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第一章会议礼仪 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向90 以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高 第一节会议的筹备 一 拟定会议的主题 拟定会议主题 会议的主题 即会议的指导思想 会议的形式 内容 任务 议程 期限 出席人员等 都只有在会议的主题确定下来之后 才可以据此一一加以确定 二 会议通知的发送 1 发送形式正式通知非正式通知 2 发送内容 一是标题 它重点交待会议名称 二是主题与内容 这是对会议宗旨的介绍 三是会期 应明确会议的起止时间 四是报到的时间与地点 对交通路线 特别要交待清楚 五是会议的出席对象 如对象可选派 则应规定具体条件 六是会议要求 它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备 以及差旅费报销和其他费用问题 3 会议通知和委托书的样式 见P244 245 4 注意事项见P245 246 三 了解会议的与形式性质 按参会人员可分成公司外部会议和公司内部会议 公司外部会议有产品发布会 研讨会 座谈会等 公司内部会议包括工作定期的周例会 月例会 年终总结会以及表彰会 计划会等等 三 制发会议的姓名卡和会议证件四 会议资料的准备及发放五 准备会议所需要的用品和设备 六 会议议题 议程和日程的拟定 议题的收集和筛选 议程 议程的开头为会议的日期 时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 第二节会议组织 一 热情欢迎与会者会议举行期间 一般应安排专人在会场内外负责迎送 引导 陪同与会人员 对与会的贵宾以及老 弱 病 残 孕者 少数民族人士 宗教界人士 港澳台同胞 海外华人和外国人 往往还须进行重点照顾 对于与会者的正当要求 应有求必应 二 会议签到为掌握到会人数 严肃会议纪律 凡大型会议或重要会议 通常要求与会者在入场时签名报到 会议签到的通行方式有三 一是签名报到 二是交券报到 三是刷卡报到 负责此项工作的人员 应及时向会议的负责人进行通报 三 会场的布置 一 会址的选择必须制作一个会议场所清单表 清单表上需注明会议要求的所有重要条件 选择适合的会议场所 必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序 预计的与会人数 与会人员的背景情况 以及最重要的会议目的 目标和与会者的偏好等因素综合考虑 场地大小 附属设施齐全 适当的开会设备 会场氛围 场地不受外界干扰 附属设施 准备会议文件 选择会场 布置会场 会议类型与场所的搭配 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所 公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点 研究和开发会议需要有利于沉思默想 灵感涌现的环境 培训中心或其他宁静场所最为适合 重大的奖利 表彰型会议一定要有档次 要引人入胜 会议的目的是对杰出表现予以奖励 对于交易会和新产品展示会 需要选择有展厅的场所 还要求到达会场几所在城市的交通必须便利 讨论 各种会场的利与弊 u字形会场 比较适应非大型会议 参会者距离较近 围桌式会场 一般适宜讨论或参会人数不多的会议 课桌式会场效果 适合人数较多的会议 课桌式会场 会议室课桌式摆放也有所不同 有的从中间设通道 有的从两面设通道 此照片为通道在两侧 会场气氛布置 会场气氛直接影响到与会者的情绪 这关系到会议的效果 营造良好的会场气氛 是秘书人员创造力和想像力的重要表现 会标将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方 即为会标 会标能体现会议的庄严性 激发与会者的积极参与感 会徽即能体现或象征会议精神的图案标志 一般悬挂于会场前上方中央位置 会徽可以是组织已定徽标 如党徽 国徽 团徽 警徽等 也可以向社会公开征集 如北京2008奥运会会徽 中国印 其他灯光 要注意灯光的亮度 一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮 色调 要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激 如红 粉 黄 橙亮丽明快 给人感觉热烈辉煌 适合庆典类会议 蓝 绿 紫庄重典雅 给人感觉严肃端正 适合一般工作会议 旗帜 重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛 标语 简洁明快的标语口号能振奋与会者精神 强化会议主题 花卉 适当的花卉能给人清新活泼之感 既能点缀会议氛围 又能减轻与会者长时间的疲劳 便条 一 钟苗 最近 在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因办公用房发生矛盾的情形 总经理办公室要求我们召开会议协调解决 请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议 供会议筹备过程参考 请于明天下班前将建议交给我 谢谢 行政经理苏明2004年3月25日 二 会议座位安排原则 1 大型会议的排座原则有哪些大型会议一般是指与会者众多 规模较大的会议 最大特点是应分设主席台与观众席 主席台排座大型会议主席台 一般应面对会场主入口 与群众席面对面 每一个成员面前的桌上 均应摆放双向桌签 主席团排座原则前排高于后排 中央高于两侧 左侧高于右侧 主持人坐席一是居于前排正中央 二是居于前排的两侧 三是按其具体身份排座 但应就座于前排 群众席排座主席台之下的一切坐席均称为群众席 自由式择座即不进行统一安排 自由择席而定 按单位就座可依参加单位的笔画 拼音顺序 也可按平时约定俗成的序列 可自前往后进行横排 也可自左而右进行竖排 同一楼层 应以前排为高 或以左排为高 楼层不同 则楼层越高 排序越低 单数 双数 2 小型会议中座位如何安排 小型会议 一般参加者较少 规模不大的会议 主要特点是全体与会者均应安排座位 不设立专用主席台 小型会议的排座可采取三种形式 自由择座即不排定固定的具体位置 而由全体与会者完全自由地选择座位就座 面门设座一般以面对会议室正门之外为会议主席的位置 其他与会者可在两侧自由而又依次就座 依景设座即会议主席的位置不必面对会议室正门 而是应背依会议室之内的主要景致之所在 如字画 讲台等等 其他与会者的排座 略同于前者 面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时 安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边 主席坐在团队成员之间 希望显示等级 让主席坐在长方桌子的顶端 其他与会者座位按资历递降顺序就坐 主席可坐在任何一个位置上 自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注 在会议中用一张圆桌 心的融化 安排食宿和茶水 食宿a 用膳b 住宿茶水 一杯香茶可赢得交易机会 角色练习 表演会议期间奉茶的礼仪 给客人斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时 不要勉强客人收拾整理 而应说 茶放这儿行吗 并等待客人的回答 按客人意愿行事 开会时 如果出席者众多 可请同事帮忙 一人端着茶盘 另一人专为客人上茶 茶溢出来了 这时不要惊慌 不忙乱 先道歉 后擦拭 切记 斟茶时 务必带上干净毛巾 有茶和糕点时 要先将糕点放在客人左手边 再将茶置于客人正中略偏右手侧 洽谈时间较长 在一至一个半小时内 应更换茶叶 上茶时的七个程序 两手端茶盘 盘子高度位于胸部敲门 并说 对不起 进入接待室止步立正 轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面 桌上不能放盘时 则左手拿盘 右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底 两手从下方托住毛巾上茶结束后 左手拿茶盘 使盘紧靠左腋下 走到门口时 再次向客人点头致意 退出接待室 四 会场服务 值班及保卫 会议要有严密的值班和保卫工作 中大型会议 秘书要有24小时值守 以保证会议顺利结束 并随时应付各种突发事件 奥运会安保16亿美元 值班工作 坚守岗位 会中协助搜集有关信息和资料 控制与会无关人员随便出入会场 督导专职服务人员的具体服务工作 备有公司及各部门领导 后勤服务主管人员的电话通讯录 协调会中各种矛盾等 波茨坦会议 保卫工作 重要人员的人身安全 重要文件 会场和驻地 会议设备 与会者私人贵重物品等 第三节会议记录及善后处理 一 会议记录 一 会议记录可能出现的问题 1 会议记录本内无目录 特别是不填写会议议题时 在利用时就要逐页查阅 不仅效率很低 而且人为地增加了对案卷的磨损 不利于档案的保护和保密 2 记录不完整 有些会议记录未记载会议日期 地点 主持人 记录人 有些会议记录只记了参加人 发言人的姓而没有记全名 有些会议记录只有参加人 时间和主持人而无会议内容 有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等 使人很难了解会议的全貌 3 会议记录本没有按工作性质分开 如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本 联席会议例外 给保管和利用带来不便 4 会议记录本不固定 有些单位是两三个记录本交叉使用 有的本子只记录了几页就再也不用了 更有甚者 每次开会时临时找几张稿低记录 过后就不知去向了 5 记录字迹潦草 书写材料不符合归档要求 有的会议记录人经常使用圆珠笔 纯蓝墨水等不耐久字迹材料 而且书写潦草 不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存 二 印发会议记录 完善会议记录起草会议纪要确定印发范围接收者确认签发会议执行文件 会议记录格式 一 会议名称 会议时间 会议地点 记录人 出席与列席会议人员 缺席人员 会议主持人 审阅 签字 主要议题 发言记录 会议记录格式 二 公司办公会议记录时间 一九 年 月 日 时地点 公司办公楼五楼大会议室出席人 缺席人 主持人 公司总经理记录人 办公室主任刘 主持人发言 略 与会者发言 散会主持人 签名 记录人 签名 本会议记录共 页 二 会议善后处理工作 1 会场清理 安排与会人员的离会会议文件的回收 立卷 归档2 印发会议记录3 资金4 会议的总结工作 第四节参加会议礼仪 一 与会者礼仪 规范着装 严守时间 维护秩序 专心听讲 学会记录 不要中途离席 与会者发言应注意避免的问题 发言时不可长篇大论 滔滔不绝 不可取用不正确的资料 不要尽谈些期待性的预测 不可做人身攻击 不可打断他人的发言 不可不懂装懂 胡言乱语 不要谈到抽象论或观念论 不可对其他发言者吹毛求疵 2 领导发言礼仪 报告 正式发言者 应衣冠整齐 走上主席台应步态自然 刚劲有力 体现一种成竹在胸 自信自强的风度与气质 口齿清晰 讲究逻辑 简明扼要 如果是书面发言 要时常抬头扫视一下会场 不能低头读稿 旁若无人 发言完毕 应对听众的倾听表示谢意 礼貌作答 对不能回答的问题 应机智而礼貌地说明理由 对提问人的批评和意见应认真听取 即使提问者的批评是错误的 也不应失态 二 会议主持人礼仪 首先 主持的性质是根据会议活动或活动的性质 目的及要求 按照议程规定的内容 承担起组织参加者完成任务实现既定目标的责任 其次 主持人的权限应由上司确定并明确委托 例如参加者的资格认定 程序的安排 发号施令的权利 协调发言者顺序及时间的权利 时间的控制权利 对参加者进行表扬 批评 警告及其他处置的权利 维护现场气氛 程序 安全的权利 再次 主任人的技巧应能以控制现场 引导程序 营造气氛 圆满结束为目的 对冷场的巧妙刺激 对离题的机智引开 对分歧的化解 对干扰的成功处理等 这些都需要成熟老练地见招拆招 使会议或活动自始至终围绕主题 最后 主持的发言能促进会议或活动的顺利进行 譬如在说明议题或作结论时 声音要宏亮有力 干脆利落 语言节奏适当放缓 要有适当的停顿 节奏 控制局面 主持应保持公平公允 不能带明显的感情色彩 保持中性 保持职业水准 案例分析 案例1 一次重要的报告会 办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作 小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后 还事先调试了一番 觉得效果不错 小刘放心地做其他的事情去了 会议结束后 主任要小刘把录音整理出来 小刘打开录音机 前几分钟听起来还不错 但越听越不清晰了 到后来竟然完全是一片噪声 报告自然是没有整理出来 小刘应怎样总结教训呢 案例2 一次重要的国际会议 十多个国家的领导人在一起聚会 因为组织者的疏忽 在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排 结果在这一重要