用在于标识工作表中的单元格和单元格区域 并指明使用数据的位置 通过引用可以在公式中使用工作表中的单元格中的数据 当单元格中的公式计算出现错误时 Excel会返回一个错误值 下面介绍一下常见的错误值产生的原因及其解决的方法 1 错误值为 该错误信息表示单元格中的数据太长或者公式中产生的结果值太大 以至于单元格不能将信息完全显示出来 解决的办法是调整列宽 使内容能全部显示 2 错误值为 DIV 0 该错误信息表示公式中的除数为0 或者公式中的除数为空单元格 解决的办法是修改除数或者填写除数所引用单元格中的值 3 错误值为 NAME 该错误信息表示公式中引用了一个无法识别的名称 当删除一个公式正在使用的名称或者在使用文本中有不相称的引用时 也会返回这种错误信息 4 错误值为 NULL 该错误信息表示在公式或者函数中使用了不正确的区域运算或者不正确的单元格引用 例如余弦值只能在 1 和 1 之间 在求反余弦函数值时如果超出了这个范围就会显示该信息 5 错误值为 NUM 该错误信息表示在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数 或者公式计算的结果太大或太小 无法表示 6 错误值为 REF 该错误信息表示在公式中引用了一个无效的单元格 如果将单元格从工作表中删除或者引用的单元格被覆盖后 公式所在的单元格就会出现这样的信息 7 错误值为 VALUE 该错误信息表示公式中含有一个错误类型的参数或者操作数 操作数是公式中用来计算结果的数值或者单元格引用 当公式中出现错误时 其所在单元格的左上角就会出现一个绿色小三角 选中该单元格后 左边会出现 出错警告 按钮 单击该按钮 在弹出的菜单中会列出错误的名称及解决的方案 可根据其提示进行修改 1 数据清单在Excel中 数据处理是针对数据清单进行的 数据清单是一张含有多行多列相关数据的二维表格 将数据清单中的列称为字段 列标题称为字段名 标识数据的项目分类 同列数据在性质 类型和分类等方面都相同 清单中的行称为记