记录控制程序.doc

文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/02-04B页 数共6页记录控制程序（依据GB/T 19001-2000 idt ISO 9001:2000标准）(依据GB/T 24001-1996 idt ISO 14001:1996标准)(依据GB/T 28001-2001标准)受 控 文 件 未 经 许 可 不 得 复 制受控号23G/1持有人中铁二十三局集团第一工程有限公司编制人张润梅审核人宿春亮批准人修改记录版本号修改页修改内容概要修改人审核人批准人生效日期文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/02-04B页6数共6页第1页记录控制程序1 目的对与整合管理体系运行有关的各项活动的记录进行控制和管理，以保证产品质量、职业健康安全和环境符合规定要求，为整合管理体系有效运行提供客观证据。 适用范围适用于公司及其所属各单位与产品实现过程及整合管理体系运行有关的各项活动所建立的各种记录的控制和管理。 术语和定义引用公司管理手册中的有关术语和定义。 相关文件或引用文件公司文件控制程序。 职责5.1 安质部是本程序主管部门；负责对本程序的实施情况进行监督、检查、指导；建立公司程序文件规定的记录清单，并在管理手册中发布；建立、保存本部门有关活动记录，记录格式更改时，及时下发更改通知单。5.2 公司相关部门a)负责本部门主管程序应建立记录格式的编制；b)按程序文件规定职责建立、保存本部门有关活动记录；c)负责与本部门主管程序相关部门、项目部对执行本部门主管程序要求应建立记录的建立、保存、归档情况,进行监督、检查、指导。5.3 公司项目部a)负责所承建项目应建立记录的编制，并在项目质量、职业健康安全和环境管理计划中发布；b)负责项目施工期间与质量、职业健康安全和环境有关的各项记录的建立、管理。工程竣工后， 按文件控制程序要求逐级移交归档;c)本项目部记录格式有更改时，及时通知相关方。6 工作程序 文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/0-04B页 数共6页第2页6.1 记录工作流程图 记录的识别和建立记录形式的确立记录的更改记录的填写记录的贮存记录的标识、编号、编目记录的管理记录的处置记录的借阅 6.2 应建立和保持的记录6.2.1 与整合管理体系有关的记录a) 文件控制记录；b) 使用的法律法规与其他要求的记录；c) 信息交流记录；d) 培训记录；e) 与管理体系运行有关的各项更改记录；f) 内部审核记录；g) 管理评审记录；h) 纠正、预防措施记录；i) 监视和测量装置的校准或检定的记录；6.2.2 与质量管理有关的记录a).与产品要求有关的评审记录文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/0-04B页 数第6页共3页b) 与产品有关的设计和开发评审、验证、确认、更改的记录；c) 采购过程的供方评价记录；d) 生产和服务提供过程的确认记录；e) 标识与可追溯性记录；f) 有关顾客（业主）财产的报告记录；g) 产品的监视和测量记录；h) 不合格品控制记录。6.2.3与职业健康安全管理有关的记录a) 职业健康安全检查记录；b) 职业健康安全管理审核记录；c) 协商与沟通记录；d) 事故记录；e) 职业健康安全会议记录；f) 事故、事件、不符合跟踪记录；g) 因工伤害人员医疗诊断记录；h) 员工健康监测记录；i) 防护用品发放和管理记录；j) 应急响应预案及演练记录；k) 危险源辨识、风险评价和风险控制记录。6.2.4与环境管理有关的记录a) 环境因素识别、评价记录；b) 重要环境因素信息记录；c) 环境绩效检测和测量记录；d) 环境管理审核记录；e).有关供方与承包方信息记录；文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/0-04B页 数共6页第4页f) 事故报告记录；g) 应急准备与响应信息记录；h) 相关方投诉记录 。6.3 记录的形式记录可采用表格、文件、软件等任何形式或类型的媒体。6.4 记录填写的要求a) 记录应及时填写，(包括：名称、标识、编号、形成时间、记录内容、记录人、审核人、批准人、保存期限等)，不得后补，以确保记录的有效性和可追溯性；b) 填写记录不得用铅笔，应字迹清晰、内容完整、真实、准确；c) 记录均应遵守相应控制程序文件的要求，并符合国家、行业规范及上级文件强制性标准的要求。6.5 记录的标识、编号、编目6.5.1 各程序文件要求应建立记录的标识、编号 在记录的左上角标注。a) 在中铁二十三局集团第一工程有限公司代码“CRESS”后加“记录”二字汉语拼音字首“JL” 即：CRESSJL进行标识；b) 以程序文件编号及记录顺序号进行编号。 具体标识、编号方式为：CRESSJL X X X X 记录标识 程序编号 记录编号 即：CRESSJLXX-XX 6.5.2 项目部自行编制的特殊记录或引用顾客、监理、地方、上级主管部门的记录的标识为CRESSJL、编号为XX：标识、编号为： CRESSJLX X记录标识 记录编号即：CRESSJL - XX若引用顾客、监理、地方、上级主管部门或其它区域的记录，不允许添加标识、编文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/0-04B页 数共6页第5页号时，在发布项目质量、职业健康安全和环境管理计划记录清单时注明不加标识、编号直接引用。6.5.3记录的编目在记录的右上角标注页码第 页/共 页。6.6记录的管理a)公司本级的记录，由程序文件主管部门及相关部门按职责范围和程序文件要求，负责整理、分类、编目、保存；b) 项目部的记录，包括顾客、监理、地方、上级主管部门所要求的记录，由项目部负责整理、分类、编目、装订、保管，工程竣工交付时，按文件控制程序及其它相关程序要求，移交或传递至有关部门或单位归档、保存；c) 记录管理人员应妥善保护记录，不得损坏或丢失。适时检查、清点记录，发现破损、模糊或失效应及时处理；6.7 记录的更改6.7.1 记录格式的更改a) 记录是一种特殊类型的文件，程序文件要求应建立记录的格式一经确定，不得随意对其进行修改，需要修改时，由相关部门提出修改意见，拟定修改样表，报管理者代表审批后，发布实施； b) 项目部记录格式更改或产品需要添加特殊记录的格式，由项目部相关部门提出修改意见，拟定样表，经项目总工批准后实施。6.7.2 记录内容的更改由于某种原因需对记录中的数据或文字进行更改时，应由记录中所涉及的人员确认并标识。6.8 记录的贮存记录贮存方式应便于存取和检索，存放于适宜的环境，防火、防盗、防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠害。文件名称记录控制程序生效日期2004年7月10日文件编号QSEB23G/1/0-04B页 数共6页第6页6.9 记录的保存期限) 各程序主管部门规定本程序建立记录的保存期限，一般应不少于2年,以满足内审、外审及存档的需要；) 项目部根据产品特点、合同及企业档案管理办法要求规定项目部建立记录的保存期限,应满足内审、外审及工程保修期的需要。6.10 记录的借阅需借阅记录时，经保存部门或单位领导批准后，按文件控制程序填写文件借阅登记表，办理借阅手续。6.11 记录的处置a)对到期的记录，经部门、单位领导审批后，按文件控制程序要求销毁；b) 对到期仍有参考价值或需保留的记录，应在左上角标明作废留查，以防误用。7 相关记录7.1 工作活动记录表 CRESSJL02-017.2 程序文件规定的记录清单 CRESSJL02-027.3 项目部规定的记录清单 CRESSJL02-03工作活动记录表CR